الإجازات الجماعية

الاستخدام

تستخدم شاشة الإجازات الجماعية بغرض منح الإجازة لأكثر من موظف في عملية واحدة لنوع واحد من أنواع الإجازات.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه منح الإجازة الجماعية للموظفين.
• النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الإجازة، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
• رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي للإجازة، ويستخدم حسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
• تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية الإجازة، ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
• رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الإدارية.
• رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
• نوع الإجازة: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع الإجازة الذي سيمنح للموظفين.
• من تاريخ / إلى تاريخ: تستخدم هذه الحقول عند تعميم تاريخ موحد لجميع الموظفين.
• إنزال البيانات من/ رقم الطلب: يستخدم هذا الحقل عند إصدار إجازة بناءً على طلب إجازة أو خطة، مع إدخال رقم الطلب أو الخطة في الحقل المخصص، وبمجرد الانتقال تظهر بيانات الطلب أو الخطة في الشاشة.
• البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
• سبب الإجازة: يستخدم هذا الحقل لتدوين السبب الذي من أجلة ستمنح الإجازة للموظفين.

تلميح: إذا تم استخدام هذا الخيار ولم يتم إصدار مباشرة عمل لن يقوم النظام باحتساب راتب الموظف وسيعتبره غائب.

• إجازة بالساعات: يستخدم هذا الخيار إذا كانت الإجازة سيتم منحها للموظف بالساعة، وبمجرد استخدامه تظهر بالبيانات التفصيلية أعمدة مخصصة لإدخال وقت بداية ونهاية الإجازة بالساعة.
• خيارات الإنزال: يستخدم هذا التبويب عند رغبة المستخدم فلترة وحصر الموظفين الذين سيتم منحهم الإجازة بحيث يتم حصرهم وإنزالهم آلياً في الجدول أسفل الشاشة، ويمكن من خلال التبويب تحديد موظفي هيكل أو عدة هياكل إدارية أو تحديد وحصر الموظفين (من موظف إلى موظف) مع إمكانية استثناء بعض الموظفين، أما في حالة عدم استخدامها سيقوم المستخدم بتحديد الموظفين يدوياً.
• استيراد من ملف اكسل: يستخدم هذا التبويب عند استيراد بيانات الموظفين الذين سيتم منحهم إجازة جماعية من ملف اكسل، ويشترط أن يكون ملف الاكسل متوافقاً مع صيغة الملف الموضحة في التبويب.

ثانياً: بيانات الموظفين

يتم التعامل مع بيانات الموظفين بطريقتين، إما بإنزال البيانات بواسطة تبويب (خيارات إنزال الموظفين) أو بإدخالها يدوياً على النحو التالي:

• من تاريخ / إلى تاريخ: تستخدم هذه الحقول لتحديد بداية ونهاية فترة الإجازة، وبمجرد تحديد بداية ونهاية الإجازة تظهر فترة الإجازة بالأيام في الحقل المخصص لها.

تلميح: يسمح النظام بتداخل السنوات في الإجازات حيث يمكن أن تكون بداية الإجازة (من تاريخ) في سنة ونهايتها (إلى تاريخ) في سنة تالية.

• من الوقت / إلى الوقت: تستخدم هذه الحقول إذا كانت المنشأة تمنح موظفيها الإجازة بالساعة ويتم فيها تحديد بداية ونهاية وقت الإجازة، وبمجرد تحديد بداية ونهاية الوقت تظهر المدة الزمنية للإجازة سواءً كانت جزء من ساعة أو بالساعة والدقائق في الحقول المخصصة لها.
• لها مستحقات: يظهر هذا المؤشر فعال لأنواع الإجازات التي لها مستحقات حسب ما تم ترميزه في شاشة ترميز أنواع الإجازات في تهيئة النظام وغالباً ما تكون إجازات سنوية، ويظهر فعال للدلالة على أن هذه الإجازة سيصرف لها مستحقات كأن يتم صرف بدل انتقال أو إقامة أو مكافأة، أو الإجازات التي بصرف بدل نقدي عوضاً عن عدم الاستفادة من هذا النوع من الإجازات.
• صرف المستحقات مع الراتب: يستخدم هذا الخيار لأنواع الإجازات التي لها مستحقات، ويتم تحديده بإشارة (ü) في حالة رغبة المستخدم صرف المستحقات مع صرف الراتب، ويترتب على هذا التحديد إنشاء قيد محاسبي بتلك المستحقات مع قيد الراتب، أما في حالة عدم التحديد فسيتم صرفها بصورة مستقلة.
• تم صرف مستحقات الإجازة: يظهر هذا المؤشر فعال للدلالة على أن مستحقات هذه الإجازة قد تم صرفها من الأستاذ العام.
• تحتاج لمباشرة عمل: يستخدم هذا الخيار للإجازات التي تحتاج إلى مباشرة عمل بعد الانتهاء منها، ففي حالة استخدامه سيتطلب من المستخدم إصدار عملية مباشرة عمل من شاشة (مباشرة عمل).
• تاريخ آخر مباشرة: يظهر النظام في هذا الحقل آلياً تاريخ آخر مباشرة تمت للموظف كحركة في شاشة مباشرة العمل.
• رصيد الإجازة: يظهر في هذا العمود رصيد الموظف لنوع الإجازة الذي تم تحديده في حقل نوع الإجازة.
• بيانات إضافية: يستخدم هذا التبويب في حالة رغبة المستخدم إدخال أية بيانات إضافية للإجازة.
• إجازة موظفين بنفس الفترة: يظهر في هذا التبويب آلياً الإجازات التي تم منحها خلال الفترة للموظفين العاملين في نفس الهيكل الإداري الذي يعمل فيه الموظف الذي تم منحه الإجازة بغرض الاسترشاد بها قبل منح الموظف الإجازة.
• الإجازات: يظهر في هذا التبويب آلياً الإجازات التي تم منحها للموظف على مستوى نوع الإجازة.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.

تلميح: عند عمل إجازة جماعية في هذه الشاشة يقوم النظام آلياً بإنشاء سجلات فردية في شاشة منح الإجازة لكل موظف على حدة، وفي حالة حذف الإجازة الجماعية يقوم النظام بحذف السجلات المتعلقة بها في شاشة منح الإجازة.