الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض إدخال مختلف سندات الصرف النقدية والبنكية، وبموجب هذه السندات التي يحررها أمين الصندوق أو المختص المعني بعملية الصرف ينشئ النظام – بعد ترحيل تلك السندات – قيد محاسبي تتأثر بموجبه الحسابات المستخدمة في سند الصرف بما فيها حساب الصندوق أو البنك، وبالتالي لا يلزم المستخدم إدخال قيد يومية آخر لأنه في هذه الحالة سيتم تكرار القيد.
ويتم التعامل مع الصناديق والبنوك التي تعتبر الطرف الدائن في سندات الصرف في تبويب (البيانات الرئيسية) بينما تم تخصيص تبويب (التفاصيل) للتعامل مع الحسابات الفرعية التي ستحمل بالمبلغ المصروف مع إمكانية التعامل بعملات مختلفة للحساب الواحد.
وتمتاز الشاشة بالكثير من المميزات كإدخال سندات صرف دورية وكذلك استخدام مراكز تكلفة، وفي الوقت الذي يتم فيه إصدار سند صرف مباشرة يمكن أيضاً إصدار سندات من سندات صرف دورية.
طريقة استخدام الشاشة
يتم إدخال البيانات بعد النقر على شاشة (سند صرف) في شجرة النظام على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- اسم الفرع: يستخدم هذا الحقل لاختيار الفرع الذي سيتم فيه إصدار سند صرف.
- إنزال من سند دوري سابق: يستخدم هذا الخيار عندما يتم إنشاء سند صرف جديد من سند سابق، ويعد هذا الإجراء ميزة من ميزات النظام في هذه الشاشة، فالسندات التي يغلب عليها طابع التكرار التي تم إدخالها في النظام قد يحتاج المستخدم إلى تكرارها بين الوقت والآخر؛ فبدلاً من إدخالها من جديد يستطيع المستخدم إنزال بيانات سند سابق مشابه لهذا السند وإجراء بعض التعديلات – إذا لزم الأمر -سواءً في حسابات السند أو في المبالغ.
- رقم السند الدوري: يتم اختيار رقم السند الدوري الذي سيتم إنزال بياناته من الشاشة الجانبية التي تظهر بعد النقر على خيار (إنزال من سند دوري سابق)، مع العلم بأنه لا تظهر إلا سندات الصرف التي تم تحديدها على أنها سندات دورية.
- النوع: يتم تحديد نوع العملية بواحد من الخيارات التالية:
- نقداً: يتم تحديد هذا الخيار عند إصدار سند صرف من النقدية في الصندوق.
- شيك: يتم تحديد هذا الخيار عند إصدار سند صرف من النقدية في البنك.
- رقم الشيك: يظهر هذا الحقل عند تحديد نوع العملية (شيك) ويتم فيه إدخال رقم الشيك.
- تاريخ الاستحقاق: يظهر هذا الحقل عند تحديد نوع العملية (شيك) ويتم فيه إدخال تاريخ استحقاق الشيك.
- رقم الوثيقة: يظهر في هذا الحقل آلياً الرقم التسلسلي لسند الصرف.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ سند الصرف.
- نوع القيد: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع القيد وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة تهيئة المدخلات في إعدادات الحسابات.
- رقم الصندوق / البنك: يستخدم هذا الحقل لتحديد الصندوق أو البنك الذي سيتم منه صرف المبلغ، مع العلم أن الصناديق والبنوك التي تظهر هي الصناديق والبنوك التي تم ترميزها في شاشة الصناديق وشاشة البنوك في إعدادات الحسابات.
- العملة: يستخدم هذا الحقل لاختيار العملة التي سيتم الصرف بها.
- المبلغ: يستخدم هذا الحقل لإدخال المبلغ الذي سيتم صرفه إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية فإن المبلغ يظهر آلياً؛ وهو عبارة عن حاصل ضرب المبلغ الأجنبي × سعر التحويل.
- المبلغ أجنبي: يظهر هذا الحقل عند اختيار عملة أجنبية ويستخدم لإدخال المبلغ الذي سيتم صرفه بالعملة الأجنبية.
- سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل سعر صرف العملة التي تم تحديدها في حقل العملة، ولا يظهر هذا الحقل إلا إذا كانت العملة أجنبية.
- مركز التكلفة: يختار المستخدم مركز التكلفة الذي سيتأثر بالعملية وفقاً للمتغير في إعدادات الحسابات ما إذا كان المركز اختيارياً أم إجبارياً.
- رقم المرجع: لإدخال رقم مرجع العملية وهو من الحقول الاختيارية.
- الوصف: لإدخال وصف توضيحي لسند الصرف.
