الاستخدام
تستخدم شاشة منح العهد المالية بغرض إصدار عمليات العهد المالية التي تصرف للموظف والعامل لمواجهة أعباء واحتياجات العمل.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه منح العهد المالية للموظفين.
- النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع العهدة المالية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي للعهدة المالية، ويستخدم حسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية العهدة المالية، ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
- رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الإدارية.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
- البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
- إنزال البيانات من: يستخدم هذا الحقل في حالة إنزال بيانات العملية من شاشة أخرى وعلى النحو التالي:
- طلب عهدة: يتم تحديد هذا الخيار عندما يرغب المستخدم إنزال البيانات من شاشة طلب عهدة مالية، ويشترط لظهور الطلبات أن تكون معتمدة.
- التكاليف الإضافية: يتم تحديد هذا الخيار عندما يرغب المستخدم إنزال البيانات من عمليات التكاليف الإضافية.
- رقم الطلب: يستخدم هذا الحقل في حالة إنزال البيانات من طلبات العهد المالية أو من عمليات التكاليف الإضافية، ويتم فيه تحديد رقم طلب العهدة المالية أو رقم التكليف الذي يرغب المستخدم تنفيذه وإنزال بياناته في الشاشة.
تلميح: في حالة استخدام حقل رقم الطلب تظهر البيانات في باقي الحقول آلياً بمجرد تحديد رقم الطلب مع إمكانية تعديلها، أما في حالة عدم استخدام الطلب فسيقوم المستخدم بإدخال البيانات يدوياً.
- رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لتحديد الموظف الذي سيتم منحه العهدة المالية، وبمجرد تحديد الموظف تظهر بياناته في الحقول المتعلقة بالموظف كالمسمى الوظيفي والهيكل الإداري.
- العملة: يستخدم هذا الحقل لتحديد العملة النقدية التي سيتم بها صرف العهدة المالية.
- سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل آلياً سعر تحويل العملة التي تم تحديدها إلى العملة المحلية.
- المبلغ: يستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ العهدة المالية الذي سيصرف للموظف.
- المبلغ المسدد: يظهر في هذا الحقل آلياً المبالغ التي تم تصفيتها من العهدة، وتظهر بموجب عمليات تصفية العهد المالية.
- حولت إلى سلفة: تظهر في هذا الحقل إشارة (ü) في حالة تحويل العهدة المالية وعكسها إلى سلفة على الموظف، وتظهر هذه الإشارة بموجب عملية منح سلفة.
- تم الصرف مالياً: يظهر هذا المؤشر فعال للدلالة على أن العهدة المالية قد تم صرفها من الأستاذ العام.
- عهدة افتتاحية: يستخدم هذا الخيار عند استخدام النظام لأول مرة، ويستخدم لإدخال العهد المالية التي تم صرفها للموظفين قبل استخدام النظام، ويتم تحديده بغرض تمييز تلك العهد عن العهد التي يتم منحها للموظفين من النظام مباشرة، ويتم إدخال العهد الافتتاحية كي يتم متابعة تصفيتها، كما يظهر في هذا الحقل إشارة (ü) للعهد التي انتقلت آلياً إلى سنة تالية بسبب عدم تصفيتها في سنة سابقة.
تلميح: لا يترتب على العهد الافتتاحية أية تأثيرات محاسبية.
- عهدة مستعاضة: يستخدم هذا الخيار للعهد المستديمة التي تصرف بصورة مستمرة أو دورية، ويستفاد من العهدة التي طبيعتها مستعاضة أن النظام سيقوم بتوليد أمر صرف بمبلغ العهدة بمجرد تصفية العهدة وسيتم صرفها من جديد بموجب سند صرف من الأستاذ العام، بمعنى أن المستخدم لن يقوم بتحرير عهدة مالية جديدة للموظف أنما سيتم صرف مبلغ العهدة المستعاضة كلما تمت تصفية المبلغ، وعملية الصرف هذه بمثابة عهدة سيتم قيدها على الموظف وسيتطلب تصفيتها.
- إقفال العهدة: تظهر في هذا الحقل إشارة (ü) في حالة تصفية العهدة المالية وإقفالها من شاشة تصفية العهد، ويظهر للدلالة على أن هذه العهدة قد تم تصفيتها.
- نوع النقل السنوي: تظهر البيانات في هذا الحقل آلياً للعهد المالية التي تتداخل فيها السنوات وعلى النحو التالي:
- من سنة سابقة: يظهر هذا الخيار للعهد المالية التي تم إدخالها في سنة سابقة عند استعراضها في السنة التالية، فالعهد التي تم إدخالها في سنة سابقة ولم يتم تصفيتها في تلك السنة ستنتقل إلى السنة التالية على أنها منقولة (من سنة سابقة)، وستظهر في السنة التالية كي تكون هناك إمكانية من تصفيتها.
- إلى سنة جديدة: يظهر هذا الخيار بعد الإقفال السنوي للعهد المالية التي تم إدخالها ولم يتم تصفيتها في السنة الحالية، ويظهر للدلالة على أن هذه العهدة لم يتم تصفيتها وتم نقلها آلياً إلى السنة التالية.
البيانات الرئيسية: يستخدم هذا التبويب لإدخال بعض البيانات المرتبطة بالعهدة المالية وعلى النحو التالي:
- البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
- رقم البند: يستخدم هذا الحقل لتحديد البند الذي سيضاف عليه مبلغ العهدة المالية وهو البند الذي سيظهر في سند الصرف.
- رقم الحساب: يستخدم هذا الحقل لتحديد الحساب الذي سيتأثر بمبلغ العهدة كمدين.
تلميح: العهدة ليس لها تأثير محاسبي على اعتبار أن التأثير محاسبياً سيتم عند إنزال العهدة وصرفها بموجب سند صرف في الأستاذ العام.
- رقم المركز/ المشروع/ النشاط: يستخدم هذا الحقل لتحديد مركز التكلفة والمشروع والنشاط الذي سيتأثر بمبلغ العهدة.
- بيانات إضافية: يستخدم هذا التبويب في حالة رغبة المستخدم إدخال أية بيانات إضافية للعهدة المالية.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.