الاستخدام
تستخدم الشاشة احتساب صافي الراتب بغرض احتساب مرتبات وأجور الموظفين والعاملين بالمنشأة ومن ثم إصدار كشف الراتب يشمل الاستحقاقات والاستقطاعات وصافي راتب الموظفين، ويقصد بالاستحقاقات والاستقطاعات جميع البدلات والاستقطاعات الدائمة إضافة إلى البدلات والاستقطاعات المتغيرة والسلف التي سيتم صرفها مع الراتب وصدر بها عمليات خلال فترة الاحتساب، وتتم عملية احتساب الراتب لجميع الموظفين أو لموظفي هيكل محدد في المنشأة أو لموظف واحد أو لعدة موظفين وفق إجراءات يقوم بها النظام حيث يقوم بالتشييك على مختلف العمليات والحركات والبيانات التي لها علاقة باحتساب الراتب خلال فترة الاحتساب بما في ذلك اللوائح المالية وبيانات الضرائب بحسب الشرائح المنظمة لها والتي تم إدخالها في شاشة ترميز أنواع الضرائب في تهيئة النظام.
أهم الإجراءات التي يجب القيام بها قبل الاحتساب
يلزم على المستخدم القيام ببعض الإجراءات قبل عملية احتساب الراتب وأهم ما يجب القيام به ما يلي:
- إجراءات يجب العمل بها عند استخدام النظام لأول مرة
- ترميز اللوائح المالية في حالة تعامل الجهة معها.
- ترميز الموظفين وإدخال بياناتهم.
- ترميز بنود الراتب.
- ترميز أنواع الضرائب.
- ربط البنود بالموظفين.
- إسناد البنود (البدلات والاستحقاقات) الدائمة للموظفين.
- إجراءات يجب العمل بها أثناء استخدام النظام: يجب على المستخدم إدخال جميع العمليات والحركات الإدارية والمتغيرات التي لها تأثير على رواتب الموظفين خلال الفترة التي سيتم احتسابها وأهمها ما يلي:
- إدخال المتغيرات التي طرأت على البنود (البدلات والاستحقاقات) الدائمة للموظفين.
- إدخال عمليات البنود (البدلات والاستحقاقات) المتغيرة للموظفين التي سيتم احتسابها مع الراتب.
- إدخال مختلف العمليات التي لها تأثير على رواتب الموظفين كالسلف التي سيتم صرفها مع الراتب والإجازات خاصة الإجازات مدفوعة الأجر أو التي لها مستحقات أو التي تخصم من أيام العمل وغيرها من العمليات.
- إدخال الحركات الإدارية التي لها تأثير على الراتب كالعلاوات والتسويات وإيقاف راتب وتنقلات الموظفين بين الفروع والمراكز والأنشطة والمشاريع وحركة إنهاء خدمة موظف وغيرها من الحركات الإدارية.
- ترحيل حركة احتساب الحضور والانصراف من نظام الحضور والانصراف (البصمة) في حالة استخدامه.
خطوات الاحتساب
أولاً: البيانات الرئيسية
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه احتساب رواتب الموظفين.
- الهيكل الإداري / من موظف / إلى موظف: تستخدم هذه الحقول عند رغبة المستخدم حصر طباعة كشوف رواتب موظفي هيكل إداري محدد أو موظفين محددين بغرض مراجعتها.
- الفترة / السنة: تظهر في هذه الحقول الفترة الإدارية الخاضعة لاحتساب الراتب وهي الفترة التالية لآخر فترة تم احتسابها.
- مؤشر احتساب الراتب: تظهر في هذا الحقل إشارة للدلالة على أنه قد تم احتساب مرتبات الفرع الحالي للفترة الحالية.
