الاستخدام
تُستخدم الشاشة لتسجيل عمليات مرتجعات التحويلات المخزنية، حيث يتم من خلالها إعادة الأصناف إلى المخزن المصدر للكميات غير المستلمة في المخزن المستلم، تقوم الشاشة باستدعاء بيانات وثيقة “أمر التحويل المخزني” الأصلية، وعرض الأصناف والكميات المعلقة أو المستلمة جزئيًا، مع إمكانية تعديل الكمية المراد إرجاعها، وتعمل الشاشة أيضًا على تحديث أرصدة المخزون في المخزن المرتجع إليه، وإقفال قيمة البضاعة في حساب وسيط تحويل المخزون بشكل آلي، مع إنشاء القيد المحاسبي المقابل لإثبات إعادة القيمة إلى المخزن الأصلي وفق إعدادات حسابات المخزون المربوطة بمجموعات الأصناف، مما يضمن تتبع حركة البضاعة وتعزيز الرقابة المالية على المخزون.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة المالية التي ستتم عملية ارتجاع التحويل، ويتم الاختيار من الوحدات المعرفة مسبقاً في شاشة “الوحدات المالية” ضمن “البيانات الأساسية”. ويترتب على اختيار الوحدة التشغيلية ظهور المخازن التابعة لها فقط في حقل “من المخزن”، لذا يجب التأكد من أن الوحدة المختارة هي نفس الوحدة المرتبط بها المخزن (الذي سيقوم بإرجاع البضاعة) في شاشة “بيانات المخازن”.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “تلقائي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- من المخزن/ إلى مخزن: يُستخدم حقل “من المخزن”لتحديد المخزن الذي أرسل البضاعة في الأصل (المخزن المحوِّل منه)، ويستدعي الحقل بياناته من شاشة “بيانات المخازن”، وبمجرد اختياره، يظهر حقل “إلى المخزن” تلقائياً، وذلك لأن النظام يفترض أن الكمية المتبقية التي لم يتم استلامها في شاشة “استلام التحويل لمخزني”، يجب أن تعود كمرتجع إلى نفس المخزن الذي خرجت منه.
- حساب وسيط تحويل مخزني: يظهر في هذا الحقل الحساب الوسيط المرتبط بـ “المخزن المحول منه” بشكل آلي بمجرد اختياره في حقل “من المخزن”، وهو حقل غير قابل للتعديل، حيث يتم مسبقاً ربط كل مخزن بحسابه الوسيط في شاشة “بيانات المخازن”، ويُستخدم هذا الحساب في شاشة المرتجع لإقفال قيمة البضاعة التي لم يتم استلامها (المتبقية) وعكس قيمتها من الحساب الوسيط لإعادتها إلى عهدة المخزن الأصلي، حيث يظهر هذا الحساب كـ “طرف دائن” في القيد المحاسبي الناتج عن وثيقة المرتجع، لإلغاء حالة “التعليق” وإعادة القيمة المالية لحساب المخزون (الطرف المدين)، مما يضمن إحكام الرقابة على الكميات التي لم تكتمل دورة تحويلها.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام
- رقم المرجع: يستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم الحقل إجبارياً لإدخال وصف أو توضيح مختصر العملية.
- تسلسل الوثيقة المصدر: يُستخدم الحقل لاختيار رقم وثيقة “أمر التحويل المخزني” المراد عمل مرتجع للكميات المتبقية منها، ويمكن للمستخدم الضغط على زر (F9) لتظهر شاشة فرعية تحتوي على أوامر التحويل التي تم استلامها “جزئياً” أو التي لم يتم استلامها بعد، ليتم اختيار الوثيقة المطلوبة وإنزال بياناتها.
يعرض الجدول كافة وثائق أمر التحويل المخزني التي تحتوي على كميات لم يتم استلامها بعد (المعلقة في الحساب الوسيط)، ويحتوي على الأعمدة التالية:
- زر “عرض التفاصيل”: يتيح للمستخدم مراجعة الأصناف والكميات المعلقة داخل الوثيقة المختارة قبل إنزالها للتأكد من صحة المرتجع.
- زر “تنزيل”: يُستخدم بعد اختيار الوثيقة المطلوبة، حيث يقوم النظام بإغلاق هذه الشاشة ونقل الأصناف والكميات “المتبقية”(التي لم تُستلم في شاشة استلام التحويل) إلى جدول البيانات التفصيلية.
