التنقلات الإدارية

الاستخدام

تستخدم شاشة التنقلات الإدارية بغرض تنفيذ عمليات تنقلات الموظفين سواءً كانت بين الفروع أو بين وحدات الهيكل الإداري أو بين مراكز التكلفة أو الأنشطة أو المشاريع، وفي الوقت الذي يمكن فيه إصدار عملية تنقلات إدارية بموجب قرار إداري يمكن أيضاً إصدارها بدون قرار إداري، وبموجب عمليات التنقلات يتأثر وضع الموظف وينتقل مالياً وإدارياً من الجهة المنقول منها إلى الجهة المنقول إليها مع إمكانية التعديل في بنود استحقاقات واستقطاعات الموظف سواءً بإضافة بنود جديدة أو بحذف وتعديل بنود قديمة، ولا يمكن أن يكون لحركة التنقلات تأثبر مالي أو إداري إلا بعد اعتماد الحركة.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

يتم إدخال مختلف البيانات الأساسية للتنقلات الإدارية على النحو التالي:

• رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي ستتم فيه عملية التنقلات الإدارية.
• رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإثبات رقم العملية، ويتم التعامل معه بناءً على طريقة استخدام رقم الوثيقة في شاشة متغيرات النظام فقد يظهر آلياً مع إمكانية التعديل أو آلي مع عدم إمكانية التعديل وقد يتم إدخاله يدوياً.

تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإثبات تاريخ العملية، ويتم التعامل معه بناءً على طريقة استخدام تاريخ الوثيقة في شاشة متغيرات النظام فقد يظهر آلياً مع إمكانية التعديل أو آلي مع عدم إمكانية التعديل وقد يتم إدخاله يدوياً.

• تاريخ النقل: يستخدم هذا الحقل لتحديد تاريخ نقل الموظف وهو التاريخ الذي سيتم منه التأثير مالياً وإدارياً على الجهتين المنقول منها والمنقول إليها.
• رقم القرار: يستخدم هذا الحقل إذا كان إصدار عملية التنقلات الإدارية يعتمد على قرار إداري، ويمكن إدخال رقم القرار مباشرة أو بتحديده من قائمة القرارات التي تظهر بواسطة F9، كما يمكن إصدار حركة تنقلات إدارية مباشرة بدون قرار إداري، وبمجرد تحديد رقم الحركة تظهر بيانات القرار في حقلي جهة إصدار القرار وتاريخ القرار.
• لها تأثير مالي: يتم تحديد هذا الخيار إذا ترتب على القرار الإداري تأثير مالي.
• رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل لإدخال مرجع عملية التنقلات الإدارية إن وجد.
• رمز الفترة: يظهر في هذا الحقل آلياً الفترة الزمنية الفعالة.
• البيان: يستخدم هذا الحقل لإدخال وتدوين البيان الخاص بالحركة.
• خيارات الإنزال: يستخدم هذا التبويب إذا كان المستخدم يرغب بإنزال بعض البيانات يتم حصرها وتحديدها في حقول التبويب، وبمجرد النقر على زر (إنزال البيانات) تنزل البيانات في الجدول أسفل الشاشة.
• تصفير مركز التكلفة / المشروع / النشاط: تستخدم هذه الخيارات إذا كان المستخدم يرغب بتصفير مراكز التكلفة في تبويب البيانات المالية في شاشة بيانات الموظفين.
• خيارات الإنزال: يمكن من خلال تبويب خيارات الإنزال تسهيل إجراء تنقلات الموظفين بشكل جماعي.
• استيراد من ملف اكسل: يستخدم هذا التبويب إذا كان المستخدم يرغب باستيراد بيانات التنقلات الإدارية من ملف اكسل خاصة إذا كانت تلك التنقلات لأكثر من موظف.

ثانياً: البيانات التفصيلية

يستخدم الجزء الأوسط من الشاشة في اختيار الفرع الجديد المنقول إليه أو اختيار الدليل الفرعي المحول إليه الموظف مع إمكانية تعديل المسمى الوظيفي الجديد في حالة تغييره.

ويستخدم الجدول أسفل الشاشة لإدخال البيانات التفصيلية للتنقلات الإدراية ، والمقصود بتفاصيل الحركة التأثيرات التي ستتم على الموظف بموجب عملية النقل ، ويتم تحديد الموظف ومن ثم يتم إجراء التغيرات اللازمة لعملية النقل حيث يمكن تعديل قيم البنود أو إضافة بنود جديدة أو حذف بنود قديمة كما يمكن الإبقاء على تلك القيم كما كانت قبل عملية النقل ، وتتم تلك الإجراءات على النحو التالي:

• رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لتحديد رقم الموظف أو الموظفين الذين ستتم عليهم عملية التنقلات الإدارية، ويعتمد تحديد الموظف على استخدام حقل (رقم القرار)، فإذا تم إصدار عملية تنقلات إدارية بناءً على قرار إداري فإنه لا يمكن استخدام إلا الموظفين المشمولين بالقرار الإداري، أما في حالة عدم استخدام رقم القرار الإداري فإنه يمكن إدخال أي موظف، وبمجرد تحديد رقم الموظف يظهر اسم الموظف والمسمى الوظيفي والهيكل الإداري في الحقول المخصصة لها.
• نوع العملية: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع العملية بتحديد إحدى الحالات إما إضافة أو حذف أو تعديل أو إيقاف بند.
• رقم البند: يستخدم هذا العمود لتحديد البند الذي سيتأثر بحركة التنقلات، حيث يمكن إضافة بند جديد للموظف أو تعديل لبند أو حذف بند.
• القيمة الحالية: يظهر في هذا العمود آلياً قيمة البند الحالية وهي قيمة البند قبل إصدار حركة التنقلات.
• القيمة الجديدة: يستخدم هذا العمود لإدخال قيمة البند التي يستحقها الموظف بموجب حركة التنقلات.
• اعتماد: يستخدم زر (اعتماد) الذي يظهر في شريط المهام بغرض اعتماد الحركة، ويترتب على اعتماد الحركة انتقالها إلى المستوي التالي المتمثل بإصدار الحركة الإدارية المنفذة لأمر النقل.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.

تلميح: تتم إجراءات التغيير والتعديل في البنود والقيم لكل موظف على حدة.