ترميز بنود الراتب

الاستخدام

تستخدم شاشة ترميز بنود الراتب – التي تعتبر من أهم الشاشات- لغرض ترميز مختلف أنواع بنود ومكونات الراتب والبدلات والاستحقاقات والاستقطاعات المستخدمة في المنشأة بما فيها البدلات التي تصرف خارج الراتب، وهي الاستحقاقات التي يحصل عليها الموظف كالراتب الأساسي ومختلف البدلات وكذلك الاستقطاعات التي يتم استقطاعها على الموظف كالتأمين والغياب، ويتم ترميز جميع البدلات والاستقطاعات سواءً التي تصرف للموظف أو العامل بصورة دائمة أو متغيرة، كما سيتم تحديد طريقة احتساب كل بدل واستقطاع وما إذا كانت قيمة ثابتة كالراتب الأساسي أو نسبة كالتأمين الاجتماعي أو باليوم كبدل الغذاء اليومي أو بالساعة كالأجور الإضافية، كما سيتم التعامل مع الحسابات ومراكز التكلفة حسب ما تم تهيئته في متغيرات النظام، وإضافة إلى ما سبق فإن الشاشة تشمل على الكثير من الخيارات التي لها استخدامات مختلفة كأن يكون البند محجوز لاستخدامات خاصة أو لتصنيف محدد ومنح الصلاحيات على مستوى المستخدم إلى غير ذلك من التفاصيل.

قبل البدء بشرح طريقة استخدام الشاشة ننوه إلى أنه عند استخدام النظام لأول مرة يمكن إنزال البنود الأكثر استخداماً في الكثير من المنشآت آلياً إلى الشاشة، وهي البنود التي تم إعدادها من الشركة المنتجة للنظام بصورة افتراضية كنوع من التسهيل للمستخدم في ترميز تلك البنود كبنود الراتب الأساسي وبدل السكن وبدل المواصلات والغياب والتأخير وغيرها من بنود الاستحقاق أو الاستقطاع الدائمة أو المتغيرة، فعند فتح الشاشة لأول مرة تظهر شاشة جانبية بالبنود الافتراضية يمكن  إنزالها كلها أو إنزال بعضها حسب حاجة المنشأة، وبإنزالها لا يحتاج المستخدم لترميز تلك البنود مرة أخرى لأن ذلك سيعتبر تكراراً في الترميز، مع التنبيه إلى أنه يمكن التحكم في إنزال تلك البنود من خلال اختيارها من مربع (اختيار) الذي يتقاطع مع البند ومن ثم النقر على زر (إنزال).

طريقة استخدام الشاشة

أولاً: البيانات الرئيسية

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

• رقم البند: يظهر في هذا الحقل آلياً الرقم التسلسلي للبنود.
• اسم البند: يستخدم هذا الحقل لإدخال أسماء بنود الراتب باللغة المستخدمة في النظام.
• الاسم الأجنبي: يستخدم هذا الحقل لإدخال أسماء البنود باللغة الأجنبية.
• نوع البند: يستخدم هذا الحقل لاختيار نوع البند بتحديد أحد الخيارات التالية:
• استحقاق: يتم تحديد هذا الخيار لترميز الاستحقاقات سواءً كان راتب أساسي أو ترميز مختلف البدلات المستحقة للموظفين سواءً كانت بدلات دائمة أو متغيرة.
• استقطاع: يتم تحديد هذا الخيار لترميز مختلف الاستقطاعات سواءً كانت استقطاعات دائمة أو متغيرة.
• أخرى: يتم تحديد هذا الخيار لترميز أي بنود ليس لها طابع الاستحقاق ولا الاستقطاع يراها المستخدم يمكن الاستفادة منها في أية عمليات احتساب.
• طبيعة البند: يستخدم هذا الحقل لتحديد طبيعة الاستحقاق أو الاستقطاع كما يلي:
• دائم: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز الاستحقاق أو الاستقطاع المنتظم، ويقصد بالبدل أو الاستقطاع الدائم أو المنتظم هي الاستحقاقات والاستقطاعات التي سيتم احتسابها بصورة منتظمة للموظفين بحسب فترة كل موظف.
• متغير: يتم تحديد هذا الخيار في حالة ترميز الاستحقاق أو الاستقطاع الغير منتظم، ويقصد بالبدل أو الاستقطاع الغير منتظم هي البدلات والاستقطاعات التي سيتم منحها للموظف أو استقطاعها منه بصورة غير منتظمة كالمكافآت وأجور العمل الإضافي أو الغياب.

