الاستخدام
لنظام الـ Skey مجموعة من المتغيرات تستخدم للتحكم وضبط التفضيلات وضبط البدائل الافتراضية الجاهزة في النظام لتلبية احتياجات المنشأة، وتعتبر شاشة المتغيرات من أهم شاشات بالنظام كونها تتضمن العديد من المتغيرات التي تعكس سياسات ومتطلبات المنشأة في مختلف المجالات.
تنبيه: بعض المتغيرات التي سيتم ذكرها في الشاشة لها تأثيرات في شاشات أخرى، ولا يُسمح بتعديلها بعد استخدامها في الشاشات والأنظمة المرتبطة بها، ويُنصح دائماً لمدير النظام بتحري الدقة والتأكد أثناء ضبط المتغيرات، وسيتم التوضيح أدناه بجانب كل متغير أي المتغيرات لا يمكن تعديل حالتها بعد تسجيل حركات تتأثر بحالتها، وكذلك تحدد ما إذا كانت المتغيرات يتم التعامل بها بشكل إجباري أو اختياري.
طريقة استخدام الشاشة
لتفعيل أو إجراء تعديل على أي متغير يتم أولاً النقر على زر التعديل لتظهر نافذة التعديل، ويتم التعديل فقط في عمود “القيمة” الخاص بالمتغير المراد تعديله، وبعد إجراء التعديل يتم النقر على زر “حفظ لحفظ التعديل، وستظهر رسالة تأكيد للمستخدم بنجاح عملية الحفظ.
المتغيرات
- رتبة الحساب الفرعي: يُحدد هذا المتغير الحد الأقصى لمستويات الحسابات الفرعية، ويُدخل المستخدم رقم الرتبة الأخيرة لمستويات الدليل المحاسبي وهي الرتبة التي ستتأثر بالعمليات المالية.
ملحوظة: لا يسمح النظام بترميز حساب فرعي برتبة أقل أو أكبر من الرتبة التي سيتم تحديدها أي لا يمكن التعديل على القيمة التي سيتم إدخالها.
- استخدام العملات الأجنبية: يُتيح هذا المتغير إضافة واستخدام عملات أخرى غير العملة الافتراضية للنظام، ويُمنع إلغاءه بعد إجراء أي عمليات لضمان دقة البيانات المالية.
- سياسة ترحيل مبلغ الضريبة: يُستخدم لتحديد طريقة ترحيل مبالغ الضريبة في النظام، سواءً بالعملة الأساسية أو بعملة العملية الخاصة بالوثيقة نفسها، لضمان تسجيلها بدقة في الحسابات المالية.
- استخدام الأرقام فقط في رقم الحساب: تفعيل هذا المتغير لا يسمح لمستخدم النظام من استخدام أحرف عند تعريف رقم الحساب في الدليل المحاسبي.
- إظهار الاسم الأجنبي في شاشات التهيئة والمدخلات: عند تفعيل هذا المتغير يقوم النظام بإظهار أعمدة للاسم الأجنبي بجوار الأعمدة باللغة الافتراضية.
- أدنى طول لكلمة المرور: يستخدم هذا المتغير لتحديد أدنى طول (أدنى عدد خانات) لكلمة المرور التي يستخدمها المستخدم لغرض الدخول إلى النظام.
- سياسة إضافة كلمه المرور: يحدد هذا المتغير طريقة إنشاء كلمة المرور للمستخدمين لضمان أمان الوصول إلى النظام.
- مفتاح خدمات الذكاء الاصطناعي: يُفعَّل هذا الخيار لتمكين النظام من استخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي والتطبيقات المرتبطة به مثل نظام منافذ البيع.
- الكسور العشرية: يقصد بها كسور المبالغ في النظام ومدى التقريب فيها، ويراعى أنه -بعد إدخال مبالغ في النظام-يُسمح بزيادة عدد الكسور العشرية، ولكن لا يُسمح بالنقص لتفادي خطأ التقريب التراكمي.