ثانياً: بيانات أخرى
- رقم السائق: يُستخدم الحقل لاختيار اسم سائق الشاحنة أو السيارة التي تحمل الأصناف المرتجعة، وذلك كبيان مرجعي للعملية، حيث يتم اختيار السائق من قائمة السائقين المُعرَّفين مسبقاً في شاشة “بيانات السائقين”.
- رقم السيارة: يستخدم الحقل لتدوين رقم السيارة أو رقم وسيلة النقل المحددة التي تحمل الأصناف، كبيان مرجعي.
- عدد المرفقات: يستخدم الحقل لتسجيل عدد الوثائق المرفقة في الأرشيف الخاص بالعملية.
- المستلم: يستخدم الحقل لاختيار اسم المستلم في المخزن المردود إليه، كبيان مرجعي.
ثالثاً: الأدلة الفرعية
تظهر في هذا التبويب أسماء الأدلة الفرعية حسب تسميتها في النظام في شاشة “تسمية الأدلة الفرعية” (مثل: مراكز التكلفة، الأنشطة، المشاريع، إلخ)، ويُستخدم لربط الوثيقة بالأدلة الفرعية وفق قواعد الرقابة المحددة مسبقاً، بناءً على ما تم ضبطه في شاشة “تسمية الأدلة الفرعية” وتحديداً في تبويب “المتغيرات العامة” ضمن حقل “طريقة الاستخدام في العمليات” لكل دليل، وذلك على النحو التالي:
- إجباري:في هذه الحالة يكون تحديد الدليل الفرعي المرتبط بالعملية إجبارياً، ولا يسمح النظام بحفظ الوثيقة ما لم يتم تعبئة هذا الحقل.
- اختياري: يسمح النظام للمستخدم بربط الوثيقة بالدليل الفرعي أو ترك الحقل فارغاً، حيث يمكن إتمام عملية الحفظ سواءً تم إدخال الدليل الفرعي أو لم يتم إدخاله.
- الأرباح والخسائر: يلزم النظام المستخدم بإدخال الدليل الفرعي إذا كان الحساب المختار في الوثيقة تابعًا لمجموعة حسابات “الأرباح والخسائر” (مثل المصروفات أو الإيرادات)، بينما يظل الحقل اختياريًا عند اختيار حسابات أخرى لا تنتمي إلى هذه المجموعة.
رابعاً: البيانات التفصيلية
يُستخدم لعرض ومراجعة البيانات التفصيلية للأصناف المرتجعة، حيث يتم إدراج البيانات آلياً بمجرد اختيار الوثيقة المطلوبة والنقر على زر “تنزيل” من شاشة البحث في حقل “تسلسل الوثيقة المصدر”.
- رقم الصنف: يظهر هذا الحقل آلياً بمجرد إنزال بيانات وثيقة “أمر التحويل المخزني “عبر حقل” تسلسل الوثيقة المصدر”، حيث يقوم النظام باستدعاء الأصناف التي لم يتم استلامها بالكامل (الكميات المعلقة) وإدراجها في البيانات التفصيلية.
ملاحظة: لا يمكن إدخال أصناف يدوياً في هذه الشاشة، حيث يقتصر دورها على استعراض الأصناف المرتبطة بوثيقة التحويل الأصلية والتي يراد إرجاع قيمتها وكميتها إلى عهدة المخزن المصدر نتيجة عدم استلامها.
- وحدة القياس/العبوة: تظهر وحدة القياس والعبوة المرتبطة بالصنف آليًا بمجرد استدعاء الوثيقة المصدر، وهي نفس وحدة القياس المستخدمة في وثيقة “أمر التحويل المخزني”، وذلك لضمان إرجاع الكميات المتبقية بنفس وحدات القياس التي تم صرفها بها من مخزن المصدر.
ملاحظة: يتأثر ظهور حقل العبوة بتفعيل متغير “إظهار عبوة الصنف”.
- تاريخ الانتهاء/ رقم الدفعة: تظهر هذه الحقول آلياً بناءً على البيانات التي تم إدخالها في وثيقة “أمر التحويل المخزني” الأصلية، وذلك لضمان إرجاع نفس كميات الصنف المرتبطة بتاريخ انتهاء محدد أو رقم دفعة معين إلى عهدة المخزن المصدر، وهي حقول غير قابلة للتعديل.
