تصفية العهد المالية

الاستخدام

تستخدم شاشة تصفية العهد المالية بغرض إخلاء وتصفية العهد المالية التي تم صرفها للموظفين، ويتيح النظام تصفية العهد التي تم صرفها خلال السنة الحالية أو العهد التي تم ترحيلها من سنوات سابقة أو تم إدخالها كعهد افتتاحية، وفي الوقت الذي يمكن فيه تصفية العهد بنفس مبلغ العهدة يمكن تصفيتها أيضاً بأقل أو أكثر من مبلغ العهدة مع معالجة ما سيترتب على ذلك من تأثيرات، وتجدر الإشارة إلى أن النظام يقوم بالتشييك على حدود الحسابات المدينة عند التصفية وبحسب الصلاحية الممنوحة للمستخدم في شاشة صلاحيات العمليات.

طريقة استخدام الشاشة

أولاً: البيانات الرئيسية

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

• رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه تصفية العهد المالية.
• النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع تصفية العهدة المالية، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
• رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي لتصفية العهدة المالية، ويستخدم بحسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
• تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية تصفية العهدة المالية، ويستخدم بحسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
• رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الإدارية.
• رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
• رقم العهدة: يستخدم هذا الحقل لتحديد رقم العهدة المالية التي سيتم تصفيتها، وبمجرد تحديد العهدة يظهر مبلغها في حقل (مبلغ العهدة).
• رقم الموظف: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الموظف الذي بعهدته العهدة التي تم تحديدها في حقل (رقم العهدة) السابق، كما تظهر باقي بيانات العهدة وبيانات الموظف في الحقول المخصصة لها.
• مبلغ التصفية: يستخدم هذا الحقل لإدخال المبلغ الذي سيتم تصفيته من العهدة، ويمكن استخدامها على النحو التالي:
• تصفية بنفس مبلغ العهدة: يتم التصفية بنفس مبلغ العهدة المالية، وفي هذه الحالة يقوم المستخدم بإدخال مبلغ العهدة ومن ثم إقفال العهدة وسيترتب على ذلك تكوين قيود محاسبية بتصفية العهدة عند حفظ العملية.
• تصفية جزء من العهدة: يمكن تصفية العهدة على دفعات حتى يتم استكمال تصفية العهدة بالكامل، وفي هذه الحالة يمكن إدخال مبلغ أقل من مبلغ العهدة، ولا يتم إقفال العهدة إلا بعد استكمال تصفيتها.
• تصفية بمبلغ أقل: يمكن التصفية بمبلغ أقل من مبلغ العهدة في حالة الاستفادة من بعض مبلغ العهدة وسيتم إعادة المبلغ المتبقي من العهدة، وفي هذه الحالة يتم إدخال مبلغ أقل من مبلغ العهدة المالية ومن ثم إقفال العهدة بواسطة خيار (إقفال العهدة)، وبموجب هذا الإجراء ستظهر العهدة في شاشة سندات القبض كي يتم تسديد باقي المبلغ.
• تصفية بمبلغ أكبر: يمكن التصفية بمبلغ أكبر من مبلغ العهدة في حالة صرف الموظف مبلغ أكبر من مبلغ العهدة، وفي هذه الحالة يتم إدخال مبلغ أكبر من مبلغ العهدة المالية ومن ثم إقفال العهدة بواسطة خيار (إقفال العهدة)، وبموجب هذا الإجراء ستظهر العهدة في شاشة سندات الصرف كي يتم صرف المبلغ الزائد عن مبلغ العهدة.
• البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
• بيانات أخرى: تظهر البيانات المالية للعهدة المتمثلة بالبند والحساب ومركز التكلفة في هذا التبويب آلياً بمجرد تحديد رقم العهدة، وستتأثر كمدين في عملية تصفية العهدة.
• مؤشر الترحيل: تظهر في هذا الحقل إشارة (ü) للدلالة على أنه قد تم ترحيل تصفية العهدة من شاشة الترحيل في الأستاذ العام.
• مغلق مالياً: تظهر في هذا الحقل إشارة (ü) للدلالة على أن تصفية العهدة قد تم استخدامها في سندات القبض والصرف في الأستاذ العام في حالة تصفية العهدة بمبلغ أقل أو أكثر من مبلغ العهدة.
• عهدة مستعاضة: تظهر في هذا الحقل إشارة (ü) للدلالة على أن العهدة مستعاضة وهي العهدة التي بموجبها سيتولد بموجبها سند صرف من الأستاذ العام وعملية الصرف هذه بمثابة عهدة سيتم قيدها على الموظف وسيتطلب تصفيتها.
• إقفال العهدة: يستخدم هذا الخيار عند الانتهاء من تصفية العهدة سواءً تمت التصفية بنفس مبلغ العهدة أو أقل أو أكثر، وبموجب تحديده بإشارة (ü) سيتم إقفال العهدة نهائياً وستظهر في شاشة سندات القبض في الأستاذ العام عند التصفية بمبلغ أقل من مبلغ العهدة كي يتم تسديد المبلغ المتبقي من العهدة أو في سندات الصرف عند التصفية بمبلغ أكبر من مبلغ العهدة كي يتم صرف المبلغ الفارق.
• ليس لها تأثير مالي: يستخدم هذا الخيار إذا كان المستخدم لا يرغب بالتأثير المالي لتصفية العهد، وتستخدم في بعض الحالات كأن يتم تصفية العهدة وخصمها من مستحقات الموظف عند صرف مستحقاته في شاشة (صرف مستحقات الموظفين) بحيث يتم إنزال التصفية في هذه الشاشة.

