منح السلف الجماعي

الاستخدام

تستخدم شاشة منح السلف الجماعي بغرض إصدار عمليات السلف التي ستمنح للموظفين بصورة جماعية، كما تستخدم لإدخال الأرصدة الافتتاحية للسلف وهي أرصدة السلف التي تم منحها للموظفين قبل استخدام النظام.

طريقة استخدام الشاشة

أولاً: البيانات الرئيسية

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

• رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه منح السلف الجماعي للموظفين.
• النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
• رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي للسلفة الجماعية، ويستخدم بحسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
• تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية السلفة الجماعية، ويستخدم بحسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
• رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الإدارية.
• رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
• طريقة الصرف: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة صرف السلفة، وهو من الحقول المهمة الذي يجب تحديد البيانات فيه بدقة، ويترتب على تحديد النوع تأثيرات مالية ومحاسبية بحسب كل نوع، كما يترتب عليها طريقة صرف مبلغ العهدة، ويتم تحديد نوع السلفة على النحو التالي:
• تصرف بسند صرف: يتم تحديد هذا الخيار في حالة صرف السلفة الجماعية بموجب سند صرف من الأستاذ العام، وسيترتب على هذا التحديد إمكانية إنزال السلفة في شاشة سندات الصرف.
• تصرف مع الراتب: يتم تحديد هذا الخيار في حالة صرف السلفة الجماعية مع رواتب الموظفين، وسيترتب على هذا التحديد أن مبلغ السلفة سيتم احتسابه مع رواتب الموظفين وسيضاف إلى قيد الراتب، ويجب إضافة بند سلفة من نوع استحقاق ليكون في الجانب المدين في قيد الاحتساب إلى جانب بند السلفة (استقطاع) الذي يمثل القسط الذي سيتم خصمه.
• سداد التزام الغير: يستخدم هذا الخيار في حالة صرف سلفة جماعية على الموظفين وسيتم إضافة مبلغ السلفة لصالح جهة أو شخص آخر نظير سداد التزام على الموظفين للغير.
• تصفية عهدة مالية لموظف آخر: يتم تحديد هذا الخيار في حالة عكس العهدة المالية التي على الموظف إلى سلفة على موظف آخر، وسيترتب على هذا الخيار أن النظام سيقوم بتصفية العهدة المالية على الموظف الذي تم قيد العهدة عليه وإضافة المبلغ كسلفة على موظف آخر وسيتم استقطاعها من راتبه.
• حصة الموظف من الرعاية الصحية: يصدر النظام سلفة آلياً بالحصة التي يتحملها الموظف من الرعاية الصحية التي يحصل عليها بموجب عمليات تطبيب في نظام الموارد البشرية.
• سداد مبيعات: يتم تحديد هذا الخيار لمشتريات الموظف من الجهة التي يعمل بها أو للوجبات التي يشتريها من المطعم الذي يعمل فيه وتقسط على راتبه، فبعد إصدار فاتورة مبيعات باسم الموظف أو فواتير صادرة خلال فترة محددة يمكن إنزال تلك الفواتير وتقسيطها على الموظف كسلفة.
• سداد إشعارات: يتم تحديد هذا الخيار لمشتريات الموظف من الجهات الأخرى وتقسط قيمة تلك المشتريات من راتبه.
• تسوية سلفة: وهو نوع آلي من واقع حركة مدخلة في شاشة تسوية سلفة.
• إنزال البيانات من: يستخدم هذا الحقل في حالة إنزال بيانات العملية من شاشة أخرى وعلى النحو التالي:
• طلب سلفة: يتم تحديد هذا الخيار عندما يرغب المستخدم إنزال البيانات من شاشة طلب سلفة، ويشترط لظهور الطلبات أن تكون معتمدة.
• منح عهدة: يتم تحديد هذا الخيار في حالة تحديد خيار (تصفية العهدة المالية) في حقل نوع السلفة السابق، ويستخدم في حالة عكس العهدة المالية إلى سلفة.
• تظهر بعض الخيارات آلياً نظراً لارتباطها بإجراءات أخرى كصافي مبيعات والرعاية الصحية وتسوية سلفة.
• الرقم: يستخدم هذا الحقل في حالة إنزال البيانات من طلبات السلف أو من عمليات منح العهد المالية أو من فواتير مبيعات أو فواتير مطاعم، ويتم فيه تحديد رقم الطلب أو الفاتورة التي يرغب المستخدم تنفيذه وإنزال بياناته في الشاشة أو تحديد رقم العهدة المالية التي سيتم عكسها كسلفة.

تلميح: في حالة استخدام حقل رقم الطلب تظهر البيانات في باقي الحقول آلياً بمجرد تحديد رقم الطلب مع إمكانية تعديلها، أما في حالة عدم استخدام الطلب فسيقوم المستخدم بإدخال البيانات يدوياً.

• مبلغ العهدة: يستخدم هذا الحقل -كجانب رقابي- لإدخال المبلغ الإجمالي للعهد التي سيتم عكسها على الموظفين، ويجب أن يتطابق مع إجمالي مبالغ جميع الموظفين في البيانات التفصيلية.
• البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
• رقم بند البدل: يستخدم هذا الحقل بصورة إجبارية في حالة تحديد نوع السلفة (تصرف مع الراتب)، ويتم فيه تحديد بند الاستحقاق للسلفة التي سيتم صرفها مع الراتب.

تلميح: يفترض أن يكون الحساب المرتبط بهذا البند هو نفس الحساب المرتبط بالبند الذي تم تحديده في حقل (البند)، بمعنى يجب أن يكون الحساب حساباً واحداً لكل من بند الاستقطاع وبند الاستحقاق.

