سياسة الدوام

الاستخدام

تستخدم شاشة سياسة الدوام التي تعتبر من أهم شاشات النظام بغرض ترميز وإنشاء مختلف سياسات الدوام المتبعة في المنشأة، حيث يمكن ترميز سياسة دوام أو أكثر بطرق مختلفة تتناسب مع سياسة وطبيعة العمل في المنشأة ومع طبيعة التعامل مع مستويات الموظفين المختلفة، ويتم ترميز سياسات الدوام التي تنظم دوام الموظف حضوراً وانصرافاً والتأخر عن الدوام والانصراف المبكر والغياب والتكليف بمهام والعمل الإضافي وغيرها من الإجراءات المتعلقة بدوام الموظف.

وإذا كنا قد قمنا بترميز فترات الدوام المتمثلة بتحديد أوقات الدوام حضوراً وانصرافاً فإننا في هذه الشاشة سنقوم بتحديد الخيارات المناسبة لمعالجة عدم الالتزام بتلك الأوقات، فإذا افترضنا أن زمن الحضور الفعلي في المنشأة كما تم تحديده في شاشة فترات العمل الساعة (08:00) وكان زمن بداية الحضور (07:00) وزمن نهاية الحضور الساعة (08:15) ثم قام الموظف بإثبات بصمته قبل زمن بداية الحضور أو بعد زمن نهاية الحضور، أو تم إثبات بصمته قبل زمن بداية الانصراف أو بعد نهاية زمن الانصراف، أو تم إثبات بصمة واحدة حضور أو انصراف وهو مطالب بإثبات بصمتي حضور وانصراف كيف سيتم التعامل مع هذه البصمات؟ هذا ما سيتم تناوله في هذه الشاشة، فمن خلال الخيارات في الشاشة يمكن أن أعتبر هذا الموظف متأخراً أو غائباً وبالتالي سيتم احتساب تأخير على الموظف أو غياب، وإذا كان تأخيراً سيتم تحديد طريقة احتساب دقائق وساعات التأخير وما إذا كانت الدقيقة بدقيقة أو بأكثر.

سيتم ترميز سياسة أو أكثر من سياسة حسب طبيعة نظام المنشأة وسيتم ربط كل موظف بالسياسة التي تتناسب مع وضعه الوظيفي إضافة إلى ربطه بفترة العمل المناسبة، بمعنى أن كل موظف سيكون ربطه إجباري بفترة عمل وسياسة دوام بحيث يتم التعامل معه بموجب تلك الفترة والسياسة في حالة إسناد رقم بصمة للموظف في شاشة بيانات الموظفين.

وسيكون متاحاً ترميز عدة سياسات تنسجم مع طبيعة عمل كل موظف حسب نوع البصمة المطلوبة، ففي الوقت الذي سيكون فيه ممكناً ترميز سياسات للموظفين المطلوب منهم إثبات بصماتهم عند الحضور والانصراف سيكون متاحاً أيضاً ترميز سياسات تتناسب مع الموظفين الذين تتطلب طبيعة عملهم إثبات بصمة حضور فقط أو بصمة دخول وخروج متعددة للموظفين والعمال في المصانع وخطوط الإنتاج أو بصمة التأشير التي ستبحث عن بصمة وحيدة فقط للموظف خلال فترة الدوام كي يتم إثبات حضور الموظف، وهذا النوع من سياسات الدوام خاصة بالموظفين المطالبين بإثبات بصمة واحدة في أي وقت من أوقات الدوام.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

• رقم السياسة: يظهر في هذا الحقل آلياً الرقم التسلسلي لسياسة الدوام.
• الاسم المحلي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم سياسة الدوام.
• الاسم الأجنبي: يستخدم هذا الحقل لإدخال الاسم الأجنبي لسياسة الدوام.
• نوع البصمة: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع البصمة المعنية بالسياسة التي يتم ترميزها، ويستوعب النظام عدة أنواع من السياسات التي يتم التعامل معها في مختلف القطاعات والأنشطة وعلى النحو التالي:
• حسب البداية والنهاية: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز سياسة دوام تنظم دوام الموظفين والعمال المطالبين بإثبات بصمتي حضور وانصراف وفق الفترة المعرفة وحدودها الزمنية.
• الأولى دخول والثانية خروج: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز سياسة دوام تنظم دوام الموظفين الذين طبيعة عملهم بعدد الساعات وفق الإطار الزمني للفترة المسندة للموظف، وهي السياسة التي سيتم فيها تحديد أقل فترة زمنية يجب توفرها بين البصمات كي يتم اعتبار البصمة الأولى بصمة حضور والبصمة الثانية بصمة انصراف، وسيتم تحديد المدة الزمنية في حقل (المدة الزمنية).
• حسب البداية فقط: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز سياسة دوام تنظم دوام الموظفين الذين يطلب منهم إثبات بصمة حضور فقط.
• التأشير: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز سياسة دوام تنظم دوام الموظفين الذين يطلب منهم إثبات بصمة واحدة في أي وقت خلال فترة الدوام.
• حسب البداية والنهاية مع استراحة: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز سياسة دوام تنظم دوام الموظفين والعمال المطالبين بإثبات بصمتي حضور وانصراف تتخللها فترة راحة.
• عدد البصمات: يستخدم هذا الحقل لتحديد عدد البصمات المطلوب إثباتها من قبل الموظفين المنتمين لسياسة الدوام، ويختلف عدد البصمات من نوع إلى نوع فبعض الأنواع تحتاج بصمة واحدة كنوعي (حسب البداية) و (التأشير) وبعضها تحتاج بصمتين كنوع (حسب البداية والنهاية) وبعضها أكثر.
• مدة الإزاحة قبل زمن بداية الحضور / دقيقة: يستخدم هذا الحقل عند رغبة المستخدم تحديد المدة الزمنية المسموح بها لإثبات البصمة قبل زمن بداية الحضور، ويتم تحديد المدة الزمنية بالدقائق.
• مدة الإزاحة بعد زمن نهاية الانصراف / دقيقة: يستخدم هذا الحقل عند رغبة المستخدم تحديد المدة الزمنية المسموح بها لإثبات البصمة بعد زمن نهاية الانصراف، ويتم تحديد المدة الزمنية بالدقائق.
• الدوام في الإجازات الرسمية إجباري: إذا تم التأشير على هذا المتغير وغاب الموظف في يوم إجازة رسمية يعتبر الموظف غياب في هذا اليوم.
• المدة الزمنية: يستخدم هذا الحقل – إجباري – في حالة تحديد نوع (الأولى دخول والثانية خروج) في حقل (نوع البصمة)، ويتم فيه تحديد المدة الزمنية التي يجب توفرها بين البصمتين كي يتم اعتماد البصمة الثانية بصمة انصراف (وفق تعريف عدد البصمات)، ففي حالة توفر المدة الزمنية التي سيتم تحديدها في هذا الحقل فما فوقها سيقوم النظام اعتماد البصمة الثانية بصمة انصراف، أما إذا كانت اقل من تلك الفترة فسيتم إهمالها.
• المدة المسموحة لقبول بصمة أخرى: يستخدم هذا الحقل – إجباري – في حالة تحديد نوع (الأولى دخول والثانية خروج) في حقل (نوع البصمة)، ويتم فيه تحديد المدة الزمنية التي تفصل بين بصمة الانصراف وبصمة الحضور للفترة التالية.
• ساعات العمل في اليوم: يستخدم هذا الحقل لتحديد عدد ساعات الموظف في حالة استخدام سياسة دوام من نوع (الأولى دخول والثانية خروج)، وهذا هو النوع الوحيد الذي تحدد فيه عدد ساعات العمل في اليوم بينما باقي الأنواع يتم تحديد ساعات العمل في شاشة فترات العمل.
• الالتزام بحدود أزمنة فترة العمل: إذا تم التأشير على هذا المتغير لن يحسب للموظف أي ساعات عمل زائدة خلال فترة الدوام الرسمي، ولن يحسب للموظف أي تكليف إضافي في يوم راحة أو في يوم عطلة رسمية خارج فترة عمل الموظف.
• تقسيم الوقت وفق شرائح (دقائق): يستخدم هذا المتغير إذا كانت المنشأة ترغب بتوحيد وقت بصمات الموظفين وفق نمط وتقسيم محدد يعتمد على شرائح محددة بالدقيقة وليس وفق زمن بصمات الموظفين الحقيقية، حيث يتم إدخال المدة الزمنية التي تفصل بين الأوقات التي ستعتمد كأوقات حضور أو انصراف للموظف، فإذا افترضنا أن المستخدم أدخل (30) فهذا يعني أن بصمات الموظفين ستظهر خلال هذا المدى، ففي هذه الحالة لن تظهر بصمات الموظفين بالوقت الفعلي الذي اثبت فيه الموظف بصمته إنما سيتم إزاحتها إلى أقرب (30) دقيقة، فإذا كان وقت الحضور (08:00) واثبت الموظف بصمته الساعة (08:05) فستظهر البصمة في التقارير الساعة (08:30) وهذا يعني أن النظام قام بإزاحة وقت الحضور إلى أقرب (30) دقيقة، مع العلم بأن القيمة قد تظهر آلياً إذا تم إدخالها في شاشة متغيرات النظام مع إمكانية التعديل.
• تقريب زمن بصمة الموظف إلى اقرب / دقيقة: يستخدم هذا الحقل في حالة رغبة المنشأة تقريب زمن بصمة الموظف إلى أقرب وقت بداية التقريب وفق قيمة حقل (وقت بداية التقريب) بالدقائق ويستخدم في حالة منح السياسة أسناد قيمة مختلفة عن باقي السياسات، ومداه من دقيقة (1) إلى أقل من أو تساوي قيمة المتغير (وقت بداية التقريب)، والغرض منه توحيد وقت بصمات الموظفين وفق نمط وتقسيم محدد من قبل المنشأة وليس وفق زمن بصمات الموظفين الحقيقية، وكمثال لذلك لو عرفت المنشأة نمط تقسيم البصمات كل (15 دقيقة) فهذا يعني أن النظام سيقوم بتقريب بصمة الموظف إلى أقرب (15 دقيقة) وستظهر البصمات بين الدقيقة (00) والدقيقة (15) أي أنه سيتم تقريب وقت البصمة إلى (08:00) (08:15) (08:30) (08:45) ولن تظهر بالوقت الفعلي الذي اثبت فيه الموظف بصمته، مع العلم بأن القيمة قد تظهر آلياً إذا تم إدخالها في شاشة متغيرات النظام مع إمكانية التعديل.

