الاستخدام
تستخدم شاشة مصمم تقارير قسائم الراتب بغرض تصميم نماذج إضافية لقسيمة الراتب بالطريقة التي ترغب بها المنشأة وهي قسيمة تحتوي على تفاصيل استحقاقات واستقطاعات كل موظف على حدة، حيث تتم عملية التصميم بالشكل والترتيب الذي يتناسب مع المنشأة، علماً بأن النظام يوفر نموذج افتراضي بمجرد طباعة قسيمة الراتب دون الحاجة إلى تصميم معين.
طريقة استخدام الشاشة
أولاً: البيانات الرئيسية
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- السنة / رمز الفترة: تظهر في هذه الحقول السنة والفترة الفعالة آلياً.
- عدد أعمدة القسيمة: تظهر –بعد الحفظ – في هذا الحقل عدد أعمدة التقرير.
- رقم القسيمة: يظهر في هذا الحقل الرقم التسلسلي لتقرير قسيمة الراتب.
- عنوان القسيمة محلي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم قسيمة الراتب باللغة المستخدمة في النظام.
- عنوان القسيمة أجنبي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم قسيمة الراتب باللغة الأجنبية.
- تذييل القسيمة المحلي: يستخدم هذا الحقل في حالة رغبة المنشأة إدخال أية عبارة في ذيل تقرير قسيمة الراتب باللغة المستخدمة في النظام.
- تذييل القسيمة أجنبي: يستخدم هذا الحقل في حالة رغبة المنشأة إدخال أية عبارة في ذيل تقرير قسيمة الراتب باللغة الأجنبية.
- الملاحظة: يستخدم هذا الحقل لتدوين أية ملاحظات على قسيمة الراتب التي يتم تصميمها.
- التوقيعات: تستخدم هذه الحقول لإدخال أسماء الذين سيكون لها صلاحية التوقيع على قسيمة الراتب وهو حقل اختياري.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يستخدم الجدول أسقل الشاشة لإدخال تفاصيل قسيمة الراتب وعلى النحو التالي:
- نوع العمود: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع البيانات المطلوب إظهارها في قسيمة الراتب وما إذا كانت بنود أم بيانات موظفين.
- رقم / اسم البند: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد البنود التي يرغب المستخدم إظهارها في قسيمة الراتب.
- اسم الحقل محلي: يستخدم هذا العمود لإدخال اسم حقول قسيمة الراتب، ويكتب بشكل مختصر أو برموز يفهمها المستخدم مع إمكانية إبقاء اسم البند كما يظهر.
- الترتيب: يستخدم هذا العمود بغرض ترتيب ظهور البنود في قسيمة الراتب.
- قيم العمود: يستخدم هذا العمود للتحكم بمحتوى البنود في قسيمة الراتب، ويمكن التحكم بمحتوى قسيمة الراتب من خلال البدائل التالية:
- ثابت: يتم تحديد هذا الخيار للبنود التي يرغب المستخدم أن تظهر فيها القيمة الثابتة للبند (مبلغ البند) المخصصة للموظف.
- متغير: يتم تحديد هذا الخيار للأعمدة التي يرغب المستخدم أن تظهر بشكل إجماليات بحيث تحتوي على أكثر من بند ويتم تجميعها بناءً على معادلة، ويتم تكوين المعادلة من خلال الشاشة التي تظهر بواسطة النقر على زر (معادلة).
- أيام العمل: يتم تحديد هذا الخيار عند رغبة المستخدم الحصول على معلومة بعدد أيام العمل التي بموجبها تم احتساب قيمة أحد البنود، فبند الحافز الذي تظهر قيمته في حقل خاص به كقيمة ثابتة قد يحتاج المستخدم إلى معرفة عدد الأيام التي داوم فيها وسيحصل بموجبها على بدل حافز، في هذه الحالة سيتم تصميم حقل خاص بقيمة الحافز (ثابت) وحقل آخر تظهر فيه عدد الأيام التي عمل فيها (أيام العمل).
