منح السلف

الاستخدام

تستخدم شاشة منح السلف لغرض إصدار عمليات السلف التي ستمنح للموظف سواءً منحت للموظف بشكل مباشر أو تسديداً للفواتير التي حصل عليها الموظف من نفس المنشأة أو من منشآت أخرى إذا كانت تلك الفواتير سيتم عكسها على الموظف كسلفة ومن ثم تقسيطها من راتبه أو لتسديد التزامات الموظف للغير.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه منح السلف للموظفين.
• النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
• طريقة الصرف: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة صرف السلفة، وهو من الحقول المهمة الذي يجب تحديد البيانات فيه بدقة، ويترتب على تحديد النوع تأثيرات مالية ومحاسبية بحسب كل نوع، كما يترتب عليها طريقة صرف مبلغ العهدة، ويتم تحديد نوع السلفة على النحو التالي:
• تصرف بسند صرف: يتم تحديد هذا الخيار في حالة صرف السلفة بموجب سند صرف من الأستاذ العام، وسيترتب على هذا التحديد إمكانية إنزال السلفة في شاشة سندات الصرف.
• تصرف مع الراتب: يتم تحديد هذا الخيار في حالة صرف السلفة مع راتب الموظف، وسيترتب على هذا التحديد أن مبلغ السلفة سيتم احتسابه مع راتب الموظف وسيضاف إلى قيد الراتب، ويجب إضافة بند سلفة من نوع استحقاق ليكون في الجانب المدين في قيد الاحتساب إلى جانب بند السلفة (استقطاع) الذي يمثل القسط الذي سيتم خصمه.
• سداد التزام الغير: يستخدم هذا الخيار في حالة صرف سلفة على الموظف على أن يتم إضافة مبلغ السلفة لصالح جهة أو شخص آخر نظير سداد التزام على الموظف للغير، وسيتم التأثير المالي على سلف الموظف وعلى حساب الغير مع قيد الراتب، كما أن الترحيل إلى حساب الغير سيتم بحسب أقساط السلفة المستحقة.

تلميح: يجب ترميز بند لمستحقات الغير كحسابات الموردين ويتم ربطها بحساب له حسابات تحليلية كي يتم التأثير على حساب الغير بدقة.

• تصفية العهدة المالية: يتم تحديد هذا الخيار في حالة عكس العهدة المالية التي على الموظف إلى سلفة، وسيترتب على هذا الخيار أن النظام سيقوم بتصفية العهدة المالية وإضافة المبلغ كسلفة على الموظف وسيتم استقطاعها من راتبه.

تلميح: بمجرد حفظ العهدة سيقوم النظام آلياً بتوليد قيد محاسبي في تصفية العهد يخلى بموجبه حساب عهد الموظف وتضاف على سلفه، وكي يتم التأثير المحاسبي يجب ترحيل القيد من الأستاذ العام.

• تصفية عهدة مالية لموظف آخر: يتم تحديد هذا الخيار في حالة عكس العهدة المالية التي على الموظف إلى سلفة على موظف آخر، وسيترتب على هذا الخيار أن النظام سيقوم بتصفية العهدة المالية على الموظف الذي تم قيد العهدة عليه وإضافة المبلغ كسلفة على موظف آخر وسيتم استقطاعها من راتبه.
• حصة الموظف من الرعاية الصحية: يصدر النظام سلفة آلياً بالحصة التي يتحملها الموظف من الرعاية الصحية التي يحصل عليها بموجب عمليات تطبيب في نظام الموارد البشرية.
• سداد مبيعات: يتم تحديد هذا الخيار لمشتريات الموظف من الجهة التي يعمل بها أو للوجبات التي يشتريها من المطعم الذي يعمل فيه وتقسط على راتبه، فبعد إصدار فاتورة مبيعات باسم الموظف أو فواتير صادرة خلال فترة محددة يمكن إنزال تلك الفواتير وتقسيطها على الموظف كسلفة.
• سداد إشعارات: يتم تحديد هذا الخيار لمشتريات الموظف من الجهات الأخرى وتقسط قيمة تلك المشتريات من راتبه.
• تسوية سلفة: وهو نوع آلي من واقع حركة مدخلة في شاشة تسوية سلفة.
• إنزال البيانات من: يستخدم هذا الحقل في حالة إنزال بيانات العملية من شاشة أخرى وعلى النحو التالي:
• طلب سلفة: يتم تحديد هذا الخيار عندما يرغب المستخدم إنزال البيانات من شاشة طلب سلفة، ويشترط لظهور الطلبات أن تكون معتمدة.
• منح عهدة: يتم تحديد هذا الخيار في حالة تحديد خيار (تصفية العهدة المالية) في حقل نوع السلفة السابق، ويستخدم في حالة عكس العهدة المالية إلى سلفة.
• تظهر بعض الخيارات آلياً نظراً لارتباطها بإجراءات أخرى كصافي مبيعات والرعاية الصحية وتسوية سلفة.
• الرقم: يستخدم هذا الحقل في حالة إنزال البيانات من طلبات السلف أو من عمليات منح العهد المالية أو من فواتير مبيعات أو فواتير مطاعم، ويتم فيه تحديد رقم الطلب أو الفاتورة التي يرغب المستخدم تنفيذه وإنزال بياناته في الشاشة أو تحديد رقم العهدة المالية التي سيتم عكسها كسلفة.