تلميح: في حالة عدم تحديد قيمة في هذا الحقل سيتم التعامل مع القيمة التي تم تحديدها في شاشة المتغيرات للمتغير (تقريب زمن بصمة الموظف إلى أقرب / الدقيقة).

• وقت بداية التقريب: استخدام هذا الحقل مرتبط بالمتغير (تقريب بصمة الموظف إلى أقرب / دقيقة) ويستخدم لتحديد الوقت الذي سيبدأ منه احتساب بصمات الموظف.
• الدوام في الإجازة الرسمية إجباري: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة لن تتعامل مع الإجازات الرسمية لموظفي هذه السياسة المتمثلة بالأعياد والمناسبات الوطنية، وبمجرد تحديده سيكون الموظف المنتمي لهذه الشاشة مطالب بإثبات بصمته أيام الإجازات الرسمية ما لم فسيتم اعتباره غياب.
• سياسات الدوام: يستخدم هذا التبويب بغرض إدخال تفاصيل سياسة الدوام على النحو التالي:

سياسة البحث عن بصمة الحضور/ والانصراف

من المفترض أن يحضر الموظف لمقر عمله وإثبات بصمة حضوره وانصرافه وفق حدود تعريف فترة العمل التي تم إنشائها في شاشة (ترميز فترات العمل)، إلا انه من المحتمل عدم التزام الموظف بحدود فترة العمل أو حصول ظرف طارئ يحول بينه وبين إثبات بصمته في الوقت المحدد، فقد يحضر الموظف للدوام بعد انتهاء زمن نهاية الحضور أو قد يحضر مبكراً للدوام قبل بداية زمن الحضور، وكذلك بالنسبة للانصراف فقد ينصرف مبكراً قبل بداية زمن الانصراف أو قد ينصرف متأخراً بعد نهاية زمن الانصراف، فكل تلك الاحتمالات يجب استيعابها لضمان الحصول على بصمة الموظف حضوراً وانصرافاً، وعليه سيتم شرح سياسة بحث عن بصمة الحضور وسياسة بحث عن بصمة الانصراف كما يلي:

• سياسة البحث عن بصمة الحضور: يتم استخدم سياسة البحث عن بصمة حضور من خلال إحلال (قيمة ممثلة بالدقائق) لحقلي (مدة الإزاحة العامة للحضور/ دقيقة) و(مدة الإزاحة العامة للحضور/ دقيقة بعد زمن نهاية الحضور) ويتم البحث عنها لكل أنواع بصمات سياسات الدوام فيما عدا (تأشير) واليك شرح كل حقل:
• مدة الإزاحة العامة للحضور/ دقيقة: يستخدم هذا الحقل ويكون استخدامه اختياري والقيمة الافتراضية (خالي) بمعنى أنه سيأخذ قيمة مدة الإزاحة مدة الإزاحة العامة للحضور/ دقيقة المعرفة في شاشة (المتغيرات العامة لنظام البصمة)، أما في حال تم إسناد قيمة في هذا الحقل فمعنى ذلك أن تلك القيمة المسندة ستأخذ في الاحتساب دوناً عن قيمة الحقل نفسه المعرف في شاشة (المتغيرات العامة لنظام البصمة)، ويتم إسناد قيمة ممثلة بالدقائق في حال كانت المنشأة تقبل بصمة الموظف قبل زمن بداية الحضور، ويستخدم لتحديد وقت للبصمة التي يمكن قبولها قبل زمن بداية الحضور المحدد في شاشة الفترات، فإذا كان زمن بداية الحضور (07:30) ثم قام المستخدم بتحديد (120 دقيقة) بما يعادل ساعتين (02:00) في هذا الحقل فهذا يعني أنه سيكون متاحاً للموظف إثبات بصمة حضوره قبل زمن بداية الحضور بساعتين أي من الساعة (05:30) أما إذا بصم قبل هذا الوقت فلن تقبل بصمته (النظام سيعتبر الموظف أنه لا توجد لديه بصمة حضور)، وكما هو واضح بالشكل التالي تم إسناد مدة إزاحة لسياسة البحث عن بصمة حضور بمقدار (10 دقائق) قبل زمن بداية الحضور.
• مدة الإزاحة العامة للحضور/ دقيقة بعد زمن نهاية الحضور: يستخدم هذا الحقل ويكون استخدامه والقيمة الافتراضية (صفر)، ويتم إسناد قيمة ممثلة بالدقائق في حال كانت المنشأة (تقبل بصمة حضور للموظف بعد زمن نهاية الحضور)، وعليه يجب تحديد مدة الإزاحة لتحديد وقت للبصمة التي يمكن قبولها قبل زمن نهاية الحضور المحدد في شاشة الفترات، فإذا كان زمن نهاية الحضور (08:15) ثم قام المستخدم بتحديد (120 دقيقة) بما يعادل ساعتين (02:00) في هذا الحقل فهذا يعني أنه سيكون متاحاً للموظف إثبات بصمة حضوره بعد زمن نهاية الحضور بساعتين أي إلى الساعة ( 10:15) أما إذا بصم بعد هذا الوقت فلن تقبل بصمته وسيعتبره النظام أنه لم يجد له بصمة حضور, وكما هو واضح بالشكل التالي تم إسناد مدة إزاحة للسياسة بمقدار (120 دقيقة) بعد زمن نهاية الحضور في تبويب السياسات اليومية لتصنيف “غياب” في حقل (مدة الإزاحة الحضور/دقيقة بعد زمن نهاية الحضور).

ملاحظة: إذا كانت بصمة حضور الموظف ليست ضمن مدى تعريف أزمنة الحضور المتوقعة للموظف فإن النظام سيقوم بتفعيل سياسة البحث عن بصمة الحضور.

• سياسة البحث عن بصمة الانصراف: يتم استخدام سياسة البحث عن بصمة انصراف من خلال إحلال (قيمة ممثلة بالدقائق) لحقلي (مدة الإزاحة العامة للانصراف/ دقيقة) و (مدة الإزاحة العامة للانصراف/ دقيقة قبل زمن بداية الانصراف) ويتم البحث عنها لكل أنواع بصمات سياسات الدوام فيما عدا (تأشير + حسب البداية فقط) واليك شرح كل حقل:
• مدة الإزاحة العامة للانصراف/دقيقة: يستخدم هذا الحقل ويكون استخدامه اختياري والقيمة الافتراضية (خالي) بمعنى أنه سيأخذ قيمة مدة الإزاحة العامة للانصراف / دقيقة المعرفة في شاشة (المتغيرات العامة لنظام البصمة)، أما في حال تم إسناد قيمة في هذا الحقل فمعنى ذلك أن تلك القيمة المسندة ستأخذ في الاحتساب دوناً عن قيمة الحقل نفسه المعرف في شاشة (المتغيرات العامة لنظام البصمة)، ويتم إسناد قيمة ممثلة بالدقائق في حال كانت المنشأة (تقبل بصمة الموظف بعد زمن نهاية الانصراف)، ويستخدم لتحديد وقت للبصمة التي يمكن قبولها بعد زمن نهاية الانصراف المحدد في شاشة الفترات، فإذا كان زمن نهاية الانصراف (13:00) ثم قام المستخدم بتحديد (300 دقيقة) بما يعادل خمس ساعات (05:00) في هذا الحقل فهذا يعني أنه سيكون متاحاً للموظف إثبات بصمة انصرافه بعد زمن نهاية الانصراف بخمس ساعات أي إلى الساعة (18:00) أما إذا بصم بعد هذا الوقت فلن تقبل بصمته (النظام سيعتبر الموظف أنه لا توجد لديه بصمة انصراف)، وكما هو واضح بالشكل التالي تم إسناد مدة إزاحة لسياسة البحث عن بصمة انصراف بمقدار (300 دقيقة) بعد زمن نهاية الانصراف.
• مدة الإزاحة العامة للانصراف/دقيقة قبل زمن بداية الانصراف: يستخدم هذا الحقل ويكون استخدامه والقيمة الافتراضية (صفر)، ويتم إسناد قيمة ممثلة بالدقائق في حال كانت المنشأة (تقبل بصمة انصراف للموظف قبل زمن بداية الانصراف)، وعليه يجب تحديد مدة الإزاحة لتحديد وقت للبصمة التي يمكن قبولها قبل زمن بداية الانصراف المحدد في شاشة الفترات، فإذا كان زمن بداية الانصراف (12:45) ثم قام المستخدم بتحديد (120 دقيقة) بما يعادل ساعتين (02:00) في هذا الحقل فهذا يعني أنه سيكون متاحاً للموظف إثبات بصمة انصرافه قبل زمن بداية الانصراف بساعتين أي من الساعة (10:45) وإلى زمن نهاية الانصراف، أما إذا بصم قبل هذا الوقت فلن تقبل بصمته (سيعتبره النظام أنه لم يجد له بصمة انصراف)، وكما هو واضح بالشكل التالي تم إسناد مدة إزاحة لسياسة البحث عن بصمة الانصراف بمقدار (120 دقيقة) قبل زمن بداية الانصراف في تبويب السياسات اليومية لتصنيف (غياب) في حقل (مدة الإزاحة الانصراف/ دقيقة قبل زمن بداية الانصراف).

ملاحظة: إذا كانت بصمة انصراف الموظف ليست ضمن مدى تعريف أزمنة الحضور المتوقعة للموظف فإن النظام سيقوم بتفعيل سياسة البحث عن بصمة الانصراف.

