قيد يومية

الاستخدام

تستخدم الشاشة لغرض إدخال قيود اليومية المتمثلة بالتسويات المختلفة، وهي القيود والتسويات التي تتم بين الحسابات، أما بالنسبة للقيود المرتبطة بالسندات (القبض، والصرف، والفواتير، ومردوداتها والمستندات المخزنية. الخ) سيولدها النظام آلياً.

طريقة استخدام الشاشة

يتم إدخال البيانات بعد النقر على شاشة (قيد يومية) في شجرة النظام على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• اسم الفرع: يستخدم هذا الحقل لاختيار الفرع الذي سيتم فيه إصدار قيد يومية.
• تصنيف القيد: يختار المستخدم واحد من الخيارات التالية:
• إنزال من قيد دوري سابق: يستخدم هذا الخيار عندما يتم إنشاء قيد يومية جديد من قيد سابق، ويعد هذا الإجراء ميزة من ميزات النظام في هذه الشاشة، فقيود اليومية التي يغلب عليها طابع التكرار التي تم إدخالها في النظام قد يحتاج المستخدم إلى تكرارها بين الوقت والآخر؛ فبدلاً من إدخالها من جديد يستطيع المستخدم إنزال بيانات قيد سابق مشابه لهذا القيد وإجراء بعض التعديلات – إذا لزم الأمر – سواءً في حسابات القيد أو في المبالغ.
• رقم القيد الدوري: يتم اختيار رقم القيد الدوري الذي سيتم إنزال بياناته من الشاشة الجانبية التي تظهر بعد النقر على خيار (إنزال من قيد دوري سابق)، مع العلم بأنه لا تظهر إلا قيود اليومية التي تم تحديدها على أنها قيود دورية.
• قيد مرتبات وأجور: يستخدم هذا الخيار عندما يتم إنشاء قيد يومية بالمرتبات والأجور المستحقة لموظفي المنشأة.
• تحديد الشهر: يتم اختيار رقم الشهر الذي سيتم إنزال بياناته من الشاشة الجانبية التي تظهر بعد النقر على خيار (قيد مرتبات وأجور)، مع العلم بأنه لا تظهر إلا قيود اليومية الخاصة بالمرتبات والأجور المستحقة المرحلة.
• رقم الوثيقة: يظهر في هذا الحقل آلياً الرقم التسلسلي لقيد يومية.
• تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ قيد يومية.
• نوع القيد: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع قيد يومية وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة تهيئة المدخلات في إعدادات الحسابات.
• المبلغ: يستخدم هذا الحقل لإدخال إجمالي مبلغ القيد بالعملة المحلية كنوع من الرقابة، ويجب أن يتساوى هذا المبلغ مع كلٍ من إجمالي المدين وإجمالي الدائن في التفاصيل.
• رقم المرجع: لإدخال رقم مرجع العملية وهو من الحقول الاختيارية.
• الوصف: لإدخال وصف توضيحي لقيد اليومية.
• قيد دوري: يستخدم هذا الخيار لتحديد إذا كان القيد قيداً دورياً، ويقصد بالقيد الدوري القيد الذي يحتاج المستخدم لإصداره بصورة متكررة كقيد الاستحقاق، فمثل هذا القيد وأمثاله من القيود التي تصدر عن الجهة باستمرار يستطيع المستخدم تحديدها على أنها قيود دورية عند إصدارها لأول مرة، ويترتب على هذا التحديد إمكانية إصدار قيد جديد من هذا القيد، بمعنى أن المستخدم يستطيع إنزال بيانات القيد – قيد دوري – عند إصدار قيد جديد مع إمكانية تعديل بيانات القيد الجديد، وبهذه الطريقة يوفر المستخدم الوقت والجهد الذي يستغرقه في إصدار قيد جديد.
• مرحل: تظهر إشارة (Ö) آلياً في هذا الحقل بعد عملية الحفظ للدلالة على أن السند قد تم ترحيله.
• معلق: يستخدم هذا الخيار في حالة حفظ القيد وعدم ترحيله لسبب او لأخر كأن يكون القيد غبر متزن أو أن المستندات الثبوتية غير مكتملة وغيرها من الأسباب، ويترتب على هذا التحديد سماح النظام بحفظ القيد بحالته بينما لا يسمح بترحيله إلا بعد إلغاء هذا التحديد، وتستخدم هذه الميزة بغرض السماح للمستخدم العودة لهذا القيد وإجراء التعديلات حتى يكون متزناً أو بانتهاء الأسباب التي أدت إلى تعليق القيد.

