الاستخدام
تستخدم شاشة مصمم تقارير كشف الراتب بغرض تصميم كشف الراتب بالطريقة التي ترغب بها المنشأة، حيث تتم عملية التصميم بالشكل والترتيب الذي يتناسب مع المنشأة، ويتم تصميم تقرير كشف الراتب بحيث يستوعب بيانات الموظفين المطلوب ظهورها في كشف الراتب كاسم الموظف ودرجته الوظيفية والمسمى الوظيفي وغيرها من البيانات المرتبطة بالوظيفة أو البيانات الشخصية للموظف ويستوعب أيضاً بنود الراتب المرمزة في النظام سواءً كانت بنود تؤثر في صافي الراتب كالراتب الأساسي والبدلات التي يستحقها الموظفين أو البنود التي لا تؤثر في الصافي كإجمالي الاستحقاق وإجمالي الاستقطاع والصافي.
طريقة استخدام الشاشة
أولاً: البيانات الرئيسية
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- السنة / رمز الفترة: تظهر في هذه الحقول السنة والفترة الفعالة آلياً.
- عدد الأعمدة: تظهر – بعد الحفظ – في هذا الحقل عدد أعمدة التقرير.
- رقم التقرير: يظهر في هذا الحقل الرقم التسلسلي لتقرير كشوف الراتب.
- الاسم المحلي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم كشف الراتب باللغة المستخدمة في النظام.
- الاسم الأجنبي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم كشف الراتب باللغة الأجنبية.
- تذييل التقرير المحلي: يستخدم هذا الحقل في حالة رغبة المنشأة إدخال أية عبارة في ذيل تقرير كشف الراتب باللغة المستخدمة في النظام.
- تذييل التقرير أجنبي: يستخدم هذا الحقل في حالة رغبة المنشأة إدخال أية عبارة في ذيل تقرير كشف الراتب باللغة الأجنبية.
- ملاحظات: يستخدم هذا الحقل لتدوين أية ملاحظات على كشف الراتب الذي يتم تصميمه.
- التوقيعات: تستخدم هذه الحقول لإدخال أسماء الذين سيكون لهم صلاحية التوقيع على كشف الراتب.
- إنزال آلي للبنود: يستخدم هذا الزر لإنزال البنود إلى الشاشة، فبمجرد النقر عليه تنزل البنود التي تم إسنادها للموظفين.
تلميح: يشترط لظهور البنود وإنزالها أن يتم عملية احتساب للراتب.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يستخدم الجدول أسقل الشاشة لإدخال تفاصيل كشف الراتب وعلى النحو التالي:
- تحريك: تستخدم هذه المفاتيح بغرض ترتيب ظهور البنود في كشف الراتب ومن خلالها يتم سحب البند من مكانه ولصقه في مكان آخر، حيث يتم النقر على (تحريك) في البند الذي سيتم نقله إلى مكان آخر ومن ثم لصقه بواسطة النقر على (لصق) في المكان المطلوب النقل إليه.
- نوع العمود: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع البيانات المطلوب إظهارها في أعمدة كشف الراتب، فأعمدة كشف الراتب الذي سيتم تصميمه إما أن تكون بنود يتم إسنادها للموظفين كالراتب الأساسي ومختلف البدلات والاستقطاعات أو بيانات موظف كالوظيفة والهيكل الإداري والدرجة وغيرها من البيانات.
تلميح: رقم واسم الموظف لا يحتاج المستخدم لإضافتها إلى التقرير على اعتبار أنها مضافة آلياً.
- رقم/ اسم البند: تظهر البنود بعد النقر على زر (إنزال آلي للبنود).
- ترتيب الحقل: يستخدم هذا العمود بغرض ترتيب ظهور البنود في كشف الراتب، ويقوم بنفس مهمة (تحريك/ لصق).
- اسم الحقل محلي: يستخدم هذا العمود لإدخال اسم العمود الذي سيظهر بكشف الراتب، ويكتب بشكل مختصر أو برموز يفهمها المستخدم مع إمكانية إبقاء اسم البند كما يظهر.
- قيم العمود: يستخدم هذا العمود للتحكم بمحتوى البنود في أعمدة التقرير، ويمكن التحكم بمحتوى الأعمدة من خلال البدائل التالية:
- ثابت: يتم تحديد هذا الخيار للبنود التي يرغب المستخدم أن تظهر فيها القيمة الثابتة للبند (مبلغ البند) المخصصة للموظف.
- متغير: يتم تحديد هذا الخيار للأعمدة التي يرغب المستخدم أن تظهر بشكل إجماليات بحيث تحتوي على أكثر من بند ويتم تجميعها بناءً على معادلة، ويتم تكوين المعادلة من خلال الشاشة التي تظهر بواسطة النقر على زر (معادلة).