تلميح: في حالة استخدام حقل رقم الطلب تظهر البيانات في باقي الحقول آلياً بمجرد تحديد رقم الطلب مع إمكانية تعديلها، أما في حالة عدم استخدام الطلب فسيقوم المستخدم بإدخال البيانات يدوياً.

• من تاريخ/ إلى تاريخ: تستخدم هذه الحقول عندما تكون طريقة الصرف (سداد مبيعات)، ويتم فيه تحديد الفترة الزمنية التي سيتم إنزال فواتير المبيعات أو فواتير المطاعم وعكسها كسلفة على الموظف.
• رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي للسلفة، ويستخدم حسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
• تاريخ السلفة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية السلفة، ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
• رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الإدارية.
• رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
• البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
• رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لتحديد الموظف الذي سيتم منحه السلفة، وبمجرد تحديد الموظف تظهر بياناته في الحقول المتعلقة بالموظف كالمسمى الوظيفي والهيكل الإداري.
• العملة: يستخدم هذا الحقل لتحديد العملة النقدية التي سيتم بها صرف السلفة.
• سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل آلياً سعر تحويل العملة التي تم تحديدها إلى العملة المحلية.
• رقم البند: يستخدم هذا الحقل لتحديد بند الاستقطاع الذي سيتأثر بمبلغ استقطاع السلفة عند الخصم من الراتب.

تلميح: بغرض حصر ظهور البنود المتعلقة بالسلف فقط يجب تمييز تلك البنود بأنها بنود سلف من خلال استخدام حقل التصنيف مع تحديد نوع البند (استقطاع) في شاشة ترميز بنود الراتب.

• رقم الحساب: يظهر في هذا الحقل حساب سلف الموظف المرتبط بالبند الذي سيتأثر بمبلغ السلفة كدائن عند خصم السلفة، وهو أيضاً الحساب المرتبط ببند السلف التي ستصرف للموظف مع الراتب أو بسند صرف.

تلميح: السلف ليس لها تأثير محاسبي على اعتبار أن التأثير محاسبياً سيتم عند احتساب الراتب إذا كانت طريقة الصرف (مع الراتب) أو عند إنزال العهدة وصرفها بموجب سند صرف في الأستاذ العام إذا كانت طريقة الصرف (تصرف بسند صرف).

• طريقة الاحتساب: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة احتساب السلفة وعلى النحو التالي:
• مبلغ: يظهر هذا الخيار بصورة افتراضية وبموجبه سيتم تحديد مبلغ السلفة في حقل (المبلغ).
• نسبة: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم احتساب قيمة السلفة كنسبة من قيمة أحد البنود كأن يتم صرف سلفة بنسبة من الراتب الأساسي.
• النسبة: يظهر هذا الحقل فعالاً في حالة تحديد طريقة الاحتساب (نسبة) ويستخدم لتحديد النسبة التي سيتم صرفها كسلفة.
• البند المحتسب منه: يظهر هذا الحقل فعالاً في حالة تحديد طريقة الاحتساب (نسبة) ويستخدم لتحديد البند الذي سيتم منه احتساب السلفة.
• رقم بند البدل: يستخدم هذا الحقل بصورة إجبارية في حالة تحديد نوع السلفة (تصرف مع الراتب)، ويتم فيه تحديد بند الاستحقاق للسلفة التي سيتم صرفها مع الراتب.

تلميح

• يفترض أن يكون الحساب المرتبط بهذا البند هو نفس الحساب المرتبط بالبند الذي تم تحديده في حقل (البند)، بمعنى يجب أن يكون الحساب حساباً واحداً لكل من بند الاستقطاع وبند الاستحقاق.
• لغرض حصر ظهور البنود المتعلقة بالسلف فقط يجب تمييز تلك البنود بأنها بنود (سلف) في حقل التصنيف في شاشة ترميز بنود الراتب مع تحديد نوع البند (استقطاع) في شاشة ترميز بنود الراتب.
• سلفة منتهية: يظهر هذا الخيار فعال للدلالة على أن السلفة قد تم تسويتها سواءً باستقطاعها أو بموجب التسديد النقدي.
• تم الصرف مالياً: يظهر هذا الخيار فعال للدلالة على أن السلفة قد تم صرفها من الأستاذ العام أو مع الراتب.
• سلفة افتتاحية: يستخدم هذا الخيار عند استخدام النظام لأول مرة، ويستخدم لإدخال السلف التي تم صرفها للموظفين قبل استخدام النظام، ويتم تحديده بغرض تمييز تلك السلف عن السلف التي يتم منحها للموظفين من النظام مباشرة، ويتم إدخال السلف الافتتاحية كي يتم متابعة تسديدها، كما يظهر في هذا الحقل إشارة (ü) للسلف التي انتقلت آلياً إلى سنة تالية بسبب عدم تسديدها في سنة سابقة، ويمكن استخدامها في حالة صرف السلفة بسند صرف قبل إدخالها في شاشة منح سلفة.

