الاستخدام
تستخدم شاشة طلبات البنود الدائمة – إذا كانت المنشأة تتعامل مع الطلبات – لغرض إضافة طلبات بالبنود والبدلات الدائمة التي سيتم إسنادها للموظفين، ويقصد بالبنود الدائمة تلك البدلات التي يحصل عليها الموظفين أو الاستقطاعات التي تخصم عليهم بصورة منتظمة، ولا تؤثر تلك الطلبات على بنود الموظف إلا بعد اعتمادها في هذه الشاشة ومن ثم إسنادها للموظف في شاشة (إسناد البنود الدائمة)، مع العلم بأنه يمكن للمستخدم إدخال الطلبات من نظام الخدمة الذاتية وسيتم عكسها في هذه الشاشة مباشرة.
طريقة استخدام الشاشة
أولاً: البيانات الرئيسية
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه طلب البنود الدائمة.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي لطلب البنود الدائمة، ويستخدم حسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية طلب البنود الدائمة، ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال تاريخ يدوي.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
- نوع العملية: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع العملية المطلوب تنفيذها على النحو التالي:
- إضافة بند: يتم تحديد هذا الخيار إذا كان المستخدم سيقوم بإضافة وإسناد بند إلى راتب موظف أو رواتب أكثر من موظف، ويستخدم في حالة عدم استخدام اللوائح المالية في المنشأة أو في حالة منح بند لموظف خارج إطار اللائحة المالية التي تنطبق عليه.
- توقيف / إطلاق بند: يتم تحديد هذه الخيارات في حالة إيقاف بند على موظف أو في حالة إطلاق هذا البند وإعادته للموظف.
- رمز الفترة: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة.
- البيان: يستخدم هذا الحقل في حالة رغبة المستخدم تدوين بيان عملية الطلب.
- مستخدم: تظهر فيه إشارة (ü) للدلالة على أن الطلب قد تم استخدامه في شاشة إسناد البنود الدائمة.
- مدخل في نظام الويب: تظهر فيه إشارة (ü) للدلالة على أن الطلب تم إدخاله في نظام الخدمة الذاتية.
- حالة الاعتماد: يظهر في هذا الحقل آلياً حالة الطلب وما إذا كان معتمداً أم لا أو أنه مرفوض.
- خيارات الإنزال: يستخدم هذا التبويب إذا كان المستخدم يرغب فلترة البيانات التي سيتم استخدامها في الشاشة بحيث يتم حصرها وإنزالها آلياً في البيانات التفصيلية، ويتم التعامل مع خيارات الإنزال على النحو التالي:
- فلترة البيانات المطلوب إنزالها سواءً على مستوى الهيكل أو على مستوى الموظفين أو على مستوى البنود.
- حذف الموظفين الغير مدخل لهم قيمة: يمكن من خلال هذا الزر حذف الموظفين الذين تظهر بياناتهم بدون قيم أو بقيم سالبة.
- اعتماد عملة الموظف للبدل بدلاً عن عملة البند: عند التأشير على هذا الخيار يقوم النظام باعتماد عملة الموظف في بيانات الموظفين وإنزالها عند التنفيذ.
- رقم / اسم البند: تستخدم هذه الحقول إذا كان المستخدم يرغب باحتساب قيمة البنود من قيمة بند آخر كأن يتم احتساب بند مظهر للموظف بناءً على الراتب الأساسي، ففي هذه الحالة سيتم تحديد بند (الراتب الأساسي) في هذا الحقل.
- المعامل / القيمة: يستخدم هذه الحقول لتحديد المعامل والقيمة الذي بموجبهما سيتم احتساب القيمة الجديدة للبند، كأن نزيد أو ننقص أو نقسم أو نضرب القيمة الحالية بالقيمة التي سيتم تحديدها في حقل (القيمة)، فإذا تم تحديد المعامل (×) وتم إدخال (2) في حقل القيمة سيقوم النظام بعملية احتساب قيمة البند بضرب القيمة الحالية × (2).
- الترتيب حسب: يتم استخدام هذه الخيارات لتحديد طريقة عرض البيانات في الشاشة حيث عرضها على النحو التالي:
- رقم الموظف: في حالة استخدام هذا الخيار سيتم عرض البيانات على مستوى الموظف حيث سيتم عرض الموظف والبنود التي سيتم تحديدها.
- رقم البند: في حالة استخدام هذا الخيار سيتم عرض البيانات على مستوى البند حيث سيتم عرض البند لجميع الموظفين ثم البند الآخر لجميع الموظفين وهكذا.
- تنفيذ: يستخدم هذا الزر بغرض توجيه النظام إنزال البيانات في الشاشة، وبمجرد النقر عليه تنزل البيانات بحسب ما تم استخدامه في الحقول السابقة.
- استيراد من اكسل: يستخدم هذا التبويب في حالة رغبة المستخدم استيراد بيانات عملية طلب البنود الدائمة وجلبها من ملف اكسل، ويتم فيه تحديد مسار ملف الإكسل ومن ثم النقر على زر (الاستيراد من ملف اكسل)، ويشترط للاستيراد من ملف اكسل ما يلي:
- أن تكون صيغة ملف الإكسل: (رقم الموظف – اسم الموظف – رقم البند – اسم البند – العملة – المبلغ).
- تبدأ القراءة من ملف اكسل من السطر الثاني.
- أن يكون مدير النظام قد قام بتهيئة وترميز العملات والموظفين وبنود الراتب في الشاشات المخصصة لها في النظام قبل عملية الاستيراد من الإكسل، ويجب أن تتوافق البيانات في ملف الإكسل مع البيانات المرمزة في النظام.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يستخدم الجدول أسفل الشاشة لإدخال البيانات التفصيلية للبنود التي سيتم طلب إسنادها للموظفين، وتستخدم إما بإنزال البيانات بواسطة تبويب خيارات الإنزال أو بإدخالها مباشرة على النحو التالي:
- رقم / اسم الموظف: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد الموظف الذي سيتم طلب إسناد بنود دائمة له.
- رقم / اسم البند: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد البنود الدائمة التي سيتم طلب إضافتها وإسنادها للموظفين، وبمجرد تحديد البند تظهر البيانات المرتبطة به وبالموظف في الأعمدة المخصصة لها كنوع البند وطريقة احتسابه والحساب المرتبط بالبند ومركز التكلفة والمشروع في حالة استخدامها.
- العملة: يستخدم هذا العمود لتحديد عملة البند التي سيتم طلب إسناد القيمة بها.
- القيمة الحالية: يتم التعامل مع هذا الحقل حسب طريقة الاحتساب المعتمدة للبند وما إذا كانت مبلغ أو نسبة أو ساعة أو يوم، ويتم فيه إدخال القيمة الجديدة للبند سواءً كانت مبلغ أو نسبة أو قيمة اليوم أو الساعة.
- المبلغ: يظهر المبلغ في هذا العمود آلياً وهو المبلغ الناتج عن عملية احتساب البند بعد إدخال القيمة في العمود السابق.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.
- الاعتماد / الرفض: تستخدم هذه الأيقونات بغرض اتخاذ الإجراء المناسب للطلب، ومن خلالها يتم اعتماد الطلب ومن ثم إمكانية إنزاله واستخدامه في شاشة إسناد وتعديل البنود الدائمة أو رفض الطلب، وتتم عملية الاعتماد والرفض بموجب صلاحية تمنح للمستخدم المخول القيام بمثل تلك المهام.
تلميح: الطلبات التي يتم حفظها لا تظهر في شاشة إسناد وتعديل البنود الدائمة إلا إذا تم اعتمادها بواسطة أيقونة (اعتماد).