الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض إقفال حسابات السنة المالية المنتهية ونقل الأرصدة الختامية إلى السنة المالية التالية (الجديدة)، ويترتب عليه عدم إمكانية إضافة أي عملية خلال الفترة المنتهية إذا كان الإقفال نهائياً، وقد يحتاج المستخدم العمل في السنة المنتهية لتنفيذ التسويات اللازمة إلى جانب العمل في السنة المالية الجديدة، ففي هذه الحالة على المستخدم القيام بفتح سنة جديدة ونقل البيانات وإقفال المخزون ونقل الأرصدة مبدئياً، وبعد الانتهاء من إجراء التسويات اللازمة تتم إجراءات الإقفال النهائي.
طريقة استخدام الشاشة
قبل القيام بإجراءات الإقفال يتم عمل نسخة احتياطية للبيانات ومن ثم القيام بإجراءات الاقفال على النحو التالي:
أولاً: فتح سنة جديدة
- السنة: تظهر بيانات السنة المالية الجديدة آلياً وتمثل بيانات السنة التالية للسنة الفعالة.
- النشاط /الفرع: يعرض النظام النشاط والفرع آلياً.
- عدد الفترات: يعرض النظام عدد الفترات في هذا الحقل آلياً وفقاً للبيانات المدخلة من شهر إلى شهر.
- من شهر من سنة /إلى شهر إلى سنة: يعرض النظام آلياً بيانات السنة المالية كما هي محددة في شاشة فترات النظام ولا يمكن للمستخدم تعديلها.
- عدم السماح بالحركات المخزنية في السنة الجديدة قبل الإقفال المخزني: يتم التأشير على هذا الخيار عند رغبة المنشأة منع المستخدمين من إضافة أي حركة مخزنية في السنة الجديدة قبل الإقفال المخزني.
- فتح سنة جديدة: بالنقر على هذا الزر يتم توجيه النظام بفتح سنة جديدة خالية من البيانات، ويشترط لفتح سنة جديدة تحديث قاعدة البيانات إذا لزم الأمر، ولفتح سنة جديدة يرجى الانتظار حتى تظهر رسالة مفادها (تمت العملية بنجاح).
ثانياً: نقل البيانات
يستخدم هذا التبويب لنقل التهيئة والمتغيرات وبيانات المدخلات من السنة المنتهية إلى السنة الجديدة، بحيث لا تستدعي الحاجة إعادة التهيئة مرة أخرى في السنة الجديدة، ولكي يتم نقل البيانات بصورة كاملة يتم النقر على نقل البيانات والانتظار حتى تظهر رسالة مفادها (تمت العملية بنجاح).
- نقل البيانات: قد تم فصل هذه الخطوة عن جميع خطوات الإقفال السنوي حتى نتمكن من التعامل مع العمليات المالية للسنة الجديدة حتى لو لم تستكمل إجراءات الإقفال للسنة المنتهية، حيث يمكن للنظام اعتماد الأرصدة الافتتاحية للسنة الجديدة متى ما تم إقفالها في السنة المنتهية بشرط عدم إقفال الشهر الأول للسنة الجديدة، وعلى سبيل المثال سيتم نقل السجلات التالية:
- جميع بيانات شاشات التهيئة في كل الأنظمة.
- بيانات المستخدمين مع صلاحيات لكل مستخدم.
- الدليل المحاسبي ومراكز التكلفة والصناديق والبنوك في مدخلات الأستاذ العام.
- بيانات المجموعات والأصناف والمخازن والرفوف وتسعيرات الأصناف في مدخلات المخازن.
- بيانات التوريد والموردين في مدخلات المشتريات.
- أنواع العملاء وبيانات المحصلين والمناطق والعملاء والمندوبين في مدخلات المبيعات.
- بيانات الموظفين مع جميع البيانات المتعلقة بمدخلات نظام الأجور والموارد البشرية.
- التهيئة والمدخلات في نظام الصرافة والتحويلات.
- التهيئة والمدخلات في نظام إدارة العقارات.
- إعادة تحديث وربط البيانات مع السيرفر الرئيسي: بالنقر على هذا الزر يتم إعادة ضبط كاشيرات أنظمة نقاط البيع والمطاعم على السنة الجديدة.