• سياسة معالجات نتائج البحث عن بصمة الحضور والانصراف (سياسة الغياب): بعد تحديد سياسات البحث عن بصمة الحضور والانصراف خارج نطاق مدى تعريف أزمنة فترة العمل الخاصة بالحضور والانصراف، فإن النظام سيقوم بعمل بحث لإيجاد بصمات للموظف داخل وخارج نطاق أزمنة فترة العمل وعليه فإن المعالجات سيترتب عليها أكثر من احتمال للمضي في معالجتها حسب ما تريده كل منشأه والاحتمالات التي سيترتب عليها ذلك هي كالتالي:

وعليه يجب أن تقوم المنشأة بتحديد معالجات كل نوع من الاحتمالات الناتجة من احتساب الحضور والانصراف للموظفين وفق السياسة المرتبطة بكل موظف على حدة، وما هو الإجراء المتبع تجاه كل معالجة.

قبل البدء بإدخال تلك المعالجات للغياب يجب أن نقوم أولاً بتعريف سياسة (الغياب).

أولاً: سياسة الغياب

تستخدم سياسة الغياب لتحديد سياسة المنشأة في احتساب الغياب (وفق حالات الغياب) من عدمه، فإذا كانت المنشأة تقوم باحتساب الغياب على الموظفين يجب أن يقوم المستخدم بإنشاء سياسة الغياب، وذلك من خلال إنشاء سجل جديد وتحديد التصنيف من نوع (غياب)، ويترتب على هذا التحديد تفعيل مختلف الحقول المرتبطة بسياسة الغياب في السجل، أما عدم تحديد التصنيف من نوع (غياب) فهذا يعني أنه لن يتم احتساب الغياب على الموظفين.

ويتم تحديد سياسات الغياب لمختلف السياسات سواءً كان زمن دوامها زمن ثابت أو بعدد الساعات وسواءً كان نوع البصمة بصمة حضور وانصراف أو بصمة حضور أو بصمة انصراف.

يتم تعريف سياسة الغياب كما في الشكل السابق لتحديد آليات احتساب حالات وجود الغياب لبصمتي الحضور والانصراف، وذلك من خلال إنشاء سجل جديد وتحديد قيم لحقول السياسة وفق التالي:

• تصنيف البند: يتم اختيار التصنيف (غياب) وهو المعنى بسياسة الغياب المراد ترميزها.
• رقم البند: يتم اختيار بند من بنود البصمة المرتبطة بالتصنيف (غياب).
• نوع الاحتساب: يظهر نوع احتساب البند بشكل تلقائي وفق بند البصمة المختار في الحقل السابق (رقم البند)، ولا يوجد نوع احتساب لبند بصمة من نوع “غياب” وعليه سيظهر قيمة الحقل (فارغ).
• طريقة بند احتساب الشرائح: تحديد طريقة احتساب الشرائح على ضوء الخيارات المتاحة (فئات – مجموعات) وهي غير مؤثرة لسياسة الغياب، والقيمة الافتراضية أثناء إنشاء سياسة الغياب هي (فئات).
• مدة الإزاحة العامة للحضور/دقيقة بعد زمن نهاية الحضور: تحديد مدة الإزاحة كما تم شرحه مسبقاً (إجباري).
• مدة الإزاحة العامة للانصراف/دقيقة قبل زمن بداية الانصراف: تحديد مدة الإزاحة كما تم شرحه مسبقاً (إجباري).

ومن ثم الانتقال إلى تبويب تفاصيل معالجات احتساب البنود لاستكمال إدخال معالجات حالات الغياب وفق كل حالة على حدة وتحديد الإجراء المتخذ من قبل المنشأة حيال تلك الحالة.

تفاصيل معالجات احتساب البنود

• نوع المعالجة (قيمة): يستخدم هذا الحقل – إجباري – لتحديد نوع المعالجة، وفي حالتنا لسياسة الغياب القيمة وفق (التالي):

1	لا توجد بصمات
2	وجود بصمة واحده فقط
3	بصمة خارج الدوام فقط
4	عدم استيفاء عدد ساعات الدوام
5	بصمة واحدة داخل الدوام + بصمة خارج الدوام
6	وجود بصمة للحضور فقط
7	وجود بصمة للانصراف فقط
8	وجود بصمة واحده حضور بعد زمن نهاية الحضور
9	وجود بصمة واحده انصراف قبل زمن بداية الانصراف
10	وجود بصمة حضور مع بصمة خروج قبل زمن بداية الانصراف
11	وجود بصمة حضور ‘بعد زمن نهاية الحضور’ مع بصمة خروج
12	وجود بصمة حضور ‘بعد زمن نهاية الحضور’ مع بصمة خروج ‘قبل زمن بداية الانصراف’
13	وجود بصمة حضور قبل زمن بداية الحضور
14	وجود بصمة انصراف بعد زمن نهاية الانصراف
15	وجود بصمة حضور قبل زمن بداية الحضور مع وجود بصمة انصراف بعد زمن نهاية الانصراف
16	وجود بصمة حضور قبل زمن بداية الحضور مع بصمة خروج
17	وجود بصمة حضور قبل زمن بداية الحضور مع بصمة خروج ‘قبل زمن بداية الانصراف’
18	وجود بصمة حضور مع بصمة خروج بعد زمن نهاية الانصراف
19	وجود بصمة حضور ‘بعد زمن نهاية الحضور’ مع بصمة خروج بعد زمن نهاية الانصراف

• نوع القيمة: نوع القيمة لمدى الشريحة يترك خالي دون تحديد.
• من / إلى: يترك خالي دون تحديد.
• تحول إلى: يستخدم هذا الحقل – إجباري – لتحديد تصنيف البصمة المراد تحميله بقيمة المعالجة من الاحتساب المراد ففي حالة سياسة (غياب) هناك احتمالان إما أن تحولها إلى (غياب) أو تحولها إلى (إجازة) ويترك ذلك وفق ما تحدده المنشأة.
• رقم البند: يستخدم هذا الحقل – إجباري – لتحديد رقم بند البصمة التابع للتصنيف المختار والمعرف في حقل (قيمة تحول إلى) والمراد تحميل قيمة المعالجة من الاحتساب المراد على البند المحدد.
• نوع احتساب بند: يستخدم هذا الحقل لعرض نوع احتساب رقم بند البصمة والمعرف في حقل (رقم البند) ويعرض نوع الاحتساب وفق تعريف بند البصمة.
• نوع قيمة المعالجة: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة تمثيل القيم وهي (دقيقة – ساعة – نسبة – فترة) والقيمة الافتراضية (دقيقة).
• قيمة المعالجة: يستخدم هذا الحقل لتحديد المعادل (قيمة المعالجة) لاحتساب الشريحة.

ملاحظة: يجب ألا يغفل المسؤول / المختص عن إنشاء سياسات الدوام ومنها سياسات الغياب من أن يقوم بإسقاط كل حالات الغياب المتاحة وإسناد المعالجة لكل حالة وفق اللائحة الداخلية للمنشأة ووفق قانون العمل لتكون المعالجات قانونية وليس فيها إضرار مجحف على الموظف، وعليه فقد ترك النظام شاشة سياسة الدوام دون قيود تعيقها في تحديد المعالجات والعقوبات التي تراها المنشأة وليس وفق قيود محددة مسبقاً.

تلميح: إذا أراد المسؤول / المختص عن إنشاء سياسات الدوام ومنها سياسات الغياب أن يسقط سياسة احتساب حالة من حالات الغياب أو يسقط سياسة احتساب تأخير أو سياسة احتساب إضافي دقائق زائدة أو سياسة احتساب تكليف، فما عليه سوى أن يعرف سياسة الاحتساب التي لا يريدها من أساسه أو أن يقوم بتعويض معادل المعالجة بالقيمة (صفر) كي لا تحسب.

ثانياً: سياسة التأخيـــر

تستخدم سياسة التأخير لتحديد رغبة المنشأة في احتساب التأخير (تأخير الحضور المتأخر أو تأخير الخروج المبكر)، فإذا كانت المنشأة تقوم باحتساب تأخير على الموظفين يقوم المستخدم بإنشاء سياسة التأخير، وذلك من خلال إنشاء سجل جديد وتحديد التصنيف من نوع (تأخير)، ويترتب على هذا التحديد تفعيل مختلف الحقول المرتبطة باحتساب التأخير في السجل، أما عدم تحديد التصنيف من نوع (تأخير) فهذا يعني أنه لن يتم احتساب التأخير على الموظفين، ويمكن احتساب التأخير سواءً كان زمن الدوام زمناً ثابتاً أو بعدد الساعات، كما أنه يستخدم في حالة ما يكون نوع البصمة (بصمة حضور وانصراف) أو (بصمة حضور) فقط أما إذا كان نوع البصمة (تأشير) فلا داع لاحتساب التأخير كون الموظف مطالب فقط بإثبات بصمة وحيدة خلال الدوام.

يتم تعريف سياسة التأخير كما في الشكل السابق لتحديد آليات احتساب التأخير لبصمتي الحضور والانصراف، وذلك من خلال إنشاء سجل جديد وتحديد قيم لحقول السياسة على النحو التالي:

• تصنيف البند: يتم اختيار التصنيف (تأخير) وهو المعنى بسياسة التأخير المراد إنشائها.
• رقم البند: يتم اختيار بند من بنود البصمة المرتبطة بالتصنيف (تأخير).
• نوع الاحتساب: يظهر نوع احتساب البند بشكل تلقائي وفق بند البصمة المختار في الحقل السابق (رقم البند)، والأنواع هي إما أن تكون (بداية الدوام) أو (نهاية الدوام) أو (الكل) – بداية ونهاية الدوام-.
• طريقة احتساب الشرائح: يجب تحديد طريقة احتساب الشرائح على ضوء الخيارات المتاحة:
• فئات: يتم تحديد خيار (فئات) في حالة رغبة المنشأة تقسيم الشرائح إلى فئات، ويقصد بالفئات تقسيم وتوزيع الوقت الذي سيتم التعامل معه على أنه وقت تأخير، وسيتم التعامل مع احتساب كل شريحة بمعادل مختلف عن الشرائح الأخرى، فإذا افترضنا أن الوقت المحدد كتأخير هو ساعتين (02:00) والتي تعادل (120 دقيقة) فإننا نفترض توزيعه إلى ثلاث شرائح على النحو التالي:

من دقيقة	إلى دقيقة	قيمة المعالجة دقيقة
1	60	1
61	90	2
91	120	3

فبموجب الشرائح السابقة سيقوم النظام – يومياً – باحتساب تأخير الساعة الأولى (الدقيقة بدقيقة) بينما الثلاثين الدقيقة التالية سيقوم باحتساب تأخير (الدقيقة بدقيقتين) وباقي الدقائق (من 91 فما فوق) سيتم احتساب الدقيقة بثلاث دقائق وفي هذه الحالة سيقوم النظام عند احتساب التأخير بالتعامل مع مختلف الشرائح في وقت واحد.

