بيانات الأصناف

الاستخدام

تُعتبر شاشة بيانات الأصناف من أهم شاشات النظام، وذلك لاحتوائها على جميع تفاصيل الأصناف، فمن خلالها يُمكن تعريف الأصناف بمختلف بياناتها بما في ذلك الأصناف المركبة على اعتبار أن الصنف هو العنصر الأساسي في نظام إدارة المخازن، حيث يتم تعريف البيانات الأساسية للصنف والتي تظهر في بطاقة الصنف والمتضمنة اسم الصنف ورقمه والمجموعة التي ينتمي لها والمواصفات الخاصة به ووضع حدود التعامل مع الصنف مثل حد الطلب والحد الأعلى والحد الأدنى على مستوى الصنف.

تتضمن الشاشة العديد من التبويبات الرئيسية المتضمنة للبيانات الأساسية للصنف وعدد من التبويبات الفرعية ذات العلاقة بالوحدات والموردين وتسعيرة الأصناف … إلخ.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي:

أولاً البيانات الأساسية

هي البيانات في القسم أعلى الشاشة.

• المجموعة الرئيسية: يستخدم هذا الحقل – إجبارياً -لاختيار مجموعة الأصناف التي ينتمي إليها الصنف، والتي تستدعي البيانات التي تم إعدادها في شاشة “مجموعات الأصناف” في تهيئة النظام.
• الصنف: يستخدم هذا الحقل إجبارياً لإدخال رقم الصنف الذي يتم تعريفه، علماً بإن لكل صنف رقم خاص به ولا يسمح بتكرار نفس الرقم مع أكثر من صنف.
• اسم الصنف: يتم في هذا الحقل إجبارياً إدخال اسم الصنف باللغة الافتراضية للنظام، ويراعى عند كتابة اسم الصنف الوضوح الكامل كونه سيظهر في وثائق النظام الأخرى والتقارير والفواتير.
• الاسم الأجنبي: يدون المستخدم في هذا الحقل اختيارياً الصنف باللغة الأجنبية أو الثانوية للنظام.
• مواصفات الصنف/ الوصف الأجنبي: تتيح هذه الحقول تدوين مواصفات الصنف إذا كان للصنف تفاصيل للمواصفات يصعب ذكرها في اسم الصنف كالأسماء التجارية والفنية وغيرها، سواءً باللغة الافتراضية للنظام في حقل “مواصفات الصنف”، أو باللغة الأجنبية في حقل “الوصف الأجنبي”.
• نوع الصنف: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الصنف الذي ينتمي إليه الصنف.
• صنف خدمي: يعتبر الصنف عند التأشير على هذا المؤشر صنف خدمي أي لا يتم تخزينه في المخازن، والذي يؤثر بدوره بشكل آلي على إخفاء حقل “التكلفة الأولية” و”استخدام رقم الدفعة”.
• حدد الصورة: يمكن للمستخدم هنا وضع صورة للصنف.

ثانياً: التوقيف

يستخدم هذا التبويب لإيقاف التعامل مع الصنف لفترة معينة مع إمكانية تحديد الفترة الزمنية الخاصة بالتوقف في حقلي (تاريخ التوقيف / إلى تاريخ).

