الاستخدام
تستخدم شاشة سياسة بدل السفر إذا كانت المنشأة تعتمد في صرف بدل السفر على لوائح وقرارات منظمة للبدل، وتستخدم لإدخال اللوائح المنظمة لصرف بدل السفر للموظفين في المنشأة، ويتم فيها تحديد الشروط التي إذا توفرت في الموظف سيمنح على ضوئها بدل سفر، كما سيتم تحديد البنود التي ستتأثر بعمليات بدل السفر وتحديد قيمة محددة كبدل سفر يومي للموظف، وبموجب ربط البنود بالشروط سيتم منح الموظف القيمة التي سيتم تحديدها في حالة توفر تلك الشروط، وعلى سبيل المثال فإنه إذا توفرت بعض الشروط في الموظف كأن يكون مدير عام سيحصل على (200) دولار يومياً وإذا كان مدير إدارة ويحمل درجة الدكتوراة فسيحصل على (150) دولار أما إذا كان مدير إدارة ويحمل مؤهل بكالوريوس سيحصل على (130) دولار وهكذا في باقي المسميات الوظيفية للموظف وجنسيته وجنسه وحالته الاجتماعية وغيرها من الحالات المحددة في بيانات الموظف، كما يمكن تحديد بدل سفر موحد وعام لكل الموظفين مهما اختلفت مسمياتهم الوظيفية ودرجاتهم ومؤهلاتهم.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
- رقم اللائحة: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرقم التسلسلي للائحة بدل السفر.
- الاسم المحلي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم لائحة بدل السفر باللغة المحلية للنظام.
- الاسم الأجنبي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم لائحة بدل السفر باللغة الأجنبية.
- عدد الشروط: يستخدم هذا الحقل لتحديد عدد الشروط التي يجب توفرها في اللائحة التي يتم ترميزها، وعل ضوء العدد الذي سيتم تحديده في هذا الحقل سيكون إجباري استخدم عدد من حقول الشروط بنفس العدد المحدد في هذا الحقل، ونفترض أن عدد الشروط لهذه اللائحة (2).
- الشروط: يتم تحديد الشروط الرئيسية التي تخضع لمنح بدل السفر للائحة التي يتم ترميزها، وفي مثالنا افترضنا أن عدد الشروط (2) وبالتالي سيقوم النظام بتفعيل حقلين فقط يتم من خلالهما تحديد الشرطين ونفترض أن الشرط الأول هو (المسمى الوظيفي) والشرط الثاني (المؤهل)، مع العلم بأنه يمكن استخدام شرط واحد لجميع الموظفين (عام لكل الموظفين).
- قيمة الشرط: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد القيمة التفصيلية للشرط الرئيسي الذي تم تحديده في حقول الشروط، وفي مثالنا الحالي حددنا (المسمى الوظيفي) كشرط رئيسي أول وبالتالي سيتم تحديد المسمى الوظيفي التفصيلي، ويتم تحديده من القائمة التي تظهر بواسطة F9 وبناءً على الشرط ستظهر قائمة المسميات الوظيفية يتم تحديد أحدها، ولنفترض تحديد مسمى (المدير العام) وفي عمود الشرط الثاني سيتم تحديد المؤهل ولنفترض تحديد مؤهل (دكتوراه).
- رقم البند: يستخدم هذا العمود لتحديد البند أو البنود التي ستمنح لمن تنطبق عليهم الشروط السابقة من الموظفين، ولنفترض أنه سيتم تحديد بندين للائحة التي يتم ترميزها وسيصرف للموظف المنتمي لهذه اللائحة بدل سفر نقدي إضافة إلى إيجار فندق، وبمجرد تحديد البند تظهر طريقة الاحتساب.
تلميح: يشترط ترميز بنود في شاشة بنود الراتب خاصة ببدل السفر يتم تصنيفها كبدل سفر.
- العملة: يستخدم هذا العمود لتحديد العملة التي سيتم بها صرف البند، ونفترض تحديد عملة (الدولار).
- من يوم / إلى يوم: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد فترة السفر بالأيام، مع إمكانية تكرار البند مع اختلاف فترة السفر، كأن تكون الفترة من (يوم) إلى (10 أيام) سيكون بدل السفر اليومي (50) دولار أما إذا زادت مدة السفر عن (10 أيام) سيتم احتساب بدل السفر للأيام الزائدة بقيمة أقل عن الأيام الأولى (30) دولار.
- القيمة: يستخدم هذا العمود لإدخال القيمة التي ستصرف للموظف المنتمي لهذه اللائحة من كل البند، ويتم إدخال قيمة البدل اليومي من كل بند، ونفترض أن سيتم منح (50) دولار للموظف كبدل سفر نقدي و (20) دولار إيجار فندق.
- موقف: تستخدم هذا الخيار لتوقيف العمل بهذه اللائحة.
- سبب التوقيف: يستخدم هذا الحقل لتحديد سبب توقيف العمل باللائحة.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.
تلميح: بموجب هذه اللائحة فإنه إذا تم صرف بدل سفر للموظف من شاشة صرف بدل السفر فإن النظام سيتحسس الشروط التي تنطبق على الموظف وفترة السفر وعلى ضوئها سيتم تحديد بدل السفر مع إمكانية تعديل تلك القيمة عند صرف البدل، ومن خلال المدخلات السابقة يتضح أننا حددنا لائحة بدل السفر للمدير العام الذي مؤهله دكتوراة بأنه سيحصل يومياً على (50) دولار كبدل سفر نقدي للعشر الأيام الأولى، بينما سيحصل على (30) دولار يومياً للأيام التي تزيد عن عشرة أيام، كما سيحصل على (20) دولار إيجار فندق.