ثانياً: البيانات التفصيلية

يستخدم الجدول أسفل الشاشة لتحديد أنواع تصفية العهد، وهي أوجه الصرف التي صرفت فيه العهدة، ويتم تحديد نوع أو أنواع التصفية وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع تصفية العهد في تهيئة النظام، وتمثل هذه الأنواع الجانب المدين في قيد تصفية العهدة ويتم فيه تحديد:

• رقم / اسم النوع: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد نوع أو أنواع تصفية العهدة حسب الأنواع التي تم ترميزها في شاشة (ترميز أنواع تصفية العهد) في التهيئة، وبمجرد تحديد النوع تظهر البيانات المرتبطة به ومنها الحساب الذي سيتأثر كمدين ومركز التكلفة.
• العملة: يتم تحديد عملة التصفية أي أنه يمكن تصفية العهدة بأكثر من عملة بنفس حركة التصفية.
• سعر التحويل: يظهر سعر التحويل للعملة من شاشة تهيئة العملات مع إمكانية تعديل السعر بحدود الصلاحية الممنوحة للمستخدم.
• العملة: يتم تحديد عملة التصفية أي أنه يمكن تصفية العهدة بأكثر من عملة بنفس حركة التصفية.
• سعر التحويل: يظهر سعر التحويل للعملة من شاشة تهيئة العملات مع إمكانية تعديل السعر بحدود الصلاحية الممنوحة للمستخدم.
• المبلغ: يستخدم هذا العمود لإدخال مبلغ كل نوع حسب العملة المختارة.
• المبلغ المحلي: يمثل نتيجة حاصل ضرب سعر التحويل في المبلغ.
• المبلغ بعملة العهدة: يظهر في هذا الحقل المبلغ المقابل بعملة العهدة والمدخلة في شاشة منح عهدة مالية.
• الضريبة%/ الضريبة: تستخدم هذه الأعمدة لإدخال نسبة أو مبلغ الضريبة إن وجد.
• الضريبة بالعملة المحلية: يمثل نتيجة حاصل ضرب سعر التحويل في مبلغ الضريبة.
• الضريبة بعملة العهدة: يظهر في هذا الحقل آلياً المبلغ المقابل لمبلغ الضريبة بعملة العهدة التي تم تحديدها في شاشة منح عهد مالية.
• الإجمالي: يظهر في هذا العمود إجمالي مبلغ النوع وهو عبارة عن إجمالي المبلغ والضريبة.
• الإجمالي بالعملة المحلية: يظهر في هذا العمود بشكل آلي حاصل جمع المبلغ المحلي والضريبة بالعملة المحلية.
• الإجمالي بعملة العهدة: يظهر في هذا العمود بشكل آلي حاصل جمع المبلغ بعملة العهدة والضريبة بعملة العهدة.
• رقم المرجع: لإدخال رقم المرجع الخاص بالتصفية على مستوى النوع.
• الحساب: يظهر الحساب آلياً إذا كان مرتبط بنوع التصفية، أما إذا لم يكن مرتبط فيتم إدخاله يدوياً.
• الإجماليات: تظهر إجماليات الطلب في الحقول المخصصة لها اسفل الشاشة، ويجب أن يتساوى الإجمالي مع المبلغ الذي تم إدخاله في حقل (مبلغ التصفية) في البيانات الرئيسية.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.