الاستخدام
تُستخدم شاشة إعدادات المراجع الليلي لتحديد السياسات والإعدادات التي تتحكم في إجراءات الإغلاق اليومي للفندق، بما يضمن أتمتة العمليات التشغيلية والمالية عند الانتقال من يوم فندقي إلى آخر، وتتيح للمستخدم تشغيل عملية المراجع الليلي تلقائياً في الموعد المحدد دون تدخل يدوي عبر تفعيل مفتاح التشغيل التلقائي، وتتيح للمستخدم تحديد كيفية معالجة الحجوزات التي لم يحضر أصحابها، وآلية التعامل مع الحجوزات المتوقع مغادرتها ولم تُغادر فعليًا، بالإضافة إلى ضبط سياسات إغلاق ورديات الكاشير المفتوحة لمنع بقاء العمليات المالية غير المكتملة، كما توفر خيارات للتحكم في توقيت تنفيذ المراجع الليلي وعدد محاولات المعالجة، بما يضمن أتمتة العمليات التشغيلية واستمرارية العمل بكفاءة مع بداية اليوم الفندقي الجديد.
ملاحظة: عند تفعيل خيار تغيير حالة الغرفة المشغولة إلى متسخة، يحوّل النظام تلقائيًا حالة الغرف المشغولة إلى متسخة بعد انتهاء المراجع الليلي لتظهر ضمن قوائم التنظيف، كما يؤدي تفعيل متغير عرض القيود المحاسبية إلى إظهار القيود الناتجة عن عمليات اليوم لمراجعتها قبل اعتماد الإغلاق.
طريقة استخدام الشاشة
تُستخدم هذه الشاشة لمراجعة وتعديل إعدادات المراجع الليلي، ويعرض الجدول الإعدادات الحالية، ولإجراء أي تعديل يتم النقر على زر “الإجراءات” لتظهر نافذة تضم الحقول التالية:
- مؤشر آلي: يُستخدم لتفعيل أو تعطيل التشغيل التلقائي للمراجع الليلي، عند تفعيله، ينفذ النظام عملية المراجع الليلي وإغلاق اليوم تلقائيًا في الوقت المحدد، دون الحاجة إلى تدخل المستخدم.
- وقت البدء: يُستخدم لتحديد موعد بدء تنفيذ المراجع الليلي تلقائيًا، مع إمكانية إدخال الوقت يدويًا أو تحديده باستخدام مؤشر الساعة.
- عدد المحاولات: يُستخدم لتحديد عدد مرات إعادة محاولة تنفيذ عملية المراجع الليلي تلقائيًا في حال تعذر إكمالها بسبب خطأ أو توقف مؤقت، قبل إيقاف العملية نهائيًا.
- معالجة الحجوزات المتوقعة الوصول: تُستخدم لتحديد الإجراء الذي ينفذه النظام للحجوزات التي يتوافق تاريخ وصولها مع التاريخ الفندقي اليوم ولم تُستكمل إجراءات التسكين، وتشمل الخيارات التالية:
- تحديد عدم الظهور: عند اختيار هذا الخيار، يقوم النظام بتغير حالة الحجز إلى عدم حضور.
- إلغاء الحجز: عند اختيار هذا الخيار، يقوم النظام بالإلغاء الحجز تلقائيًا.
- إيقاف عملية المراجعة: عند اختيار هذا الخيار، يقوم النظام بإيقاف عملية تنفيذ المراجعة الليلية إلى حين معالجة هذه الحجوزات يدويًا.
- معالجة الحجوزات المتوقعة المغادرة: تُستخدم لتحديد الإجراء المتخذ تجاه النزلاء الذين حان موعد مغادرتهم ولم تُستكمل إجراءات المغادرة، وتشمل الخيارات التالية:
- تمديد الإقامة: عند اختياره، يقوم النظام بتمديد إقامة النزيل ليوم إضافي مع ترحيل رسوم الليلة الجديدة.
ملاحظة: يظهر مؤشر تمديد بدون رسوم في نافذة تمديد الإقامة فقط عند تفعيل متغير تفعيل التمديد بدون رسوم، ويتيح تمديد الإقامة دون إضافة رسوم على الليالي الإضافية.
- مغادرة الحجوزات ذات الرصيد الصفري وتمديد لأخرى: عند اختيار هذا الخيار، يُجري النظام مغادرة تلقائية للحجوزات التي لا يوجد عليها أي رصيد مستحق، بينما يُمدد إقامة الحجوزات التي لا تزال عليها أرصدة مالية لحين تسوية مستحقاتها.
- إيقاف عملية المراجع الليلي: عند اختيار هذا الخيار، يوقف النظام تنفيذ عملية المراجع الليلي إلى حين مراجعة الحجوزات ومعالجتها يدويًا.
- معالجة الكاشيرات المفتوحة: تُستخدم لتحديد آلية التعامل مع ورديات الكاشير التي لم يتم إغلاقها، وتشمل الخيارات التالية:
- إغلاق الكاشيرات تلقائياً: عند اختيار هذا الخيار، يُغلق النظام جميع ورديات الكاشير المفتوحة تلقائيًا، لضمان ترحيل العمليات المالية إلى اليوم الفندقي المنتهي قبل تنفيذ المراجع الليلي.
- إيقاف عملية المراجع الليلي: عند اختيار هذا الخيار، يوقف النظام تنفيذ عملية المراجع الليلي إلى حين إغلاق جميع ورديات الكاشير المفتوحة يدويًا.
- إلغاء/ حفظ: يُستخدم زر “حفظ” لاعتماد التعديلات التي تمت على إعدادات وسياسات المراجع الليلي وتطبيقها، بينما يُستخدم زر “إغلاق”للخروج من النافذة دون حفظ أي تعديلات.