ثالثاً: إعادة نقل البيانات
يظهر هذا التبويب عند الخروج من شاشة الإقفال السنوي والدخول إليها مرة أخرى وذلك بعد فتح سنة جديدة ونقل البيانات ويستخدم لإعادة نقل البيانات المستحدثة على شاشة (الدليل المحاسبي، الموردين، العملاء، الأصناف، الموظفين إلخ.) التي تم إدخالها في السنة المالية المنتهية بعد عملية النقل إلى السنة المالية الجديدة، فعلى سبيل المثال إذا أضفنا حساب جديد في الدليل المحاسبي في السنة المنتهية فإن هذا الحساب يتطلب إضافته في السنة الجديدة أيضاً، وكنوع من التسهيل للمستخدم فإنه بالإمكان نقل البيانات المستحدثة آلياً بواسطة هذا التبويب بدلاً من إدخالها يدوياً.
- رقم الشاشة / اسم الشاشة: يعرض النظام الشاشات في هذين الحقلين آلياً.
- نقل البيانات: يختار المستخدم خيار واحد من الخيارات التي تضمنها الحقل (نعم/لا).
- الحالة: يختار المستخدم خيار واحد من الخيارات التي تضمنها الحقل وبيانها كالتالي:
- كلي: يعني إعادة نقل البيانات الموقفة وغير الموقفة.
- غير موقف: يعني إعادة نقل البيانات غير الموقفة فقط.
- موقف: يعني إعادة نقل البيانات الموقفة فقط.
- إعادة نقل البيانات: بالنقر على زر إعادة نقل البيانات ينفذ النظام إعادة للشاشات التي تم تحديد نقل بياناتها بـ(نعم) في حقل نقل البيانات ووفقاً للاختيار المحدد في حقل الحالة.
رابعاً: الإقفال المخزني
هذا التبويب يستخدم لإقفال أرصدة المخازن آخر السنة المالية للمنشأة على مستوى الوحدة المحاسبية ونقلها إلى السنة الجديدة.
تقوم المنشآت بعمل جرد شامل للمخازن نهاية السنة المالية ومن ثم مقارنة الرصيد الفعلي الناتج عن الجرد الفعلي مع الرصيد الموجود في النظام ومن ثم إجراء التسويات اللازمة لتسوية الرصيد المخزني قبل نقله إلى السنة المالية الجديدة.
ومن المهم جداً إقفال المخازن في اليوم الأخير من السنة المالية ونقل الأرصدة إلى بداية السنة المالية الجديدة حتى يتسنى إدخال العمليات المخزنية المتعلقة بالسنة المالية الجديدة وذلك على العكس من إقفال الحسابات الذي يمكن أن يتأخر حسب الإجراءات المتبعة في المنشأة.
ونظرا لهذه الضرورة المحاسبية وكنوع من المرونة أتاح النظام – بعد فتح سنة جديدة – نقل أرصدة المخازن من السنة المنتهية إلى السنة التي تم فتحها وفق خيارين هما:
- الكمية المتوفرة: بموجب هذا الخيار يقوم النظام بنقل الكميات المتوفرة دفترياً (الأرصدة المخزنية) على اعتبار أن عملية الجرد وإجراء التسويات ستتم في السنة الجديدة.
- كمية الجرد: بموجب هذا الخيار يقوم النظام بنقل الكميات التي تم إدخالها في شاشة (الجرد اليدوي) واعتمادها كأرصدة افتتاحية للسنة الجديدة على اعتبار أن إجراء التسويات ستتم في السنة المنتهية.
- إقفال المخزون بدون نقل الكميات: بموجب هذا الخيار يتم إقفال المخزون بدون نقل الكميات، وفي السنة الجديدة يتم إدخال الكميات يدوياً أو باستخدام برنامج الإكسل أو بأي طريقة أخرى.
- استخدام الاستلام الآلي للتحويلات: بالنقر على هذا الزر ينفذ النظام مرتجع للتحويلات الآلية غير المستلمة أثناء عملية الإقفال وإعادة الأصناف المحولة إلى مخازنها الأصلية، ويعاد إضافة التحويلات المخزنية من جديد مطلع السنة الجديدة، وبالتالي يجب على المستخدم ترحيل الاستلام المخزني (مرتجع التحويل) من شاشة الترحيل ليقوم بعملية الاقفال الشهري، ومن ثم إتمام عملية الاقفال المخزني.
- الإقفال المخزني: بالنقر على هذا الزر ينفذ النظام إقفال أرصدة المخازن ونقل أرصدتها إلى السنة الجديدة إما الكمية المتوفرة أو كمية الجرد حسب الخيار المحدد.
خامساً: نقل بيانات المخازن
يستخدم تبويب (نقل بيانات المخازن) لنقل الطلبات المخزنية التي يمكن نقلها للسنة المالية الجديدة بنفس رقم المستند أو بتسلسل تراكمي جديد، مع إمكانية نقل المستندات الغير مستخدمة والمستندات المستخدمة جزئياً، ولنقل بيانات المخازن يتم النقر على زر نقل البيانات ثم النقر على زر التالي للانتقال إلى تبويب نقل بيانات العملاء.