• مجموعات: يتم استخدام خيار (مجموعات) في حالة رغبة المنشأة تقسيم الشرائح إلى مجموعات كل مجموعة لها مدى معين ويحتسب التأخير بمعادل محدد وكلما زاد وقت التأخير سيتم التعامل مع وقت التأخير بالكامل بمعادل أكبر من المعادل السابق، بمعنى أن النظام عند احتساب التأخير سيبحث عن الشريحة التي مداها يحتوي على وقت التأخير، فإذا افترضنا كما في المثال السابق أن الوقت المحدد كتأخير هو ساعتين (02:00) والتي تعادل (120 دقيقة) فإننا نفترض توزيعه إلى ثلاث شرائح على النحو التالي:

من دقيقة	إلى دقيقة	قيمة المعالجة دقيقة
1	60	1
1	90	2
1	120	3

بموجب الشرائح السابقة سيقوم النظام – يومياً – باحتساب تأخير الساعة الأولى (الدقيقة بدقيقة) بينما إذا زاد التأخير عن ساعة إلى ساعة ونصف سيتم احتساب دقائق التأخير كلها – من أول دقيقة – (الدقيقة بدقيقتين) وإذا زاد التأخير عن ساعة ونصف سيتم احتساب دقائق التأخير كلها – من أول دقيقة – (الدقيقة بثلاث دقائق)، بمعنى أن النظام في هذه الطريقة لن يقوم بتوزيع وقت التأخير على الشرائح المرمزة بل سيقوم باحتساب التأخير على ضوء معادل الشريحة التي يقع وقت التأخير في مداها.

• آلية احتساب زمن بصمة الحضور: تستخدم خيارات احتساب التأخير لتحديد الخيار المناسب لاحتساب تأخير زمن بصمة الحضور لسياسة الدوام التي يتم ترميزها، ويتم استخدامها في حالة ما يكون زمن الدوام زمناً ثابتاً أما إذا كان زمن الدوام بعدد الساعات فالموظف مطالب بدوام عدد من الساعات وفي هذه الحالة سيقوم النظام بإيجاد الفارق بين ساعات الدوام المطلوبة والدوام الفعلي، فإذا وجد نقص في زمن الدوام فسيتم التعامل معه بحسب ما سيتم تحديده في شرائح التأخير، وبموجب السياسات المتبعة في المنشأة يقوم المستخدم بتحديد أحد الخيارات التالية:
• بعد زمن نهاية الحضور: يتم تحديد هذا الخيار – إذا كانت سياسة بصمة الحضور تقبل أن يبصم الموظف للحضور بعد زمن نهاية الحضور – في حالة رغبة المنشأة احتساب دقائق وساعات التأخير عن الموظفين المنتمين لهذه السياسة من بعد زمن نهاية الحضور المرتبط بفترة الدوام، فإذا افترضنا أن زمن الحضور الفعلي الساعة (08:00) وزمن نهاية الحضور الساعة (08:15) وقام الموظف بإثبات بصمته بعد (08:15) فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب دقائق وساعات التأخير من بعد الساعة (08:15)، وسيتم احتساب التأخير بناءً على شرائح التأخير التي سيتم شرحها في الفقرات التالية.
• بعد زمن الحضور الفعلي إن كانت البصمة بين زمن الحضور الفعلي وزمن نهاية الحضور: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المنشأة احتساب التأخير عن الموظفين المنتمين لهذه السياسة من بعد زمن الحضور الفعلي إذا قام الموظف بإثبات بصمته بين زمن الحضور الفعلي وزمن نهاية الحضور، وتستخدم هذه الطريقة في حالة عدم قبول سياسة بصمة الحضور البصمة بعد زمن نهاية الحضور، فإذا افترضنا أن زمن الحضور الفعلي الساعة (08:00) وزمن نهاية الحضور (08:15) وقام الموظف بإثبات بصمته قبل (08:15) فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب التأخير من بعد (08:00) وحتى زمن إثبات الموظف لبصمته، وسيتم احتساب التأخير بناءً على شرائح التأخير التي سيتم شرحها في الفقرات التالية.
• بعد زمن الحضور الفعلي إن كانت البصمة بعد زمن نهاية الحضور: يتم تحديد هذا الخيار – إذا كانت سياسة بصمة الحضور تقبل أن يبصم الموظف للحضور بعد زمن نهاية الحضور – في حالة رغبة المنشأة احتساب دقائق وساعات التأخير عن الموظفين المنتمين لهذه السياسة من بعد زمن الحضور الفعلي المرتبط بفترة الدوام، فإذا افترضنا أن زمن الحضور الفعلي الساعة (08:00) وزمن نهاية الحضور الساعة (08:15) وقام الموظف بإثبات بصمته بعد (08:15) فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب دقائق وساعات التأخير من بعد الساعة (08:00)، وسيتم احتساب التأخير بناءً على شرائح التأخير التي سيتم شرحها في الفقرات التالية.

ملاحظة: حقل آلية احتساب زمن بصمة الحضور لن يتم تفعيله إلا في حال كان خانة نوع احتساب البند (بداية الدوام) أو (الكل).

• بعد زمن الحضور الفعلي: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المنشأة احتساب دقائق وساعات التأخير عن الموظفين المنتمين لهذه السياسة من بعد زمن الحضور الفعلي المرتبط بفترة الدوام، فإذا افترضنا أن زمن الحضور الفعلي الساعة (08:00) وقام الموظف بإثبات بصمته بعد (08:00) فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب دقائق وساعات التأخير من بعد الساعة (08:00)، وسيتم احتساب التأخير بناءً على شرائح التأخير التي سيتم شرحها في الفقرات التالية.
• آلية احتساب زمن بصمة الانصراف (خيارات الخروج المبكر): تستخدم خيارات احتساب التأخير(الخروج المبكر) لتحديد الخيار المناسب لاحتساب الخروج المبكر لسياسة الدوام التي يتم ترميزها، ويتم استخدامها في حالة ما يكون زمن الدوام زمناً ثابتاً أما إذا كان زمن الدوام بعدد الساعات فالموظف مطالب بدوام عدد من الساعات وفي هذه الحالة سيقوم النظام بإيجاد الفارق بين ساعات الدوام المطلوبة والدوام الفعلي، فإذا وجد نقص في زمن الدوام فسيتم التعامل معه بحسب ما سيتم تحديده في شرائح التأخير، وبموجب السياسات المتبعة في المنشأة يقوم المستخدم بتحديد أحد الخيارات التالية:
• حتى زمن بداية الانصراف: يتم تحديد هذا الخيار – إذا كانت سياسة بصمة الانصراف تقبل أن يبصم الموظف قبل زمن بداية الانصراف – في حالة رغبة المنشأة احتساب دقائق وساعات الخروج المبكر للموظفين المنتمين لهذه السياسة قبل زمن بداية الانصراف المرتبط بفترة الدوام، فإذا افترضنا أن زمن الانصراف الفعلي الساعة (16:00) وزمن بداية الانصراف الساعة (15:45) وقام الموظف بإثبات بصمته قبل (15:45) فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب دقائق وساعات الخروج المبكر من زمن إثبات الموظف للبصمة وحتى الساعة (15:45)، وسيتم احتساب الخروج المبكر بناءً على الشرائح التي سيتم شرحها في الفقرات التالية.
• حتى زمن الانصراف الفعلي: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المنشأة احتساب الخروج المبكر عن الموظفين المنتمين لهذه السياسة حتى زمن الانصراف الفعلي إذا قام الموظف بإثبات بصمته بين زمن بداية الانصراف وزمن الانصراف الفعلي، وتستخدم هذه الطريقة في حالة عدم قبول سياسة بصمة الانصراف البصمة قبل زمن بداية الانصراف، فإذا افترضنا أن زمن الانصراف الفعلي الساعة (16:00) وزمن بداية الانصراف (15:45) وقام الموظف بإثبات بصمته بعد (15:45) فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب الخروج المبكر من زمن إثبات الموظف لبصمة الانصراف بعد (15:45) وحتى (16:00)، وسيتم احتساب الخروج المبكر بناءً على الشرائح التي سيتم شرحها في الفقرات التالية.
• حتى زمن الانصراف الفعلي إن كانت البصمة قبل زمن بداية الانصراف: يتم تحديد هذا الخيار – إن كانت سياسة بصمة الانصراف تقبل أن يبصم الموظف للانصراف قبل زمن بداية الانصراف – في حالة رغبة المنشأة احتساب دقائق وساعات الخروج المبكر للموظفين المنتمين لهذه السياسة قبل زمن بداية الانصراف المرتبط بفترة الدوام، فإذا افترضنا أن زمن الانصراف الفعلي الساعة (16:00) وزمن بداية الانصراف الساعة (15:45) وقام الموظف بإثبات بصمته قبل (15:45) فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب دقائق وساعات الخروج المبكر من زمن إثبات الموظف لبصمة الانصراف وحتى الساعة (16:00)، وسيتم احتساب الخروج المبكر بناءً على الشرائح التي سيتم شرحها في الفقرات التالية.
• حتى زمن الانصراف الفعلي إن كانت البصمة بين زمن بداية الانصراف وزمن الانصراف الفعلي: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المنشأة احتساب الخروج المبكر عن الموظفين المنتمين لهذه السياسة من بعد زمن الانصراف الفعلي إذا قام الموظف بإثبات بصمته بين زمن بداية الانصراف وزمن الانصراف الفعلي، فإذا افترضنا أن زمن الانصراف الفعلي الساعة (16:00) وزمن بداية الانصراف (15:45) وقام الموظف بإثبات بصمته بعد (15:45) فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب الخروج المبكر من وقت البصمة وحتى زمن الانصراف الفعلي الساعة (16:00)، وسيتم احتساب التأخير بناءً على شرائح التأخير التي سيتم شرحها في الفقرات التالية.