- أيام العمل: يتم تحديد هذا الخيار عند رغبة المستخدم الحصول على معلومة بعدد أيام العمل التي بموجبها تم احتساب قيمة أحد البنود، فبند الحافز الذي تظهر قيمته في عمود خاص به كقيمة ثابتة قد يحتاج المستخدم إلى معرفة عدد الأيام التي داوم فيها وسيحصل بموجبها على بدل حافز، في هذه الحالة سيتم تصميم عمود خاص بقيمة الحافز (ثابت) وعمود آخر تظهر فيه عدد الأيام التي عمل فيها (أيام العمل).
- قيمة البند: يتم تحديد هذا الخيار عند رغبة المستخدم الحصول على معلومة التي بموجبها تم احتساب قيمة أحد البنود، فبند الغياب الذي تظهر قيمته في عمود خاص به كقيمة ثابتة قد يحتاج المستخدم إلى معرفة عدد الأيام أو عدد الساعات التي غاب فيها الموظف وبموجبها تم احتساب قيمة الغياب، في هذه الحالة سيتم تصميم عمود تظهر فيه عدد الأيام أو الساعات التي غابها الموظف إلى جانب قيمة المبلغ الذي تم استقطاعه كغياب وهكذا في مختلف البنود الأخرى التي تعتمد في احتسابها على (أيام / ساعات / نسبة ….).
- المحتسب منه: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم الحصول على معلومة عن كيفية احتساب قيمة بند من البنود وما هي قيمة البنود التي تم الاحتساب منها، فمثلاً الغياب قد يحتاج المستخدم لمعرفة البنود التي يتم منها الاحتساب (الاستحقاقات – الاستقطاعات) والتي على ضوئها تم احتساب قيمة القسط، في هذه الحالة سيتم تصميم عمود خاص بقيمة الغياب (ثابت) وتصميم عمود آخر تظهر فيه إجمالي قيمة البنود التي تم الاحتساب منها.
- المحتسب منه استحقاق: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم الحصول على معلومة عن كيفية احتساب قيمة بنود معينة حيث يظهر عمود يجمع البنود المحتسب منها من نوع استحقاق.
- المحتسب منه استقطاع: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم الحصول على معلومة عن كيفية احتساب قيمة بنود معينة حيث يظهر عمود يجمع البنود المحتسب منها من نوع استقطاع.
- الوعاء الضريبي بعد الإعفاء: هذا النوع خاص بالبنود الضريبية حيث يقوم باستبعاد مبالغ الإعفاءات أو ما تم تحديد ضريبته (صفر) في شاشة ترميز أنواع الضرائب من المبلغ الخاضع للضريبة وإظهارها في عمود يوضح ذلك.
- المعفى من الوعاء الضريبي: هذا النوع خاص بالبنود الضريبية حيث يقوم بحساب مبالغ الإعفاءات أو ما تم تحديد ضريبته (صفر) في شاشة ترميز أنواع الضرائب من المبلغ الخاضع للضريبة وإظهارها في عمود يوضح ذلك.
- المعادلة: يستخدم هذا الزر في حالة استخدام خيار (متغير) في عمود (قيم العمود) وبمجرد النقر عليه تظهر شاشة يتم من خلالها إدخال المعادلة التي سيتم الاحتساب بموجبها.
ومن خلال هذه الشاشة يتم تحديد البنود التي سيتم الاحتساب منها مع استخدام علامات البنود التي من خلالها يتم إضافة (+) بند أو أكثر إلى بند أو أنه سيتم الاحتساب من قيمة بند ناقص (-) قيمة بند أو بنود أخرى، كما يمكن أن تكون معادلة احتساب العمود عبارة عن قيمة بند يضاف له (+) أو ينقص منه (-) (قيمة / نسبة) أو يتم ضربه أو قسمته في قيمة أو نسبة يتم تحديدها في عمود (القيمة).
- صيغة المعادلة: تظهر في هذا العمود صيغة المعادلة التي تم تكوينها في شاشة (المعادلة)، وتظهر بمجرد النقر على (موافق) والخروج من تلك الشاشة.
- إخفاء العمود: يستخدم هذا العمود عند رغبة المستخدم إخفاء ظهور البند في كشف الراتب.
تلميح: يمكن إلغاء الإخفاء عند طباعة كشف الراتب من شاشة تقرير كشف مرتبات الموظفين.
ثالثاً: صلاحيات المستخدمين
من خلال هذا التبويب يتم منح المستخدمين صلاحيات استخدام كشف راتب معين كما يمكن إلغاء صلاحية استخدام كشف معين من قبل مستخدم أو أكثر.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.
تلميح: عند تعديل تصميم تقرير كشف الراتب بعد إصدار كشوفات مرتبات لشهور سابقة تبقى الكشوفات السابقة على نفس نمط التصميم السابق وسينفذ التعديل اعتباراً من الفترة الحالية.