سادساً: نقل بيانات العملاء
تبويب (نقل بيانات العملاء) لنقل كمبيالات المبيعات غير المستحقة، بالإضافة إلى طلبات العملاء التي يمكن نقلها للسنة المالية الجديدة بنفس رقم المستند أو تسلسل تراكمي جديد، مع إمكانية نقل الطلبات الغير مستخدمة والطلبات المستخدمة جزئياً، ولنقل بيانات العملاء يتم النقر على زر نقل البيانات ثم النقر على التالي للانتقال إلى تبويب نقل بيانات الموردين.
سابعاً: نقل بيانات الموردين
يستخدم تبويب (نقل بيانات الموردين) لنقل كمبيالات المشتريات غير المستحقة، بالإضافة إلى أوامر الشراء وطلبات الشراء التي يمكن نقلها للسنة المالية الجديدة بنفس رقم المستند أو تسلسل تراكمي جديد، مع إمكانية نقل أوامر وطلبات الشراء الغير مستخدمة والمستخدمة جزئياً، ولنقل بيانات هذا البويب يتم النقر على زر نقل البيانات ثم النقر على التالي للانتقال إلى مرحلة إقفال الأرباح والخسائر.
ثامناً: إقفال الأنظمة الأخرى
إذا كانت المنشأة لا تستخدم أي أنظمة أخرى في إطار الأونكس برو كأنظمة رأس المال البشري والأصول الثابتة والحوالات والصرافة وغيرها من الأنظمة يتم الانتقال مباشرة إلى إقفال الحسابات والأرباح والخسائر مالم فيتم إقفال تلك الأنظمة قبل إقفال الحسابات والأرباح والخسائر كما يلي:
إقفال الأصول
هذا التبويب يستخدم لنقل أرصدة الأصول بعد إهلاكها آخر السنة المالية للمنشأة على مستوى الفرع.
- نقل أرصدة الأصول: بالنقر على زر نقل أرصدة الأصول ينفذ النظام نقل أرصدة الأصول الثابتة إلى السنة الجديدة بما فيها جميع الأرصدة المتعلقة بالإهلاك ومجمعات الإهلاك.
بيانات الشئون الإدارية
هذا التبويب يستخدم لنقل يستخدم هذا التبويب لغرض نقل بيانات وأرصدة الشئون الإدارية على مستوى الفرع.
- رقم /اسم الشاشة: يعرض النظام آلياً شاشات نظام الشئون الإدارية الطلبات المختلفة، والأرصدة الافتتاحية للإجازات المطلوب نقل بياناتها إلى السنة المالية الجديدة.
- نقل البيانات: يختار المستخدم الخيار (نعم) أمام الشاشات المطلوب نقل بياناتها إلى السنة المالية الجديدة واختيار الخيار (لا) للشاشات غير المطلوب نقل بياناتها بالاختيار من القائمة.
- نقل بيانات الفرع: لتنفيذ عملية نقل بيانات الشئون الإدارية وفقاً للخيارات المحددة في هذا التبويب يتم النقر على زر (نقل بيانات الفروع) في تبويب فتح السنة الجديدة.
إقفال الحوالات والصرافة
من خلال هذا التبويب يتم تفعيل المؤشر في الحقول الموضحة أمام كل من:
- نقل حوالات الوكلاء: ويقصد بالوكلاء الذين تتعامل معهم منشأة الصرافة ولديهم أنظمة أخرى غير نظام المنشأة ويتم نقل حوالات الخاصة بهم (التي لم تصرف حتى تاريخ الإقفال) عن طريق نظام الويب المعد للاتصال مع الوكلاء.
- نقل الحوالات الواردة: ويقصد فيها الحوالات الواردة من الفروع التابعة للمنشأة ويتم نقل الحوالات الواردة منهم (التي لم تصرف حتى تاريخ الإقفال) من واقع نظام الحوالات والصرافة.
- نقل الحوالات الصادرة: ويقصد فيها الحوالات الصادرة إلى فروع المنشأة ويتم نقل الحوالات الصادرة منهم (التي لم تصرف حتى تاريخ الإقفال) من واقع نظام الحوالات والصرافة.
- نقل بيانات الفرع: لتنفيذ عملية نقل بيانات الحوالات والصرافة وفقاً للخيارات المحددة في هذا التبويب يتم النقر على زر (نقل بيانات الفروع) في تبويب فتح السنة الجديدة.
