الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتسجيل عمليات صرف جماعي لفواتير المبيعات ونقاط البيع في خطوة واحدة، عند تطبيق طريقة التأثير المخزني في أمر صرف الفاتورة، حيث تتيح البحث عن الفواتير وفق معايير محددة، والتحقق من الأصناف والكميات قبل الصرف لتجنب الأخطاء المخزنية، وتحديد تاريخ الصرف، ثم الضغط على “صرف” لإصدار أوامر صرف مستقلة لكل فاتورة في شاشة “أمر صرف فاتورة”، مع تسجيل التأثير المخزني والمحاسبي لكل فاتورة صرف.
ملاحظة: تظهر الشاشة عند تحديد ” التأثير في أمر صرف فاتورة” ضمن متغيرات إدارة المبيعات بتهيئة النظام.
طريقة استخدام الشاشة
تُستخدم الشاشة عبر تحديد معايير التصفية في خيارات البحث ثم النقر على “عرض” لعرض الفواتير القابلة للصرف سواءً لفواتير المبيعات أو فواتير نقاط البيع، وتحديد الفواتير المطلوبة والتحقق من الكميات غير المتوفرة من زر” الأصناف ذات الكميات غير المتوفرة”، ثم تحديد “تاريخ الصرف”، ثم الضغط على “صرف” لتنفيذ العملية، حيث يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء أوامر الصرف.
أولاً: البيانات الرئيسية (خيارات البحث)
- نوع الوثيقة: يُستخدم لتحديد نوع الفاتورة المطلوب إجراء الصرف الجماعي لها من خلال قائمة منسدلة (مثل فاتورة مبيعات أو فاتورة نقاط بيع)، وذلك وفقًا لما تم تعريفه مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق النظام” ç إدارة النظام.
- نوع الوثيقة الفرعي: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الوثيقة الفرعية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر والتي تم تعريفها مسبقاً في شاشة “أنواع وثائق العمليات”ç الإعدادات العامة.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم هذا الحقل لتحديد الوحدة التشغيلية التي سيتم تنفيذ الصرف الجماعي من خلالها، مع إمكانية اختيار وحدة تشغيلية أخرى في حال توفر الصلاحيات اللازمة.
- رقم المخزن: يُستخدم الحقل لاختيار المخزن التي سيتم تنفيذ الصرف الجماعي من خلاله، ويستدعي بياناته من شاشة “بيانات المخازن”.
- مدخل البيانات: يُستخدم كمعيار للبحث والفلترة لحصر فواتير المبيعات المطلوب صرفها بناءً على الشخص الذي قام بإنشائها، ويستدعي بياناته من شاشة ” بيانات المستخدمين”.
- رقم الصندوق: يُستخدم هذا الحقل لتصفية وعرض فواتير المبيعات النقدية المرتبطة بصندوق معين، حيث تُستدعى بياناته من شاشة “بيانات الصناديق”.
- رقم العميل: يُستخدم هذا الحقل كمعيار للبحث لحصر فواتير المبيعات المرتبطة بعميل محدد، حيث يتم استدعاء بياناته آلياً من شاشة “بيانات العملاء”.
- حالة الترحيل: تستخدم لتصفية فواتير المبيعات وفق حالة تسجيلها في النظام، عبر قائمة منسدلة تشمل حالتي:
- مرحل: تشير إلى فواتير المبيعات التي المعتمدة نهائياً في النظام، جاهزة للصرف المخزني ولا يمكن تعديلها.
- غير مرحل: تشير إلى الفواتير التي تم حفظها، لا تزال قيد المراجعة ولم تُعتمد محاسبياً، ويُستخدم هذا الخيار لعرض أو صرف أصناف لفواتير لم تكتمل دورتها المحاسبية بعد.
- رقم/ تاريخ/ تسلسل الوثيقة (من/ إلى): تُستخدم هذه الحقول لتحديد نطاق عرض الفواتير حسب رقمها، تاريخ إصدارها، أو تسلسلها، مما يسهل حصر وعرض مجموعة محددة من الوثائق ضمن البحث أو الصرف الجماعي.
