الاستخدام
تستخدم شاشة قيد مستحقات الموظفين بغرض احتساب وإثبات مستحقات نهاية خدمة الموظفين إذا كانت سياسة المنشاة تقوم على إثبات مستحقات الموظفين سنوياً وتحميل كل سنة ما يخصها من تلك المستحقات، كما تستخدم في احتساب وإثبات مستحقات الموظف أثناء منحه إجازة من نوع تتأثر مستحقات الموظف عند منحه إجازة من هذا النوع، ويهذا فالشاشة من ناحية تقوم بعملية احتساب تلك المستحقات آلياً بناءً على التهيئة الخاصة بكل نوع ومن ناحية أخرى تقوم بتكوين قيد الاستحقاق.
طريقة استخدام الشاشة
أولاً: البيانات الرئيسية
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه قيد مستحقات موظف.
- النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع المستحقات التي سيتم قيدها لصالح الموظف على النحو التالي:
- مستحقات نهاية الخدمة: يتم تحديد هذا النوع في حالة احتساب وقيد مستحقات نهاية خدمة الموظفين.
- مستحقات الإجازة: يتم تحديد هذا النوع في حالة احتساب وقيد مستحقات الإجازة للموظفين لأنواع الإجازات التي لديها مستحقات ولديها رصيد، ويقصد بمستحقات الإجازة احتساب راتب الموظف خلال فترة الإجازة، فهي من ناحية يتم احتسابها بطريقة مختلفة عن احتساب صافي الراتب فقد يفقد الموظف بعض البنود أو نسبة منها بحسب ما سيتم ترميزه في شاشة ترميز لائحة استحقاق الإجازات، ومن ناحية ثانية يتم احتساب تلك المستحقات مقدماً.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي لعملية احتساب وقيد مستحقات موظف، ويستخدم حسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية احتساب وقيد مستحقات موظف، ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
- السنة / رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً السنة ورقم الفترة الإدارية الفعالة.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
- رقم البند: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم البند الذي تم ربطه بحسب نوع القيد المراد إدخاله، فإذا أردنا قيد مستحقات نهاية الخدمة يظهر البند المحجوز لـ (مستحقات نهاية الخدمة)؛ وفي حالة قيد مستحقات الإجازة يظهر بند تصنيفه (مستحقات إجازة) بعد أن يتم إدراجه في الحقل الخاص به في شاشة ترميز الإجازات، وقد يتطلب هذا البند إدخال يدوياً كقيد التكاليف الإضافية للموظفين.
- نوع الإجازة: يستخدم هذا الحقل في حالة استخدام نوع العملية (مستحقات الإجازة)، ويستخدم في حالة إنزال واحتساب نوع معين من الإجازات وتعميمه على جميع الموظفين، ويشترط أن يكون نوع الإجازة (لديها مستحقات) و(لها رصيد).
- رقم الحساب: يستخدم هذا الحقل لتحديد الحساب الدائن الذي سيتأثر بعملية الاحتساب، وسيتم التأثير على هذا الحساب عند إنزال العملية في شاشة قيود اليومية في نظام الأستاذ العام، كما يمكن التعامل مع حساب وسيط.
- مبلغ الوثيقة: يظهر في هذا الحقل المبلغ الذي تم احتسابه آلياً، وهو إجمالي المبلغ الذي سيتم قيده لصالح الموظف.
- العملة: يستخدم هذا الحقل لتحديد العملة التي سيتم بها قيد المستحقات.
- المركز / المشروع / النشاط: تظهر هذه الحقول إذا تم تفعيل التعامل معها في التهيئة العامة للنظام، وتستخدم لتحديد مركز التكلفة أو المشروع أو النشاط الذي ستتأثر بالعملية.
- البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
- مستخدم: تظهر فيه إشارة (ü) للدلالة على أنه قد تم صرف المستحق في شاشة سندات الصرف في الأستاذ العام.
- الرصيد الافتتاحي: في حالة وجود أرصدة سابقة كمستحقات للموظف قبل استخدام النظام يتم إدخالها يدوياً في البيانات التفصيلية في الشاشة مع استخدام خيار (الرصيد الافتتاحي) حيث يتم إدخال الموظفين والبنود التي لها أرصدة، ويتم إدخال الأرصدة في أعمدة المستحقات السابقة حيث يتم إدخال سنوات خدمة مع الأشهر والأيام إن وجدت في عمود (القيمة) ويتم إدخال الأرصدة الافتتاحية المستحقة في عمود (المبلغ)، وتجدر الإِشارة إلى أنه عند التأشير على هذا الخيار لا تظهر الوثيقة للمستخدم في قيود اليومية للإنزال تفادياً لتكرار القيمة بافتراض أنه قد تم رصد رصيد افتتاحي للحساب في نظام الأستاذ العام.
- قيد مخصصات: تظهر فيه إشارة (ü) للدلالة على أنها مخصصات تم احتسابها للغير كمخصصات رسوم إقامة الموظفين أو مخصصات التدريب التي يشارك فيها الموظف وتستفيد منها مراكز التدريب، علماً بأن النظام سيظهر حساب المخصص الذي تم تحديده للبند في شاشة ترميز بنود الراتب مع إمكانية تغييره.
