الاستخدام
تُعد هذه شاشة الأداة المخصصة لإدارة وأتمتة مخرجات الإغلاق اليومي للفندق، حيث تتيح تحديد التقارير المالية والتشغيلية المطلوب إصدارها تلقائياً بعد انتهاء المراجع الليلي، مثل تقارير الشركات، والحجوزات الملغاة، وإحصائيات الدول، كما تمكّن المستخدم من اختيار التقارير من قائمة التقارير المتاحة، وربط كل تقرير بخيارات إخراج متعددة، مثل الإرسال التلقائي عبر البريد الإلكتروني أو الواتساب، أو الحفظ بصيغة PDF في مسارات تخزين محددة، مع إمكانية التحكم في دورية التنفيذ وترتيب الطباعة، ويسهم ذلك في توفير التقارير بدقة وفي الوقت المناسب، وتقليل الأخطاء الناتجة عن الإجراءات اليدوية، وتعزيز الرقابة المالية والتشغيلية، ودعم الأرشفة الرقمية المنظمة لمخرجات المراجع الليلي.
طريقة استخدام الشاشة
تُستخدم الشاشة باستخدام أدوات البحث والفلترة، أو بالنقر على زر “التقارير المتاحة”، ليعرض النظام قائمة التقارير الافتراضية المتاحة، كما هو موضح في الشاشة التالية.
أولاً: نافذة التقارير المتاحة
تعرض هذه النافذة جميع التقارير التي يمكن إضافتها إلى قائمة تقارير المراجع الليلي، كما تتيح البحث عنها وتحديدها لإضافتها، وتتضمن العناصر التالية:
- البحث والتصفية: يُستخدمان للبحث عن التقارير أو تصفيتها من خلال إدخال اسم التقرير أو الاسم البرمجي، أو اختيار نوع البحث من القائمة المنسدلة، لتسهيل الوصول إلى التقرير المطلوب بسرعة.
- نمط العرض: يُستخدم للتبديل بين طريقتي عرض التقارير، سواء على هيئة قائمة أو على هيئة شبكة، بما يتناسب مع تفضيل المستخدم.
- مؤشر التحديد: يُستخدم لتحديد تقرير واحد أو عدة تقارير من القائمة، لإضافتها دفعة واحدة إلى قائمة تقارير المراجع الليلي.
- أوات التنقل/ عدد العناصر: تُستخدم للتنقل بين صفحات قائمة التقارير، مع إمكانية تحديد عدد التقارير المعروضة في الصفحة الواحدة، بما يسهل استعراض وإدارة أعداد كبيرة من التقارير.
- زر (إضافة المحدد+): عند الضغط عليه، يتم إضافة التقارير المحددة إلى قائمة تقارير المراجع الليلي، ليتم بعد ذلك إعداد خيارات الإخراج الخاصة بها.
- زر إغلاق: عند الضغط عليه، يتم إغلاق النافذة والعودة إلى الشاشة السابقة دون إضافة أي تقارير.
ثانياً: حقول الواجهة الرئيسية للشاشة
بعد إضافة التقارير المطلوبة من نافذة “التقارير المتاحة”، تُعرض في الجدول الرئيسي لشاشة، حيث يمكن إدارة إعدادات كل تقرير وتحديد آلية معالجته أثناء تنفيذ المراجع الليلي، وذلك من خلال الحقول والإجراءات التالية:
- الترتيب/ اسم التقرير: يُستخدم لعرض اسم التقرير، مع إمكانية تحديد ترتيب تنفيذه ضمن قائمة تقارير المراجع الليلي.
- مؤشر نشط: يُستخدم لتفعيل أو إيقاف تنفيذ التقرير مؤقتاً، مع الاحتفاظ به ضمن قائمة تقارير المراجع الليلي.
- مؤشر طباعة: يُستخدم هذا المؤشر لتحديد ما إذا كان التقرير سيتم استخراجه ورقياً بشكل آلي عند بدء عملية المراجع الليلي، في حال تفعيله، سيتم إرسال التقرير مباشرة إلى الطابعة الافتراضية المحددة في إعدادات النظام.
- مؤشر حفظ: يُستخدم لتفعيل الحفظ التلقائي لنسخة من التقرير، مثل PDF)، Excel)، في أرشيف النظام، لسهولة الرجوع إليها لاحقًا.
- مؤشر إرسال: يُستخدم لتفعيل الإرسال التلقائي للتقرير بعد تنفيذه أثناء المراجع الليلي، وعند تفعيل هذا المؤشر، يفتح النظام نافذة إعدادات الإخراج، والتي تتيح الحقول التالية:
- مؤشر تفعيل إعدادات الإرسال: يُستخدم لتفعيل أو إيقاف إرسال التقرير عبر قنوات الإرسال المتاحة.
- البريد الإلكتروني / عنوان البريد الإلكتروني: يُستخدم لتفعيل إرسال التقرير عبر البريد الإلكتروني وإدخال عنوان البريد الإلكتروني الذي سيتم إرسال التقرير إليه.
- الواتساب / رقم الواتساب: يُستخدم لتفعيل إرسال التقرير عبر تطبيق واتساب، مع إدخال رقم الواتساب الذي سيتم إرسال التقرير إليه.
- مؤشر تفعيل إعدادات الحفظ: يُستخدم لتفعيل أو إيقاف الحفظ التلقائي لنسخة من التقرير.
- مجلد التخزين / نمط اسم الملف المحفوظ: يُستخدم لتحديد مسار حفظ التقرير، مع عرض نمط اسم الملف الذي سيتم تطبيقه تلقائياً عند الحفظ، وفق المتغيرات المعرفة في النظام.
- زر حفظ / زر إغلاق: يُستخدم زر حفظ لحفظ إعدادات الإخراج وتطبيقها على التقرير، بينما يُستخدم زر إغلاق لإغلاق النافذة والعودة إلى الشاشة السابقة دون حفظ التعديلات
- التكرار: يُستخدم لتحديد دورية تنفيذ التقرير من القائمة المنسدلة، وتشمل الخيارات: يومي، أسبوعي، شهري، أو سنوي، وفقًا لاحتياجات المنشأة.
- أيقونة الإجراءات: عند النقر عليها، تعرض الإجراءات المتاحة للتقرير، وتشمل:
- إعدادات الإخراج: تُستخدم لتحديد إعدادات إخراج التقرير، مثل نوع الملف (PDF، Excel، HTML)، وخيارات الفلترة، وإعدادات الطباعة، بما في ذلك مقاس الورق واتجاه الصفحة.
- إزالة: تُستخدم لحذف التقرير من قائمة تقارير المراجع الليلي المجدولة مع جميع إعداداته.