الاستخدام
تستخدم الشاشة لتحقيق الأهداف التالية:
- القيام بعملية الإقفال الشهري / الفتري لأنظمة رأس المال البشري (الأجور والمرتبات – الموارد البشرية) حيث يتم الاقفال على مستوى كل فرع على حدة، مع ملاحظة أن الإقفال لا يتم إلا بعد احتساب راتب الفترة.
- إيقاف العمل في أنظمة رأس المال البشري (الأجور والمرتبات – الموارد البشرية) على مستوى الفرع والفترة، وإيقاف الفترة يستخدم في الغالب لإيقاف العمل على النظام عند عملية احتساب راتب الفترة.
- إذا وجد أكثر من فرع يمكن الترتيب حسب الفرع لمعرفة الأشهر التي تم إغلاقها على مستوى كل فرع، ويمكن الترتيب حسب الشهر.
- لإتمام عملية الاقفال الشهري للشئون الإدارية يتطلب احتساب الحضور والانصراف في نظام البصمة ويمكن تجاوزه في حالة عدم الاحتساب ويصبح إجباري عند التأشير على خيار (احتساب الرواتب بعد ترحيل بنود البصمة) في نظام المرتبات والأجور.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة مباشرةً حيث تظهر الأشهر التي سيتم اقفالها ويتم التأشير على (إغلاق) أمام الشهر المراد إقفاله ومن ثم النقر على زر الاقفال في شريط الأدوات، ولإيقاف فترة ما يتم النقر على زر التعديل وثم النقر على إيقاف أمام الفترة والفرع المطلوب.
إقفال الفترات
- الفترات المحتسبة: تظهر في هذا الجدول الفترات التي تم احتساب رواتب الموظفين فيها حيث لا يمكن إغلاق الفترة إلا بعد احتساب الراتب من شاشة احتساب صافي الراتب في نظام الأجور والمرتبات.
- إغلاق: يستخدم هذا العمود لغرض إغلاق الفترات وهو الإجراء الذي يترتب عليه إغلاق فترة وفتح فترة جديدة، وتتم عملية الإغلاق على مستوى كل فرع.
- حفظ: تحفظ البيانات تلقائياً بعد اقفال الشهر.
إيقاف الفترات
يمكن من خلال القسم الأسفل من الشاشة إيقاف العمل في نظام المرتبات والأجور والموارد البشرية حيث يمكن إيقاف الفترات على مستوى كل فرع.
- موقف: يستخدم هذا العمود لغرض إيقاف الفترات على مستوى كل فرع مع ملاحظة أن الفترات التي يسمح النظام بإيقافها هي الفترات التي لم يتم احتساب الراتب فيها، ولإيقاف فترة ما يتم النقر على زر التعديل وثم النقر على (إيقاف) أمام الفترة والفرع المطلوب.
- مقفل: تظهر إشارة (✓) في هذا العمود للدلالة على أن هذا الفرع قد تم إقفاله للفترة المحددة.
- مؤشر احتساب الراتب: تظهر إشارة (✓) في هذا العمود للدلالة على أن هذا الفرع قد تم احتساب صافي الراتب لموظفيه للفترة المحددة.
- إيقاف استقطاع: تظهر إشارة (✓) في هذا العمود للدلالة على أنه تم إيقاف استقطاع السلف في هذا الفرع للفترة المحددة.
- حفظ: تحفظ البيانات بعد استكمال إعداد الخيارات في الشاشة.