- خيارات الإنزال: يستخدم هذا التبويب بغرض فلترة بيانات الموظفين الذين ستشملهم عملية قيد المستحقات على النحو التالي:
- من الموظف / إلى موظف – من الهيكل / إلى هيكل: من خلال هذه الحقول يمكن حصر موظفين (من موظف / إلى موظف) أو حصر موظفي هيكل أو موظفي هياكل محددة بحيث يتم حصرهم واحتساب مستحقاتهم.
يستطيع المستخدم القيام بعملية فلترة إضافية للموظفين الذين تم حصرهم في الحقول السابقة، فمن خلال جدول الموظفين المقابل يمكن اختيار الموظفين المطلوب إنزالهم كما يمكن اختيار الكل.
- إنزال البيانات: يستخدم هذا الزر بغرض توجيه النظام القيام بعملية احتساب المستحقات، فبمجرد النقر عليه يقوم النظام بعملية احتساب مستحقات نهاية الخدمة أو احتساب مستحقات الإجازة بحسب المعطيات التي تم تحديدها في الحقول السابقة ومن ثم يتم عرض نتيجة الاحتساب في الجدول أسفل الشاشة.
ثانياً: البيانات التفصيلية
تظهر في الجدول أسفل الشاشة نتيجة احتساب مستحقات الموظفين ، وتظهر بمجرد النقر على زر (إنزال البيانات) على النحو التالي:
- رقم / اسم الموظف: يظهر الموظفون بحسب ما تم تحديده في حقول الإنزال.
- رقم البند: تظهر البنود في هذا العمود بحسب ما تم تحديده في حقول الإنزال.
- المستحقات السابقة: تظهر في هذه الأعمدة المستحقات السابقة للموظف سواءً المستحقات التي تم احتسابها آلياً في عمليات سابقة أو التي تم إدخالها كأرصدة افتتاحية حيث تظهر على النحو التالي:
- القيمة: تظهر في هذا العمود مدة سنوات خدمة الموظف حتى آخر عملية احتساب مع الأرصدة الافتتاحية إن وجدت، وتظهر بالسنة والشهر.
- المبلغ: تظهر في هذا العمود المبالغ المستحقة للموظف من سابق.
- المستحقات حتى تاريخ الوثيقة: تظهر في هذه الأعمدة نتيجة احتساب مستحقات الموظف، ويقوم النظام بعملية احتساب المستحقات من بداية تعيين الموظف وحتى تاريخ عملية الاحتساب، وتظهر نتيجة الاحتساب كقيمة متمثلة بسنوات خدمة الموظف وكمبلغ مستحق.
- صافي المستحقات: يظهر في هذه الأعمدة صافي مستحقات الموظف للفترة الحالية وهي عبارة عن (المستحقات حتى تاريخ الوثيقة) ناقص (المستحقات السابقة)، وتظهر كقيمة متمثلة بسنوات خدمة الموظف وكمبلغ مستحق، وهذا المبلغ هو الذي سيتم قيده لصالح الموظف.
- تظهر البيانات في باقي الأعمدة آلياً كبيانات توضيحية يسترشد بها المستخدم في عملية الاحتساب التي قام بها النظام.
- رقم الحساب: يظهر في هذا العمود رقم حساب المرتبط بالبند الذي يتم احتسابه، ويظهر بحسب الربط الذي تم في شاشة ربط البنود بالحسابات، ويمثل هذا الحساب الطرف الدائن في عملية الاحتساب.
تلميح: يتم إنزال قيد مستحقات الموظف الناتج عن عملية الاحتساب في شاشة قيود اليومية في الأستاذ العام.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.
تلميح: يتم احتساب وقيد مستحقات نهاية الخدمة بناءً على اللائحة الافتراضية التي يتم ترميزها في شاشة ترميز لوائح مستحقات نهاية الخدمة ولن يتم احتساب المستحقات إذا لم توجد لائحة افتراضية، وينطبق هذا أيضاً على احتساب وقيد مستحقات إجازة التي لن يتم احتسابها إذا لم توجد لائحة افتراضية في ترميز لوائح الإجازات.
تلميح: يشترط لاحتساب مستحقات الموظف خلال الإجازة التي يحتسب لها مستحقات أن يتم ربط الموظف باللائحة التي سيتم تطبيقها على الموظف، وتتم عملية الربط بواسطة الحقل (رقم لائحة مستحقات الإجازة) تبويب (البيانات المالية) في شاشة بيانات الموظفين.
تلميح: يتم ترحيل القيد – في حالة استخدام مراكز التكلفة والمشاريع والأنشطة – حسب ما تم استخدامه في شاشة متغيرات النظام، ففي حالة استخدام خيار (وحيد) في خيارات ترحيل المراكز والمشاريع والأنشطة سيقوم النظام بتجميع المبالغ الخاصة بكل مركز أو مشروع أو نشاط لجميع الموظفين وقيدها كمبلغ واحد في الجانب المدين (مصروف مستحقات نهاية الخدمة / مصروف مستحقات الإجازة)، أما في حالة اختيار (متعدد) سيقوم النظام بتكرار الجانب المدين بعدد الموظفين المستخدمين في عملية القيد.