- سند دوري: يستخدم هذا الخيار إذا كان السند سنداً دورياً، ويقصد بالسند الدوري السند الذي يحتاج المستخدم لإصداره بصورة متكررة كسندات صرف الراتب أو السلف أو تسديدات الهاتف والكهرباء، فمثل هذا السند وأمثاله من السندات التي تصدر عن الجهة باستمرار يستطيع المستخدم تحديدها على أنها سندات دورية عند إصدارها لأول مرة، ويترتب على هذا التحديد إمكانية إصدار سند جديد من هذا السند، بمعنى أن المستخدم يستطيع إنزال بيانات السند – سند دوري – عند إصدار سند جديد مع إمكانية تعديل بيانات السند الجديد، وبهذه الطريقة يوفر المستخدم الوقت والجهد الذي يستغرقه في إصدار سند جديد.
- مرحل: تظهر إشارة (Ö) آلياً في هذا الحقل بعد عملية الحفظ للدلالة على أن السند قد تم ترحيله.
- معلق: يستخدم هذا الخيار في حالة حاجة المستخدم لحفظ السند وعدم ترحيله لسبب او لأخر كأن يكون السند غير متزن أو أن المستندات الثبوتية غير مكتملة وغيرها من الأسباب، ويترتب على هذا التحديد سماح النظام بحفظ السند بحالته بينما لا يسمح بترحيله إلا بعد إلغاء هذا التحديد، وتستخدم هذه الميزة بغرض السماح للمستخدم العودة لهذا السند وإجراء التعديلات حتى يكون متزناً أو بانتهاء الأسباب التي أدت إلى تعليق السند.
تلميح
- لا يسمح النظام بترحيل السند إذا كان (معلق)، فإذا تم استخدام هذه الميزة يجب على المستخدم إلغاء تحديد هذا الخيار بعد الانتهاء من إدخال السند بصورة كاملة كي يتم ترحيله.
- لا يسمح النظام بإقفال الشهر الذي صدرت فيه سندات (معلق) إلا بعد تصحيح وتعديل تلك السندات وإنهاء حالة التعليق.
ثانياً: التفاصيل
يقصد بتفاصيل سند الصرف البيانات التي تمثل الطرف المدين في عملية صرف نقدية من الصندوق أو من البنك، وتتمثل تلك البيانات بالحسابات التي سيتم تحميلها بالمبلغ المصروف على مستوى كل حساب والعملة وغيرها من البيانات، ويتم استخدامها بعد النقر على زر (إضافة) كما يلي:
- الحساب: يستخدم هذا العمود لتحديد الحساب / الحسابات التي ستصرف لها النقدية وتمثل الطرف المدين في عمليات الصرف، ويتم إدخال رقم الحساب في الحقل مباشرة أو تحديده من قائمة الحسابات التي تظهر.
تلميح: الحسابات التي يتم التعامل معها وتظهر في هذا الحقل هي الحسابات الفرعية.
- الحساب التحليلي: يستخدم هذا العمود لتحديد الحساب التحليلي للحساب الذي تم إدخاله في حقل (الحساب) السابق إذا كان له حسابات تحليلية.
- العملة: يستخدم هذا العمود لتحديد عملة الحساب التي سيتم بها صرف المبلغ، ويتم تحديد العملة من قائمة العملات التي تظهر بعد الضغط على السهم نهاية الحقل.
- الوصف: يستخدم هذا العمود لإدخال البيان التوضيحي الخاص بالحساب.
- المبلغ: يستخدم هذا الحقل لإدخال المبلغ الذي سيتم صرفه للحساب إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية فإن المبلغ يظهر آلياً؛ وهو عبارة عن حاصل ضرب المبلغ الأجنبي × سعر التحويل.
- المبلغ أجنبي: يظهر هذا الحقل فعالاً عند اختيار عملة أجنبية ويستخدم لإدخال المبلغ الذي سيتم صرفه للحساب بالعملة الأجنبية.
- سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل سعر صرف العملة التي تم تحديدها في حقل العملة، ولا يظهر فعالاً إلا إذا كانت العملة أجنبية.
- مركز التكلفة: يستخدم هذا الحقل لتحديد مركز التكلفة الذي سيحمل بمبلغ الحساب، ويستخدم حسب حاجة المنشأة للتعامل مع مراكز التكلفة.
- الإجمالي: يظهر في هذا الحقل المبلغ الإجمالي للحسابات المدينة بالعملة المحلية، ويجب أن يتساوى مع مبلغ السند في البيانات الرئيسية.
تلميح: يمكن حذف السجل من خلال زر (حذف) الذي يظهر أمام كل سجل.
- حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
ثالثاً: العمليات
يستطيع المستخدم تنفيذ بعض العمليات كتعديل السند أو حذفه أو أرشفته أو طباعة أو تسديد مشتريات من خلال استخدام الوظيفة المناسبة التي تظهر في (العمليات) في الواجهة الرئيسية للشاشة.
- تسديد مشتريات: يستخدم هذا الزر عندما يكون الطرف المدين في سند الصرف هو مورد معين من الموردين حيث يعرض النظام الفواتير المستحقة للمورد وعلى المستخدم تحديد الفواتير التي تم سدادها بموجب سند الصرف.