شرائح سياسة التأخير “جزاء البنود “

تستخدم سياسة التأخير إذا ما كانت المنشأة ستتعامل مع التأخير وستقوم باحتساب دقائق التأخير للموظفين الذين لم يقوموا بإثبات بصماتهم بحسب الفترات والسياسات المحددة لعملية الحضور والانصراف أم أنها لن تتعامل مع احتساب التأخير، وسيتم من خلال هذا السياسة تحديد من متى سيتم احتساب التأخير؟ ومتى سيتم تجاهل احتساب التأخير؟ ومتى سيتم التعامل مع التأخير على أنه غياب؟، كما سيتم التعامل مع شرائح التأخير وكيف سيتم الاحتساب هل الدقيقة بدقيقة أم بدقيقتين أو أكثر أو أقل وهل كلما زاد زمن التأخير أقوم بالزيادة في معادل احتساب التأخير أم لا؟ كل هذه الإجراءات سيتم تحديدها في تبويب (معالجات احتساب البنود) الذي يظهر كما في الشكل التالي:

سيتم احتساب التأخير وفق شرائح معينة سواءً كان زمن التأخير المحسوب وفق أحد الخيارات السابقة (زمن ثابت) أو عدد النقص في عدد ساعات الدوام (زمن الدوام بعدد الساعات) إذا كان وقت التأخير المحتسب أقل أو يساوي الوقت المحدد في حقل (احتساب التأخير إن كان زمن التأخير أقل أو يساوي).

تفاصيل معالجات احتساب البنود

• نوع المعالجة (قيمة): يستخدم هذا الحقل – إجباري- لتحديد نوع المعالجة، وفي حالتنا لسياسة التأخير القيمة ثابته دائماً هي (قيمة).
• نوع القيمة لمدى الشريحة: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة تمثيل القيم وهي (دقيقة – ساعة) والقيمة الافتراضية (دقيقة).
• من: يستخدم هذا الحقل لتحديد بداية المدى لوقت التأخير لكل شريحة، ويتم تحديد الوقت بحسب تنسيق قيمة نوع القيمة (ساعة / دقيقة).
• إلى: يستخدم هذا الحقل لتحديد نهاية المدى لوقت التأخير لكل شريحة، ويتم تحديد الوقت بحسب تنسيق قيمة نوع القيمة (ساعة / دقيقة).
• تحول إلى: يستخدم هذا الحقل – إجباري- لتحديد تصنيف البصمة المراد تحميله بقيمة المعالجة من الاحتساب المراد.
• رقم البند: يستخدم هذا الحقل – إجباري- لتحديد رقم بند البصمة التابع للتصنيف المختار والمعرف في حقل (قيمة تحول إلى) والمراد تحميل قيمة المعالجة من الاحتساب المراد على البند المحدد.
• نوع احتساب بند: يستخدم هذا الحقل لعرض نوع احتساب رقم بند البصمة والمعرف في حقل (رقم البند) ويعرض نوع الاحتساب وفق تعريف بند البصمة.
• نوع قيمة المعالجة: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة تمثيل القيم وهي (دقيقة – ساعة – نسبة – فترة) والقيمة الافتراضية (دقيقة).
• قيمة المعالجة: يستخدم هذا الحقل لتحديد المعادل / قيمة المعالجة لاحتساب الشريحة.

التعامل مع التأخير (الحضور المتأخر أو الانصراف المبكر) كتأخير

بالإمكان احتساب التأخير والتعامل معه في النظام على أنه تأخير، وذلك من خلال تحديد المدى الزمني وقيمة المعادل المراد تطبيقها وتحميلها على بند بصمة من نوع تصنيف (تأخير) كما هو واضح في الشكل السابق في تبويب (معالجة احتساب البنود) للصف الثاني والذي يمثل معالجة التأخير كتأخير وذلك من خلال تحويل قيمة المعالجة إلى نفس تصنيف الاحتساب (تأخير).

تجاهل التعامل مع التأخير (الحضور المتأخر أو الانصراف المبكر)

بالإمكان تجاهل احتساب التأخير والتعامل معه في النظام على أنه تأخير وإسناد معامل المعالجة بالصفر “0” لكي لا يتم الاحتساب للتأخير للشريحة المراد تجاهلها ، وذلك من خلال تحديد المدى الزمني وقيمة المعادل المراد تطبيقها وتحميلها على بند بصمة من نوع تصنيف (تأخير) كما هو واضح في الشكل السابق في تبويب (معالجة احتساب البنود) للصف الأول والذي يمثل معالجة التأخير كتأخير وذلك من خلال تحويل قيمة المعالجة إلى نفس تصنيف الاحتساب (تأخير) ومعادلها = الصفر، ويتم ذلك لرغبة المنشأة تجاهل تأخير الموظف إذا لم يتجاوز حد معين خلال اليوم، ويتم فيه تحديد وقت التأخير الذي ترغب المنشأة بتجاهله، فإذا افترضنا تحديد (10 دقائق) كتجاهل تأخير، فهذا يعني أنه إذا كان إجمالي دقائق التأخير للموظف خلال اليوم أقل من أو تساوي (10 دقائق) فإن النظام سيتجاهل احتساب التأخير على الموظف.

التعامل مع التأخير (الحضور المتأخر أو الانصراف المبكر) كغياب

سيتم التعامل مع دقائق وساعات التأخير كغياب إذا كان وقت التأخير أكبر من الوقت الذي تم تحديده كوقت تأخير، وكما هو واضح في الشكل السابق في تبويب (جزاء البنود) للصف الثالث والذي يمثل معالجة التأخير كغياب وذلك من خلال تحويل قيمة المعالجة إلى تصنيف آخر (غياب) للاحتساب على أنه (غياب تأخير).

لسماح بتعويض التأخير بالإضافي الزائد “دقائق إضافية”

سيتم السماح بتعويض التأخير بالإضافي الزائد في حال تم تعريف سياسة (إضافي)، إلا إن ما يهمنا هنا كسياسة (تأخير) مرتبطة بخيار السماح بتعويض التأخير بالإضافي الزائد (دقائق إضافية) هو تحديد شريحة التأخير التي يراد لها بالتعويض من الشريحة التي لإيراد لها التعويض (بمعنى سيتم تحميل تأخير تلك الشريحة التي لا يراد لها التعويض على الموظف كتأخير حتى وإن كان لديه من الدقائق الإضافية التي تفوق دقائق التأخير)، وعليه هذه الخاصية تسمح لك بتحديد ما تريد تعويضه من عدمه من الشرائح المنشأة، وكمثال على ذلك في حال أرادت المنشأة عدم السماح بتعويض الموظف عن تأخره عن العمل عن (100 دقيقة الأولى للعمل) وما زاد عن ذلك يسمح النظام بتعويضه من خلال الدقائق الإضافية التي كسبها الموظف في يوم العمل وبشرط أن تكون تلك إجمالي الدقائق الإضافية ضمن مدى شريحة التأخير المراد تعويضها.

تلميح: في حالة رغبة المنشأة عدم احتساب غياب الحضور بسبب تأخر الموظف، وإنما يراد احتساب تأخير فقط فلا يجب تحويل معالجة الشريحة إلى (غياب) وإنما تحول إلى (تأخير).

ملاحظة: في حالة تعريف شرائح للاحتساب وتم تحديد مدى للشريحة (من) و (إلى) لكل شريحة فيجب أن تكون هنالك شريحة في آخر الشرائح لا تحدد فيها قيمة في حقل (إلى) وذلك لكي يقوم النظام بمعالجة بقية القيم التي لم تدخل كشرائح، مالم فإن النظام لن يعالج إلا تلك الشرائح ومداها فقط.

تلميح: سيقوم النظام باحتساب دقائق التأخير بحسب الشرائح المحددة يومياً وسيقوم بتجميع دقائق التأخير للفترة – الشهر مثلاً – وفي حالة ربط نظام البصمة مع نظام الموارد البشرية سيقوم النظام بترحيل إجمالي دقائق التأخير إلى نظام الموارد البشرية.

ملاحظة: ما يميز التأخير من أنه (تأخير حضور) أو أنه (تأخير انصراف مبكر) هو نوع احتساب بند البصمة، فإذا كان نوع الاحتساب (بداية الدوام) فمعنى ذلك أنه تأخير حضور، وإذا كان نوع الاحتساب (نهاية الدوام) فمعنى ذلك أنه تأخير انصراف مبكر، أما إذا كان نوع الاحتساب (الكل) فمعنى ذلك أنه يشمل تأخير حضور وتأخير انصراف مبكر، للتوضيح أكثر أنظر الشكل التالي.

ثالثاً: سياسة الدقائق الزائدة

تستخدم سياسة الدقائق الزائدة لتحديد دقائق الدوام الزائدة عما هو محدد في فترات الدوام وهي الدقائق التي يداوم فيها الموظف قبل زمن الحضور الفعلي أو بعد زمن الانصراف الفعلي، وتتم في هذه السياسة تحديد ما إذا كانت المنشأة ستتعامل مع الدقائق الزائدة وستقوم باحتسابها للموظفين كتعويض عن دقائق التأخير والخروج المبكر أو احتسابها كإضافي أم أنها لن تتعامل مع احتساب الدقائق الزائدة وسيتم من خلال هذه السياسة تحديد من متى وإلى متى سيتم احتساب الدقائق الزائدة؟ كل هذه الخيارات سيتم تحديدها أثناء إنشاء سياسة الدقائق الزائدة.