ثالثاً: البيانات الرئيسية

• التصنيف: يستخدم الحقل لاختيار التصنيف الخاص بالصنف.
• الرقم العالمي للصنف: يتم في هذا الحقل إدخال الرقم العالمي للصنف، الذي يقصد به الرقم التجاري العالمي للسلعة (GTIN) أو “باركود عالمي” وهو رقم معرِّف فريد مكون من 14 خانة ومعترف به دوليًا للمنتج، ويستخدم الحقل لربط الصنف بالرقم العالمي.
• التكلفة الأولية: يستخدم هذا الحقل لإدخال تكلفة الوحدة الواحدة للأصناف التي لها أرصدة مخزون افتتاحي.
• الضريبة%: في هذا الحقل يحدد المستخدم نسبة الضريبة المستحقة على شراء وبيع الصنف الذي يتم تعريفه في الشاشة.
• متوسط التكلفة: في هذا الحقل يعرض متوسط التكلفة تلقائيًا.
• الحد الأعلى للخصم في المبيعات: هذا الحقل يحدد المستخدم الحد الأقصى للخصم الذي يمكن تطبيقه على هذا الصنف عند البيع في نظام المبيعات، على سبيل المثال: إذا كان الحد الأعلى للخصم 10%، فإن الحد الأقصى للخصم الذي يمكن تطبيقه على صنف بقيمة 100 هو 10.
• الحد الأعلى للمجاني في المبيعات: هذا الحقل يحدد الحد الأقصى للكمية التي يمكن بيعها مجانًا مع هذا الصنف.
• سعر البيع الافتراضي: يتم في هذا الحقل إدخال سعر البيع الافتراضي كبيان مرجعي افتراضي.
• فترة الإرجاع بالأيام: يتم في هذا الحقل اختيارياً تحديد فترة الإرجاع بعد البيع بالأيام للأصناف التي تقبل الإرجاع وبعدها لن يسمح النظام بعمل المرتجع.
• استخدام تاريخ الانتهاء: بتفعيل المستخدم لهذا المؤشر فهذا يعني أن الصنف له صلاحية محددة، ويتعامل مع تواريخ الانتهاء.
• فترة الارتجاع قبل الانتهاء بالأيام: يتم إدخال عدد الأيام اللازمة قبل تاريخ الانتهاء للسماح بالقيام بعملية مردودات/ مرتجعات في المخزون.
• السماح بتوريد/ شراء الصنف قبل الانتهاء بالأيام: يتم إدخال عدد الأيام اللازمة قبل تاريخ الانتهاء للسماح بالقيام بعمليات توريد في المخزون.
• الحد الأدنى: يقصد به أقل كمية يمكن الاحتفاظ بها من الصنف الواحد بالمخزون، وأي نزول عن هذا الحد يعتبر مؤشر لاقتراب الوصول لنقطة حد الأمان، والهدف من تحديد الحد الأدنى هو ضمان الرقابة على مستويات المخزون، ويكون تحديد الحد الأدنى للصنف تقديري أو ما يعادل نصف الحد الأعلى.
• الحد الأعلى: يقصد به أقصى كمية يمكن الاحتفاظ بها من الصنف الواحد بالمخزون، وأي زيادة عن هذا الحد يعتبر زيادة في المخزون، الهدف من تحديد الحد الأعلى هو ضمان عدم تعطيل رأس المال في تخزين أصناف قد لا يتم استخدامها في الوقت الحالي أو الطلب عليها منخفض، وبالتالي زيادة تكلفة التخزين أيضاً.
• حد الطلب: نقطة حد الطلب-أو تعرف عادة باسم نقطة إعادة الطلب-، ويُقصد بها كمية الوحدات الموجودة في المخزون والتي عندها ينشأ أمر شراء آلياً لوحدات إضافية، ويُراعى أثناء تحديد المنشأة لنقطة حد الطلب تقدير كمية المبيعات من الصنف في المستقبل القريب، وكذلك يُراعى تقدير عدد الأيام أو المهلة الزمنية لشراء الوحدات الإضافية، وأيضاً يُراعى كمية وحدات مخزون حد الأمان.
• حد الأمان: يُقصد بها نقطة مخزون الأمان وهو كمية إضافية من صنف ما، تحتفظ به المنشأة في المخزون لتقليل مخاطر نفاد الصنف، ويعمل مخزون الأمان كمخزن مؤقت في حالة زيادة معدل مبيعات أحد الأصناف عن المخطط له أو عدم قدرة الموردين على تسليم وحدات أمر الشراء الإضافية في الوقت المتوقع والصادرة عند تحقق نقطة حد الطلب.
• يباع نقداً: يستخدم هذا المؤشر في حالة بيع الصنف نقداً فقط في نظام المبيعات، أي لا يمكن أن يباع بالآجل.
• غير قابل للبيع: يعتبر الصنف عند التأشير على هذا المؤشر غير قابل للتعامل مع فاتورة المبيعات، أي أنه صنف للاستخدام الداخلي.
• غير قابل للشراء: يعتبر الصنف عند التأشير على هذا المؤشر غير قابل للتعامل مع فاتورة الشراء، أي لا يُمكن شراؤه من خارج المنشأة، فقد يكون المؤشر مفيداً مع الأصناف التي يتم تصنيعها داخلياً.
• غير قابل للارتجاع: تفعيل هذا المؤشر يعنى أن النظام لا يسمح بإرجاع الصنف في شاشة مردود المبيعات، ويؤثر بدوره على إخفاء حقل “فترة الارتجاع بالأيام”.
• استخدام الكسور في الكميات: تفعيل هذا المؤشر يعني السماح بالتعامل مع الكسور العشرية في حقول الكمية للصنف في مختلف شاشات العمليات، على سبيل المثال: عند الإدخال في شاشة العمليات وحدات خاصة بالوزن فيسمح النظام أن تكون (50) كيلو جرام و(500) جرام، أو مع الوحدات الخاصة بالأطوال أن تكون (30) متر و(25) سم وهكذا.
• استخدام رقم الدفعة: يظهر هذا المؤشر في حالة تفعيل متغير “استخدام رقم الدفعة” في المتغيرات العامة، ويستخدم رقم الدفعة للصنف، عند عملية توريد الصنف.

