الاستخدام
تستخدم شاشة تفاصيل وثائق الموظفين عند حاجة المنشأة تدوين تفاصيل إضافية لبيانات نوع الوثائق، فالبيانات المتوفرة التي تستخدم في شاشة إدخال وثائق الموظفين هي رقم الوثيقة وتاريخ ومكان الإصدار وتاريخ الانتهاء، فإذا كانت المنشأة ترغب بإضافة بيانات للوثيقة غير البيانات المتاحة كإضافة حقل للبيان وحقل لعدد المرفقات أو إضافة بيانات مرمزة بالنظام كالجنسية والجنس والوظيفة والدرجة يقوم المستخدم بإضافة تلك التفاصيل من هذه الشاشة.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- نوع الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الوثيقة التي تحتاج إلى تفاصيل، ويتم تحديد نوع الوثيقة من الأنواع التي تظهر وهي أنواع الوثائق التفصيلية التي تم ترميزها في شاشة تهيئة وثائق الموظفين.
- رقم الحقل: يستخدم هذا العمود لإدخال التسلسل الرقمي للأنواع التفصيلية للحقول المطلوب إضافتها.
- الاسم المحلي: يستخدم هذا العمود لإدخال اسم الحقل باللغة المستخدمة في النظام.
- الاسم الأجنبي: يستخدم هذا العمود لإدخال اسم الحقل باللغة الأجنبية.
- نوع البيانات: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع البيانات المستخدمة في الحقل الذي سيتم إضافته وما إذا كانت رقمية أو حرفية أو تاريخ.
- مرتبط بـ: يستخدم هذا العمود في حالة ربط مسمى الحقل ببيانات ثابتة في النظام كأن يتم ترميز حقل خاص بالبلدان – يرغب المستخدم إضافته إلى شاشة إدخال وثائق الموظفين – فيتم تحديد خيار (البلدان) وعلى ضوء هذا التحديد يظهر في هذا الحقل قائمة بالبلدان يتم تحديد البيانات منها وهكذا في حالة إضافة الجنسية أو الجنس وغيرها من البيانات.
تلميح: في حالة استخدام (مرتبط بــ) سيظهر الحقل في شاشة إدخال وثائق الموظفين على شكل قائمة تنسدل منها البيانات كالبلدان والجنسية أما عدم استخدامه فسيظهر الحقل كحقل نصي يتم إدخال البيانات فيه مباشرة.
- موقف: يستخدم هذا الخيار لتوقيف العمل بالحقل الإضافي.
- سبب التوقيف: يستخدم هذا الحقل لتحديد سبب توقيف الحقل الإضافي.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.