يتم تعريف سياسة الدقائق الزائدة كما في الشكل السابق لتحديد آليات احتساب الدقائق الزائدة لبصمتي الحضور والانصراف، وذلك من خلال إنشاء سجل جديد وتحديد قيم لحقول السياسة على النحو التالي:

• تصنيف البند: يتم اختيار التصنيف (إضافي) وهو المعنى بسياسة الدقائق الزائدة المراد إنشائها.
• رقم البند: يتم اختيار بند من بنود البصمة المرتبطة بالتصنيف (إضافي).
• نوع الاحتساب: يظهر نوع احتساب البند بشكل تلقائي وفق بند البصمة المختار في الحقل السابق (رقم البند)، والأنواع هي إما أن تكون (بداية الدوام) أو (نهاية الدوام) أو (الكل) بداية ونهاية الدوام.
• طريقة بند احتساب الشرائح: يجب تحديد طريقة احتساب الشرائح على ضوء الخيارات المتاحة:
• فئات: يتم تحديد خيار (فئات) في حالة رغبة المنشأة تقسيم الشرائح إلى فئات، ويقصد بالفئات تقسيم وتوزيع الوقت الذي سيتم التعامل معه على أنه وقت إضافي، وسيتم التعامل مع احتساب كل شريحة بمعادل مختلف عن الشرائح الأخرى، فإذا افترضنا أن الوقت المحدد كإضافي دقائق زائدة هو ثلاث ساعات (03:00) والتي تعادل (180 دقيقة) فإننا نفترض توزيعه إلى ثلاث شرائح على النحو التالي:

من دقيقة	إلى دقيقة	قيمة المعالجة دقيقة
1	60	1
61	120	2
121		3

فبموجب الشرائح السابقة سيقوم النظام – يومياً – باحتساب إضافي الدقائق الزائدة الساعة الأولى (الدقيقة بدقيقة) بينما الساعة التالية سيقوم باحتساب إضافي الدقائق الزائدة (الدقيقة بدقيقتين) وباقي الدقائق (من 121 ما فوق) سيتم احتساب الدقيقة بثلاث دقائق وفي هذه الحالة سيقوم النظام عند احتساب إضافي الدقائق الزائدة بالتعامل مع مختلف الشرائح في وقت واحد.

• مجموعات: يتم استخدام خيار (مجموعات) في حالة رغبة المنشأة تقسيم الشرائح إلى مجموعات كل مجموعة لها مدى معين ويحتسب إضافي الدقائق الزائدة بمعادل محدد وكلما زاد وقت إضافي الدقائق الزائدة سيتم التعامل مع وقت الإضافي بالكامل بمعادل أكبر من المعادل السابق، بمعنى أن النظام عند احتساب الإضافي سيبحث عن الشريحة التي مداها يحتوي على وقت الإضافي، فإذا افترضنا كما في المثال السابق أن الوقت المحدد كإضافي دقائق زائدة هو ثلاث ساعات (03:00) والتي تعادل (180 دقيقة) فإننا نفترض توزيعه إلى ثلاث شرائح على النحو التالي:

من دقيقة	إلى دقيقة	قيمة المعالجة دقيقة
1	60	1
1	120	2
1	121 فما فوق	3

بموجب الشرائح السابقة سيقوم النظام – يومياً – باحتساب إضافي الدقائق الزائدة الساعة الأولى (الدقيقة بدقيقة) بينما إذا كان إضافي الدقائق الزائدة أكبر من ساعة وأقل من ساعتين سيتم احتساب إضافي الدقائق الزائدة (الدقيقة بدقيقتين) – سيتم الاحتساب من أول دقيقة – وإذا زاد إضافي الدقائق الزائدة عن ساعتين سيتم احتساب دقائق إضافي الدقائق الزائدة كلها – من أول دقيقة – (الدقيقة بثلاث دقائق)، بمعنى أن النظام في هذه الطريقة لن يقوم بتوزيع وقت إضافي الدقائق الزائدة على الشرائح المرمزة بل سيقوم باحتساب إضافي الدقائق الزائدة على ضوء معادل الشريحة التي يقع وقت إضافي الدقائق الزائدة في مداها.

• طريقة الاحتساب: يجب تحديد طريقة احتساب إضافي الدقائق الزائدة على ضوء الخيارات المتاحة:

فطريقة احتساب إضافي الدقائق الزائدة تحدد خيارات المنشأة في التعامل مع الإضافي وفق الخيارات التالية:

• كإضافي: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المنشأة احتساب الدقائق الزائدة للموظف كإضافي سواء كسياسة عامة لجميع الموظفين أو للموظفين الذين تتطلب وظائفهم مزاولة أعمالهم قبل زمن الحضور الفعلي أو بعد زمن الانصراف الفعلي كالسائقين والخدمات وعمال النظافة وغيرهم، ويقصد باحتسابها كإضافي أن النظام سيقوم باحتساب تلك الدقائق يومياً وتجميعها خلال أيام الفترة وبموجبها سيتم صرف بدل أجور عمل إضافي للموظف سواءً يدوياً أو بترحيل نتيجة الاحتساب إلى نظام الموارد البشرية في حالة ربط النظامين مع بعض.
• كتعويض للتأخير فقط: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المنشأة احتساب كافة الدقائق الزائدة وتعويض إجمالي (التأخير) دون تحميل باقي الدقائق الإضافية – بعد التعويض – كإضافي لأن الأساس لهذا الخيار هو تعويض التأخير.
• كتعويض للتأخير والباقي إضافي: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المنشأة احتساب كافة الدقائق الزائدة وتعويض إجمالي (التأخير) وتحميل باقي الدقائق الإضافية – بعد التعويض – كإضافي، لأن الأساس لهذا الخيار هو تعويض التأخير وما تبقى يرحل كإضافي.
• آلية احتساب زمن بصمة الحضور: تستخدم خيارات احتساب إضافي الدقائق الزائدة لتحديد الخيار المناسب لاحتساب إضافي الدقائق الزائدة من قبل زمن بصمة الحضور لسياسة الدوام التي يتم ترميزها، ويتم استخدامها في حالة ما يكون زمن الدوام زمناً ثابتاً ، أما إذا كان زمن الدوام بعدد الساعات فالموظف مطالب بدوام عدد من الساعات وفي هذه الحالة سيقوم النظام بإيجاد الفارق بين ساعات الدوام المطلوبة والدوام الفعلي، فإذا وجد فائض في زمن الدوام فسيتم التعامل معه بحسب ما سيتم تحديده في شرائح إضافي الدقائق الزائدة، وبموجب السياسات المتبعة في المنشأة يقوم المستخدم بتحديد أحد الخيارات التالية:
• من زمن بداية الحضور إلى زمن الحضور الفعلي: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المنشأة احتساب الدقائق الزائدة للموظفين من زمن بداية الحضور الذي هو محدد في الفترات وحتى زمن الحضور الفعلي، فإذا افترضنا أن زمن الحضور الفعلي الساعة (08:00) وزمن بداية الحضور الساعة (07:30) وقام الموظف بإثبات بصمته قبل الساعة (07:30) – إذا كانت سياسة الحضور تسمح للموظف إثبات بصمته قبل زمن بداية الحضور – فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب الدقائق الزائدة من الساعة (07:30) وليس من وقت إثبات الموظف لبصمته، أما إذا قام الموظف بإثبات بصمته بعد الساعة (07:30) فسيتم احتساب الدقائق الزائدة من وقت إثبات الموظف بصمة الحضور وحتى الساعة (08:00)، وسيتم احتساب الدقائق الزائدة كتعويض أو كإضافي أو كلاهما معاً بناءً على شرائح سيتم شرحها في الفقرات التالية.
• من بصمة الحضور إلى زمن الحضور الفعلي: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المنشأة احتساب الدقائق الزائدة للموظفين من زمن أول بصمة يبصمها الموظف وحتى زمن الحضور الفعلي، فإذا افترضنا أن زمن الحضور الفعلي الساعة (08:00) وزمن بداية الحضور الساعة (07:30) وقام الموظف بإثبات بصمته قبل الساعة (07:30) فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب الدقائق الزائدة من زمن أول بصمة يبصمها الموظف قبل الساعة (07:30) وحتى الساعة (08:00) بشرط أن تكون سياسة الحضور تسمح للموظف إثبات بصمته قبل زمن بداية الحضور، وسيتم احتساب الدقائق الزائدة كتعويض أو كإضافي أو كلاهما معاً بناءً على شرائح سيتم شرحها في الفقرات التالية.

ملاحظة: حقل آلية احتساب زمن بصمة الحضور لن يتم تفعيله إلا في حال كان خانة نوع احتساب البند (بداية الدوام) أو (الكل).

• آلية احتساب زمن بصمة الانصراف: تستخدم خيارات احتساب إضافي الدقائق الزائدة لتحديد الخيار المناسب لاحتساب إضافي الدقائق الزائدة من بعد زمن بصمة الانصراف لسياسة الدوام التي يتم ترميزها، ويتم استخدامها في حالة ما يكون زمن الدوام زمناً ثابتاً، أما إذا كان زمن الدوام بعدد الساعات فالموظف مطالب بدوام عدد من الساعات وفي هذه الحالة سيقوم النظام بإيجاد الفارق بين ساعات الدوام المطلوبة والدوام الفعلي، فإذا وجد فائض في زمن الدوام فسيتم التعامل معه بحسب ما سيتم تحديده في شرائح إضافي الدقائق الزائدة، وبموجب السياسات المتبعة في المنشأة يقوم المستخدم بتحديد أحد الخيارات التالية:

تستخدم خيارات احتساب الدقائق الزائدة بعد زمن الانصراف الفعلي لتحديد الخيار المناسب لاحتساب الدقائق الزائدة لسياسة الدوام التي يتم ترميزها، وبموجب السياسات المتبعة في المنشأة يقوم المستخدم بتحديد أحد الخيارات التالية:

• من زمن الانصراف الفعلي إلى بصمة الانصراف: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المنشأة احتساب الدقائق الزائدة للموظفين من زمن الانصراف الفعلي وحتى آخر بصمة يبصمها الموظف كبصمة انصراف، فإذا افترضنا أن زمن الانصراف الفعلي الساعة (16:00) وزمن نهاية الانصراف الساعة (18:00) وقام الموظف بإثبات بصمة الانصراف بعد الساعة (18:00) فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب الدقائق الزائدة من زمن الانصراف الفعلي وحتى زمن إثبات الموظف بصمته للانصراف بشرط أن تكون سياسة الانصراف تسمح للموظف إثبات بصمته بعد زمن نهاية الانصراف ، وسيتم احتساب الدقائق الزائدة كتعويض أو كإضافي أو كلاهما معاً بناءً على شرائح سيتم شرحها في الفقرات التالية.
• من زمن الانصراف الفعلي إلى زمن نهاية الانصراف: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المنشأة احتساب الدقائق الزائدة للموظفين من زمن الانصراف الفعلي الذي هو محدد في الفترات وحتى زمن نهاية الانصراف، فإذا افترضنا أن زمن الانصراف الفعلي الساعة (16:00) وزمن نهاية الانصراف الساعة (18:00) وقام الموظف بإثبات بصمته بعد الساعة (18:00) – إذا كانت سياسة الانصراف تسمح للموظف إثبات بصمته بعد زمن نهاية الانصراف – فإنه في حالة تحديد هذا الخيار سيقوم النظام باحتساب الدقائق الزائدة حتى الساعة (18:00) وليس إلى وقت إثبات الموظف لبصمته التي هي بعد (18:00)، أما إذا قام الموظف بإثبات بصمته قبل الساعة (18:00) فسيتم احتساب الدقائق الزائدة من وقت زمن الانصراف الفعلي (16:00) وحتى زمن إثبات البصمة، وسيتم احتساب الدقائق الزائدة كتعويض أو كإضافي أو كلاهما معاً بناءً على شرائح سيتم شرحها في الفقرات التالية.

