الاستخدام
تُستخدم الشاشة لمطابقة الكميات الفعلية للأصناف داخل المخازن مع الكميات المسجلة في النظام، بهدف اكتشاف أي فروقات (نقص أو زيادة) ومعالجتها لضمان دقة الأرصدة، كما تتيح سحب بيانات الأصناف آليًا بدلًا من الإدخال اليدوي، مع مراعاة تواريخ الانتهاء لكل صنف، بما يضمن توافق بيانات التقارير مع الواقع الفعلي داخل المخزن.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: تظهر السنة المالية في هذا الحقل بشكل آلي، وهي السنة المالية الحالية التي تعمل بها المنشأة في النظام.
- الوحدة التشغيلية: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار الوحدة التشغيلية (الوحدة المالية) التي ينتمي إليها المخزن المراد جرده، وذلك من بين الوحدات المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “الوحدات المالية”ضمن شاشة “البيانات الأساسية”، حيث يترتب على هذا الاختيار حصر قائمة المخازن لتظهر فقط المخازن التابعة للوحدة المختارة لضمان دقة عملية الجرد.
- نوع الوثيقة الفرعي: يُستخدم الحقل ” إجباريًا” لتحديد النوع الفرعي للوثيقة، ويتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة المُعرَّفة مسبقًا في شاشة “أنواع وثائق العمليات”.
- رقم الوثيقة: رقم تسلسلي يُعرض تلقائيًا عند حفظ الوثيقة.
- تسلسل الوثيقة: يُستخدم لتحديد رقم فريد يميز كل عملية داخل النظام، ويعتمد ظهوره على إعدادات شاشة “تسلسلات العمليات” المحددة مسبقًا، ويظهر تلقائيًا بمجرد حفظ الوثيقة وفق مقاطع معرّفة مثل الفرع أو التاريخ، ويُعد هذا الرقم المرجع الأساسي لعمليات البحث والتتبع للحركة داخل النظام، غير قابل للتعديل.
- تاريخ الوثيقة: يظهر تاريخ الوثيقة تلقائيًا بتاريخ اليوم، ويمكن تعديله يدويًا فقط إذا تم ضبط حقل “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” على “يدوي” في شاشة “تسلسل العمليات” ومنح المستخدم صلاحية “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة” في شاشة “صلاحيات العمليات”، أما إذا كانت الطريقة “تلقائي”، فلا يمكن تعديل التاريخ، حتى لو مُنحت الصلاحية.
- رقم المخزن: يُستخدم الحقل إجباريًا لاختيار المخزن المراد تنفيذ عملية الجرد له، ويستدعي الحقل بياناته من شاشة “بيانات المخازن”، وتظهر في هذا الحقل قائمة المخازن التابعة للوحدة التشغيلية المختارة فقط، وذلك لمطابقة الكميات الفعلية مع الكميات المسجلة في هذا المخزن.
- رقم المرجع: يُستخدم لتدوين رقم أو نص مرجعي للوثيقة، مثل رقم الملف، لتسهيل عمليات البحث والاستعلام.
- الرقم اليدوي: يُستخدم لإدخال رقم المستند الورقي المقابل للرقم الآلي، ويستفاد منه في عمليات البحث والاستعلام.
- البيان: يُستخدم الحقل إجبارياً لإدخال وصف أو توضيح مختصر العملية.
ثانياً: بيانات أخرى
- عدد المرفقات: يُستخدم الحقل لتسجيل عدد الوثائق المرفقة في الأرشيف الخاص بالعملية.
- الحالة: حقل للعرض فقط يُستخدم لتوضيح مدى معالجة نتائج الجرد محاسبياً، حيث تتغير حالة الجرد آلياً وفقاً للآتي:
- غير منفذ:تظهر هذه الحالة عند حفظ وثيقة الجرد دون أن يتم إنزال الفوارق (الزيادة أو العجز).
- منفذ جزئياً:تظهر إذا تم إنزال جزء من كميات الجرد وفوارقه في شاشات “أمر التوريد المخزني” (لحالات الزيادة) أو “أمر الصرف المخزني” (لحالات العجز).
- منفذ:تظهر عندما يتم إنزال ومعالجة كافة كميات وفوارق وثيقة الجرد بالكامل في شاشات العمليات المخزنية المختصة.
ثالثاً: إنزال البيانات
يُستخدم التبويب لعرض الأصناف المخزنية وفق معايير الفلترة المحددة، مع إمكانية اختيار عرض الأصناف ذات الرصيد الفعلي أو بكل وحدات القياس، وإنزال البيانات لمراجعة الكميات المتوفرة وإدخال الكمية المجرودة فعليًا.
