الحركات الإدارية

الاستخدام

تستخدم شاشة الحركات الإدارية بغرض ترجمة القرارات الإدارية إلى تأثيرات على موقف الموظف سواءً كان التأثير إدارياً أو مالياً، وفي الوقت الذي يمكن فيه إصدار حركة إدارية بموجب قرار إداري معتمد أو طلب حركة إدارية يمكن أيضاً إصدار حركة إدارية بدون قرار إداري حيث يمكن إصدار حركة توظيف أو حركة إيقاف موظف أو إنهاء خدمة أو إنهاء الفترة التجريبية للموظف أو إعادة موظف إلى الخدمة أو تعديل عملة الموظف وغيرها من الحركات، ويتم من خلال الشاشة التأثير على وضع الموظف خاصة وضعه المالي، فقد يترتب على الحركة الإدارية – بعد اعتمادها – إضافة بند إلى بنود راتب الموظف أو حذف بند أو تعديل في بعض البنود، ومن أهم الحركات التي يمكن تنفيذها إيقاف الموظف وإطلاق الإيقاف وإنهاء خدمة موظف وتغيير المؤهل أو المسمى الوظيفي أو عملة الموظف وغيرها من الحركات،علماً بأن الحركات الإدارية مرتبطة بنظام التنبيهات في الأونكس بحيث يمكن إرسال إيميل إلى الموظف عند اعتماد الحركة.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

يتم إدخال مختلف البيانات الأساسية للحركة الإدارية على النحو التالي:

• رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي ستتم فيه عملية إصدار الحركة الإدارية.
• رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإثبات رقم العملية، ويتم التعامل معه بناءً على طريقة استخدام رقم الوثيقة في شاشة متغيرات النظام فقد يظهر آلياً مع إمكانية التعديل أو آلي مع عدم إمكانية التعديل وقد يتم إدخاله يدوياً.
• تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإثبات تاريخ العملية، ويتم التعامل معه بناءً على طريقة استخدام تاريخ الوثيقة في شاشة متغيرات النظام فقد يظهر آلياً مع إمكانية التعديل أو آلي مع عدم إمكانية التعديل وقد يتم إدخاله يدوياً.
• إنزال البيانات من: يستخدم هذا الحقل عند إنزال البيانات في الشاشة من شاشات أخرى كأن يتم إنزالها من القرارات الإدارية أو من طلبات الحركات الإدارية أو من المخالفات الإدارية وغيرها من الشاشات، ويتم تحديد رقم العملية الحركة التي سيتم الإنزال منها في الحقل المخصص.
• نوع الحركة: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الحركة الإدارية المطلوب تنفيذها على الموظف حيث يمكن من خلال الشاشة تنفيذ الحركات التالية:
• حركة إيقاف راتب: يستخدم هذا النوع عند رغبة المستخدم إيقاف راتب موظف، وبموجب هذه الحركة سيتم التأثير على (حالة الراتب) في شاشة بيانات الموظف، علماً بأن الموظفين الموقف رواتبهم يتم احتساب رواتبهم ولكنها لا تظهر مع كشف الراتب ولا يمكن عكسها في سند الصرف إلا بعد معالجة الإيقاف، وفي هذه الحالة يقوم النظام بإصدار قسيمة راتب خاصة بالموقوفين.
• حركة إطلاق راتب: يستخدم هذا النوع عند رغبة المستخدم إطلاق راتب موظف، وبموجب هذه الحركة سيتم التأثير على (حالة الراتب) في شاشة بيانات الموظف، وسيترتب على هذه الحركة احتساب راتب الموظف من الفترة التي تم إطلاق الراتب خلالها.

تلميح: سيتم الاحتفاظ براتب الموظف الموقوف وسيتم صرفه في وقت لاحق – بعد انتهاء أسباب الإيقاف – من شاشة صرف مستحقات الموظفين.