تلميح: سيتم احتساب الدقائق الزائدة على مستوى كل يوم دوام وفق طبيعة احتساب بند إضافي الدقائق هل بداية الدوام (قبل زمن الحضور الفعلي) أو نهاية الدوام (بعد زمن الانصراف الفعلي) أم الكل (بتجميع الدقائق الزائدة لكل من بداية ونهاية الدوام)

ملاحظة: لاحتساب الدقائق الزائدة عن عدد ساعات الدوام الفعلي للموظفين الذين زمن دوامهم (بعدد الساعات) يُكتفى بإنشاء سياسة (إضافي دقائق زائدة) وسيتجاهل النظام ما تم إسناده من خيارات لحقل (آلية احتساب زمن بصمة الحضور) وحقل (آلية احتساب زمن بصمة الانصراف)، فالموظف مطالب بدوام عدد من الساعات وفي هذه الحالة سيقوم النظام بإيجاد الفارق بين ساعات الدوام المطلوبة وبين الدوام الفعلي، فإذا وجد فائض في زمن الدوام فسيتم احتساب الدقائق الزائدة.

شرائح سياسة إضافي الدقائق الزائدة تبويب “جزاء البنود “

تستخدم سياسة إضافي الدقائق الزائدة إذا كانت المنشأة ستتعامل مع إضافي الدقائق الزائدة وستقوم باحتساب إضافي الدقائق الزائدة للموظفين الذين لديهم فائض في زمن دوامهم بحسب الفترات والسياسات المحددة لعملية الحضور والانصراف، وسيتم من خلال هذه السياسة تحديد من متى سيتم احتساب إضافي الدقائق الزائدة؟ ومتى سيتم تجاهل احتساب إضافي الدقائق الزائدة؟ وكيف سيتم الاحتساب هل الدقيقة بدقيقة أم بدقيقتين أو أكثر أو أقل وهل كلما زاد زمن الإضافي أقوم بالزيادة في معادل احتساب إضافي الدقائق الزائدة أم لا؟ كل هذه الإجراءات سيتم تحديدها في تبويب (معالجات احتساب البنود) الذي يظهر كما في الشكل التالي:

سيتم احتساب إضافي الدقائق الزائدة وفق شرائح معينة سواءً كان زمن إضافي الدقائق الزائدة المحسوب وفق أحد الخيارات السابقة (زمن ثابت) أو الفائض في عدد ساعات الدوام (زمن الدوام بعدد الساعات).

تفاصيل معالجات احتساب البنود

• نوع المعالجة (قيمة): يستخدم هذا الحقل – إجباري – لتحديد نوع المعالجة، وفي حالتنا لسياسة الدقائق الزائدة القيمة ثابته دائما هي (قيمة).
• نوع القيمة لمدى الشريحة: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة تمثيل القيم وهي (دقيقة / ساعة) والقيمة الافتراضية (دقيقة).
• من: يستخدم هذا الحقل لتحديد بداية المدى لوقت إضافي الدقائق الزائدة لكل شريحة، ويتم تحديد الوقت بحسب تنسيق قيمة نوع القيمة (ساعة / دقيقة).
• إلى: يستخدم هذا الحقل لتحديد نهاية المدى لوقت إضافي الدقائق الزائدة لكل شريحة، ويتم تحديد الوقت بحسب تنسيق قيمة نوع القيمة (ساعة / دقيقة).
• تحول إلى: يستخدم هذا الحقل – إجباري – لتحديد تصنيف البصمة المراد تحميله بقيمة المعالجة من الاحتساب المراد.
• رقم البند: يستخدم هذا الحقل – إجباري – لتحديد رقم بند البصمة التابع للتصنيف المختار والمعرف في حقل (قيمة تحول إلى) والمراد تحميل قيمة المعالجة من الاحتساب المراد على البند المحدد.
• نوع احتساب بند: يستخدم هذا الحقل لعرض نوع احتساب رقم بند البصمة والمعرف في حقل (رقم البند) ويعرض نوع الاحتساب وفق تعريف بند البصمة.
• نوع قيمة المعالجة: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة تمثيل القيم وهي (دقيقة، ساعة، نسبة، فترة) والقيمة الافتراضية (دقيقة).
• قيمة المعالجة: يستخدم هذا الحقل لتحديد المعادل / قيمة المعالجة لاحتساب الشريحة.

ملاحظة: إذا تم تعريف شرائح للاحتساب وتم تحديد مدى للشريحة (من) و (إلى) لكل شريحة فيجب أن تكون هناك شريحة في آخر الشرائح لا تحدد فيها قيمة في حقل (إلى) وذلك لكي يقوم النظام بمعالجة بقية القيم التي لم تدخل كشرائح، مالم فإن النظام لن يعالج إلا تلك الشرائح ومداها فقط.

تلميح: سيقوم النظام باحتساب دقائق إضافي الدقائق الزائدة بحسب الشرائح المحددة يومياً وسيقوم بتجميع دقائق الإضافي للفترة – الشهر مثلاً – وفي حالة ربط نظام البصمة مع نظام الموارد البشرية سيقوم النظام بترحيل إجمالي دقائق إضافي الدقائق الزائدة إلى نظام الموارد البشرية.

ما يميز إضافي الدقائق الزائدة من أنه (إضافي دقائق زائدة قبل الدوام) أو أنه (إضافي دقائق زائدة بعد الدوام) هو نوع احتساب بند البصمة، فإذا كان نوع الاحتساب (بداية الدوام) فمعنى ذلك أنه (إضافي دقائق زائدة قبل الدوام)، وإذا كان نوع الاحتساب (نهاية الدوام) فمعنى ذلك أنه (إضافي دقائق زائدة بعد الدوام)، أما إذا كان نوع الاحتساب (الكل) فمعنى ذلك أنه يشمل (إضافي دقائق زائدة قبل الدوام وإضافي دقائق زائدة بعد الدوام)، لتوضيح أكثر أنظر الشكل التالي.

تلميح: إذا تم التعامل مع الدقائق الزائدة كإضافي وفي نفس الوقت تتعامل المنشأة مع التأخير والخروج المبكر، فسيقوم النظام باحتساب الدقائق الزائدة للموظف كإضافي كما سيتم احتساب دقائق التأخير والخروج المبكر, وسيتم احتساب الدقائق الزائدة للموظفين الذين تشملهم هذه السياسة كإضافي بموجب بصمة الموظف التي يبصمها قبل زمن بداية الحضور أو بعد زمن نهاية الانصراف يومياً، أما الموظفين الذين سيتم تكليفهم بأعمال إضافية خارج الدوام الرسمي فهؤلاء سيكون لهم سياسة خاصة – تم شرحها في سياسة الإضافي – ويتطلب لاحتساب الإضافي لهم تكليف بالعمل الإضافي.

رابعاً: سياسة التكليف بالعمل الإضافي

يستخدم خيار التكليف بالعمل الإضافي لتحديد سياسة العمل الإضافي الذي يؤديه الموظفون خارج أوقات الدوام الرسمي بناءً على تكليف بالعمل الإضافي، ويتم في هذه السياسة تحديد ما إذا كانت المنشأة ستتعامل مع احتساب الإضافي أم لا، ويتم تحديد الشرائح التي على ضوئها سيتم احتساب الإضافي سواءً تم العمل الإضافي خلال أيام العمل الاعتيادية أو أيام الراحة أو أيام الإجازات، وسواءً كان زمن الدوام زمناً ثابتاً أو بعدد الساعات وسواءً كان نوع البصمة بصمة حضور وانصراف أو بصمة حضور أو بصمة انصراف، وسيتم من خلال هذا السياسة احتساب الإضافي وفقاً لمعادل احتساب على ضوء شرائح متعددة، كل هذه السياسات سيتم تحديدها أثناء إنشاء سياسة التكليف بالعمل الإضافي.

يتم تعريف سياسة التكليف بالعمل الإضافي كما في الشكل السابق لتحديد آليات احتساب العمل الإضافي لبصمتي الحضور والانصراف، وذلك من خلال إنشاء سجل جديد وتحديد قيم لحقول السياسة وفق التالي:

• تصنيف البند: يتم اختيار التصنيف (تكليف إضافي) وهو المعنى بسياسة التكليف بالعمل الإضافي المراد إنشائها.
• رقم البند: يتم اختيار بند من بنود البصمة المرتبطة بالتصنيف (تكليف إضافي).
• نوع الاحتساب: يظهر نوع احتساب البند بشكل تلقائي وفق بند البصمة المختار في الحقل السابق (رقم البند)، والأنواع هي إما أن تكون (بداية الدوام) أو (نهاية الدوام) أو (الكل) بداية ونهاية الدوام.
• طريقة بند احتساب الشرائح: يجب تحديد طريقة احتساب الشرائح على ضوء الخيارات المتاحة:
• فئات: يتم تحديد خيار (فئات) في حالة رغبة المنشأة تقسيم الشرائح إلى فئات، ويقصد بالفئات تقسيم وتوزيع الوقت الذي سيتم التعامل معه على أنه وقت إضافي، وسيتم التعامل مع احتساب كل شريحة بمعادل مختلف عن الشرائح الأخرى، فإذا افترضنا أن الوقت المحدد كإضافي دقائق زائدة هو ثلاث ساعات (03:00) والتي تعادل (180 دقيقة) فإننا نفترض توزيعه إلى ثلاث شرائح على النحو التالي:

من دقيقة	إلى دقيقة	قيمة المعالجة دقيقة
1	60	1
61	120	2
121		3

فبموجب الشرائح السابقة سيقوم النظام – يومياً – باحتساب إضافي التكاليف الإضافية الساعة الأولى (الدقيقة بدقيقة) بينما الساعة التالية سيقوم باحتساب التكاليف الإضافية (الدقيقة بدقيقتين) وباقي الدقائق (من 121 دقيقة فما فوق) سيتم احتساب الدقيقة بثلاث دقائق وفي هذه الحالة سيقوم النظام عند احتساب إضافي التكاليف الإضافية بالتعامل مع مختلف الشرائح في وقت واحد.