إقفال العقارات
من خلال هذا التبويب يتم النقر على زر (إقفال ونقل البيانات) ويترتب عليه نقل عقود العقارات السارية إلى السنة الجديدة ويهمل العقود المنتهية، وبعد عملية الاقفال يظهر رقم المستخدم الذي قام بعملية نقل البيانات وتاريخ النقل.
تاسعاً: نقل بيانات الحسابات
يستخدم هذا التبويب لنقل البيانات التي لها استحقاقات في سنوات تالية مثل الشيكات غير المستحقة وبيانات الضمانات، بالإضافة إلى طلبات الأستاذ العام وتسويات المصروفات والإيرادات المقدمة التي يمكن نقلها للسنة المالية الجديدة بنفس رقم المستند أو تسلسل تراكمي جديد، ولنقل البيانات يتم النقر على زر نقل البيانات ثم النقر على زر التالي للانتقال إلى تبويب إقفال الأرباح والخسائر.
عاشراً: إقفال حسابات الأرباح والخسائر
يستخدم هذا التبويب لإقفال حسابات (الإيرادات والمصروفات) للسنة المالية المنتهية على مستوى كل فرع، مع العلم أنه لا يظهر هذا التبويب إذا كانت طريقة إقفال الأرباح والخسائر (شهري) في متغيرات الأستاذ العام.
تنويه
قبل البدء في إجراءات الإقفال ننوه إلى ضرورة التأكد من:
- أن جميع التسويات المالية التي لها أثر على تقييم حسابات المصروفات والإيرادات قد تمت بالكامل.
- أنه تم الإقفال الشهري لجميع أشهر السنة المالية كون النظام لن يسمح بإتمام الإقفال للأرباح والخسائر ما لم تكن جميع الأشهر مقفلة.
وتظهر تفاصيل التبويب كما يلي:
- رقم الفرع /اسم الفرع: يعرض النظام الفروع التي تتكون منها المنشأة في هذين الحقلين آلياً.
- إقفال: يفعل المؤشر (إقفال) أمام الفرع المطلوب إقفال الأرباح والخسائر الخاصة به.
- رقم الحساب: حقل رقم الحساب المقصود هنا هو الحقل المبين أسفل الشاشة ويختار فيه المستخدم رقم حساب الأرباح والخسائر الذي سيتم فيه قيد صافي الأرباح / الخسائر للفرع، ويمكن أن يكون لكل فرع حساب مختلف، وعادة ما يكون هذا الحساب ضمن حسابات الخصوم، ويتم إدخال رقم الحساب مباشرة أو باختياره من قائمة الحسابات التي تظهر بواسطة (F9)، وبمجرد إدخال الرقم يظهر عملة واسم الحساب في الحقول المخصصة.
- إقفال الأرباح والخسائر: بالنقر على زر إقفال الأرباح والخسائر المبين أسفل الشاشة ينفذ النظام عملية إقفال حسابات الأرباح والخسائر آلياً بتصفير أرصدة جميع حسابات الأرباح والخسائر وإقفالها في الحساب الذي تم تسجيله في حقل (رقم الحساب) وبذلك تكون النتيجة النهائية للنشاط في السنة المالية هي صافي ما تم إقفاله في هذا الحساب.
تلميح
بعد إتمام عملية الإقفال يعرض النظام آلياً رقم /اسم الحساب، وعملة الإقفال، والمبلغ (صافي الربح أو صافي الخسارة)، والمستخدم الذي قام بعملية الإقفال، وتاريخ الإقفال أمام الفرع الذي تم إقفال الأرباح والخسائر الخاصة به.
أحد عشر: إقفال الحسابات
يستخدم هذا التبويب لتنفيذ الإجراء الأخير في الإقفال السنوي المتمثل في إقفال الحسابات ونقل أرصدتها إلى السنة المالية الجديدة
تنويه: قبل البدء بإجراءات إقفال الحسابات في هذا التبويب ننوه إلى ضرورة التأكد من استكمال الآتي:
- إدخال جميع التسويات المتعلقة بالسنة المالية المنتهية.
- إقفال جميع الفترات المحاسبية من بداية الفترة وحتى نهاية الفترة.
- إقفال حسابات الأرباح والخسائر حيث لا يمكن الإقفال السنوي مالم يتم إقفال حسابات الأرباح والخسائر لجميع الفروع.
- نقل البيانات والأرصدة لمختلف الأنظمة والمواضيع (المخزون – الضمانات – الشيكات – الأصول الثابتة – الأجور والمرتبات الشئون الإدارية، الأصول، الحوالات والصرافة، العقارات، … الخ).
