الاستخدام
تستخدم الشاشة لتعريف وترميز بيانات المخازن/ الهناجر/ المستودعات التي تمتلكها المنشأة وتحديد مواقعها والمجموعة التي ينتمي إليها المخزن، وأمناء المخازن القائمين عليها، وكذلك يمكن للمستخدم ربط أكثر من وحدة مالية بمخزن واحد، ويمكن للمستخدم ربط المخزن بمقطع تفصيلي للموقع أو أكثر حسب تفضيلات المستخدم.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة سجل جديد على النحو التالي:
اولاً: البيانات الرئيسية
- رقم المخزن: يستخدم هذا الحقل لإدخال رقم المخزن المراد تعريفه، بشكل يدوي بشرط ألا يكون رقم المخزن مستخدماً من قبل.
- اسم المخزن/ الاسم الأجنبي: يستخدم هذين الحقلين إجبارياً لتدوين اسم المخزن باللغة الافتراضية للنظام، بينما يستخدم حقل الاسم الأجنبي اختيارياً لتدوين اسم المخزن باللغة الأجنبية.
- مجموعات المخازن: تتيح هذه القائمة المنسدلة اختيار تصنيف المخازن الذي ينتمي إليه المخزن الجاري تعريفه بين مجموعات المخازن والتي تم تعريفها في شاشة “مجموعات المخازن”، ويعتبر استخدام هذا الحقل إجبارياً.
- التسلسل: يُستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة التعامل مع تسلسل النوع في العمليات وما إذا كانت المنشأة ترغب بتسلسل واحد لجميع المخازن أم أنها تريد تسلسل خاص بكل مخزن.
- العنوان: يستخدم الحقل لتدوين العنوان التفصيلي لموقع المخزن.
- الوحدة التشغيلية: يستخدم هذا الحقل إجبارياً لربط الوحدة المالية بالمخزن، حيث لا يمكن إنشاء عمليات على المخزن إلا في الوحدة المالية المرتبطة به.
ملحوظة: يمكن ربط المخزن بأكثر من وحدة تشغيلية.
- رقم الموظف: يتيح هذا الحقل للمستخدم اختيارياً إدخال اسم أمين المخزن وهو الشخص المسئول عن المخزن الذي يجري تعريفه، والحقل مرتبط بالبيانات السابق تعريفها في شاشة “بيانات الموظفين”.
- الموقع الجغرافي: يتم من خلال حقل رقم/ اسم الموقع الجغرافي تحديد رقم المنطقة الجغرافية التي يقع المخزن في نطاقها وعرضه كأصغر وحدة أو كوحدة تفصيلية، كأن يكون عنوان الشارع أصغر بالنسبة للحي ثم أصغر بالنسبة للمدينة… إلخ، ثم حقل المنطقة يظهر به عنوان المقطع بالكامل، وشاملاً للوحدة الجغرافية الأعلى، ويتم في تلك الحقول استدعاء البيانات التي يتم ترميزها في شاشة “الهيكل الجغرافي”.
- حساب وسيط تحويل المخزون: يستخدم هذا الحقل لإدخال حساب وسيط التحويلات المخزنية الذي يتأثر كمدين في عمليات التحويلات المخزنية مقابل حساب المخزون دائناً، كما يتأثر كدائن في عمليات الاستلام المخزني مقابل حساب المخزون مديناً، ويمكن إجراء عمليات التحويل المخزني بدون ربط حساب وسيط التحويل المخزني الآلي فهو يستخدم كحقل تسهيلي وليس إجبارياً.
- ملاحظات: يستخدم الحقل للإدخال اليدوي لأي ملاحظات متعلقة بالضريبة إن وجدت.
- غير قابل للبيع: إذا تم التأشير على هذا المؤشر يعمل النظام على منع التعامل مع المخزن في المبيعات، وهذا تحتاجه بعض المنشآت حيث تخصص بعض المخازن للاستخدامات الداخلية.
- رئيسي: يستخدم المؤشر لتمييز المخازن الرئيسية للمنشأة.
ثانياً: التوقيف
يستخدم هذا التبويب لإيقاف التعامل مع المخزن لفترة معينة وتحديد الفترة الزمنية الخاصة بالتوقف في حقلي (تاريخ التوقيف / إلى تاريخ).
ثالثاً: البيانات الافتراضية
يستخدم هذا التبويب في اختيار الأدلة الفرعية التي ستربط بالمخزن الذي يتم تعريفه، ويعتبر اسم الدليل الفرعي عبارة عن نص افتراضي من النظام يمكن تعديله ليكون واحد من الأدلة الفرعية المختلفة كمركز التكلفة أو المشروع أو النشاط.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بالنقر على زر حفظ.