• حركة مؤهلات: يستخدم هذا النوع عند رغبة المستخدم تغيير مؤهل الموظف، وسيترتب على هذه الحركة تغيير المؤهل في شاشة (بيانات الموظفين) مع إمكانية التعديل في بيانات بنود راتب الموظف.
• حركة إدارية مؤقتة: يستخدم هذا النوع لتنفيذ بعض الحركات الإدارية التي تؤدي إلى تغيير الوضع الحالي للموظف في شاشة بيانات الموظفين كالإجازات الدراسية والانتداب والإعارة والإيفاد وغيرها من الحركات التي قد يترتب عليها إجراءات مالية وتغيير في بيانات البنود.
• حركة إنهاء خدمة: يستخدم هذا النوع لإنهاء خدمة موظف، وتتم عملية إنهاء الموظف بموجب أحد أنواع إنهاء الخدمة (إنهاء خدمة بمستحق / بدون مستحق / فصل / استقالة) مع إمكانية معالجة أرصدة إجازات الموظف حيث يمكن صرف مقابل رصيد الإجازات أو عدم الصرف، ويقوم النظام بعملية إنهاء خدمة موظف واحتساب راتبه حتى تاريخ إنهاء الخدمة الذي يتم إدخاله في الحقل المخصص لذلك.

تلميح: الموظف الذي تم إنهاء خدمته لا يمكن التعامل معه في مختلف شاشات النظام بعد عملية إنهاء الخدمة.

• حركة تعديل المسمى الوظيفي: يستخدم هذا النوع عند نقل الموظف أو تعيينه في وظيفة أخرى، وسيترتب على هذه الحركة تعديل المسمى الوظيفي للموظف في بيانات الموظفين، كما أنه قد يترتب عليها تأثير مالي وتعديل في بنود راتب الموظف.

تلميح: سيتم تعديل المسمى الوظيفي من تبويب (معلومات التعديل).

