أمر صرف فاتورة

الاستخدام

تُستخدم الشاشة لتسجيل حركة مكملة لفاتورة المبيعات عند تطبيق طريقة التأثير المخزني “التأثير في أمر صرف الفاتورة”، حيث تُصدر الفاتورة أولاً ثم تُصرف البضاعة لاحقًا، وتُمكّن من إدارة صرف الكميات كليًا أو جزئيًا وإصدار عدة أذون صرف لنفس الفاتورة، مع تسجيل الإيرادات على الحساب الفعلي عند إصدار الفاتورة، وتسجيل التأثير لاحقًا على المخزون وتكلفته، وأتمتة القيود المحاسبية على حسابي تكلفة البضاعة المباعة والمخزون، بما يضمن الرقابة على الصرف ومنع الزيادة وتحقيق المطابقة بين السجلات المالية والحركة الفعلية للمخازن.

ملاحظة: تظهر الشاشة عند تحديد ” التأثير في أمر صرف فاتورة” ضمن متغيرات إدارة المبيعات بتهيئة النظام.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر “إضافة سجل جديد”، على النحو التالي.

أولاً: البيانات الرئيسية

• السنة: يعرض النظام السنة المالية تلقائياً التي سيتم فيها إصدار الوثيقة ولا يمكن تعديلها.
• الوحدة التشغيلية: تظهر الوحدة التشغيلية التي تم إصدار الوثيقة (فاتورة المبيعات) ضمنها، ولا يمكن تعديلها.
• نوع الوثيقة الفرعي: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الوثيقة الفرعي، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر والتي تم تعريفها مسبقاً في شاشة “أنواع وثائق العمليات”ç الإعدادات العامة.
• رقم الوثيقة/ تسلسل الوثيقة: يُعرض رقم وتسلسل الوثيقة بعد حفظ الوثيقة، وذلك وفق الإعدادات المحددة مسبقاً في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم، مع إمكانية تحديد بداية التسلسل ومقدار الزيادة فيه.
• تاريخ الوثيقة: يُستخدم هذا الحقل لعرض تاريخ الوثيقة، وفق الإعدادات المحددة في شاشة تسلسلات العمليات ç الإعدادات والتحكم”، مع إمكانية تحديد طريقة إدخاله سواءً كان تلقائيًا أو يدويًا.

ملاحظة: يمكن تخصيص صلاحية التعديل على الحقل على مستوى المستخدمين، بمنحهم صلاحية التعديل من شاشة صلاحيات العمليات متغير “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة.

• رقم المخزن: يُستخدم هذا الحقل لعرض المخزن الذي سيتم صرف الأصناف منه ضمن أمر صرف الفاتورة، وذلك بناءً على فاتورة المبيعات المحددة في حقل “تسلسل الفاتورة”، حيث يتم تعبئته تلقائيًا وفقًا لبيانات الفاتورة المختارة.
• تسلسل الفاتورة: يُستخدم لتحديد فاتورة المبيعات المطلوب صرف أصنافها في أمر الصرف الحالي، حيث يعرض زر (F9) قائمة بالفواتير المرتبطة مسبقًا، ويمكن اختيار الفاتورة المطلوبة لإنزال بياناتها تلقائيًا.
• رقم العميل/ اسم العميل/رقم الجوال/العنوان/الرقم الضريبي: تظهر هذه الحقول تلقائياً بمجرد اختيار الفاتورة من الحقل السابق ” تسلسل الفاتورة”، وفقًا لما تم إدخاله في فاتورة المبيعات المرتبطة ببيانات العميل.
• العملة/ سعر التحويل/ التصنيف الضريبي/ طريقة عرض السعر: تظهر هذه الحقول تلقائياً بمجرد اختيار الفاتورة من الحقل السابق ” تسلسل الفاتورة”، وفقًا لما تم إدخاله في فاتورة المبيعات المرتبطة بالعملة والتصنيف الضريبي وطريقة عرض السعر.

ثانياً: طريفة الدفع

يُعرض هذا التبويب طريقة الدفع تلقائياً وفقاً للوثيقة المرجعية (فاتورة المبيعات) التي تم تحديدها في البيانات الرئيسية سواءً (نقداً، آجل، بنكي، من حساب، أو تقيد على حساب آخر)، ولا يمكن تعديها.