- المجموعة الرئيسية: يُستخدم الحقل لاختيار مجموعة أصناف محددة لإجراء الجرد عليها، حيث يتم حصر نتائج الجرد في الأصناف التابعة لهذه المجموعة فقط (على سبيل المثال: جرد أصناف قسم الألبان دون غيرها)، ويتم الاختيار من المجموعات المعرفة مسبقًا في شاشة “مجموعات الأصناف”.
- نوع الصنف:يُستخدم الحقل لفلترة الأصناف وعرضها بناءً على نوعها، حيث يمكن للمستخدم تحديد نوع صنف معين لعرض الأصناف التابعة له فقط ضمن نتائج البحث، ويتم الاختيار من قائمة الأنواع المعرفة مسبقًا في النظام.
- الصنف / إلى: يُستخدم الحقل لتحديد نطاق الأصناف المراد عرضها، وذلك باختيار صنف البداية وصنف النهاية، ليقوم النظام بعرض جميع الأصناف الواقعة ضمن هذا النطاق.
- تخزين الصنف: يُستخدم الحقل لفلترة الأصناف حسب حالة التخزين، وتكون خيارات (مخزن أو غير مخزن).
- مؤشر” عرض الأصناف ذات الكميات المتوفرة”: عند تفعيل هذا المؤشر، يقوم النظام بعرض الأصناف التي لديها رصيد فعلي أكبر من صفر في المخزن المحدد فقط، مع استبعاد الأصناف التي يكون رصيدها صفراً.
- مؤشر “لكل الوحدات”: عند تفعيل هذا المؤشر، يقوم النظام بعرض الصنف بجميع وحدات القياس المعرفة له (مثل: حبة، كرتون، شد)، بحيث يتم إجراء الجرد لكل وحدة قياس على حدة.
- زر إنزال البيانات: بعد تحديد الفلاتر والخيارات المطلوبة، يتم النقر على هذا الزر ليقوم النظام آليًا باستدعاء الأصناف المطابقة لمعايير البحث وإدراجها في جدول “البيانات التفصيلية”، مع عرض الكمية المتوفرة لكل صنف، تمهيدًا لإدخال الكمية المجرودة فعليًا من قبل المستخدم.
رابعاً: البيانات التفصيلية
يُستخدم التبويب لإدخال ومراجعة كميات الأصناف المجرودة فعلياً، ويتم إدراج البيانات فيه إما آلياً عن طريق سحبها من تبويب “إنزال البيانات”، أو من خلال إدخال بيانات الأصناف يدوياً في الجدول على النحو التالي:
- رقم الصنف: يُستخدم الحقل لاختيار الصنف المراد جرده، وذلك إما بإدخال رقم الصنف يدويًا أو باختياره من القائمة المنسدلة، والتي تعرض الأصناف المعرفة مسبقًا في شاشة “بيانات الأصناف”، كما يظهر الحقل آلياً في حال استخدام خاصية استدعاء الأصناف من تبويب “إنزال البيانات”.
- وحدة القياس/العبوة: تظهر وحدة القياس الافتراضية، والمؤشر عليها كوحدة رئيسية، والتي تم تعريفها للصنف في تبويب “وحدات القياس” شاشة “بيانات الأصناف”، وذلك بشكل آلي بالإضافة للعبوة الخاصة بوحدة القياس أيضاً، وفي حالة تم تعريف أكثر من وحدة قياس، يتم اختيار وحدة من قائمة وحدات القياس.
ملاحظة: يتأثر ظهور حقل العبوة بتفعيل متغير “إظهار عبوة الصنف”.
- تاريخ الانتهاء: يُستخدم الحقل لإدخال تاريخ انتهاء الصنف، وذلك إذا كان الصنف يتعامل مع تاريخ الانتهاء، بغرض ربط الوثيقة على مستوى الصنف وتاريخ الانتهاء.
ملاحظة: يظهر حقل “تاريخ الانتهاء” ويتم تفعيله فقط في حال تحقق الشرطين التاليين:
- تفعيل متغير “استخدام تاريخ الانتهاء” ضمن متغيرات إدارة المخزون، وذلك لإتاحة ظهور الحقل في العمليات المخزنية.
- تفعيل مؤشر “استخدام تاريخ الانتهاء” عند تعريف الصنف في شاشة “بيانات الأصناف”، وذلك لتمكين استخدام الحقل لهذا الصنف.
- كما لا يمكن إلغاء تفعيل مؤشر “استخدام تاريخ الانتهاء” في متغيرات إدارة المخزون في حال وجود أصناف تم تعريفها مسبقًا على أنها تتعامل مع تاريخ الانتهاء.
- رقم الدفعة: يُستخدم الحقل لإدخال رقم الدفعة الخاصة بالصنف إذا كان الصنف مرتبطًا بدفعة، بهدف ربط الوثيقة على مستوى الصنف ورقم الدفعة بما يتيح تتبع حركة الصنف بدقة داخل المخزون.