• حركة تغيير عملة الموظف: يستخدم هذا النوع عند تغيير عملة الموظف، وسيتم التعديل بحسب سعر التحويل الحالي مع إمكانية تعديله.
• حركة إنهاء الفترة التجريبية للموظف: يستخدم هذا النوع لإنهاء الفترة التجريبية للموظفين الذين تم التأشير عليهم في بيانات الموظفين بأنهم في فترة تجريبية أو بموجب عقود العمل.
• إعادة الموظف إلى الخدمة: يستخدم هذا النوع لإعادة موظف تم إنهاء خدمته مسبقاً للخدمة من جديد.
• قرارات إدارية أخرى: يستخدم هذا النوع في حالة رغبة الإدارة ترميز أي قرارات إدارية أخرى، ويتم ذلك من شاشة الترميزات العامة للموظفين.
• رقم القرار: يستخدم هذا الحقل إذا كان إصدار الحركة الإدارية يعتمد على قرار إداري، ويمكن إدخال رقم القرار مباشرة أو بتحديده من قائمة القرارات التي تظهر بواسطة F9 وهي القرارات التي تم إصدارها في شاشة القرارات الإدارية مع العلم بأن القرارات تظهر بناءً على نوع الحركة الذي تم تحديده في حقل نوع الحركة السابق، كما يمكن إصدار حركة إدارية مباشرة بدون قرار إداري، وبمجرد تحديد رقم الحركة تظهر بيانات القرار في حقلي جهة إصدار القرار وتاريخ القرار.
• لها تأثير مالي: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ما يترتب على القرار الإداري تأثير مالي.
• رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لتحديد رقم الموظف الذي ستتم عليه الحركة الإدارية، ويعتمد تحديد الموظف على استخدام حقل (رقم القرار)، فإذا تم إصدار حركة إدارية بناءً على قرار إداري فإنه لا يمكن استخدام إلا الموظفين المشمولين بالقرار الإداري، أما في حالة عدم استخدام رقم القرار الإداري فإنه يمكن إدخال أي موظف، وبمجرد تحديد رقم الموظف يظهر اسم الموظف والمسمى الوظيفي والهيكل الإداري في الحقول المخصصة لها.
• النوع التفصيلي: يعتمد استخدام هذا الحقل على نوع الحركة الذي تم اختياره في حقل (نوع الحركة)، فبعض الأنواع لا تحتاج إلى أنواع تفصيلية كحركة إطلاق راتب أو حركة تعديل المسمى الوظيفي بينما بعض الحركات الأخرى تحتاج إلى تحديد أنواع تفصيلية، فعند اختيار نوع (الحركات الإدارية المؤقتة) سيتطلب الأمر تحديد نوع الحركة التفصيلي هل هو انتداب أم إعارة أو انقطاع وغيرها من الحركات الإدارية التفصيلية؛ وعند اختيار النوع (إنهاء خدمة موظف) سيتطلب الأمر نوع إنهاء الخدمة التفصيلي هل هو استقالة أم فصل أم إنهاء خدمة بمستحق وهكذا في باقي الأنواع.
• تاريخ إنهاء الخدمة: يظهر هذا الحقل عند اختيار (حركة إنهاء خدمة)، ويستخدم لإدخال تاريخ إنهاء خدمة الموظف.
• إيقاف راتب الموظف: يظهر هذا الحقل عند اختيار (حركة إنهاء خدمة)، ويستخدم لغرض إيقاف راتب الموظف عند إنهاء الخدمة.
• نهاية الفترة التجريبية: يظهر هذا الحقل عند اختيار (حركة إنهاء الفترة التجريبية للموظف)، ويستخدم لإدخال تاريخ نهاية الفترة التجريبية للموظف.
• رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل لإدخال مرجع الحركة الإدارية إن وجد.
• رقم المرجع اليدوي: يستخدم هذا الحقل لإدخال مرجع الحركة الإدارية إن وجد للحركة مرجع في الدفاتر اليدوية.
• البيان: يستخدم هذا الحقل لإدخال وتدوين البيان الخاص بالحركة.
• رمز الفترة: يظهر في هذا الحقل آلياً الفترة الزمنية الفعالة.
• اعتماد: يستخدم زر (اعتماد) الذي يظهر في شريط المهام بغرض اعتماد الحركة، ويترتب على اعتماد الحركة انتقالها إلى المستوي التالي المتمثل بالتأثير على وضع الموظف المالي أو الإداري إما بإنهاء خدمته وصرف مستحقاته أو بتحرير عقد عمل عند إعادة موظف إلى الخدمة وغيرها من الحالات.
• حالة الاعتماد: تظهر في هذا الحقل حالة الوثيقة وما إذا كانت معتمدة أم لا وهو للعرض فقط.
• معلومات التعديل: تظهر البيانات في هذا التبويب بناءً على نوع الحركة الإدارية المدخلة من البيانات الرئيسية ومن خلاله يتم إدخال بيانات التعديل المطلوبة لكل نوع ومن أهمها ما يلي:
• المسمى الوظيفي وتاريخ القرار الوظيفي: يظهر عندما يكون نوع الحركة (حركة توظيف) ويستخدم لتحديد الوظيفة والتاريخ الفعلي لتعيين الموظف.
• المؤهل الجديد: يظهر عندما يكون نوع الحركة (حركة مؤهلات) ويستخدم لتحديد المؤهل الجديد الذي سيعتمد للموظف بدلا من المؤهل القديم.
• المسمى الوظيفي الجديد: يظهر عندما يكون نوع الحركة (تعديل المسمى الوظيفي) ويستخدم لتحديد الوظيفة الجديدة للموظف.
• العملة الجديدة / سعر التحويل: تظهر عندما يكون نوع الحركة (تغيير عملة موظف) ويستخدم لتحديد العملة الجديدة للموظف وسعر التحويل الذي سيتم التحويل بموجبه.