- زر عرض: عند الضغط عليه، يعرض جميع فواتير المبيعات المطابقة لمعايير “خيارات البحث” في الجدول أسفل الشاشة لتسهيل اختيارها للصرف.
- زر الأصناف ذات الكميات غير المتوفرة: يعرض شاشة بكل الأصناف التي لا تتوفر كمياتها المطلوبة، مع عرض الكميات المصروفة والمتوفرة والفارق لتفادي أخطاء الصرف الجماعي.
- تاريخ الصرف/ تاريخ الصرف: يُحدد الحقل من قائمة منسدلة تاريخ صرف الفاتورة إذا كانت (تاريخ الفاتورة، تاريخ اليوم، أو تاريخ محدد يدويًا)، وعند اختيار تاريخ الفاتورة يُقتصر الصرف على فواتير ذلك التاريخ، بينما يسمح اختيار تاريخ اليوم أو تاريخ محدد بصرف عدة فواتير بتواريخ مختلفة.
- سجلات الناجحة: يعرض إجمالي فواتير المبيعات التي تم صرفها بنجاح بعد الضغط على زر “صرف” (F9)، مع تأكيد تسجيل التأثير المخزني والمحاسبي لكل فاتورة دون أخطاء.
- سجلات الخطأ: يعرض إجمالي فواتير المبيعات التي فشلت عملية صرفها بعد الضغط على زر “صرف” (F9)، مع توضيح سبب الخطأ لتصحيح المعطيات قبل إعادة المحاولة.
- زر صرف: يتم النقر على هذا الزر لصرف الفواتير وذلك بعد تحديدها عن طريق تفعيل المؤشرات الخاصة بالفواتير في البيانات التفصيلية.
ثانياً: خيارات أخرى
يُستخدم هذا التبويب لتوفير معايير بحث متقدمة وتفصيلية، تتيح للمُستخدم حصر وفلترة فواتير المبيعات المطلوب صرفها بناءً على الأدلة الفرعية المرتبطة بها وفقًا لإعدادات شاشة “تسمية الأدلة الفرعية” وسياسة المنشأة، وذلك لضمان دقة الصرف الجماعي للمشاريع أو الأنشطة المحددة.
ثالثاً: البيانات التفصيلية
- مؤشر تحديد الفاتورة: يُستخدم المؤشر لتحديد الفاتورة للصرف، وعند التأشير على الأعلى مؤشر متواجد في الشاشة يُحدد جميع الفواتير في البيانات التفصيلية.
- نوع الوثيقة الفرعي: يظهر هذا الحقل رقم ونوع الوثيقة الفرعي الخاص بالفاتورة المرجعية.
- طريقة الدفع: يعرض الحقل طريقة الدفع التي تم تحديدها مسبقًا للفاتورة عند إصدارها من شاشة “فاتورة المبيعات”، أو حسب طريقة الدفع المختارة في البيانات الرئيسية.
- رقم / تسلسل/ تاريخ الوثيقة: في هذا الحقل يظهر رقم وتاريخ وتسلسل الوثيقة التي سيتم صرفها.
- اسم العميل: يظهر هذا الحقل اسم العميل المستفيد من صرف الأصناف بفاتورة المبيعات.
- رقم المخزن: في هذا الحقل يظهر رقم واسم المخزن والذي تم اختياره مسبقاً في البيانات الرئيسية الذي يحتوي على الأصناف بالفاتورة.
- البيان: يظهر البيان التوضيحي الخاص بالفاتورة والذي تم إدخاله مسبقاً في شاشة فاتورة المبيعات.
- الوحدة التشغيلية: يعرض الحقل رقم واسم الوحدة التشغيلية المختارة مسبقًا في البيانات الرئيسية للفاتورة.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بالضغط على حفظ.
قائمة عمليات الشاشة
- متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة من خلال تبويب المزيد بشريط الأدوات.
- قفل الشاشة: يمكن قفل الشاشة عبر تبويب الإجراء في شريط الأدوات، ويُعاد التفعيل بعد إدخال الرقم السري.