إغلاق الكاشير

الاستخدام

تُعد شاشة “إغلاق الكاشير” أداة رقابية ومالية تهدف إلى تنظيم وتوثيق العمليات النقدية والبنكية التي تمت خلال وردية عمل مستخدم محدد (كاشير) بشكل مستقل، حيث تُمكّن الموظف من مراجعة ملخص شامل لكافة المقبوضات والمدفوعات والضرائب المحصلة، مع إمكانية مطابقة الرصيد الدفتري المسجل في النظام مع “الرصيد الفعلي” للنقدية والشيكات الموجودة بعهدة الموظف يدوياً، وتهدف إلى ضمان دقة الأرصدة واكتمالها قبل تنفيذ إجراءات “المراجع الليلي”، مع إتاحة خيار استخراج وطباعة تقارير إقفال الوردية التفصيلية التي توضح بنود الحسابات والحركات المالية والعملات المتداولة، مما يسهم في تسهيل عملية الجرد ومنع وجود أي فروقات مالية غير مبررة عند إغلاق اليوم الفندقي.

طريقة استخدام الشاشة

تُستخدم الشاشة من خلال مطابقة المقبوضات والمدفوعات مع العهدة الفعلية، ثم إدخال الرصيد الفعلي للنقدية والشيكات (إن وجدت)، والضغط على زر “إغلاق الكاشير” لاعتماد التسوية وإنهاء الوردية، وتضمن الشاشة الحقول التالية:

أولاً: الشريط العلوي من الشاشة

• المستخدم: يعرض اسم المستخدم المسؤول عن الوردية الحالية (الكاشير).
• حالة الكاشير: توضح الحالة الحالية للوردية، سواءً “مفتوح” للدلالة على أن الكاشير لا يزال قيد التشغيل، أو “مغلق” بعد إتمام عملية إغلاق الكاشير.
• الرصيد الافتتاحي: يعرض قيمة الرصيد الذي بدأت به وردية الكاشير.
• تاريخ العمل: يعرض تاريخ اليوم الفندقي الذي تُسجل عليه جميع العمليات المالية.

ثانياً: لوحة المؤشرات المالية

تعرض ملخصاً للحركة المالية خلال الوردية، وتشمل ما يلي:

• الرصيد: يعرض صافي الرصيد المتبقي في عهدة الكاشير، ويُحسب كالتالي: (المقبوضات − المدفوعات + الرصيد الافتتاحي).
• الإجمالي: يعرض إجمالي العمليات المالية المسجلة خلال الوردية، ويُحسب كالتالي: المقبوضات + المدفوعات.
• المدفوعات: تعرض إجمالي المبالغ المصروفة أو المدفوعة خلال الوردية.
• المقبوضات: تعرض إجمالي المبالغ التي تم تحصيلها خلال الوردية.

ثالثاً: جدول العمليات

يعرض تفاصيل العمليات المالية المسجلة خلال الوردية، متضمناً بيانات الحساب، وعدد العمليات، والمبلغ، والعملة.

رابعاً: قسم إغلاق الكاشير

يُستخدم هذا القسم لإتمام عملية إغلاق الكاشير بعد مراجعة الأرصدة ومطابقتها، ويتضمن العناصر التالية:

• الرصيد الفعلي للنقدية: يُستخدم لإدخال قيمة النقدية الفعلية الموجودة في الصندوق بعد الجرد، لمطابقتها مع الرصيد المسجل في النظام.
• الرصيد الفعلي للشيكات: يُستخدم لإدخال إجمالي قيمة الشيكات الفعلية الموجودة في العهدة، إن وجدت.
• زر ” إغلاق الكاشير”: يُستخدم لاعتماد عملية التسوية وإغلاق وردية الكاشير بعد التحقق من مطابقة الأرصدة، وعند النقر عليه، تظهر رسالة تأكيد على إغلاق الكاشير.
• زر” طباعة تقرير إغلاق الكاشير”: يُستخدم لطباعة تقرير يتضمن ملخص العمليات المالية وبيانات إغلاق الكاشير، وعند النقر عليه، تُفتح نافذة لتحديد نوع التقرير، ونموذج التقرير، وفترة الوردية، واسم الكاشير قبل استخراج التقرير.

خامساً: حالة الشاشة بعد إغلاق الكاشير

تعرض الشاشة الحالة النهائية بعد إغلاق الكاشير، حيث تتغير حالة الوردية إلى “مغلق” مع تأكيد نجاح عملية الإغلاق، مع الإبقاء على بيانات العمليات والمؤشرات المالية للمراجعة، وإتاحة طباعة تقرير إغلاق الكاشير لتوثيق العملية والاحتفاظ بها ضمن السجلات المالية.

سادساً: القيود اليومية عبر الشاشة الحالية

قيد “ترحيل العهدة” (من الكاشير الفرعي إلى الخزينة الرئيسية)

يتم هذا القيد عند إغلاق الوردية، حيث تنتقل المبالغ المحصلة من عهدة الموظف “اسم الكاشير” إلى حساب “الصندوق الرئيسي” للمطابقة النهائية.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
××		من حـ/ الصندوق الرئيسي	بتاريخ إغلاق الكاشير
	××	إلى حـ / صندوق الكاشير الفرعي باسم المستخدم	بتاريخ إغلاق الكاشير
إثبات إغلاق الوردية ونقل العهدة