- نقل الأرصدة مبدئياً: تفعيل المؤشر في هذا الحقل يتيح للمستخدم نقل الأرصدة بصورة مبدئية إلى السنة الجديدة بمعنى أنه يمكن للمستخدم التعديل في الحسابات التي تم إقفالها مبدئياً، أما إذا لم يتم تفعيل المؤشر في هذا الحقل، فيعني ذلك أن إقفال الحسابات سيكون نهائياً ولا يمكن التعديل على الحسابات المقفلة.
- الإقفال مع مراكز التكلفة والمشاريع والأنشطة: عرض المؤشر في الحقل يعني إقفال (المراكز/المشاريع/ الأنشطة) مع الحسابات، وعدم عرضها يعني أنها لا تقفل مع الحسابات، أما آلية عرض المؤشر إذا كان الخيار المحدد في شاشة المتغيرات العامة في التهيئة العامة للنظام أمام مركز التكلفة أو بيانات المشاريع أو بيانات الأنشطة (إجباري) فإن المؤشر سوف يظهر آلياً في هذا التبويب غير قابل للتعديل أما إذا كان الخيار (اختياري) أو (ح/ أرباح وخسائر) فيمكن للمستخدم تفعيل أو عدم تفعيل المؤشر حسب الحاجة إلى ذلك.
- الأرصدة الافتتاحية (للعملاء/للموردين/للاعتمادات): عرض المؤشر في الحقل يعني نقل الأرصدة الافتتاحية (للعملاء/للموردين/ للاعتمادات) إلى السنة الجديدة، وعدم عرضها يعني عدم نقلها، أما آلية عرض المؤشر إذا كان النقل مبدئياً في هذا التبويب فإن المؤشر سوف يظهر افتراضياً في الحقول قابل للإخفاء من قبل المستخدم أما إذا كان النقل نهائياً فإن المؤشر سيعرض آلياً غير قابل للتعديل أمام حقول الأرصدة الافتتاحية (للعملاء/للموردين/للاعتمادات).
- الإقفال مع المندوبين: عرض المؤشر في الحقل يعني إقفال الحسابات مع (المندوبين) المرتبطين بالعملاء إلى السنة الجديدة، وعدم عرضها يعني عدم نقلها، أما آلية عرض المؤشر فهي اختيارية حسب الحاجة إلى ذلك سواءً أكان الإقفال مبدئياً أم نهائياً.
- أنواع الحسابات: يتضمن هذا الحقل الخيارات التالية:
- الميزانية العمومية: يعني إقفال ونقل الحسابات التي نوعها ميزانية عمومية فقط.
- كلي: يعني إقفال ونقل الحسابات التي نوعها ميزانية عمومية وأرباح وخسائر وذلك في حالة نقل الأرصدة مبدئياً فقط.
- الموردين: يتضمن هذا الحقل الخيارات التالية:
- نقل كقسط وحيد رصيد افتتاحي: يتم نقل رصيد كل مورد على أساس قسط واحد فقط.
- نقل الأقساط غير المسددة: يتم نقل الأقساط التي لم يتم تسديدها سواءً كانت مستحقة السداد في السنة المنتهية أو في السنة الجديدة أما التي تم تسديدها لا يتم نقله.
- نقل الأقساط المستحقة في السنة الجديدة: يتم من خلال هذا المتغير نقل الأقساط المستحقة في السنة الجديدة فقط.
- العملاء: يتضمن هذا الحقل الخيارات التالية:
- نقل كقسط وحيد رصيد افتتاحي: يتم نقل رصيد كل عميل على أساس قسط واحد فقط.
- نقل الأقساط غير المسددة – سداد يدوي: يتم نقل أقساط العملاء غير المسددة سداداً يدوياً استناداً على عمود (سداد يدوي) في سند القبض.
- نقل الأقساط غير المسددة – توزيع آلي: يتم نقل أقساط العملاء غير المسددة – توزيع آلي استناداً على المبلغ المتبقي في حساب العميل.
- إقفال الحسابات: يشترط لإقفال الحسابات النهائي إقفال الأرباح والخسائر، ويستخدم هذا الزر لتوجيه النظام بإقفال الحسابات ومن ثم نقل أرصدتها إلى السنة التالية.
عند النقر على الموافقة يقوم النظام بنقل الأرصدة النهائية لجميع الحسابات (الميزانية العمومية أو كلي) في حالة النقل المبدئي إلى السنة الجديدة أما في حالة الاقفال النهائي سيتم نقل أرصدة حسابات الميزانية فقط، ثم يعرض النظام – عند إتمام عملية الإقفال – رسالة التأكيد (تم إقفال الحسابات).