• العملة: يستخدم هذا الحقل لتحديد العملة النقدية التي سيتم بها صرف السلفة الجماعية.
• سلفة افتتاحية: يستخدم هذا الخيار عند استخدام النظام لأول مرة، ويستخدم لإدخال السلف التي تم صرفها للموظفين قبل استخدام النظام، ويتم تحديده بغرض تمييز تلك السلف عن السلف التي يتم منحها للموظفين من النظام مباشرة، ويتم إدخال السلف الافتتاحية كي يتم متابعة تسديدها، كما يظهر في هذا الحقل إشارة (ü) للسلف التي انتقلت آلياً إلى سنة تالية بسبب عدم تسديدها في سنة سابقة، كما يمكن استخدامها عند صرف السلفة للموظف بسند صرف نقدي قبل إدخالها بحركة سلفة.

تلميح: لا يترتب على السلف الافتتاحية أية تأثيرات محاسبية.

• خيارات الإنزال: يستخدم هذا التبويب عند رغبة المستخدم فلترة وحصر الموظفين الذين سيتم منحهم سلفة بحيث يتم حصرهم وإنزالهم آلياً في الجدول أسفل الشاشة، ويمكن من خلال التبويب تحديد موظفي هيكل أو عدة هياكل إدارية أو تحديد وحصر الموظفين (من موظف إلى موظف) مع إمكانية استثناء بعض الموظفين وطريقة الاحتساب والبند الذي سيتأثر، كما يمكن تحديد الفترة الزمنية التي سيتم إنزال فواتير المبيعات أو فواتير المطاعم التي سيتم عكسها كسلفة على الموظف عندما تكون طريقة الصرف (سداد مبيعات)، أما في حالة عدم استخدامها سيقوم المستخدم بتحديد الموظفين يدوياً.
• استيراد من اكسل: يستخدم هذا التبويب في حالة رغبة المستخدم استيراد البيانات وجلبها من ملف اكسل، ويتم فيه تحديد مسار ملف الإكسل ومن ثم النقر على زر (الاستيراد من ملف اكسل)، ويشترط للاستيراد من ملف اكسل ما يلي:
• أن تكون صيغة ملف الإكسل: (رقم الموظف – اسم الموظف – مبلغ السلفة – العملة- مبلغ أول قسط- الموظف المعتمد- الموظف الضامن1).
• تبدأ القراءة من ملف اكسل من السطر الثاني.
• تهيئة وترميز العملات والموظفين في الشاشات المخصصة لها في النظام قبل عملية الاستيراد من الإكسل، ويجب أن تتوافق البيانات في ملف الإكسل مع البيانات المرمزة في النظام.

ثانياً: البيانات التفصيلية

يستخدم الجدول أسفل الشاشة لإدخال البيانات التفصيلية للسلفة الجماعية المتمثلة بالموظفين الذين سيتم منحهم سلفة جماعية ومبلغ سلفة كل موظف، ويتم التعامل مع البيانات التفصيلية إما بإنزالها آلياً بموجب خيارات الإنزال أو بإدخالها يدوياً على النحو التالي:

• رقم الموظف: يستخدم هذا العمود لتحديد الموظفين الذين سيتم منحهم السلفة الجماعية، وبمجرد تحديد الموظف تظهر بياناته في الحقول المتعلقة بالموظف كالمسمى الوظيفي والهيكل الإداري.
• رقم السلفة: يمنح النظام السلف أرقاماً على مستوى كل موظف، وستنعكس تلك السلف بأرقمها في شاشة منح السلف كسلف فردية
• المبلغ: يستخدم هذا العمود لإدخال مبلغ سلفة كل موظف.
• العملة: يستخدم هذا العمود لتحديد العملة التي سيتم بها قيد السلفة.
• رقم البند: يستخدم هذا العمود لتحديد بند الاستقطاع الذي سيتأثر بمبلغ استقطاع السلفة عند الخصم من الراتب.

تلميح: بغرض حصر ظهور البنود المتعلقة بالسلف فقط يجب تمييز تلك البنود بأنها بنود سلف من خلال استخدام حقل التصنيف في شاشة ترميز بنود الراتب.

• البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين البيان على مستوى كل موظف.
• عدد الأقساط: يستخدم هذا الحقل في حالة استقطاع السلفة من راتب الموظف على عدة أقساط، ويتم فيه تحديد عدد الأقساط.
• مبلغ أول قسط: يستخدم هذا الحقل لإدخال مبلغ القسط الشهري؛ وبموجبه ستظهر عدد الأقساط، بمعنى أنها عملية عكسية لعدد الأقساط.
• الفترة / السنة: تستخدم هذه الحقول لتحديد بداية تقسيط السلفة إذا كان التقسيط سيبدأ من شهر غير الشهر الذي صرفت فيه السلفة.
• رقم الحساب / رقم المركز: يظهر في هذا الحقل حساب سلف الموظف المرتبط بالبند الذي سيتأثر بمبلغ السلفة كدائن عند خصم السلفة، وهو أيضاً الحساب المرتبط ببند السلف التي ستصرف للموظف مع الراتب الذي سيتم تحديده في حقل (رقم بند البدل) وسيتأثر كمدين عند احتساب الراتب، كما سيظهر مركز التكلفة بنفس الطريقة.
• الموظف الضامن: يستخدم هذا العمود في حالة رغبة المستخدم تحديد من سيضمن الموظف.
• الإجمالي: يظهر في هذا الحقل آلياً إجمالي مبلغ سلف جميع الموظفين.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.