ثانياً: البيانات التفصيلية

يستخدم الجدول أسفل الشاشة لإدخال البيانات التفصيلية للحركة الإدراية، والمقصود بتفاصيل الحركة التأثيرات التي ستتم على الموظف بموجب الحركة الإدارية، فبمجرد تحديد الموظف تظهر البنود الخاصة بالموظف ويقوم المستخدم إما بتعديل قيم البنود أو بإضافة بنود جديدة أو بحذف بنود قديمة، وتتم تلك الإجراءات على النحو التالي:

• نوع العملية: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع العملية التي سيتم تنفيذها بتحديد إحدى الحالات إما إضافة أو حذف أو تعديل أو إيقاف بند.
• رقم البند: يستخدم هذا العمود لتحديد البند الذي سيتأثر بالحركة الإدارية، حيث يمكن إضافة بند جديد للموظف أو تعديل لبند أو حذف بند أو توثيقه.
• القيمة الحالية: يظهر في هذا العمود آلياً قيمة البند الحالية وهي قيمة البند قبل إصدار الحركة الإدارية.
• القيمة الجديدة: يستخدم هذا العمود لإدخال قيمة البند التي يستحقها الموظف بموجب الحركة الإدارية.

تلميح: إذا تم ترميز مستحق نهاية خدمة في شاشة (ترميز مستحقات نهاية الخدمة) في تهيئة نظام الأجور والمرتبات وتم إضافة بند (تعويض نهاية الخدمة) وهو البند الذي سيصرف للموظف كتعويض عن إنهاء خدمته ففي هذه الحالة سيضاف هذا البند إلى مستحقات الموظف التي سيتم صرفها من شاشة مستحقات الموظفين.

ثالثاً: أرصدة الإجازات المستحقة

يستخدم هذا التبويب لمعالجة رصيد إجازات الموظف المتبقي عندما تكون الحركة (إنهاء خدمة) أو (حركة إدارية مؤقتة) كالإنتداب والإعارة وغيرها من الأنواع ذات العلاقة، وهل سيتم صرف مستحقات هذا الرصيد للموظف أم لا، وإذا ترتب على ذلك الرصيد صرف مستحقات فهل ستصرف مع الراتب أم خارج الراتب.

• تظهر أرصدة الإجازات على مستوى كل نوع إجازة.
• أرصدة الإجازات المستحقة: يستخدم هذا العمود لتحديد الرصيد الذي سيصرف للموظف، وقد يكون نفس الرصيد الفعلي أو أكثر أو أقل، أما إذا كانت المنشأة لن تصرف للموظف مستحقات مقابل رصيد الإجازة فيتم إدخال القيمة (صفر).

رابعاً: بيانات الأصول

يظهر هذا التبويب عند تفعيل المتغير (عدم اعتماد حركة إنهاء خدمة الموظف إذا لديه متعلقات) في شاشة المتغيرات واختيار نوع الحركة (إنهاء خدمة) في هذه الشاشة، فإذا كان نظام الأصول الثابتة مفعلاً ستظهر في هذا التبويب الأصول التي بعهدة الموظف الذي سيتم إنهاء خدمته إن وجدت، إذ لا يمكن في هذه الحالة استكمال حركة إنهاء موظف إلا بعد تصفية ما على الموظف من أصول في نظام الأصول الثابتة.

خامساً: متعلقات أخرى

يظهر هذا التبويب عند تفعيل المتغير (عدم اعتماد حركة إنهاء خدمة الموظف إذا لديه متعلقات) في شاشة المتغيرات واختيار نوع الحركة (إنهاء خدمة) في هذه الشاشة، ويظهر فيه الإلتزامات المالية التي على الموظف كالعهد المالية والسلف، إذا لا يمكن في هذه الحالة استكمال حركة إنهاء موظف إلا بعد تصفية ما على الموظف من إلتزامات في الشاشات المعنية.

• حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.