• نقدي (المبلغ/ رقم الصندوق): يُعرض رقم الصندوق والمبلغ تلقائيًا إذا كانت طريقة الدفع نقدًا في الفاتورة المرجعية (فاتورة المبيعات)، والمعرف مسبقاً في شاشة “بيانات الصناديق”.
• آجل (المبلغ / تاريخ الاستحقاق): يُعرض المبلغ الآجل الذي سيتم قيده في حساب العميل (إشعار مدين)، وتاريخ الاستحقاق تلقائيًا إذا كانت طريقة الدفع آجل في الفاتورة المرجعية (فاتورة المبيعات).
• تحويل/إيداع/شيك(بنكي): يُعرض هذه الحقول (رقم البنك / الحساب البنكي/ رقم الشيك أو الإشعار/ تاريخ الشيك/ المبلغ) تلقائياً إذا كانت طريقة الدفع بنكي في الفاتورة المرجعية (فاتورة المبيعات).
• من حساب (رقم الحساب/ الحساب التحليلي): يُعرض رقم الحساب والحساب التحليلي (إن وجد) بالإضافة إلى المبلغ وتاريخ الاستحقاق تلقائياً إذا كانت طريقة الدفع في الفاتورة المرجعية (فاتورة المبيعات) “من حساب” (بخلاف الصناديق أو البنوك أو العملاء)، لبيان تفاصيل الحساب الذي تمت عملية التحصيل منه.

ثالثاً: بيانات أخرى

يُعرض هذا التبويب البيانات الأخرى المرتبطة بفاتورة المبيعات من رقم المرجع، الرقم اليدوي وعدد المرفقات والبيان المراد صرف أصنافها بموجب إذن الصرف الحالي، والتي تم تحديدها في البيانات الرئيسية.

رابعاً: الأدلة الفرعية

يُستخدم هذا التبويب لعرض الأدلة الفرعية (مثل مركز التكلفة أو المشروع) تلقائيًا، وفقًا لإعدادات شاشة “تسمية الأدلة الفرعية” وسياسة المنشأة، وذلك استنادًا إلى فاتورة المبيعات المرجعية المحددة في البيانات الرئيسية، والمطلوب صرف أصنافها بموجب أمر الصرف الحالي، كما يتيح ربط كل صنف في الفاتورة بدليل فرعي واحد أو أكثر.

خامساً: البيانات الإضافية

يُستخدم هذا التبويب لعرض وتوثيق المعلومات التكميلية المرتبطة بعملية صرف الأصناف إلى المخازن، والتي تساعد في تتبع المسؤوليات الإدارية والبيعية واللوجستية لعملية المرتجع، على النحو التالي:

• الموقع الجغرافي: يُعرض هذا الحقل الموقع الجغرافي من قائمة الهيكل الجغرافي للعميل الذي تم ترميزه مسبقاً في شاشة “الهيكل الجغرافي” çالبيانات الأساسية çتهيئة النظام.
• مندوب المبيعات: يُعرض هذا الحقل مندوب المبيعات المرتبط بالفاتورة المرجعية (فاتورة المبيعات)، والمعرف مسبقاً من شاشة “مندوبي المبيعات”.

ملاحظة: يتم تحديد آلية ترحيل المندوب عبر متغير “ترحيل المندوب إلى جميع أطراف القيد” في تهيئة النظام، حيث يؤدي تفعيله إلى ترحيله لكافة حسابات القيد، وعدم تفعيله يقتصر على حساب العميل فقط.