تلميح

• لا يسمح النظام بترحيل القيد إذا كان (معلق)، فإذا تم استخدام هذه الميزة يجب على المستخدم إلغاء تحديد هذا الخيار بعد الانتهاء من إدخال القيد بصورة كاملة كي يتم ترحيله.
• لا يسمح النظام بإقفال الشهر الذي صدرت فيه سندات (معلق) إلا بعد تصحيح وتعديل تلك السندات وإنهاء حالة التعليق.

ثانياً: التفاصيل

يقصد بتفاصيل قيد اليومية الحسابات المدينة والدائنة التي تمثل طرفي القيد ومبلغ وعملة كل حساب وغيرها من البيانات، ويتم استخدامها بعد النقر على زر (إضافة) كما يلي:

• الحساب: يستخدم هذا العمود لتحديد الحسابات التي سيتم إجراء التسويات فيما بينها سواءً كانت مدينة أو دائنة.

تلميح: الحسابات التي يتم التعامل معها وتظهر في هذا الحقل هي الحسابات الفرعية.

• الحساب التحليلي: يستخدم هذا العمود لتحديد الحساب التحليلي للحساب الذي تم إدخاله في حقل (الحساب) السابق إذا كان له حسابات تحليلية.
• العملة: يستخدم هذا العمود لتحديد عملة الحساب التي سيتم القيد بها، ويتم تحديد العملة من قائمة العملات التي تظهر بعد الضغط على السهم نهاية الحقل.
• الوصف: يستخدم هذا العمود لإدخال البيان التوضيحي الخاص بالحساب.
• مدين محلي: يستخدم هذا العمود لإدخال المبلغ للحساب المدين إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية فسيظهر المبلغ آلياً بمجرد إدخاله في حقل (مدين أجنبي)؛ وهو عبارة عن حاصل ضرب المبلغ الأجنبي × سعر التحويل.
• مدين أجنبي: يظهر هذا الحقل فعالاً عند اختيار عملة أجنبية ويستخدم لإدخال المبلغ للحساب المدين إذا كانت العملة أجنبية.
• دائن محلي: يستخدم هذا العمود لإدخال المبلغ للحساب الدائن إذا كانت العملة محلية، أما إذا كانت العملة أجنبية فسيظهر المبلغ آلياً بمجرد إدخاله في حقل (دائن أجنبي)؛ وهو عبارة عن حاصل ضرب المبلغ الأجنبي × سعر التحويل.
• دائن أجنبي: يظهر هذا الحقل فعالاً عند اختيار عملة أجنبية ويستخدم لإدخال المبلغ للحساب الدائن إذا كانت العملة أجنبية.
• سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل سعر صرف العملة التي تم تحديدها في حقل العملة، ولا يظهر فعالاً إلا إذا كانت العملة أجنبية.
• مركز التكلفة يختار المستخدم مركز التكلفة الذي سيتأثر بالعملية وفقاً للمتغير في إعدادات الحسابات ما إذا كان المركز اختيارياً أم إجبارياً.
• إجمالي المدين / إجمالي الدائن: يظهر في هذين الحقلين إجمالي الحسابات المدينة وإجمالي الحسابات الدائنة بالعملة المحلية، ويجب أن يتساويا مع مبلغ القيد في البيانات الرئيسية.

تلميح: يمكن حذف السجل من خلال زر (حذف) الذي يظهر أمام كل سجل.

• حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.

ثالثاً: العمليات

يستطيع المستخدم تنفيذ بعض العمليات كتعديل القيد أو حذفه أو أرشفته أو طباعة القيد من خلال استخدام الوظيفة المناسبة التي تظهر في (العمليات) في الواجهة الرئيسية للشاشة.