ملاحظة: يظهر حقل “رقم الدفعة” ويتم تفعيله فقط في حال تحقق الشرطين التاليين:
- تفعيل متغير “استخدام رقم الدفعة” ضمن متغيرات إدارة المخزون،وذلك لإتاحة ظهور الحقل في العمليات المخزنية.
- تفعيل مؤشر “استخدام رقم الدفعة” عند تعريف الصنف في شاشة “بيانات الأصناف”،وذلك لتمكين استخدام الحقل لهذا الصنف.
- كما لا يمكن إلغاء تفعيل متغير “استخدام رقم الدفعة” في متغيرات إدارة المخزون في حال وجود أصناف تم تعريفها مسبقاً بحيث تتعامل مع رقم الدفعة، وذلك لضمان استمرارية تتبع البيانات المخزنية بدقة.
- الكمية: يُستخدم هذا الحقل لتسجيل الكمية المجرودة فعليًا من كل صنف أثناء عملية الجرد، حيث يقوم المستخدم بإدخال الكمية الفعلية المستلمة أو المحصاة في المخزن، وتُستخدم هذه البيانات لمقارنة الرصيد الفعلي بالرصيد الدفتري وتحديث المخزون بدقة.
- الكمية المتوفرة: يُستخدم هذا الحقل لعرض الرصيد الحالي للصنف (الرصيد الدفتري) في المخزن بشكل آلي، والذي يمثل إجمالي الكمية المتوفرة بناءً على (الرصيد الافتتاحي + الوارد – المصروف)، ويُعد هذا الرقم مرجعًا للمقارنة مع الكمية المجرودة أثناء الجرد.
- الفارق: يُستخدم هذا الحقل لعرض الفرق بين الكمية المجرودة فعليًا والكمية المتوفرة (الرصيد الدفتري) لكل صنف، حيث يُظهر ما إذا كان هناك زيادة أو نقص في المخزون، ويساعد المستخدم على تحديد الأصناف التي تحتاج إلى تدقيق أو تسوية مخزنية.
- البيان: يُستخدم هذا الحقل لإضافة بيان تفصيلي على مستوى الصنف في الوثيقة.
- الباركود: يظهر في هذا الحقل الباركود الخاص بالصنف آلياً إذا كان للصنف باركود وحيد، أما إذا كان للصنف أكثر من باركود معرف مسبقاً، فيمكن للمستخدم الضغط على الحقل واختيار الباركود المناسب من القائمة.
خامساً: حقول أسفل الشاشة
- إجمالي الكمية: يُستخدم هذا الحقل لعرض مجموع كميات الأصناف المجرودة فعليًا في الجدول، بحيث يعكس مجموع الكميات المدخلة لكل الأصناف لتسهيل متابعة الجرد والتأكد من صحة البيانات قبل اعتماد النتائج.
- حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.
قائمة عمليات الشاشة
- إلغاء الوثائق: تُعد عملية إلغاء الوثائق نهائية ولا يمكن التراجع عنها بعد تنفيذها، حيث يقوم النظام بإيقاف جميع التأثيرات المرتبطة بالوثيقة واعتبارها كأنها غير موجودة، مع الاحتفاظ برقمها محجوزًا في النظام، مما يتيح إمكانية إصدار تقارير خاصة بالوثائق الملغاة، ويتم تنفيذ عملية الإلغاء من خلال الدخول إلى قائمة “العمليات”في شريط الأدوات، ثم اختيار “إلغاء الوثيقة”، حيث يعرض النظام شاشة فرعية باسم “بيانات الإلغاء”، يتم من خلالها تفعيل خيار “ملغي” وإدخال بيان مختصر للعملية، ثم النقر على زر “حفظ”، ويرتبط توفر هذا الخيار وتفعيله بضبط متغير “استخدام إلغاء الوثائق” ضمن شاشة “المتغيرات العامة” ، وفي حال عدم تفعيله لن يتمكن المستخدم من تنفيذ عملية الإلغاء على الوثائق المحفوظة.
- متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة وكذلك الصلاحيات للمستخدم الحالي ومتغيرات الإنزال من الوثائق الأخرى للشاشة.
- قفل الشاشة: يستطيع المستخدم قفل الشاشة من خلال الدخول على تبويب الإجراء في شريط الأدوات ومن ثم النقر على خيار قفل الشاشة فيقوم بقفل الشاشة وعدم إمكانية التعديل أو استخدماها إلا بعد إدخال الرقم السري مره أخرى.
- التقارير: يستطيع المستخدم طباعة التقارير من خلال الدخول على تبويب الإجراء في شريط الأدوات ومن ثم النقر على خيار التقارير فيعرض النظام شاشة التقارير ومن ثم الضغط على طباعة فيظهر التقرير على النحو التالي.