• المحصل: يُعرض هذا الحقل المحصل المرتبط بفاتورة المبيعات المرجعية، والمعرف مسبقاً من شاشة “المحصلين”.
• رقم المسوق: يُعرض هذا الحقل المسوق المرتبط بفاتورة المبيعات المرجعية، والمعرف مسبقاً من شاشة “المسوقين”.
• رقم الموظف: يُعرض الموظف المرتبط بفاتورة المبيعات المرجعية، والمعرف مسبقاً من شاشة “بيانات الموظفين”.
• رقم السائق: يُعرض هذا الحقل السائق المكلف بنقل الأصناف من المخزن إلى وجهة العميل والمرتبط بفاتورة المبيعات المرجعية، والمعرف مسبقاً في شاشة “بيانات السائقين” كبيان مرجعي.
• رقم السيارة: يُعرض هذا الحقل بيانات السيارة أو الشاحنة التي ستقوم بنقل الأصناف، كبيان مرجعي.
• المستلم: يُعرض اسم الشخص الذي تسلم الأصناف فعليًا من المستودع أو العميل، لأغراض التوثيق والمرجعية.
• مؤشر مستخدم في المردود: يُشير تفعيله إلى ارتباط أمر الصرف بعملية تسوية بمردودات مبيعات سابقة.

سادساً: الأصناف

يُستخدم الجدول أسفل الشاشة لإدخال البيانات التفصيلية للأصناف المراد صرفها للعميل بعد الضغط على زر “إضافة”، مع إمكانية التعديل على أصناف الفاتورة من خلال صرف جزء من الفاتورة، أو اختيار صنف محدد، أو صرف جزء من الكمية وتأجيل صرف الكمية المتبقية لاحقًا، على النحو التالي:

• رقم الصنف: يُعرض الصنف المختار من فاتورة المبيعات المرجعية والمُعرف في شاشة “بيانات الأصناف”، مع إمكانية صرف الكمية كاملة أو جزء منها.

ملاحظة: يسمح النظام بتكرار الصنف في سجلات البيانات عند تفعيل متغير “السماح بتكرار الصنف في عمليات المبيعات”، مع تجميع كمياته وفقاً لمتغير”تجميع الكميات للأصناف المكررة في العمليات” من شاشة متغيرات إدارة المبيعاتç إعدادات المبيعاتç تهيئة النظام.

• وحدة القياس/ العبوة: يعرض النظام وحدة القياس والعبوة وفقًا للصنف المُختار في فاتورة المبيعات المرجعية والمُعرف مسبقًا في شاشة “بيانات الأصناف” ضمن تبويب “وحدات القياس”، مع إمكانية اختيار وحدة أخرى إذا توافرت أكثر من وحدة.
• رقم المخزن: يعرض المخزن المرتبط بالصنف المُختار في فاتورة المبيعات المرجعية، والذي ستُصرف منه الأصناف والمُعرف مسبقًا في شاشة “بيانات المخازن”.

ملاحظة: عند تفعيل متغير “استخدام تعدد المخازن في العمليات”، يتم تحديد المخزن على مستوى كل صنف في البيانات التفصيلية، أما عند عدم التفعيل فيظهر المخزن كحقل وحيد في البيانات الرئيسية.

• تاريخ الانتهاء: يعرض الحقل تاريخ انتهاء الصنف المختار في فاتورة المبيعات المرجعية تلقائيًا على مستوى الوثيقة، بغرض ربط الوثيقة على مستوى الصنف وتاريخ الانتهاء.
• رقم الدفعة: يعرض الحقل رقم دفعة الصنف المختار في فاتورة المبيعات المرجعية على مستوى الوثيقة، بغرض ربط الوثيقة على مستوى الصنف ورقم الدفعة.

ملاحظة: يظهر حقلا (تاريخ الانتهاء ورقم الدفعة) عند تفعيل مؤشري “استخدام تاريخ الانتهاء” و”استخدام رقم الدفعة” في شاشة “بيانات الأصناف”، ويقوم النظام باستدعاء سعر الصنف آلياً إذا تم تفعيل متغير “سياسة تسعير الأصناف”، مع اختيار إحدى السياسات التالية (حسب المستوى وتاريخ الانتهاء، حسب المستوى ورقم الدفعة، أو حسب المستوى وتاريخ الانتهاء والدفعة).

• الكمية: يعرض الحقل الكمية تلقائيًا وفقًا للوثيقة المرجعية (فاتورة المبيعات) على مستوى الوثيقة، مع إمكانية تعديلها حتى حد الكمية بالفاتورة المرجعية، ويتم إدخال الكمية المطلوبة يدويًا.
• الكمية المجانية: تظهر حقول الكمية المجانية تلقائياً على مستوى الوثيقة، مع إمكانية تعديلها ضمن حدود الكمية في الوثيقة المرجعية (فاتورة المبيعات).