رابعاً: بيانات أخرى

• الشد: يُمثل الشد وحدة أعلى أو كمية أعلى لوحدة قياس الصنف، على سبيل المثال كرتونة زجاجات مياه معدنية تحتوي على 12 زجاجة، الكرتونة هي الوحدة الأعلى أو الكمية الأعلى أي “الشد” للوحدة الصغرى الزجاجة، وتتكون من 12 زجاجة، ويلاحظ أن الحقل يستخدم كمعلومة مرجعية، ولا يؤثر في رصيد الصنف بالمخازن.
• اللون/ الخامة/ الماركة/ الموسم/ رقم التصنيع/ الشركة المصنعة/ بلد الصنع: تستخدم هذه الحقول لتدوين بيانات تفصيلية أكثر عن الصنف كمعلومات مرجعية إضافية، وقد يستفاد منها في إصدار التقارير.
• تاريخ أول توريد: يظهر تاريخ أول حركة توريد تمت على الصنف.
• محجوز/ سبب الحجز: إذا تم التأشير على مؤشر محجوز، فإن النظام يعتبر الكمية المتوفرة من الصنف في المخازن محجوزة، ولا يمكن بيعها أو صرفها مالم يتم إلغاء عملية الحجز من هذا المؤشر، مع إمكانية تدوين سبب للحجز.
• ملاحظات: يتم في هذا الحقل كتابة أي ملاحظات تخص الصنف.

خامساً: وحدات القياس

يستخدم تبويب وحدات القياس لغرض إدخال وحدات قياس الصنف، حيث يسمح النظام قياس الصنف بأكثر من وحدة، على سبيل المثال يمكن أن يتم القياس بالكرتون والباكت والحبة.

• وحدات القياس: تستخدم هذه الحقول لاختيار وحدات قياس الصنف سواءً كانت وحدة قياس واحدة أو أكثر، ويتم الاختيار من القائمة.
• العبوة: يستخدم هذا الحقل لإدخال عبوة وحدات القياس إذا كان لها عبوة، فإذا افترضنا أن وحدة القياس كرتون، فإن هذا الكرتون يمكن أن تكون عبوته 20 حبة.
• وحدة رئيسية: يستخدم لاختيار الوحدة الافتراضية للصنف التي يتم التعامل معها واستعراضها في بيانات المخزون مع إمكانية التعامل مع بقية الوحدات الخاصة بالصنف، مثال توضيحي: نفترض أن “زجاجة لبن” هي الوحدة الرئيسية ولها مستوى تسعير خاص بها، ففي هذه الحالة ستظهر تقارير هذا الصنف بالزجاجة بشكل افتراضي مع إمكانية استعراض تقارير بوحدات أخرى إذا كان لهذا الصنف وحدات أخرى.
• وحدة بيع: يستخدم لاختيار الوحدة التي تظهر في فاتورة المبيعات كوحدة بيع افتراضية للصنف مع إمكانية البيع بوحدات أخرى في فاتورة المبيعات، وتظهر الحاجة لتلك المؤشرات حيث أن بعض المؤسسات تتعامل بوحدة قياس معينة في البيع ووحدة مختلفة في الشراء، فيُمكن الشراء بالحاوية أو الكرتون والبيع بالقطعة…إلخ، مثال توضيحي: بفرض أن “زجاجة لبن” هي وحدة البيع الافتراضية ولها مستوى تسعير خاص بها، كذلك يُمكن أن يكون هناك كرتون تحوي عدد أكبر بمستوى تسعير مختلف، فيُمكن التعامل بأي مستوى للصنف، زجاجة أو كرتون أو دفعة… إلخ، مع الأخذ في الاعتبار أنه لا يمكن اختيار أكثر من وحدة قياس صنف كوحدة للبيع.
• وحدة شراء: يستخدم لاختيار الوحدة التي تظهر في فاتورة المشتريات كوحدة شراء افتراضية للصنف مع إمكانية الشراء بوحدات أخرى، وتظهر الحاجة لتلك المؤشرات حيث أن بعض المؤسسات تتعامل بوحدة قياس معينة في الشراء ووحدة مختلفة في البيع، فيُمكن الشراء بالحاوية أو الكرتون والبيع بالقطعة…إلخ، مثال توضيحي: بفرض أن “زجاجة لبن” هي وحدة البيع الافتراضية ولها مستوى تسعير خاص بها، كذلك يُمكن أن يكون هناك كرتون تحوي عدد أكبر بمستوى تسعير مختلف، فيُمكن التعامل بأي مستوى للصنف، زجاجة أو كرتون أو دفعة… إلخ، مع الأخذ في الاعتبار أنه لا يمكن اختيار أكثر من وحدة قياس صنف كوحدة للشراء.
• وحدة جرد: يستخدم المؤشر لاختيار وحدة الصنف الافتراضية التي ينفذ بها جرد المخزن، مع الأخذ في الاعتبار أنه لا يمكن اختيار أكثر من وحدة قياس صنف كوحدة للجرد.
• غير قابل للبيع: يستخدم لتحديد مستوى وحدات القياس التي يُمنع بيع الصنف بها، وذلك إما بغرض الاستخدام الداخلي أو لأي أسباب أخرى مع إمكانية التعامل عليها باستخدام أوامر الصرف المخزنية، مع الأخذ في الاعتبار أنه لا يمكن اختيار هذا المؤشر إذا تم عمل حركات بيع باستخدام مستوى وحدة القياس الحالي.
• سعر البيع الافتراضي: يتم في هذا الحقل إدخال سعر البيع الافتراضي كبيان مرجعي افتراضي، ويُلاحظ أن اسم عملة سعر البيع الافتراضي بجوار الحقل هي عملة مستوى التسعير الافتراضي، مع العلم أنه إذا لم يتم ربط عملة لمستوى تسعير افتراضي للمستخدم، يتم الاعتماد على مستوى التسعير الافتراضي العام.
• الوصف: يتم إدخال وصف وحدة القياس باللغة الافتراضية للنظام.
• التوقيف: يتم النقر على هذا الزر لتوقيف التعامل مع وحدة القياس.

