الاستخدام
تستخدم الشاشة لغرض تعديل وتسوية أقساط السلف أو جزء منها – بعد إقفال الشهر الذي تمت فيه- إلى أقساط بجدولة أخرى لنفس الموظف أو موظف آخر سواءً كان في نفس الفرع أو في فرع آخر، ويمكن من خلال هذه الشاشة إقفال السلفة إلى حساب مالي كأن يتم إقفال أقساط معينة في حساب مصروف وإعفاء الموظف منها، كما تستخدم عند تسوية السلفة بأي طريقة بقيد يومية أو سند قبض وما زال تأثير أقساطها سارياً في نظام المرتبات فيتم تسويتها من هذه الشاشة.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر الإضافة على النحو التالي:
- رقم الفرع: يظهر الفرع الذي تم الدخول للنظام منه مع إمكانية تغييره بحسب الصلاحيات الممنوحة للمستخدم.
- رقم الوثيقة: يظهر النظام تسلسل آلي للتسوية على مستوى الفرع.
- النوع: يمكن اختيار أحد الأنواع التالية:
- تسوية سلفة إلى سلفة جديدة- قيد مالي آلي: يتم استخدام هذا النوع عند الرغبة في تسوية سلفة سابقة إلى سلفة أخرى بأقساط أخرى سواءً لنفس الموظف أو موظف آخر، وتجدر الإشارة إلى أن النظام يقوم بعمل حركة منح سلفة آلياً بالسلفة الجديدة كما يقوم بسداد أقساط السلفة السابقة موضوع التسوية آلياً بشكل يوضح أن السداد تم بتسوية سلفة إلى سلفة جديدة، ويكون التأثير المالي لهذه العملية بأن يجعل حساب السلفة السابقة دائناً مقابل جعل حساب السلفة الجديدة مديناً بنفس مبلغ التسوية.
- تسوية سلفة إلى حساب مالي- قيد مالي آلي: يستخدم هذا النوع عند رغبة المستخدم بتسوية أقساط سلفة وإقفال أقساط معينة في حساب معين بدليل الحسابات كأن تقفل أقساط معينة بحساب مصروف تتحمله المنشأة، وتجدر الإشارة إلى أن النظام يقوم بسداد أقساط السلفة السابقة موضوع التسوية آلياً بشكل يوضح أن السداد تم بتسوية سلفة إلى حساب مالي، ويكون التأثير المالي لهذه العملية بأن يجعل الحساب المالي مديناً مقابل جعل السلفة السابقة دائناً بمبلغ التسوية.
- تسوية سلفة سداد مباشر- بدون قيد مالي: يستخدم هذا النوع عند معالجة أقساط سلفة معينة في نظام الأستاذ العام من خلال قيد يومية أو سند قبض أو ما شابه ذلك دون معالجة أقساط بند السلفة في نظام المرتبات والأجور؛ فتتم المعالجة بتسوية سلفة من هذا النوع والذي يتميز بعدم وجود أي أثر مالي له.
- رقم السلفة/ العملة: يتم اختيار السلفة موضوع التسوية من القائمة التي تظهر بالنقر على السهم أو الزر(F9) ويظهر حقل العملة والبيانات السابقة للسلفة مع أقساطها بشكل تلقائي بمجرد اختيار رقم السلفة.
- البيان/ رقم المرجع: يتم في هذه الحقول كتابة بيان العملية ورقم المرجع إن وجد.
- مبلغ التسوية/ تسوية الأقساط: يتم كتابة المبلغ الذي يراد تسوية أقساط السلفة به ثم النقر على زر تسوية الأقساط فيقوم النظام بتوزيع مبلغ التسوية على أقساط السلفة السابقة بحسب أقدمية القسط.
- البيانات السابقة: تظهر بيانات السلفة السابقة وأقساطها بشكل آلي بمجرد اختيار السلفة.
- البيانات الجديدة: تختلف الحقول اللازم إدخالها والإجبارية في تبويب البيانات الجديدة حسب نوع التسوية السابق اختياره:
- رقم الفرع: ويمثل رقم فرع السلفة الجديد والذي قد يختلف عن فرع السلفة السابقة عند نقل السلفة من موظف بفرع إلى موظف آخر بفرع آخر، ويمكن قيد العملية وتوسيط حساب جاري الفرع بين الفروع آلياً عند استخدام التوسيط الآلي.
- النوع: يتم تحديد نوع السلفة الجديدة عندما يكون النوع (تسوية سلفة إلى سلفة جديدة- قيد مالي آلي).
- طريقة الخصم: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة خصم السلفة الجديدة ومن أية مستحقات سيتم خصمها على الموظف، ويكون فعالاً عند اختيار النوع (تسوية سلفة إلى سلفة جديدة – قيد مالي آلي) وعلى النحو التالي:
- من الراتب: يتم تحديد هذا الخيار – وهو الخيار الافتراضي- عند خصم السلفة وتقسيطها من راتب الموظف.
- من مستحقات نهاية الخدمة: يتم تحديد هذا الخيار عند خصم السلفة من مستحقات نهاية خدمة الموظف.
- من مستحقات أخرى: يتم تحديد هذا الخيار عند خصم السلفة من مستحقات أخرى كالمكافآت وأجور العمل الإضافي وغيرها من المستحقات التي تصرف خارج الراتب، وتصرف من شاشة صرف مستحقات الموظفين بالتأشير على الخيار (السلف التي لم تسدد) واختيار طريقة الخصم المناسبة.
- رقم الموظف: يستخدم لإدخال رقم الموظف للسلفة الجديدة والذي قد يختلف عن الموظف للسلفة السابقة وقد يختلف عنه أيضاً في الفرع ويكون فعالاً عند اختيار النوع (تسوية سلفة إلى سلفة جديدة – قيد مالي آلي).
- رقم البند: يتم اختيار بند السلفة (استقطاع) للسلفة الجديدة ويكون فعالاً عند اختيار النوع (تسوية سلفة إلى سلفة جديدة – قيد مالي آلي).
- الحساب: عند اختيار النوع (تسوية سلفة إلى حساب مالي – قيد مالي آلي) يتم إدخال الحساب المدين الذي ستقفل فيه أقساط السلفة موضوع التسوية.
- البيانات التفصيلية لأقساط السلفة الجديدة: عند اختيار النوع (تسوية سلفة إلى سلفة جديدة – قيد مالي آلي) وكتابة مبلغ السلفة الجديدة وعدد أقساطها يتم النقر على زر (إنزال الأقساط) فيقوم النظام بإنزال أقساط السلفة الجديدة.
- البيانات الإضافية: في هذا التبويب يقوم النظام بإنزال الحساب التحليلي للبند كما يمكن إدخال الأدلة الفرعية المتأثرة بالعملية (مراكز تكلفة ومشاريع وأنشطة).
- الحفظ: بعد إكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.