الاستخدام
تستخدم شاشة الأرصدة الافتتاحية بغرض منح الموظفين أنواع الإجازات التي سيحصلون عليها أثناء الخدمة، كما تستخدم لإدخال الأرصدة الافتتاحية المستحقة لكل موظف عند استخدام النظام لأول مرة أو في حالة تعديل الرصيد المستحق للسنة الحالية، كما تظهر فيها أرصدة الإجازات المتبقية المنقولة من سنوات سابقة.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- نوع العملية: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع العملية المطلوب تنفيذها بأحد الأنواع التالية:
- إنزال البيانات: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم إدخال بيانات جديدة في النظام.
- تعديل البيانات: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم تعديل بيانات تم حفظها في النظام من سابق.
- عرض البيانات: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم استعراض بيانات فقط.
- خيارات الإنزال: تستخدم الحقول التي تظهر أعلى الشاشة في حالة رغبة المستخدم فلترة البيانات التي سيتم استخدامها في الشاشة بحيث يتم حصرها وإنزالها آلياً في الجدول أسفل الشاشة سواءً البيانات المتمثلة بالهيكل الإداري والموظفين أو الرصيد الافتتاحي ورصيد مستحق الإجازة في حالة ما تكون الأرصدة موحدة لجميع الموظفين، أما في حالة عدم استخدامها سيقوم المستخدم بتحديد الموظفين وأنواع الإجازات يدوياً.
- الرصيد الافتتاحي: يستخدم هذا الحقل في حالة تعميم رصيد افتتاحي موحد على جميع موظفي المنشاة، وسيقوم النظام بتكرار هذا الرصيد على جميع الموظفين مع إمكانية تعديله على مستوى الموظف.
- تطبيق اللائحة: يستخدم هذا الخيار عند بداية استخدام النظام أو عند تطبيق لائحة إجازات على موظف جديد أو في بداية السنة الجديدة إذا كان المستخدم يرغب بتصحيح خطأ في لائحة تم تطبيقها على الموظفين في السنة السابقة أو إذا كان يرغب بتطبيق لائحة جديدة على موظف سابق نظراً لتغير بياناته الوظيفية، فمن خلاله يمكن تطبيق لائحة جديدة على الموظفين.
تلميح: يشترط عدم وجود حركة على إجازات الموظف الذي سيتم تطبيق لائحة جديدة عليه.
- تنفيذ: يستخدم هذا الزر في حالة استخدام حقول بيانات الإنزال السابقة، ويستخدم بغرض توجيه النظام إنزال البيانات بحسب ما تم تحديده.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يستخدم الجدول أسفل الشاشة لتحديد الموظفين الذين سيتم إدخال أرصدتهم من الإجازات، ويتم استخدامها بطريقتين، إما بواسطة إنزال البيانات آلياً بواسطة استخدام بيانات الإنزال في البيانات الرئيسية، وإما باستخدامها مباشرة كما يلي:
- رقم / اسم الموظف: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد الموظف الذي سيتم إدخال رصيده الافتتاحي أو تحديد أنواع الإجازات التي ستمنح له.
- نوع الإجازة: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع الإجازة الذي سيمنح للموظف وسيتم إدخال رصيده الافتتاحي.
- الرصيد الافتتاحي: يستخدم هذا العمود لإدخال الرصيد الافتتاحي لنوع الإجازة الذي تم تحديده ويقصد بالرصيد الافتتاحي الرصيد المتبقي للموظف من فرتة سابقة، كما يظهر فيه الرصيد المتبقي للموظف من سنة سابقة في حالة نقله إلى السنة الحالية.
- الرصيد الفعلي: يظهر في هذا العمود الرصيد السنوي المستحق للموظف لنوع الإجازة الذي تم تحديده، ويظهر بحسب ما تم ترميزه في شاشة ترميز الإجازات في تهيئة النظام مع إمكانية تعديله على مستوى الموظف. مستحق الإجازة للموظف للفترة الحالية.
تلميح: سيتم إضافة الرصيد الافتتاحي إلى رصيد مستحق الإجازة وسيمثل رصيد واحد للموظف خلال الفترة الحالية.
- رصيد الإجازة من اللائحة: يظهر في هذا العمود آلياً الرصيد السنوي لنوع الإجازة الذي تم تحديده، ويظهر في حالة التعامل مع شاشة ترميز لائحة الإجازات في تهيئة النظام وبحسب الشروط التي تنطبق على الموظف المحددة في اللائحة.
تلميح: يستطيع المستخدم تكرار الموظف على مستوى كل نوع من أنوع الإجازات التي ستمنح له.
- صافي الحركات السابقة: يستخدم هذا العمود في حالة استخدام خيار (خصم أيام الإجازة من سنوات الخدمة) في شاشة ترميز الإجازات، فإذا كان نوع الإجازة مستخدم فيه هذا الخيار وكان الموظف قد استخدم هذا النوع من الإجازات – قبل استخدام النظام – فسيتم إدخال تلك المدة في هذا العمود، وعند احتساب مستحقات الخدمة للموظف سيقوم النظام بخصم هذه المدة مع الإجازات التي صدرت للموظف من النظام وستخصم من سنوات خدمته.
- الاستيراد من إكسل: يستخدم هذا التبويب في حالة استيراد بيانات الأرصدة الافتتاحية للإجازات من ملف اكسل.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.
تلميح: عند ترميز موظف جديد يتم تطبيق لائحة الإجازات التي تنطبق عليه وعلى ضوئها تظهر أرصدة إجازاته الافتتاحية آلياً.