• مجموعات: يتم استخدام خيار (مجموعات) في حالة رغبة المنشأة تقسيم الشرائح إلى مجموعات كل مجموعة لها مدى معين ويحتسب إضافي التكاليف الإضافية بمعادل محدد وكلما زاد وقت إضافي التكاليف الإضافية سيتم التعامل مع وقت الإضافي بالكامل بمعادل أكبر من المعادل السابق، بمعنى أن النظام عند احتساب الإضافي سيبحث عن الشريحة التي مداها يحتوي على وقت الإضافي، فإذا افترضنا كما في المثال السابق أن الوقت المحدد كإضافي تكاليف إضافية هو ثلاث ساعات (03:00) والتي تعادل (180 دقيقة) فإننا نفترض توزيعه إلى ثلاث شرائح على النحو التالي:

من دقيقة	إلى دقيقة	قيمة المعالجة دقيقة
1	60	1
1	120	2
1	121 فما فوق	3

بموجب الشرائح السابقة سيقوم النظام – يومياً – باحتساب إضافي التكاليف الإضافية الساعة الأولى (الدقيقة بدقيقة ) بينما إذا كان إضافي التكاليف الإضافية أكبر من ساعة وأقل من ساعتين سيتم احتساب إضافي التكاليف الإضافية – الدقيقة بدقيقتين وإذا زاد إضافي التكاليف الإضافية عن ساعتين سيتم احتساب إضافي التكاليف الإضافية كلها – من أول دقيقة – الدقيقة بثلاث دقائق، بمعنى أن النظام في هذه الطريقة لن يقوم بتوزيع وقت إضافي التكاليف الإضافية على الشرائح المرمزة بل سيقوم باحتساب إضافي التكاليف الإضافية على ضوء معادل الشريحة التي يقع وقت إضافي التكاليف الإضافية في مداها.

ملاحظة: حقل (آلية احتساب زمن بصمة الحضور) وحقل (آلية احتساب زمن بصمة الانصراف) لن يتم تفعيله مطلقاً في حال كانت السياسة المعرفة (تكليف إضافي).

تلميح

• يشترط لاحتساب التكليف الإضافي صدور تكليف بالعمل الإضافي من شاشة (تكليف بالإضافي) في عمليات النظام للموظفين الذين سيقومون بالعمل الإضافي، فالموظف الذي سيكلف بالعمل الإضافي خلال فترة محددة من الشاشة المذكورة سيحتسب له دقائق وساعات إضافية، ولن يتعامل النظام مع أية دقائق وساعات أداها الموظف خارج فترة دوامه الرسمي ما لم يكن هناك تكليف بالعمل الإضافي.
• يقوم النظام باحتساب الإضافي وترحيله آلياً إلى نظام الموار د البشرية في حالة الربط بين النظامين.
• يمكن تحديد شريحة أو أكثر لكل نوع من الأنواع السابقة.

سياسات الراحة: يستخدم تبويب سياسات الراحة لتحديد السياسات الخاصة بالراحة، ويقصد بالراحة الوقت الذي تمنحه بعض المنشآت لموظفيها كوقت راحة يتخلل أوقات الدوام الرسمي لأي سبب من الأسباب، فإذا كانت المنشأة تمنح موظفيها وقتاً للراحة فهي بحاجة إلى تحديد أوقات للراحة بداية ونهاية بحسب ما تم شرحه في شاشة الفترات، وإضافة إلى تحديد وقت الراحة فهي بحاجة لتحديد بعض السياسات المتعلقة بوقت الراحة بغرض الرقابة على انضباط الموظفين بأوقات الراحة كالسماح للموظف بإثبات بصمة الراحة قبل بداية وقت الراحة أو بعد الوقت المحدد لنهاية الراحة أم أنها لن تسمح بذلك؛ وإذا كانت ستسمح بذلك ما هو الوقت المسموح به لإثبات البصمة، وما هي السياسات التي ستطبق على الموظف إن هو خرج للراحة قبل الوقت المحدد للراحة أو أنه تأخر عن الوقت المحدد لانتهاء الراحة، ويستخدم التبويب للموظفين الذين زمن دوامهم (زمن ثابت) ونوع بصمتهم (حسب البداية والنهاية مع استراحة).

ملاحظة: يتم معالجة سياسات الراحة بنفس آلية معالجات السياسات اليومية للدوام الاعتيادي، وعليه فإن النظام سيتعامل مع فترة الراحة وكأنها فترة دوام وعليه فلا داع في الاسترسال في شرح سياسات التأخير والغياب لفترة الراحة، فما ينطبق على السياسات اليومية ينطبق على سياسات الراحة ويكتفى بما تم شرحه سابقاً لإسقاطه في سياسات الراحة.

إعداد فترات الدوام البديلة: يستخدم هذا التبويب لتحديد سياسة الدوام للفترات البديلة – إذا كانت المنشأة تتعامل مع فترات بديلة لدوام الموظفين – على النحو الآتي:

• استخدام الفترات البديلة: إذا تم التأشير على هذا المتغير يتيح النظام التعامل مع الفترات البديلة.
• عرض كل أنواع العقوبات: يستعرض النظام كل أنواع العقوبات المدخلة في النظام من القائمة الموضحة أعلى الشاشة.
• عرض أنواع العقوبات المختارة للاستمرار في احتساب الفترات البديلة: يتم في هذه القائمة إضافة أنواع العقوبات المراد احتساب الفترات البديلة لها.
• اختيار المعالجة أثناء الفشل في إيجاد الفترة الأنسب للدوام: من هذه القائمة يتم اختيار المعالجة أثناء الفشل في إيجاد الفترة البديلة للدوام (لنوع العقوبة المختارة للاستمرار في احتساب الفترات البديلة لها).
• إعداد فترات التعقيب: يستخدم هذا التبويب لتحديد سياسة الدوام لفترات التعقيب – إذا كانت المنشأة تتعامل مع فترات تعقيب – على النحو الآتي:
• استخدام الفترات التعقيبية: إذا تم التأشير على هذا المتغير يتيح النظام التعامل مع الفترات التعقيبية.
• آلية التعقيب المتبعة: يتم تحديد آلية التعقيب المتبعة من القائمة الآتية:
• حسب إعدادات التعقيب في بيانات الموظفين: يستخدم هذا الخيار إذا كانت آلية التعقيب سيتم إعداداها في شاشة بيانات الموظفين على مستوى الموظف.
• تعقيب آلي عبر أجهزة البصمة: يستخدم هذا الخيار إذا كانت آلية التعقيب عبر أجهزة البصمة، وفي هذه الحالة سيكون على الموظف إثبات بصمات التعقيب خلال فترات التعقيب المحددة له عبر جهاز البصمة.
• تعقيب يدوي عبر المعقب: يستخدم هذا الخيار إذا كانت آلية التعقيب يدوي عبر المعقب، حيث يتم تعيين شخص لكي يقوم بإثبات تواجد الموظفين خلال فترات التعقيب المحددة لهم في فترات العمل المرتبطين بها ومن ثم إدخال بيانات التعقيب في شاشة التعقيب اليدوي.
• تعقيب آلي أو يدوي: يستخدم هذا الخيار إذا كانت آلية التعقيب آلي أو يدوي، حيث يمكن للموظف إثبات تواجده في العمل عبر البصمة أو عبر المعقب.
• من تاريخ: تاريخ بداية استخدام التعقيب إذا كان التعقيب محدد بزمن.
• الى تاريخ: تاريخ نهاية استخدام التعقيب إذا كان التعقيب محدد بزمن.
• اهمال متابعة احتساب الفترات التعقيبية في حال تم إثبات الغياب في فترة: يتم في هذا الحقل تحديد عدد فترات التعقيب التي إذا لم توجد فيها بصمة للموظف يهمل متابعة احتساب بقية الفترات التعقيبية.
• اهمال متابعة احتساب الفترات التعقيبية في حال تم إثبات الحضور في فترة: يتم في هذا الحقل تحديد عدد فترات التعقيب التي إذا وجدت فيها بصمة للموظف يهمل متابعة احتساب بقية الفترات التعقيبية.
• اهمال عقوبات فترة الدوام الرسمية في حال تم اثبات الغياب في فترة: يتم في هذا الحقل تحديد عدد فترات التعقيب التي إذا لم توجد فيها بصمة للموظف تهمل عقوبات فترات الدوام الرسمي مثل التأخير.

تلميح: تعتمد فترة على فترات التعقيب التي سبق إدخالها في شاشة ترميز فترات العمل حيث أنه لن يقبل النظام تجاوزها.

• خيارات وظائف أزرار أجهزة البصمة: تستخدم هذه الخيارات إذا كانت المنشأة ستطلب من الموظف النقر على الزر المعني بجهاز البصمة عند إثبات البصمة:
• مثال توضيحي: إذا تم التأشير على الخيار (مؤشر الدخول لفترة الدوام الرسمي ” check-in”)، فإنه يجب على الموظف عند الدخول أن يضغط على هذا الزر فإذا تم الضغط على أي زر آخر لن يحتسب للموظف بصمة حضور.
• موقف: يستخدم هذا الخيار لتوقيف العمل بسياسة الدوام.
• سبب التوقيف: يستخدم هذا الحقل لتحديد سبب توقيف سياسة الدوام.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.