الاستخدام
تستخدم شاشة إسناد وتعديل البنود المتغيرة بغرض إدخال عمليات إسناد البنود المتغيرة للموظفين أو تعديلها، ويقصد بالبنود المتغيرة تلك البدلات والاستقطاعات التي ستصرف للموظفين أو ستخصم عليهم بصورة غير منتظمة وسيتم احتسابها مع الراتب، بينما البنود المتغيرة التي سيتم دفعها للموظف خارج الراتب سيتم التعامل معها من خلال شاشة صرف مستحقات الموظفين، ويتم منح الموظف البنود المتغيرة من الشاشة مباشرة أو بموجب إنزال البيانات من طلبات البنود المتغيرة أو من الرعاية الصحية.
طريقة استخدام الشاشة
أولاً: البيانات الرئيسية
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه إسناد وتعديل البنود المتغيرة.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي لإسناد وتعديل البنود المتغيرة، ويستخدم حسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أو تسلسل آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التسلسل يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإدخال تاريخ عملية إسناد وتعديل البنود المتغيرة، ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات النظام وما إذا كان تاريخ آلي يمكن تعديله أو تاريخ آلي لا يمكن تعديله أو إدخال تاريخ يدوي.
تلميح: تاريخ الوثيقة مهم جدا حيث أن الحركة التي تم إدخالها ستوثر على راتب الفترة فمثلا إذا تم إدخال مكافآت سنوية بتاريخ 15-12-2020 وكان الشهر الحالي – الفعال – هو شهر 11 فان النظام لن يحتسب المكافآت ضمن راتب شهر 11 وإنما سيتم احتسابها مع راتب شهر 12.
- إنزال البيانات من: يستخدم هذا الحقل في حالة إنزال بيانات العملية من شاشة أخرى وعلى النحو التالي:
- طلبات البنود المتغيرة: يتم تحديد هذا الخيار عندما يرغب المستخدم إنزال البيانات من شاشة طلبات إسناد البنود المتغيرة، ويشترط لظهور الطلبات أن تكون معتمدة.
- الرعاية الصحية: يتم تحديد هذا الخيار عندما يرغب المستخدم إنزال البيانات من الرعاية الصحية.
تلميح: يستطيع المستخدم إنزال أكثر من حركة من حركات الرعاية الصحية، حيث يتم تحديد الحركات المطلوب إنزالها في تبويب خيارات الإنزال.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل في حالة حاجة المستخدم إدخال مرجع للعملية.
- نوع العملية: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع العملية المطلوب تنفيذها.
- رمز الفترة: يظهر في هذا الحقل آلياً رقم الفترة الفعالة.
- آلي: تظهر إشارة (ü) للدلالة على أن العملية لم تتم بتدخل مباشر من المستخدم وإنما تولدت آلياً بموجب إجراءات تمت في شاشات أخرى.
- البيان: يستخدم هذا الحقل في حالة رغبة المستخدم تدوين بيان العملية.
- خيارات الإنزال: يستخدم هذا التبويب إذا كان المستخدم يرغب فلترة البيانات التي سيتم استخدامها في الشاشة بحيث يتم حصرها وإنزالها آلياً في البيانات التفصيلية، فبالإضافة إلى خيارات الإنزال حسب الهيكل أو الموظف أو البنود يمكن أيضاً إنزال قيمة واحدة وتعميمها على جميع الموظفين أو إنزال أكثر من وثيقة من وثائق الرعاية الصحية وغيرها من البيانات المتاحة، أما في حالة عدم استخدامها سيقوم المستخدم بتحديد الموظفين والبنود وباقي البيانات يدوياً.
- استيراد من اكسل: يستخدم هذا التبويب في حالة رغبة المستخدم استيراد بيانات عملية إسناد وتعديل البنود الدائمة وجلبها من ملف اكسل، ويتم فيه تحديد مسار ملف الإكسل ومن ثم النقر على زر (الاستيراد من ملف اكسل)، ويشترط للاستيراد من ملف اكسل ما يلي:
- أن تكون صيغة ملف الإكسل: (رقم الموظف – اسم الموظف – رقم البند – اسم البند – العملة – المبلغ).
- تبدأ القراءة من ملف اكسل من السطر الثاني.
- أن يكون مدير النظام قد قام بتهيئة وترميز العملات والموظفين وبنود الراتب في الشاشات المخصصة لها في النظام قبل عملية الاستيراد من الإكسل، ويجب أن تتوافق البيانات في ملف الإكسل مع البيانات المرمزة في النظام.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يستخدم الجدول أسفل الشاشة لإدخال البيانات التفصيلية لعملية إسناد وتعديل البنود المتغيرة المتمثلة بالبنود التي سيتم اسنادها للموظفين أو تعديلها وعلى النحو التالي:
- رقم / اسم الموظف: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد الموظف الذي سيتم إسناد بنود متغيرة له.
- رقم / اسم البند: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد البنود المتغيرة التي سيتم إضافتها وإسنادها للموظفين، وبمجرد تحديد البند تظهر البيانات المرتبطة به وبالموظف في الأعمدة المخصصة لها كنوع البند وطريقة احتسابه والحساب المرتبط بالبند ومركز التكلفة والمشروع في حالة استخدامها.
- العملة: يستخدم هذا العمود لتحديد عملة البند التي سيتم إسناد القيمة بها.
- القيمة: يتم التعامل مع هذا العمود بحسب طريقة الاحتساب المعتمدة للبند وما إذا كانت مبلغ أو نسبة أو ساعة أو يوم، ويتم فيه إدخال مبلغ البند أو النسبة أو قيمة اليوم أو الساعة.
- المبلغ: يظهر المبلغ في هذا العمود آلياً وهو المبلغ الناتج عن عملية احتساب البند بعد إدخال القيمة في العمود السابق.
- من تاريخ / إلى تاريخ: تستخدم هذه الأعمدة في حالة رغبة المنشأة طلب منح الموظف بدل متغير لفترة محصورة بين تاريخين أو بين وقتين.
- رقم القرار: يستخدم هذ العمود لتحديد مرجعية منح الموظف للبدل المتمثلة بالقرار الإداري الذي بموجبه تم منح البدل للموظف، ويتم تحديد القرار من بين القرارات التي تظهر في الشاشة الجانبية بعد النقر على F9، وهي القرارات التي تم إصدارها في شاشة القرارات الإدارية في نظام الموارد البشرية.
- البيان: لإضافة بيان على مستوى الموظف.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.