تلميح: لا يترتب على السلف الافتتاحية أية تأثيرات محاسبية.

• نوع النقل السنوي: تظهر البيانات في هذا الحقل آلياً للسلف المالية التي تتداخل فيها السنوات وعلى النحو التالي:
• من سنة سابقة: يظهر هذا الخيار للسلف التي تم إدخالها في سنة سابقة عند استعراضها في السنة التالية، فالسلف التي تم إدخالها في سنة سابقة ولم يتم تسويتها في تلك السنة ستنتقل إلى السنة التالية على أنها منقولة (من سنة سابقة)، وستظهر في السنة التالية كي تكون هناك إمكانية من خصمها على الموظف.
• إلى سنة جديدة: يظهر هذا الخيار بعد الإقفال السنوي للسلف التي تم إدخالها ولم يتم تسويتها في السنة الحالية، ويظهر للدلالة على أن هذه السلفة لم يتم خصمها على الموظف وتم نقلها آلياً إلى السنة التالية.

ثانياً: مبلغ السلفة والأقساط

• المبلغ: يستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ السلفة.
• عدد الأقساط: يستخدم هذا الحقل في حالة استقطاع السلفة من راتب الموظف على عدة أقساط، ويتم فيه تحديد عدد الأقساط.
• مبلغ أول قسط: يستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ القسط الشهري؛ وبموجبه ستظهر عدد الأقساط، بمعنى أنها عملية عكسية لعدد الأقساط.
• الفترة / السنة: تستخدم هذه الحقول لتحديد بداية تقسيط السلفة إذا كان التقسيط سيبدأ من شهر غير الشهر الذي صرفت فيه السلفة.
• إنزال الأقساط: يستخدم هذا الزر بغرض توجيه النظام إنزال أقساط السلفة إلى الجدول، وتنزل البيانات بحسب عدد الأقساط وبداية فترة التقسيط التي تم تحديدها في الحقول السابقة.
• تظهر بيانات التقسيط في الجدول أسفل الشاشة بمجرد النقر على زر (إنزال الأقساط).

ثالثاً: بيانات أخرى

يستخدم هذا التبويب لإدخال بعض البيانات المرتبطة بالسلفة وأهمها من أين سيتم خصم السلفة وعلى النحو التالي:

• طريقة الخصم: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة خصم السلفة ومن أية مستحقات سيتم خصمها على الموظف وعلى النحو التالي:
• من الراتب: يتم تحديد هذا الخيار – وهو الخيار الافتراضي- عند خصم السلفة وتقسيطها من راتب الموظف.
• من مستحقات نهاية الخدمة: يتم تحديد هذا الخيار عند خصم السلفة من مستحقات نهاية خدمة الموظف.

تلميح: بمجرد اختيار (من مستحقات نهاية خدمة) سيقوم النظام بعملية احتساب مستحقات نهاية الخدمة للموظف ومن ثم عرض بيانات تلك المستحقات في الحقول المخصصة لها (المبلغ المستحق / سنوات العمل / المبلغ السابق “سلف سابقة على المستحقات”/ صافي المبلغ)، ومن خلال هذه البيانات سيتم معرفة ما إذا كان سيسمح النظام بذلك أم لا، ويفترض للسماح بذلك أن يكون مبلغ السلفة أقل من صافي المبلغ المستحق.

• من مستحقات أخرى: يتم تحديد هذا الخيار عند خصم السلفة من مستحقات أخرى كالمكافآت وأجور العمل الإضافي وغيرها من المستحقات التي تصرف خارج الراتب، وتصرف من شاشة صرف مستحقات الموظفين بالتأشير على الخيار (السلف التي لم تسدد) واختيار طريقة الخصم المناسبة.
• رقم الموظف الضامن: تستخدم هذه الحقول في حالة طلب المنشأة إلى من يضمن الموظف، ويتم فيها تحديد الموظف أو الموظفين الضامنين للموظف الذي حصل على السلفة.
• رقم المركز / المشروع / النشاط: يستخدم هذا الحقل لتحديد مركز التكلفة أو المشروع أو النشاط الذي سيتأثر بمبلغ السلفة إذا كانت المنشأة تتعامل معها.
• بيانات إضافية: يستخدم هذا التبويب لإدخال أية بيانات إضافية للسلفة إذا لزم الأمر.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.