الاستخدام
تستخدم شاشة التسوية الجماعية للإجازات بغرض إجراء التسويات اللازمة التي قد تحتاج لها المنشأة في تسوية وضع إجازات الموظفين بشكل جماعي كأن يتم تسوية وتعديل رصيد إجازة الموظف أو تعديل نوع الإجازة في عمليات الإجازات التي تمت على الموظفين وغيرها من الحالات التي سيتم توضيحها في طريقة استخدام الشاشة.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه تسوية إجازة الموظفين.
- النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع تسوية الإجازة، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر وهي الأنواع التي تم ترميزها في شاشة ترميز أنواع المرتبات والأجور في تهيئة النظام.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي لتسوية الإجازة، ويستخدم حسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية تسوية الإجازة، ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
- رقم الفترة الإدارية: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الإدارية.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
- البيان: يستخدم هذا الحقل لتدوين بيان العملية.
- نوع التسوية: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع التسوية المطلوب تنفيذها وعلى النحو التالي:
- رصيد إجازة: يتم تحديد هذا الخيار عند رغبة المستخدم تعديل الرصيد الحالي لإجازة الموظف إما بزيادة الرصيد أو بالنقص، ولتعديل رصيد الإجازة يتم تحديد نوع الإجازة وبمجرد تحديد النوع يظهر الرصيد الحالي للموظف، ويستخدم حقل (القيمة الجديدة) لإدخال الرصيد الجديد الذي يريد اعتماده كرصيد جديد للموظف.
- تسوية رصيد لاستعادة غياب: عند عمل استعادة استقطاع لموظف يقوم النظام بعمل تسوية إجازة للموظف من هذا النوع بشكل آلي، ويتم تحديد هذا الخيار في حالة تسوية أيام غياب تم خصمها على الموظف وترغب المنشأة بتعويض الموظف رصيد إجازة عوضاً عن الأيام التي تم خصمها، ويتم تحديد نوع الإجازة التي سيضاف لها الرصيد ومن ثم إدخال الرصيد في حقل (القيمة الجديدة).
- صرف مستحق رصيد إجازة: عند إنهاء خدمة الموظف يقوم النظام بعمل تسوية إجازة للموظف من هذا النوع بشكل آلي، ويتم تحديد هذا الخيار عندما يتم صرف بدل نقدي مقابل رصيد إجازة موظف لم يتم الاستفادة منه، ويستخدم بغرض تسوية أيام الإجازة التي تم تعويضها ببدل نقدي وخصمها من رصيد الموظف، حيث يتم تحديد نوع الإجازة التي سيتم تسويتها في حقل (نوع الإجازة) ومن ثم يستخدم حقل (الفترة بالأيام) لإدخال عدد الأيام التي سيتم تسويتها وخصمها من الرصيد.
- تسوية رصيد لائحة: يتم تحديد هذا الخيار عند رغبة المستخدم تعديل رصيد نوع إجازة معين – بموجب اللائحة – لموظف زيادة أو نقصان.
- نوع العملية: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع العملية المطلوبة، وتختلف الأنواع بحسب نوع التسوية، وغالباً ما تكون (زيادة رصيد) أو (إنقاص رصيد).
- نوع الإجازة: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الإجازة الذي سيتم إجراء تسوية عليه.
تلميح: يشترط لظهور أنواع الإجازات أن تكون من الأنواع التي تم ترميزها في شاشة (أنواع الإجازات) على أنها (تستخدم في تسوية رصيد الإجازة).
- خيارات الإنزال للموظفين: يستخدم هذا التبويب عند رغبة المستخدم فلترة وحصر الموظفين الذين سيتم تسوية إجازاتهم بحيث يتم حصرهم وإنزالهم آلياً في الجدول أسفل الشاشة، ويمكن من خلال التبويب تحديد موظفي هيكل أو عدة هياكل إدارية أو تحديد وحصر الموظفين (من موظف إلى موظف) مع إمكانية استثناء بعض الموظفين، أما في حالة عدم استخدامها سيقوم المستخدم بتحديد الموظفين يدوياً.
- استيراد من ملف اكسل: يستخدم هذا التبويب عند استيراد بيانات الموظفين الذين سيتم تسوية إجازاتهم جماعية من ملف اكسل، ويشترط أن يكون ملف الاكسل متوافقاً مع صيغة الملف الموضحة في التبويب.
- بيانات الموظفين: يتم التعامل مع بيانات الموظفين بطريقتين، إما بإنزال البيانات بواسطة تبويب (خيارات إنزال الموظفين) أو بإدخالها يدوياً مع إدخال البيانات اللازمة.
- من تاريخ استعاضة / إلى تاريخ استعاضة: تستخدم هذه الحقول في حالة تسوية رصيد إجازة ويتم فيها إدخال الفترة الزمنية التي سيتم تعويض الموظف بمنحه رصيد إجازة عوضاً عن دوامه في أيام إجازة، ويكون استخدامها إجبارياً في حالة استخدام المتغير (استخدام التواريخ في تسوية أرصدة الإجازة إجباري) في شاشة متغيرات النظام.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.
تلميح: نوع التسوية (صرف مستحق رصيد إجازة) له تأثير مالي وبالتالي يتم الصرف من شاشة (صرف مستحقات الموظف).