الاستخدام
تستخدم شاشة طلب إدخال وثائق الموظفين بغرض طلب إضافة وثائق إلى ملف الموظف مع إدخال تفاصيل بيانات كل وثيقة على مستوى كل نوع من أنواع الوثائق.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لتحديد الموظف الذي سيتم طلب إدخال الوثائق الخاصة به، وبمجرد تحديد الرقم يظهر اسم الموظف والبيانات المرتبطة به في الحقول المخصصة لها.
- نوع الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الوثيقة الرئيسي الذي سيتم ربطه بالموظف ونفترض أن نوع الوثيقة هو (جواز السفر).
- تفاصيل الوثائق: يستخدم الجدول الذي يظهر أسفل الشاشة لإدخال تفاصيل الوثيقة، فبعد تحديد نوع الوثيقة الرئيسي يتم إدخال تفاصيل هذا النوع في هذه الحقول مع إمكانية تعدد تلك التفاصيل لبعض الوثائق، وكون المستخدم قام بتحديد نوع (جواز السفر) في الحقول السابقة يقوم في هذه الحقول بإدخال بيانات الجواز الخاص به وإدخال بيانات الجوازات الخاصة بأفراد عائلته إذا كان موظف أجنبي، وإذا تم تحديد نوع (وثائق المؤهل والدورات) في الحقول السابقة يتم إدخال بيانات كل مؤهل أو كل دورة يحصل عليها الموظف وهكذا في باقي الأنواع، ويتم إدخال مختلف البيانات بما فيها بيانات فترة الصلاحية – إن وجدت – المتمثلة بتاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء.
- تاريخ الإصدار المقابل / تاريخ الانتهاء المقابل: تستخدم هذه الأعمدة في حالة رغبة المستخدم إدخال التاريخ المقابل لتاريخ الإصدار أو لتاريخ الانتهاء، فعلى سبيل المثال إذا كان النظام يعمل بالتقويم الهجري ويرغب المستخدم بالتعامل مع التاريخ الميلادي يقوم بإدخاله في هذه الأعمدة أو العكس.
- البيانات الإضافية: إذا تم ترميز بيانات تفصيلية لنوع الوثائق في شاشة البيانات التفصيلية للوثيقة فيستطيع المستخدم إدخال وتدوين تلك البيانات من الشاشة الجانبية التي تظهر بمجرد النقر على الزر الذي يقع نهاية كل صف من صفوف الجدول.
- مستخدم: تظهر فيه إشارة (ü) للدلالة على أن الطلب قد تم استخدامه في شاشة إخلاء إدخال وثائق الموظفين.
- مدخل في نظام الويب: تظهر فيه إشارة (ü) للدلالة على أن الطلب تم إدخاله في نظام الخدمة الذاتية.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.
- الاعتماد: تستخدم هذه الأيقونة التي تظهر في شريط المهام لغرض اتخاذ الإجراء المناسب للطلب باعتماده أو رفضه.