ملاحظة: يظهر حقل الكمية المجانية عند تفعيل متغير “سياسة استخدام الكميات المجانية في المبيعات”، كما يقوم النظام باحتساب الضريبة على ك. المجانية في حال تفعيل متغير “احتساب الضريبة على الكميات المجانية، من خلال شاشة ” متغيرات إدارة المبيعات”.

• الكمية المرتجعة: يعرض هذا الحقل آليًا كميات الأصناف التي تم إرجاعها من الفاتورة المرجعية لضمان صرف الكمية الصافية فقط، على سبيل المثال، إذا كانت الفاتورة الأصلية تحتوي على 10 أصناف وتم إصدار مردود غير مصروف لـ 2 صنف، يتيح الحقل صرف 8 أصناف المتبقية فقط.
• ك. المجانية في المردود: يعرض كمية الأصناف المجانية المرتجعة من العميل بموجب “مردود المبيعات” المرتبط بالفاتورة الأصلية، لمنع صرف أي كميات سبق إرجاعها وضمان مطابقة الصافي المصروف مخزنياً بعد المردودات.
• الكمية المتوفرة: تُعرض الكمية المتوفرة من الصنف في المخزن المُحدد للصرف آلياً، والمرتبطة بالفاتورة المبيعات المرجعية.

ملاحظة: في حالة إدخال كمية أكبر من الكمية المتوفرة، يُظهر النظام تنبيهًا لتنبيه المستخدم بتجاوز الكمية.

• السعر/ السعر شامل الضريبة: تظهر بيانات هذا الحقل تلقائياً على مستوى الوثيقة، ويُستخدم لعرض سعر بيع الصنف للعميل المرتبط بفاتورة المبيعات المرجعية سواءً كان السعر شامل أم لا.
• الخصم/ مبلغ الخصم: تظهر بيانات الحقل الخصم تلقائياً، بناءً على ما تم إدخاله في فاتورة المبيعات الأصلية.
• الضريبة%/ مبلغ الضريبة: تعرض هذه الحقول تلقائيًا لإظهار نسبة الضريبة أو مبلغها أو كلاهما، المرتبط بالكميات المصروفة، وفقًا للتصنيف الضريبي المحدد في الفاتورة المرجعية، وذلك حسب ما تم تهيئته في إعدادات الضرائبçنسب الضرائبç حقل “طريقة احتساب لضريبة”.

ملاحظة: يتم تعريف التصنيف الضريبي بناءً على ما تم إعداده مسبقاً في إعدادات الضرائب çتهيئة النظام، حيث يتم أولاً تعريف نوع ضريبة من شاشة “تعريف الضرائب”، ثم تُحدد نسبة الضريبة وطريقة احتسابها وسياسة استخدامها ونوع الوثيقة(مبيعات/مشتريات) في شاشة “نسب الضرائب”، ثم تُجمع وترتبط ضمن تصنيف واحد في شاشة “تصنيف احتساب الضرائب”.

• الإجمالي: يظهر إجمالي سعر الصنف تلقائياً، ويُحسب قيمة الحقل (الكمية “دون المجاني”× السعر).
• الباركود: يُعرض رقم الباركود آلياً وفق وحدة القياس وترميز الصنف في “بيانات الأصناف”.
• البيان: يُستخدم هذا الحقل لإضافة بيان تفصيلي على مستوى الصنف في الوثيقة.
• رقم /تسلسل الفاتورة: يظهر تسلسل ورقم الفاتورة التي تم تحديدها وإنزال البيانات منها في البيانات الرئيسية.

