الاستخدام
تستخدم شاشة طلب تصفية عهدة مالية بغرض تقديم طلب إخلاء وتصفية العهد المالية التي تم صرفها للموظفين، ويتيح النظام طلب تصفية العهد التي تم صرفها خلال السنة الحالية أو العهد التي تم ترحيلها من سنوات سابقة أو تم إدخالها كعهد افتتاحية، وفي الوقت الذي يمكن فيه طلب تصفية العهد بنفس مبلغ العهدة يمكن تصفيتها أيضا بأقل أو أكثر من مبلغ العهدة مع معالجة ما سيترتب على ذلك من تأثيرات، وتجدر الإشارة إلى أن النظام يقوم بالتشييك على حدود الحسابات المدينة عند التصفية وبحسب الصلاحية الممنوحة للمستخدم في شاشة صلاحيات العمليات.
طريقة استخدام الشاشة
أولاً: البيانات الرئيسية
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه طلب تصفية العهد المالية.
- النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع طلب تصفية العهدة المالية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي لطلب تصفية العهدة المالية، ويستخدم حسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية طلب تصفية العهدة المالية، ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
- رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الإدارية.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
- رقم العهدة: يستخدم هذا الحقل لتحديد رقم العهدة المالية التي سيتم طلب تصفيتها، وبمجرد تحديد العهدة يظهر مبلغها في حقل (مبلغ العهدة).
- رقم الموظف: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الموظف الذي بعهدته العهدة التي تم تحديدها في حقل (رقم العهدة) السابق ، كما تظهر باقي بيانات العهدة وبيانات الموظف في الحقول المخصصة لها.
- مبلغ التصفية: يستخدم هذا الحقل لإدخال المبلغ الذي سيتم طلب تصفيته من العهدة، ويمكن استخدامها على النحو التالي:
- تصفية بنفس مبلغ العهدة
- تصفية جزء من العهدة (دفعات)
- تصفية بمبلغ أقل
- تصفية بمبلغ أكبر
- البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
- بيانات أخرى: تظهر البيانات المالية للعهدة المتمثلة بالبند والحساب ومركز التكلفة في هذا التبوب آلياً بمجرد تحديد رقم العهدة، وستتأثر كمدين في عملية تصفية العهدة.
- مدخل من نظام الويب: تظهر فيه إشارة (ü) للدلالة على أن الطلب تم إدخاله في نظام الخدمة الذاتية.
- عهدة مستعاضة: تظهر في هذا الحقل إشارة (ü) للدلالة على أن العهدة مستعاضة وهي العهدة التي بموجبها سيتولد سند صرف من الاستاذ العام وعملية الصرف هذه بمثابة عهدة سيتم قيدها على الموظف وسيتطلب تصفيتها.
- إقفال العهدة: يستخدم هذا الخيار عند الانتهاء من تصفية العهدة سواءً تمت التصفية بتفس مبلغ العهدة أو أقل أو أكثر، وبموجب تحديده بإشارة (ü) سيتم إقفال العهدة نهائياً وستظهر في شاشة سندات القبض في الاستاذ العام عند التصفية بمبلغ أقل من مبلغ العهدة كي يتم تسديد المبلغ المتبقي من العهدة أو في سندات الصرف عند التصفية بمبلغ أكبر من مبلغ العهدة كي يتم صرف المبلغ الفارق.
- مستخدم: تظهر فيه إشارة (ü) للدلالة على أن الطلب قد تم استخدامه في شاشة تصفية العهد المالية.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يستخدم الجدول أسفل الشاشة لتحديد أنواع تصفية العهد، وهي أوجه الصرف التي صرفت فيه العهدة، ويتم تحديد نوع أو أنواع التصفية وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع تصفية العهد في تهيئة النظام، وتمثل هذه الأنواع الجانب المدين في قيد تصفية العهدة ويتم فيه تحديد:
- رقم / اسم النوع: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد نوع أو أنواع تصفية العهدة حسب الأنواع التي تم ترميزها في شاشة (ترميز أنواع تصفية العهد) في التهيئة، وبمجرد تحديد النوع تظهر البيانات المرتبطة به ومنها الحساب الذي سيتأثر كمدين ومركز التكلفة.
- العملة: يتم تحديد عملة التصفية أي أنه يمكن تصفية العهدة بأكثر من عملة بنفس حركة التصفية.
- سعر التحويل: يظهر سعر التحويل للعملة من شاشة تهيئة العملات مع إمكانية تعديل السعر بحدود الصلاحية الممنوحة للمستخدم.
- المبلغ: يستخدم هذا العمود لإدخال مبلغ كل نوع حسب العملة المختارة.
- المبلغ المحلي: يمثل نتيجة حاصل ضرب سعر التحويل في المبلغ.
- المبلغ بعملة العهدة: يظهر في هذا الحقل المبلغ المقابل بعملة العهدة والمدخلة في شاشة منح عهدة مالية.
- الضريبة%/ الضريبة: تستخدم هذه الأعمدة لإدخال نسبة أو مبلغ الضريبة إن وجد.
- الضريبة بالعملة المحلية: يمثل نتيجة حاصل ضرب سعر التحويل في مبلغ الضريبة.
- الضريبة بعملة العهدة: يظهر في هذا الحقل آلياً المبلغ المقابل لمبلغ الضريبة بعملة العهدة التي تم تحديدها في شاشة منح عهد مالية.
- الإجمالي: يظهر في هذا العمود إجمالي مبلغ النوع وهو عبارة عن إجمالي المبلغ والضريبة.
- الإجمالي بالعملة المحلية: يظهر في هذا العمود بشكل آلي حاصل جمع المبلغ المحلي والضريبة بالعملة المحلية.
- الإجمالي بعملة العهدة: يظهر في هذا العمود بشكل آلي حاصل جمع المبلغ بعملة العهدة والضريبة بعملة العهدة.
- رقم المرجع: لإدخال رقم المرجع الخاص بالتصفية على مستوى النوع.
- الحساب: يظهر الحساب آلياً إذا كان مرتبط بنوع التصفية، أما إذا لم يكن مرتبط فيتم إدخاله يدوياً.
- الإجماليات: تظهر إجماليات الطلب في الحقول المخصصة لها اسفل الشاشة، ويجب أن يتساوى الإجمالي مع المبلغ الذي تم إدخاله في حقل (مبلغ التصفية) في البيانات الرئيسية.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.
- الاعتماد: تستخدم هذه الأيقونة التي تظهر في شريط المهام لغرض اتخاذ الإجراء المناسب للطلب باعتماده أو رفضه، وتتم عملية الاعتماد أو الرفض بموجب صلاحية تمنح للمستخدم المخول القيام بمثل تلك المهام.