- رمز خدمات جوجل: يتم تفعيل هذا المتغير لربط النظام بالمواقع وبخدمات خرائط جوجل، ويتم تحديد الموقع من قبل المستخدم.
- تضمين الحساب الأعلى في رقم الحساب: يُحدد ما إذا كان رقم الحساب الفرعي يتضمن رقم الحساب الرئيسي الأعلى، فإذا كان الحساب الرئيسي (110)، عند التفعيل يظهر الحساب الفرعي مرتبطًا به (11001) لتسهيل تتبع التسلسل المحاسبي، وعند عدم تفعيل المتغير يمكن إدخاله بشكل مستقل دون ربطه برقم الحساب الرئيسي.
- أعلى طول لرقم الحساب: لتحديد الحد الأعلى لطول رقم الحساب، أي إذا تم اختيار أعلى طول 15 فإن النظام لا يسمح بإن يكون طول الحساب أكبر من 15 خانة لرقم الحساب.
- أدنى طول لرقم الحساب: لتحديد الحد الأدنى لطول رقم الحساب، أي إذا تم اختيار أدنى طول 3 فإن النظام لا يسمح بإن يكون طول الحساب أقل من 3 خانات لرقم الحساب.
- صيغة التاريخ والوقت: يتم تحديد الصيغة المناسبة للتاريخ والوقت الذي سيتم إظهارهما والتعامل بهما في النظام، علماً بإن هذه الصيغة سيتم اعتمادها في شاشات النظام والتقارير التي سيتم إصدارها.
- صيغة التاريخ: يستخدم هذا المتغير لاختيار طريقة التعامل مع صيغة التاريخ في النظام.
- صيغة الوقت: يستخدم هذا المتغير لاختيار طريقة التعامل مع صيغة الوقت في النظام.
- الكسور العشرية في التقارير: يقصد بها كسور المبالغ في النظام ومدى التقريب فيها، ويراعى أنه -بعد إدخال مبالغ في النظام-يُسمح بزيادة عدد الكسور العشرية، ولكن لا يُسمح بالنقص لتفادي خطأ التقريب التراكمي.
- سياسة ترحيل المخزون: يتضمن هذا المتغير عدة طرق لربط حسابات المخزون في شاشة “تعريف حسابات المخزون”، وفق إما مجموعات الأصناف، أو مجموعات مخازن، أو وحدات مالية…. إلخ.
- استخدام إلغاء الوثائق: عند تفعيل هذا المتغير يسمح النظام للمستخدم إلغاء الوثائق والمستندات في النظام.
- استخدام التاريخ اليدوي في العمليات: عند تفعيل هذا المتغير سيقوم النظام باستخدام تاريخ يدوي للوثائق في العمليات، وإذا لم يتم تفعيل هذا المتغير فإنه سيتم إدخال التاريخ الفعلي للوثيقة في شاشات العمليات وهو التاريخ الذي تم فيه تنفيذ الغرض من الوثيقة في الواقع، فإذا افترضنا أن الموظف قام بتنفيذ عمل إضافي يوم 24 مارس وتم صرف الإضافي يوم 8 أبريل ففي هذه الحالة تاريخ الوثيقة سيكون يوم 8 أبريل وهو التاريخ الذي سيترتب عليه التأثيرات المحاسبية، بينما يمكن إدخال تاريخ 24 مارس كتاريخ يدوي، ويستفاد منه إصدار تقارير حسب التاريخ اليدوي.
- استخدام الحسابات الرئيسية: يتيح تفعيل هذا المتغير التعامل مع الحسابات الرئيسية والفرعية في شاشات العمليات، وعند إلغائه يقتصر التعامل على الحسابات الفرعية لضمان دقة التقارير المالية.
- استخدام نظام الرقابة: عند تفعيله، يطبق النظام آلية التحقق على البيانات المُدخلة لضمان دقة العمليات وصحة تسجيلها، مثل الرقابة على الوارد والمنصرف في نظام المخازن.