ثانياً: احتساب الراتب
- البدء بالاحتساب: يستخدم هذا الزر بغرض توجيه النظام احتساب الراتب، وبمجرد النقر على الزر يقوم النظام بإيقاف ومنع إدخال أية حركات وعمليات خلال الفترة التي يتم احتسابها ومن ثم طباعة كشف الراتب بحسب المعطيات في الشاشة كي يتم مراجعته.
ثالثاً: المراجعة
تتم طباعة كشوف المرتبات بغرض مراجعتها قبل عملية الترحيل، وتتم المراجعة من خلال استخدام زر (مراجعة) الذي يظهر في حالة تفعيل واستخدام نظام المراجعة بناءً عل تفعيل المتغير (استخدام نظام مراجعة الوثائق) في التهيئة العامة لنظام ERP ، وأهم ما يتم مراجعته ما يلي:
- التأكد من صحة البنود والحسابات المستخدمة.
- تأثير الحركات الإدارية والعمليات التي تمت خلال الفترة التي يتم احتسابها على مرتبات الموظفين.
- القيام بعملية فلترة للحركات التي لم تقيد على حسابات أو على مراكز تكلفة أو على أنشطة أو على مشاريع.
- استعراض قيد المرتبات قبل عملية الترحيل.
رابعاً: الترحيل
بعد استكمال الخطوات السابقة والقيام بعملية المراجعة تتم عملية ترحيل قيد المرتبات إلى الاستاذ العام والتأثير على الحسابات ، وتتم عملية الترحيل وفقاً للإجراءات التالية:
- ترحيل: تتم عملية الترحيل بواسطة أيقونة (ترحيل) وبمجرد النقر عليها تظهر شاشة خاصة بعملية الترحيل.
- الترحيل: تتم عملية الترحيل بواسطة أيقونة (ترحيل) وبمجرد النقر عليها تتم عملية الترحيل والتأثير على الحسابات وعلى مراكز التكلفة والأنشطة والمشاريع في حالة تعامل المنشأة معها.
خامساً: ملاحظات وتعليمات عامة
يراعى أثناء عملية احتساب الراتب ما يلي:
- التأثيرات التي تتم على البنود: من أهم ما يجب مراعاته في عملية احتساب الراتب أن يتم ترميز البنود بالطريقة الصحيحة والشاملة كأن يتم ترميز جميع البنود المؤثرة على الاحتساب وتحديد ما إذا كانت مؤثرة على حساب الصافي ومراعاة موانع الصرف وغيرها من التهيئات.
- التأثيرات التي تؤثر على أيام العمل: بغرض الاحتساب بطريقة صحيحة يجب مراعاة التأثيرات التي تؤرثها أيام العمل على احتساب الراتب كتاريخ المباشرة سواءً في التوظيف الجديد أو مباشرة العمل بعد الإجازات أو حالات إنهاء خدمة موظف أو إجازات لها مستحقات مالية أو إجازات من نوع تؤثر على أيام العمل كالإجازة بدون راتب وغير ذلك من الحالات.
- يتم التأثير على كشف الراتب مبدئياً بمجرد حفظ العمليات والحركات التي تؤثر على الراتب، فعملية الاحتساب تتم أولاً بأول ويمكن استعراض كشف راتب أو قسيمة مرتبات في أي وقت.
- يترتب على البدء بالاحتساب إيقاف العمل على النظام خلال الفترة التي يتم احتسابها ومن ثم لا يمكن إدخال أو تعديل أية عمليات أو حركات.
- يتم إصدار كشوفات الراتب النهائية بعد إجراءات المراجعة والترحيل.
- يتم إصدار كشوفات الراتب بحسب طريقة دفع الراتب للموظف (من الصندوق – الإضافة إلى الحساب في البنك … الخ).
- يمكن ترحيل قيمة البند بعملة النظام المحاسبي المحلية حتى لو تم إدخال قيمة البند بعملة أجنبية بشرط أن يتم استخدام خيار (ترحيل البند حسب عملة النظام المحلية) مع البند في شاشة ترميز بنود الراتب.