سابعاً: حقول أسفل الشاشة

• المبلغ: يُعرض هذا الحقل تلقائياً إجمالي قيمة الأصناف التي تم إدراجها في جدول الأصناف بـ “أمر الصرف” الحالي، ويُحتسب بضرب (الكمية المنصرفة × السعر المحدد في الفاتورة المرجعية) قبل الخصم والضريبة.
• إجمالي خصم الأصناف: يظهر فيه مجموع الخصومات الممنوحة على مستوى كل صنف (الخصم السطري) للأصناف والكميات المدرجة في أمر الصرف الحالي.
• إجمالي الأعباء: يعرض القيمة الإجمالية للأعباء الإضافية (مثل الشحن أو التوصيل) المرتبطة بالفاتورة المرجعية، والتي سيتم تحميلها على أمر الصرف الحالي.
• مبلغ الخصم: يُعرض في هذا الحقل قيمة الخصم الإجمالي الذي تم منحه على الفاتورة ككل في شاشة “فاتورة المبيعات”، ويظهر هنا كبيان مرجعي.
• إجمالي الخصم: يُعرض القيمة الخصم لكافة الخصومات المرتبطة بهذا الصرف، ويُحتسب بجمع (إجمالي خصم الأصناف + مبلغ الخصم الخاص بالوثيقة).
• مبلغ الضريبة: يُعرض إجمالي الضرائب المحتسبة على الأصناف والكميات التي سيتم صرفها بموجب هذا الأمر، وذلك وفقاً للنسبة والآلية المحددة في الفاتورة المرجعية.
• صافي المبلغ: يُعرض صافي القيمة المبلغ للأصناف المنصرفة من المخزن آلياً، ويُحتسب كالتالي: (المبلغ – إجمالي الخصم + مبلغ الأعباء + مبلغ الضريبة (.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بالضغط على حفظ.

قائمة عمليات الشاشة

• إلغاء الوثائق: يلغي الوثيقة نهائياً مع إيقاف جميع تأثيراتها من خلال تفعيل متغير” استخدام إلغاء الوثائق”، مع إمكانية حجز رقمها لإصدار تقارير عن الوثائق الملغاة، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات.
• متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
• قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.
• الترحيل: بعد حفظ الفاتورة، لإتمام عملية الترحيل، وذلك من خلال شاشة العمليات في شريط الأدوات، لتظهر هذه الشاشة المنبثقة ليقوم المستخدم بتفعيل زر “مرحل”، ثم إدخال بيان الترحيل، ثم يقوم بالنقر على زر “حفظ”.
• التقارير: يمكن للمستخدم عرض وطباعة التقارير عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، حيث تفتح شاشة التقارير ثم اختيار طباعة لعرض التقرير، على النحو التالي:

قيود اليومية الناتجة عن حركة الوثيقة بعد عملية الحفظ:

• عرض قيد اليومية: بعد الحفظ، يمكن عرض القيد الناتج عن الوثيقة في الشاشات ذات التأثير المالي فقط، عبر النقر على العمليات أعلى الشاشة ثم اختيار عرض قيد اليومية.

تمثل هذه الحركة تكملة لخطوة سابقة في فاتورة المبيعات عند اختيار طريقة التأثير المخزني “التأثير في أمر صرف الفاتورة”، حيث تُسجل حركة البيع وإصدار الفاتورة أولاً على الحساب الفعلي، ثم يُصرف البضاعة لاحقًا من المخازن حسب سياسة المنشأة، مع تسجيل التأثير على حساب المخزون وتكلفة البضاعة عند الصرف، وتكون القيد كالآتي:

الحالة الأولى: قيد فاتورة المبيعات (عند إصدارها)

مدين	دائن	البيان	التاريخ
×××× ××××		من مذكورين ح/ صندوق / بنك/ عميل/ أو حساب آخر (طريقة الدفع) بصافي القيمة المطلوبة من العميل “. ح/ الخصم المسموح به (الخصم الممنوح للعميل)	بتاريخ الوثيقة
	××××   ×××× ×××× ××××	إلى مذكورين ح/ إيرادات المبيعات (قيمة الأصناف بسعر البيع) حساب فعلي يتم تهيئته من إعدادات إدارة المخازن ç شاشة حسابات المخزون. ح/ ضرائب مبيعات (إن وجدت) ح/ أعباء المبيعات
		في شاشة فاتورة المبيعات

الحالة الثانية: يتم التأثير المخزني هنا في شاشة أمر صرف فاتورة عند الإنزال من وثيقة المبيعات (فاتورة المبيعات) ويكون القيد المتكون كالآتي:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××××		من ح/ تكلفة البضاعة المباعة	بتاريخ أمر الصرف
	××××	إلى ح/ المخزون
		القيد في شاشة أمر صرف فاتورة