إجراء المراجع الليلي

الاستخدام

تُعدّ الشاشة الواجهة التنفيذية والرقابية النهائية المخصصة لإغلاق اليوم الفندقي وتحويل أرصدة ومخزون الغرف لليوم التالي، حيث تهدف بشكل أساسي إلى أتمتة وحوكمة الدورة المالية والتشغيلية من خلال مسار عمل متسلسل يضمن خلو اليوم المنتهي من العمليات العالقة، وتبدأ الشاشة دورها عبر خمس مراحل دقيقة تشمل معالجة الحجوزات التي لم يتم تسكينها وتصفية الغرف التي لم يتم إخلاؤها، ثم ضمان إغلاق ورديات الكاشير المفتوحة للمطابقة النقدية، وصولاً إلى الترحيل الآلي والنهائي لرسوم الإيجار والضرائب المستحقة في حسابات النزلاء، كما تعمل الشاشة كمركز أرشفة تاريخي يوثق كافة عمليات الإغلاق السابقة ببيانات زمنية دقيقة (وقت البدء، وقت الانتهاء، والحالة)، مما يمنح الإدارة رقابة شاملة على انتظام سير العمل المالي وضمان دقتها قبل اعتماد بدء تاريخ عمل فندقي جديد.

طريقة استخدام الشاشة

قبل البدء في تنفيذ إجراءات المراجع الليلي، تعرض الشاشة مجموعة من المعلومات والمؤشرات التشغيلية التي تساعد المستخدم على متابعة حالة اليوم الفندقي، وتشمل ما يلي:

• تاريخ العمل الفندقي: يعرض التاريخ التشغيلي المعتمد الذي تُسجل عليه جميع العمليات الفندقية.
• توقيت النظام: يعرض التاريخ والوقت الفعليين وفق ساعة النظام.
• مؤشر “إغلاق آلي”: يوضح ما إذا كانت خاصية الإغلاق التلقائي لليوم الفندقي مفعّلة أو معطلة.
• حالة اليوم: تعرض الحالة الحالية لليوم الفندقي، سواء كان مفتوحًا لاستقبال العمليات أو تم إغلاقه.
• أرشيف الإغلاق الليلي: يعرض سجلاً بجميع عمليات المراجع الليلي السابقة، متضمناً تاريخ العمل الفندقي، ووقت بدء وانتهاء العملية، وحالة التنفيذ (مكتملة أو قيد التنفيذ)، بالإضافة إلى بيان ما إذا كانت العملية قد نُفذت تلقائياً بواسطة النظام أو يدوياً بواسطة المستخدم.

لبدء تنفيذ المراجع الليلي، يتم الضغط على زر “بدء إجراء إغلاق اليوم”، ليبدأ النظام تنفيذ مراحل المراجعة والتحقق من البيانات والعمليات قبل الانتقال إلى اليوم الفندقي الجديد، وذلك وفق الخطوات التالية:

أولاً: تبويب حجوزات لم يتم تسكينها

ملاحظة: في حال وجود حجوزات غير مؤكدة، يجب تغيير حالتها إلى “مؤكد” قبل البدء في إجراءات التسكين، حتى يتمكن النظام من استكمال عملية الإغلاق اليومي بنجاح.

يُمثل تبويب “حجوزات لم يتم تسكينها” المرحلة الأولى في دورة المراجع الليلي، حيث يعرض الحجوزات المؤكدة التي كان من المقرر وصولها خلال التاريخ الفندقي الحالي ولم تُستكمل إجراءات تسكينها، كما يتيح مراجعة تفاصيل الحجز وإجراء التعديلات اللازمة قبل التسكين، ولا يسمح النظام بإغلاق اليوم الفندقي قبل معالجة هذه الحجوزات، ومن خلال أيقونة الإجراءات (⋮) يمكن تنفيذ الإجراء المناسب على الحجز المحدد وتشمل ما يلي:

• تسكين: عند النقر عليه، ينتقل المستخدم إلى شاشة التسكين، ويتم تنفيذ الإجراءات نفسها المتبعة في شاشة الحجوزات والقادمون، وتشمل:
• تبويب الهويات: لمراجعة أو استكمال بيانات النزيل، وإدخال بيانات الهوية أو جواز السفر وإرفاقها عند الحاجة.
• تبويب اختيار الغرف: يُستخدم للتحقق من حالة وتفاصيل الغرفة المخصصة والتأكد من جاهزيتها، مع إمكانية تغييرها وتعيين غرفة أخرى إذا لزم الأمر.
• تبويب تفاصيل الدفع: يُستخدم لاستكمال إجراءات التحصيل أو تسجيل الدفعات المستحقة، ثم اعتماد عملية التسكين بالضغط على زر “تسكين”.
• تعيين كـ لم يحضر: يُستخدم لتسجيل عدم حضور النزيل في موعد الوصول المحدد، حيث يغيّر النظام حالة الحجز إلى “لم يحضر” ويحرر الغرفة لتصبح متاحة للحجز أو التسكين.
• إلغاء الحجز: عند اختياره، يتم إلغاء الحجز وإدخال السبب ويظهر ضمن تبويب حجوزات ملغية.
• طباعة مذكرة الحجز: عند اختياره، تظهر نافذة لاختيار نوع ونموذج التقرير لطباعة تفاصيل الحجز.

يوفر الشريط العلوي مجموعة من الإجراءات التي تتيح معالجة جميع الحجوزات الظاهرة دفعة واحدة، وتشمل:

• تسكين الكل: يُستخدم لتسكين جميع الحجوزات المحددة دفعة واحدة وتحويل حالتها إلى مقيم.
• إلغاء تسكين الكل: يُستخدم للتراجع عن عملية التسكين الجماعي وإعادة الحجوزات المحددة إلى حالتها السابقة.
• تمديد الإقامة للكل: يُستخدم لتمديد فترة إقامة جميع الحجوزات المحددة دفعة واحدة بعد التسكين، وعند الضغط عليه، تظهر نافذة لتحديد تاريخ المغادرة الجديد أو عدد الليالي المطلوبة، مع إمكانية تجاوز رمز السعر عند الحاجة، ثم الضغط على حفظ لاعتماد التمديد وتحديث بيانات الإقامة.
• مغادرة المجموعة: يُستخدم لتنفيذ المغادرة لجميع حجوزات المجموعة دفعة واحدة، حيث يتطلب تسوية حسابات البوست ماستر المسددة من الشركة قبل تسجيل المغادرة، ويقوم بتحويل جميع الحجوزات إلى حالة “تمت المغادرة”.
• إلغاء الكل: يُستخدم لإلغاء جميع حجوزات المجموعة دفعة واحدة قبل التسكين، وتنتقل إلى تبويب ملغية.

ملاحظة: بعد تنفيذ أي إجراء على الحجز (التسكين، أو الإلغاء، أو تعيينه كـ “لم يحضر”) يُزال تلقائياً من قائمة “حجوزات لم يتم تسكينها”، ولا يسمح النظام بالانتقال إلى المرحلة التالية من المراجع الليلي إلا بعد معالجة جميع الحجوزات، وتم الضغط على زر ” التالي” للانتقال إلى ” حجوزات لم يتم مغادرتها”.

ثانياً: تبويب حجوزات لم يتم مغادراتها

يُمثل تبويب “حجوزات لم يتم مغادرتها” المرحلة الثانية من دورة المراجع الليلي، حيث يعرض النزلاء الذين كان من المقرر مغادرتهم خلال التاريخ الفندقي الحالي ولا تزال حالتهم “مقيم”، ويهدف إلى استكمال إجراءات المغادرة أو تمديد الإقامة عند الحاجة، ولا يسمح النظام بالانتقال إلى المرحلة التالية قبل معالجة جميع هذه الحجوزات، ومن خلال أيقونة الإجراءات (⋮) أمام كل حجز، يمكن تنفيذ أحد الإجراءات التالية:

• تمديد الإقامة: يُستخدم لتمديد إقامة النزيل عند استمرار إقامته، حيث يُحدِّث النظام تاريخ المغادرة ويحتسب قيمة الليالي الإضافية تلقائيًا وفق سياسة التسعير، مع إمكانية تعديل السعر حسب الصلاحيات، وبعد اعتماد التمديد، يُزال الحجز من قائمة “حجوزات لم يتم مغادرتها” ويستمر بحالة “مقيم”.