- الكمية: تظهر في هذا الحقل آلياً الكمية المتبقية (المعلقة) التي لم يتم استلامها في شاشة “استلام التحويل المخزني”، ويسمح النظام للمستخدم بتعديل هذه الكمية في حال الرغبة في إرجاع جزء من الكمية المعلقة فقط، مع بقاء الجزء الآخر متاحاً للاستلام لاحقاً.
- الكمية المستلمة: يظهر في هذا الحقل آلياً إجمالي الكميات التي تم استلامها فعلياً من هذا الصنف ضمن أمر التحويل المختار في شاشة “استلام التحويل المخزني”، وهو حقل للعرض فقط، ويستفاد منه في توضيح الكمية التي دخلت عهدة المخزن المستلم فعلياً، وبناءً عليه يتم تحديد الكمية المتبقية (الفارق) المتاحة لعمل المرتجع.
- التكلفة: يظهر هذا الحقل آلياً بناءً على تكلفة الصنف المسجلة في النظام، حيث يعتمد تحديد القيمة على المتغير “طريقة احتساب التكلفة” ضمن شاشة “متغيرات إدارة المخزون”، وهي إما “الوارد أولاً يصرف أولاً” أو “المتوسط المرجح حسب الصنف”، وتعتبر هذه القيمة للعرض فقط وغير قابلة للتعديل اليدوي، وذلك لضمان دقة تقييم المخزون المحول وتطابقه مع السياسة المالية للمنشأة، مثال توضيحي لاحتساب تكلفة التحويل آلياً، نفترض أن حركة توريد الصنف في “المخزن المحول منه” تمت كالتالي:
- وارد (1): 150 وحدة × 50 ريال = 7,500 ريال.
- وارد (2): 50 وحدة × 70 ريال= 3,500 ريال.
- (إجمالي الكمية في المخزن 200 وحدة، وإجمالي القيمة 11,000 ريال).
- عند القيام بـ “أمر تحويل مخزني” لعدد (20 وحدة)، يتم احتساب التكلفة حسب السياسة المتبعة:
- في حالة الوارد أولاً يصرف أولاً: يتم التحويل من الرصيد الأقدم (تكلفته 50 ريال)، فتكون إجمالي تكلفة التحويل = 20 × 50 = 1,000 ريال.
- في حالة المتوسط المرجح حسب الصنف: يتم قسمة إجمالي القيمة على إجمالي الكمية (11,000 ÷ 200) فتكون تكلفة الوحدة المحولة = 55 ريال، وإجمالي تكلفة التحويل = 20 × 55 = 1,100 ريال.
- يظهر السعر (50 أو 55) في حقل التكلفة آلياً ولا يمكن تعديله.
ملاحظة: عدم السماح بالتعديل اليدوي في هذا الحقل يهدف إلى منع التلاعب في تكلفة البضاعة المباعة أو المنصرفة، ولضمان أن القيد المحاسبي الناتج يعكس القيمة الحقيقية للمخزون في الدفاتر.
- الإجمالي: يظهر في هذا الحقل آلياً إجمالي قيمة الصنف المرتجع، والتي تمثل حاصل ضرب حقل (الكمية × التكلفة) لكل سطر في البيانات التفصيلية. ويمثل هذا الإجمالي القيمة المالية التي سيتم بها إعادة زيادة رصيد حساب “المخزن المرتجع إليه”(المدين) وإقفال قيمتها من حساب “وسيط تحويل المخزون” (الدائن) في القيد المحاسبي الناتج عن الوثيقة.
- البيان: يُستخدم الحقل لإضافة بيان تفصيلي على مستوى الصنف في الوثيقة.
- الباركود: يظهر في هذا الحقل الباركود الخاص بالصنف آلياً بمجرد إنزال بيانات وثيقة التحويل المصدر إذا كان قد تم تحديد رقم باركود للصنف في وثيقة “أمر التحويل المخزني”.
- رقم الوثيقة المصدر/ تسلسل الوثيقة المصدر: يظهر في هذا الحقل رقم الوثيقة وتسلسلها وفقاً لما تم تحديده في حقل تسلسل الوثيقة المصدر في البيانات الرئيسية.
خامساً: حقول أسفل الشاشة
- إجمالي الكمية: يظهر الحقل آلياً مجموع إجماليات كميات كافة الأصناف المسجلة في سجلات البيانات التفصيلية.