سادساً: الموردين

يستخدم التبويب لربط الصنف بمورد أو عدة موردين يتم شراء الصنف منهم مع تحديد سعر كل مورد.

• رقم المورد: يستخدم لاختيار المورد أو الموردين الذين سيتم ربط سعر الصنف بهم.
• العملة: يستخدم هذا الحقل لربط العملة التي سيتم بها شراء الصنف من المورد.
• وحدة القياس: يتم اختيار وحدة القياس الخاصة بالصنف الذي سيتم ربط المورد به.
• السعر: يستخدم الحقل لربط سعر المورد مع الصنف ووحدة القياس.
• سعر أول توريد: يظهر في هذا الحقل سعر أول توريد للصنف من المورد.
• رئيسي: يستخدم هذا المؤشر لتحديد المورد الرئيسي للصنف وهو المورد الذي ستكون له الأولوية في شراء الصنف منه، ويكون الاختيار الافتراضي عند التعامل مع الصنف في نظام المشتريات.
• فترة التسليم باليوم: يتم إدخال فترة تسليم المورد للصنف باليوم.
• حد الطلب: يتم في هذا الحقل تحديد حد طلب المورد للصنف الذي يتم تعريفه.
• رقم صنف المورد: يتم في هذا الحقل إدخال رقم الصنف المورد الذي يتعامل به في فاتورته ليتم ربط الصنف في المنشأة برقم الصنف المقابل له لدى المورد، مع مراعاة أنه لا يُمكن تكرار رقم صنف مُستخدم من قبل.
• وحدة قياس صنف المورد: يستخدم الحقل لاختيار وحدة صنف المورد، وذلك لربط المورد بالوحدة الخاصة بالمنشأة والوحدة الخاصة بالمورد.
• عقد من الباطن: عند تفعيل المستخدم لهذا المؤشر فهذا يعني أن المورد الذي تم اختياره في الحقل السابق هو مورد من الباطن، وهذا يعني أن هذا المورد لا ينتج الأصناف بنفسه، بل يقوم بشرائها من موردين آخرين ثم إعادة بيعها إلى المؤسسة.
• من تاريخ تفعيل/ إلى تاريخ: يحدد المدى الزمني لتفعيل ربط المورد مع هذا الصنف في المنشأة.
• التوقيف: يتم النقر على هذا الزر لتوقيف التعامل مع صنف المورد.

سابعاً: بدائل الأصناف

يستخدم هذا التبويب لربط الأصناف التي يمكن أن كون بديله لهذا الصنف.

• وحدة القياس: يتم اختيار وحدة القياس الخاصة بالصنف وهي الوحدة التي سيتم تحديد صنف بديل لها.
• الصنف البديل: يستخدم الحقل لاختيار صنف بديل للصنف الذي يتم تعريفه.
• وحدة الصنف البديل: يتم اختيار وحدة قياس الصنف البديل.
• التوقيف: يتم النقر على هذا الزر لتوقيف التعامل مع بديل الصنف.

ثامناً: تسعيرة الأصناف

• وحدة القياس: تحدد وحدة القياس التي سيتم بها وضع تسعيرة للصنف.
• رقم مستوى التسعيرة: يتيح النظام للمستخدم اختيار إحدى مستويات التسعيرة المعرفة في النظام كطريقة لصرف الأصناف.
• السعر: يقوم المستخدم في هذا الحقل بتحديد تسعير بيع الصنف.
• حفظ: يتم حفظ البيانات التي تم إدخالها بالشاشة عن طريق النقر على زر حفظ.