ملاحظة: يظهر مؤشر تمديد بدون رسوم في نافذة تمديد الإقامة فقط عند تفعيل متغير تفعيل التمديد بدون رسوم، ويتيح تمديد الإقامة دون إضافة رسوم على الليالي الإضافية.

• المغادرة: يُستخدم هذا الخيار لإتمام إجراءات مغادرة النزيل، حيث يعرض النظام نافذة “تسوية الحساب والمغادرة” لاستكمال الإجراءات المالية والتشغيلية قبل اعتماد المغادرة.

تعرض الشاشة بيانات الحجز (رقم الغرفة، اسم النزيل، وعدد الليالي) بالإضافة إلى الرصيد المتبقي بالعملة المعتمدة، ولا يسمح النظام بإتمام المغادرة إلا بعد تسوية الرصيد بالكامل ليصبح صفراً، ويمكن تصفير الرصيد بإحدى الطريقتين التاليتين:

ملاحظة: عند تفعيل متغير “تفعيل العملات المتعددة”، يعالج النظام خلال إجراء المراجع الليلي العمليات المالية وفق العملة المسجلة لكل معاملة، أما عند تعطيله، فتتم معالجة جميع العمليات بالعملة المحلية فقط.

• التحصيل المباشر: يتم اختيار طريقة الدفع (نقدًا، بطاقة، وغيرها)، وإدخال المبلغ، ثم الضغط على “دفع” لتسجيل عملية السداد وتحديث رصيد النزيل.
• تسوية إلى حساب الذمم: تُستخدم لترحيل الرصيد المستحق إلى الذمم المدينة أو الحسابات المدينة وفق نوع الحساب (شخصي/ شركات)، مما يؤدي إلى تصفير رصيد الفوليو وإتاحة اعتماد المغادرة.
• حالة الغرفة: قبل اعتماد المغادرة، يتم تحديد حالة الغرفة بعد الإخلاء، مثل متسخة (الافتراضية) لإرسالها إلى قسم الإشراف الداخلي، أو نظيفة إذا كانت جاهزة للتسكين مباشرة.
• زر مغادرة: يُستخدم لاعتماد مغادرة النزيل بعد استكمال تسوية الرصيد، وعند الضغط عليه، يُحدِّث النظام حالة الحجز إلى “تمت المغادرة”، ويزيله من قائمة “حجوزات لم يتم مغادرتها” ضمن شاشة إجراء المراجع الليلي، مما يسمح باستكمال إجراءات إغلاق اليوم الفندقي والانتقال إلى المرحلة التالية.

ثالثاً: إغلاق الكاشير

يُمثل تبويب “إغلاق الكاشير” المرحلة الثالثة من إجراءات المراجع الليلي، حيث يُستخدم لإغلاق جميع ورديات الكاشير المفتوحة لإجراء الإغلاق الدوري لها، بهدف مطابقة الأرصدة الفعلية مع البيانات المسجلة في النظام، وترحيل صافي رصيد الخزينة الناتج عن عمليات القبض والصرف منذ آخر إغلاق، ولا يسمح النظام باستكمال المراجع الليلي قبل إغلاق جميع الورديات، لضمان صحة ترحيل العمليات المالية إلى اليوم الفندقي الجديد، يعرض التبويب ملخصاً لكل كاشير مفتوح، ويتضمن البيانات التالية:

• اسم الكاشير: يعرض اسم المستخدم المسؤول عن الكاشير (الصندوق) خلال هذه الوردية.
• إجمالي المقبوضات: يعرض إجمالي المبالغ التي استلمها الموظف من النزلاء (نقد، شبكة، إلخ).
• إجمالي المدفوعات: يعرض إجمالي المبالغ التي صرفها الكاشير كمرتجعات أو مصروفات خلال هذه الوردية.
• الرصيد: يعرض صافي المبلغ الذي يجب أن يتوفر في عهدة الكاشير (المقبوضات – المدفوعات).
• رصيد الكاشير الفعلي: يُستخدم لإدخال قيمة الرصيد النقدي الفعلي الذي تم عده في صندوق الكاشير بواسطة المراجع الليلي أو الكاشير.
• زر إغلاق: يُستخدم لاعتماد إقفال الوردية، وإصدار تقرير إغلاق الكاشير، وإزالة الوردية من قائمة الكاشيرات المفتوحة، وبعد اكتمال هذه المرحلة، ينتقل النظام إلى المرحلة التالية الخاصة بترحيل العمليات المالية، مثل ترحيل الإيجارات والضرائب، وفق إعدادات النظام المعتمدة.

رابعاً: تبويب ترحيل الإيجار والضرائب

يُمثل تبويب “ترحيل الإيجار والضريبة” المرحلة الرابعة من إجراءات المراجع الليلي، ويهدف إلى ترحيل قيمة إقامة الليلة والضرائب والرسوم المستحقة إلى حسابات النزلاء المقيمين، بما يضمن إثبات إيرادات اليوم الفندقي قبل الانتقال إلى اليوم التالي، وعند تنفيذ الترحيل، يُضيف النظام رسوم الإقامة والضرائب إلى فاتورة النزيل (الفوليو)، ويُحدِّث التقارير، ويُنشئ القيود اليومية المقابلة للعمليات المحاسبية، ويتضمن التبويب الحقول التالية:

• ترحيل الكل: يُستخدم لترحيل الإيجار والضرائب لجميع الحجوزات الظاهرة في القائمة دفعة واحدة، ويُفضل استخدامه بعد التحقق من صحة جميع السجلات.
• ترحيل الإيجار والضرائب: يُستخدم لترحيل الإيجار والضرائب للحجوزات المحددة فقط، حيث يُضيف النظام رسوم الإقامة والضرائب إلى فوليو النزيل، ويُحدِّث التقارير، ويُنشئ القيود اليومية المقابلة للعمليات.

خامساً: تبويب القيود المحاسبية

ملاحظة (1): يظهر تبويب “القيود المحاسبية” في هذه الشاشة عند تفعيل متغير “عرض القيود المحاسبية في المراجع الليلي”، ويعرض القيود الناتجة عن عمليات اليوم لمراجعتها قبل اعتماد إغلاق اليوم الفندقي، أما عند تعطيله، فلا يتم عرض التبويب.

يُمثل تبويب “القيود المحاسبية” المرحلة الخامسة من إجراءات المراجعة الليلي، حيث يقوم بتكوين وعرض القيود المحاسبية الناتجة عن العمليات المالية لليوم الفندقي مثل إيرادات الغرف والمقبوضات والضرائب بعد ترحيل الإيجار والضرائب، لمراجعتها واعتمادها ثم ترحيلها إلى الأنظمة المحاسبية الخارجية (مثل: الأونكس برو، المتكامل) حسب ما تم ربطه في الإعدادات، بما يضمن توافق البيانات التشغيلية مع السجلات المالية قبل إغلاق اليوم الفندقي.

ملاحظة (2): لا يمكن تنفيذ الإغلاق اليدوي لليوم الفندقي خارج الوقت المحدد في شاشة إجراءات المراجع الليلي إلا عند تفعيل متغير “السماح بالإغلاق اليدوي لليوم في أي وقت”، ويعرض النظام رسالة تنبيه بعدم السماح بإتمام عملية الإغلاق.

سادساً: تبويب إغلاق اليوم

يُمثل هذا التبويب المرحلة السادسة والأخيرة من إجراءات المراجع الليلي، ويُستخدم لاعتماد إغلاق اليوم الفندقي والانتقال إلى اليوم التالي بعد استكمال جميع المراحل السابقة، مع عرض رسالة تأكيد والتاريخ الفندقي الجديد قبل تنفيذ الإغلاق.

• زر تأكيد: يُستخدم لاعتماد إغلاق اليوم الفندقي وتنفيذ الإجراءات النهائية، وبدء العمل بالتاريخ الفندقي الجديد.