الاستخدام
تستخدم شاشة تهيئة وثائق الموظفين بغرض تهيئة أنواع الوثائق المرتبطة بالموظفين التي ستضاف إلى ملف الموظف سواءً كان لها علاقة بالتوظيف أو باستمرار الموظف في عمله كالمؤهلات والهويات والضمانات التجارية والإقامات، مع العلم بأنه يمكن ترميز تلك الأنواع من شاشة (ترميز أنواع الوثائق) في تهيئة النظام.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
يتم ترميز البيانات الرئيسية للوثائق حيث يتم إدخال رقم واسم الوثيقة الرئيسي كأن يتم ترميز (الهويات) أو (المؤهلات).
ثانياً: البيانات التفصيلية
يتم ترميز أنواع الوثائق التفصيلية لنوع الوثيقة الرئيسي الذي تم ترميزه في البيانات الرئيسية على النحو التالي:
- الرمز الفرعي: يستخدم هذا العمود لإدخال التسلسل الرقمي للأنواع التفصيلية للوثائق.
- الاسم المحلي: يستخدم هذا العمود لإدخال اسم النوع التفصيلي للوثيقة باللغة المستخدمة في النظام كأن يتم ترميز (بطاقة شخصية) أو (جواز سفر).
- الاسم الأجنبي: يستخدم هذا العمود لإدخال اسم النوع التفصيلي للوثيقة باللغة الأجنبية.
- الترتيب: يستخدم هذا العمود لترتيب الأنواع التفصيلية بحسب أهميتها أو بحسب كثرة استخدامها أو بما يراه مدير النظام، حيث يمكن منح الأنواع أرقاماً بموجبها تظهر تلك الأنواع في الشاشات المعنية مرتبة حسب الترتيب الذي يتم في هذا العمود.
- ملاحظات: يستخدم هذا العمود لتدوين أية ملاحظات على نوع الوثيقة.
- موقف: يستخدم هذا الخيار لتوقيف العمل بنوع الوثيقة، بمعنى أن توقيفها لن يكون متاحاً ربطها بأي موظف.
- سبب التوقيف: يستخدم هذا الحقل لتحديد سبب توقيف نوع الوثيقة.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.