- المبلغ: يعرض الحقل آلياً القيمة المالية الإجمالية لكافة الأصناف المرتجعة في الوثيقة، ويتم احتسابه آلياً عن طريق جمع (الإجمالي) لكل سطر في البيانات التفصيلية.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.
قائمة عمليات الشاشة
- عرض قيد اليومية: بعد حفظ الوثيقة، يمكن الاطلاع على قيد اليومية الناتج عنها من خلال قائمة “العمليات”في شريط الأدوات العلوي ثم الضغط على “عرض قيد اليومية”، حيث يتيح النظام للمستخدم مراجعة التأثير المحاسبي للعملية قبل ترحيلها بشكل نهائي.
- يتم إثبات رجوع البضاعة للمخزن الأصلي وإقفال حساب الوسيط كالتالي:
|
مدين |
دائن | البيان |
التاريخ |
| ×××× | من حـ/ المخزون (المخزن المرتجع إليه) أي (المحول منه من قبل) | بتاريخ الوثيقة | |
| ×××× | إلى حـ / وسيط تحويل المخزون | ||
| مثال قيد مرتجع إلى مخزن مع توسيط حساب خاص بتحويل المخزون |
ملاحظة: يتم تثبيت طبيعة الطرف المدين من القيد (الخاص بزيادة رصيد المخزن المرتجع إليه) ليكون التعامل معه بصورة آلية من النظام عند تسجيل كل عملية مرتجع، وتعتمد طريقة تحديد هذا الطرف على ضبط متغير “سياسة ترحيل المخزون” في شاشة المتغيرات العامة؛ حيث يتم الترحيل حسب مجموعات الأصناف، وبالتبعية يتم ربط حساب مخزون خاص بكل مجموعة في شاشة “حسابات المخزون”.
- الترحيل: بعد مراجعة بيانات الوثيقة وحفظها، يستطيع المستخدم ترحيل الوثيقة لكي يتم التأثير المالي النهائي على الحسابات المعنية (المخزون والحساب المقابل)، يتم الترحيل من خلال الدخول على “العمليات” في شريط الأدوات ومن ثم النقر على “ترحيل”، حيث يعرض النظام شاشة فرعية باسم “بيانات الترحيل”، ثم يتم تفعيل زر “مرحل”، ويتم كتابة بيان مختصر للعملية ثم النقر على زر “حفظ”.
- إلغاء الوثائق: تُعد عملية إلغاء الوثائق نهائية ولا يمكن التراجع عنها بعد تنفيذها، حيث يقوم النظام بإيقاف جميع التأثيرات المرتبطة بالوثيقة واعتبارها كأنها غير موجودة، مع الاحتفاظ برقمها محجوزًا في النظام، مما يتيح إمكانية إصدار تقارير خاصة بالوثائق الملغاة، ويتم تنفيذ عملية الإلغاء من خلال الدخول إلى قائمة “العمليات”في شريط الأدوات، ثم اختيار “إلغاء الوثيقة”، حيث يعرض النظام شاشة فرعية باسم “بيانات الإلغاء”، يتم من خلالها تفعيل خيار “ملغي” وإدخال بيان مختصر للعملية، ثم النقر على زر “حفظ”، ويرتبط توفر هذا الخيار وتفعيله بضبط متغير “استخدام إلغاء الوثائق” ضمن شاشة “المتغيرات العامة” ، وفي حال عدم تفعيله لن يتمكن المستخدم من تنفيذ عملية الإلغاء على الوثائق المحفوظة.
- متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة وكذلك الصلاحيات للمستخدم الحالي ومتغيرات الإنزال من الوثائق الأخرى للشاشة.
- قفل الشاشة: يستطيع المستخدم قفل الشاشة من خلال الدخول على تبويب الإجراء في شريط الأدوات ومن ثم النقر على خيار قفل الشاشة فيقوم بقفل الشاشة وعدم إمكانية التعديل أو استخدماها إلا بعد إدخال الرقم السري مره أخرى.
- التقارير: يستطيع المستخدم طباعة التقارير من خلال الدخول على تبويب الإجراء في شريط الأدوات ومن ثم النقر على خيار التقارير فيعرض النظام شاشة التقارير ومن ثم الضغط على طباعة فيظهر التقرير على النحو التالي.