- قيمة البند: يتم تحديد هذا الخيار عند رغبة المستخدم الحصول على معلومة التي بموجبها تم احتساب قيمة أحد البنود، فبند الغياب الذي تظهر قيمته في حقل خاص به كقيمة ثابتة قد يحتاج المستخدم إلى معرفة عدد الأيام أو عدد الساعات التي غاب فيها الموظف وبموجبها تم احتساب قيمة الغياب، في هذه الحالة سيتم تصميم حقل تظهر فيه عدد الأيام أو الساعات التي غابها الموظف إلى جانب قيمة المبلغ الذي تم استقطاعه كغياب وهكذا في مختلف البنود الأخرى التي تعتمد في احتسابها على (أيام / ساعات / نسبة ….).
- المحتسب منه: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم الحصول على معلومة عن كيفية احتساب قيمة بند من البنود وما هي قيمة البنود التي تم الاحتساب منها، فمثلاً الغياب قد يحتاج المستخدم لمعرفة البنود التي يتم منها الاحتساب (الاستحقاقات – الاستقطاعات) والتي على ضوئها تم احتساب قيمة القسط، في هذه الحالة سيتم تصميم حقل خاص بقيمة الغياب (ثابت) وتصميم حقل آخر تظهر فيه إجمالي قيمة البنود التي تم الاحتساب منها.
- المحتسب منه استحقاق: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم الحصول على معلومة عن كيفية احتساب قيمة بنود معينة حيث يظهر صف يجمع البنود المحتسب منها من نوع استحقاق.
- المحتسب منه استقطاع: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم الحصول على معلومة عن كيفية احتساب قيمة بنود معينة حيث يظهر صف يجمع البنود المحتسب منها من نوع استقطاع.
- الوعاء الضريبي بعد الإعفاء: هذا النوع خاص بالبنود الضريبية حيث يقوم باستبعاد مبالغ الإعفاءات أو ما تم تحديد ضريبته (صفر) في شاشة ترميز أنواع الضرائب من المبلغ الخاضع للضريبة وإظهارها في صف يوضح ذلك.
- المعفي من الوعاء الضريبي: هذا النوع خاص بالبنود الضريبية حيث يقوم بحساب مبالغ الإعفاءات أو ما تم تحديد ضريبته (صفر) في شاشة ترميز أنواع الضرائب من المبلغ الخاضع للضريبة وإظهارها في صف يوضح ذلك.
- الاتجاه: تستخدم للتحكم بطريقة عرض البيانات في تقارير القسائم المصممة وكيف سيظهر المبلغ – في الجانب الأيمن أم الأيسر.
- المعادلة: يستخدم هذا الزر في حالة استخدام خيار (متغير) في عمود (قيم العمود) وبمجرد النقر عليه تظهر شاشة يتم من خلالها إدخال المعادلة التي سيتم الاحتساب بموجبها.
ومن خلال هذه الشاشة يتم تحديد البنود التي سيتم الاحتساب منها مع استخدام علامات البنود التي من خلالها يتم إضافة (+) بند أو أكثر إلى بند أو أنه سيتم الاحتساب من قيمة بند ناقص (-) قيمة بند أو بنود أخرى، كما يمكن أن تكون معادلة احتساب الحقل عبارة عن قيمة بند يضاف له (+) أو ينقص منه (-) (قيمة / نسبة) أو يتم ضربه أو قسمته في قيمة أو نسبة يتم تحديدها في عمود (القيمة).
- إظهار في التقرير/ إظهار الإجمالي/ إظهار الفواصل/ إظهار الكسور: تستخدم للتحكم بالبيانات التي تعرض في تقرير قسائم الراتب التي تم تصميمها.
- صيغة المعادلة: تظهر في هذا العمود صيغة المعادلة التي تم تكوينها في شاشة (المعادلة)، وتظهر بمجرد النقر على (موافق) والخروج من تلك الشاشة.
- إخفاء العمود: يستخدم هذا العمود عند رغبة المستخدم إخفاء ظهور البند في قسيمة الراتب.
تلميح: يمكن إلغاء الإخفاء عند طباعة قسيمة الراتب من شاشة تقرير قسيمة مرتبات الموظفين.
ثالثاً: صلاحيات المستخدمين
من خلال هذا التبويب يتم منح المستخدمين صلاحيات استخدام قسيمة راتب معين كما يمكن إلغاء صلاحية استخدام قسيمة معينة من قبل مستخدم أو أكثر.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.
تلميح: عند تعديل تصميم تقرير قسيمة الراتب بعد إصدار احتساب مرتبات شهور سابقة تبقى القسائم السابقة على نفس نمط التصميم السابق وسينفذ التعديل اعتباراً من الفترة الحالية.