الاستخدام
تستخدم شاشة صرف بدل السفر بغرض إصدار عمليات صرف بدل السفر للموظفين، ويمكن صرف بدل السفر مباشرة أو بناءً على لائحة بدلات السفر، وفي الوقت الذي يمكن فيه إصدار عملية صرف بدلات السفر بموجب قرار إداري يتم إصداره من شاشة القرارات الإدارية يمكن أيضاً إصدارها بدون قرار إداري.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
صرف بدل السفر
يتم إدخال مختلف بيانات عملية صرف بدل السفر على النحو التالي:
- رقم الفرع: يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه إصدار عملية صرف بدل السفر.
- رقم الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإثبات رقم العملية ، ويتم التعامل معه بناءً على طريقة استخدام رقم الوثيقة في شاشة متغيرات النظام فقد يظهر آلياً مع إمكانية التعديل أو آلي مع عدم إمكانية التعديل وقد يتم إدخاله يدوياً.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لإثبات تاريخ العملية، ويتم التعامل معه بناءً على طريقة استخدام تاريخ الوثيقة في شاشة متغيرات النظام فقد يظهر آلياً مع إمكانية التعديل أو آلي مع عدم إمكانية التعديل وقد يتم إدخاله يدوياً.
- رقم المرجع: يستخدم هذا الحقل لإدخال مرجع عملية صرف بدل السفر إن وجد.
- رمز الفترة: يظهر في هذا الحقل آلياً الفترة الزمنية الفعالة.
- رقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لتحديد الموظف الذي سيصرف له بدل سفر ، وبمجرد تحديد الرقم يظهر اسم وبيانات الموظف في الحقول المخصصة لها.
- البند المحتسب منه: يعتمد التعامل مع هذا الحقل على المتغير (تطبيق لائحة بدل السفر في صرف بدلات السفر) في شاشة متغيرات الموارد البشرية، فعند تفعيل هذا المتغير يظهر البند آلياً بناءً على لائحة بدلات السفر إذا تم ربط بند وحيد باللائحة وهو البند الذي سيتأثر باستحقاق بدل السفر، فإذا تم ربط أكثر من بند باللائحة يتم اختيار البند بواسطة (F9)، أما إذا لم يتم تفعيل المتغير فسيتم التعامل مع البنود مباشرة مع العلم بأنه لا تظهر إلا البنود التي تصنيفها (بدل سفر) في شاشة ترميز بنود الراتب، وفي جميع الأحوال بمجرد اختيار البند تظهر طريقة الاحتساب وما إذا كانت (قيمة) أو (نسبة).
- طريقة صرف بدل السفر: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة صرف قيمة التذاكر وما إذا كانت ستصرف للموظف بسند صرف أو مع الراتب أو من شاشة صرف المستحقات أو بتصفية عهدة مالية.
- رقم القرار: يستخدم هذا الحقل إذا كان إصدار عملية صرف بدل السفر يعتمد على قرار إداري، ويمكن إدخال رقم القرار مباشرة أو بتحديده من قائمة القرارات التي تظهر بواسطة F9 وهي القرارت التي يتم إصدارها من شاشة القرارات الإدارية، كما يمكن إصدار عملية صرف بدل السفر مباشرة بدون قرار إداري، وبمجرد تحديد رقم الحركة تظهر بيانات القرار في حقلي جهة إصدار القرار وتاريخ القرار.
- رقم بند الصرف: يستخدم هذا الحقل لتحديد البند الذي سيتأثر بجميع مستحقات عملية بدل السفر سواءً كانت بدل سفر أو مصاريف ويفترض أن تكون طريقة احتساب البند (مبلغ).
- من تاريخ / إلى تاريخ: تستخدم هذه الحقول لتحديد بداية ونهاية فترة استحقاق بدل السفر.
- عدد الأيام: يظهر في هذا الحقل عدد الأيام المستحقة لبدل السفر وهي عبارة عن الأيام المحددة في تاريخي بداية ونهاية فترة الاستحقاق.
- قيمة بدل السفر اليومي: يعتمد التعامل مع هذا الحقل على المتغير (تطبيق لائحة بدل السفر في صرف بدلات السفر) في شاشة متغيرات الموارد البشرية، فعند تفعيل هذا المتغير تظهر قيمة بدل السفر اليومي آلياً بناءً على لائحة بدلات السفر، أما إذا لم يتم تفعيل المتغير سيتم إدخال بدل السفر اليومي يدوياً.
- إجمالي المبلغ المستحق: يظهر إجمالي المبلغ المستحق آلياً وهو عبارة عن حاصل ضرب قيمة بدل السفر اليومي × عدد الأيام.
- يستحق تذاكر طيران: يستخدم هذا الخيار إذا ترتب على بدل السفر صرف تذاكر طيران، فإذا كان الموظف يستحق تذاكر طيران إضافة إلى بدل السفر يقوم بتحديد هذا الخيار بإشارة (ü) ويترتب على ذلك ظهور عمليات صرف بدل السفر التي من هذا النوع في شاشة صرف تذاكر السفر.
- تم صرف تذاكر الطيران: تظهر في هذا الحقل إشارة (ü) للدللاة على أن تذاكر الطيران المرتبطة ببدل السفر قد تم صرفها.
- مستخدم: تظهر فيه إشارة (ü) للدلالة على أن عملية صرف بدل السفر قد تم استخدامها في إحدى الشاشات المعنية بعملية الصرف.
- البيان: يستخدم هذا الحقل لإدخال وتدوين البيان الخاص بالحركة.
صرف مصاريف بدل السفر
يستخدم الجدول أسفل الشاشة في حالة صرف مصاريف إضافية للموظف إلى جانب بدل السفر، فإذا كانت المهمة تحتاج إلى مصاريف إضافية يقوم المستخدم بتحديدها على النحو التالي:
- رقم النوع: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع المصروف الذي سيتم صرفه، ويمكن إدخال رقم النوع مباشرة أو بتحديده من قائمة أنواع المصاريف التي تظهر بواسطة F9، وبمجرد تحديد الرقم يظهر اسم نوع المصروف في العمود المخصص له وهي المصاريف التي تم ترميزها في شاشة أنواع مصاريف تذاكر السفر.
- رقم الحساب: يظهر رقم حساب المصروف بناءً على التهيئة التي تمت في شاشة أنواع مصاريف بدلات السفر.
- الحساب التحليلي: يظهر في هذا الحقل الحساب التحليلي لرقم الحساب السابق تحديده.
- رقم المركز: يستخدم هذا العمود لتحديد مركز التكلفة الذي سيحمل بالمبلغ، ويعتمد استخدامه على طريقة استخدام مراكز التكلفة في النظام، كما تستخدم أعمدة رقم النشاط ورقم المشروع – في حالة استخدامها – بنفس طريقة استخدام مراكز التكلفة.
- المبلغ: يستخدم هذا العمود لإدخال مبلغ المصروف.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.