تلميح: قد تظهر طبيعة البند آلياً غير قابلة للتعديل حسب التصنيف الذي تم اختياره في حقل (التصنيف)، فعلى سبيل المثال إذا تم اختيار التصنيف (سلف) ستظهر طبيعة البند (متغير) لأن السلف طبيعتها غير دائمة، وإذا تم اختيار (ضريبة) ستظهر طبيعة البند (دائم).

• طريقة الاحتساب: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة احتساب الاستحقاق أو الاستقطاع بغرض الحصول على القيمة الفعلية للاستحقاق أو الاستقطاع، ومن المهم جداً تحديد طريقة الاحتساب بأحد الخيارات التالية:
• مبلغ: يتم تحديد طريقة الاحتساب (مبلغ) في حالة تحديد مبلغ مقطوع للاستحقاق أو الاستقطاع، وفي حالة تحديد هذا الخيار يمكن إدخال قيمة ومبلغ الاستحقاق أو الاستقطاع كقيمة افتراضية في حقلي القيمة والعملة، وهذه القيمة غير مرتبطة بقيم أخر لبدلات أخرى بحيث تزيد إذا زادت وتنخفض إذا انخفضت بل تكون مستقلة استقلالاً تاماً.
• نسبة: يتم تحديد طريقة الاحتساب (نسبة) في حالة احتساب قيمة البدل أو الاستقطاع كنسبة من بدلات أو استقطاعات أخرى بحيث ترتبط قيمة البدل أو الاستقطاع بقيم البدلات والاستقطاعات المرتبطة بها بحيث إذا طرأ أي تغيير على تلك البدلات والاستقطاعات بالزيادة أو النقص تتأثر قيمة هذا البدل أو الاستقطاع آلياً، ويشترط للبدلات والاستقطاعات التي سيتم اعتماد طريقة احتسابها نسبة أن يكون المستخدم قد قام بترميز البدلات والاستقطاعات التي سيتم احتساب النسبة منها، ويتم تحديد الاستحقاقات والاستقطاعات التي سيتم الاحتساب منها في تبويب (بنود الاحتساب) في الجزء الأسفل من الشاشة.
• يوم: غالباً ما تستخدم طريقة الاحتساب (يوم) مع الاستحقاقات والاستقطاعات المتغيرة كبدل الغذاء أو النوبات خلال فترة الإجازات، وتعتمد فكرة الاحتساب باليوم للاستحقاق أو الاستقطاع على احتساب أجر اليوم من بدلات محددة يتم تحديدها في تبويب (بنود الاحتساب) في الجزء الأسفل من الشاشة بنفس الطريقة التي تمت في طريقة الاحتساب (نسبة)، كما تعتمد فكرة الاحتساب باليوم على المعادل بمعنى أنه بكم سيتم احتساب أجر اليوم هل اليوم بيوم أم بيوم ونصف أم بيومين وهكذا، ويحتسب الأجر اليومي بقسمة إجمالي أجر البدلات التي تم تحديدها على عدد أيام الفترة التي ينتمى لها الموظف، وللتوضيح نورد المثال التالي:

موظف يستلم البدلات التالية:

راتب أساسي 90.000

بدل طبيعة عمل 30.000

بدل مظهر 5.000

قررت المنشأة منح الموظف بدل غذاء سيتم احتسابه باليوم وسيتم احتسابه من الراتب الأساسي وبدل طبيعة عمل.

قيمة الأجر اليومي = إجمالي الراتب الأساسي + بدل طبيعة العمل ÷ 30 يوم

قيمة الأجر اليومي = 120.000 ÷ 30 = 4.000

• ساعة: غالباً ما تستخدم طريقة الاحتساب (ساعة) مع الاستحقاقات والاستقطاعات المتغيرة، وتعتمد فكرة الاحتساب بالساعة للاستحقاق أو الاستقطاع على احتساب أجر الساعة من بدلات محددة يتم تحديدها في تبويب (بنود الاحتساب) في الجزء الأسفل من الشاشة بنفس الطريقة التي تمت في طريقة الاحتساب (نسبة) أو (باليوم) ، ويحتسب أجر الساعة بقسمة إجمالي أجر البدلات التي تم تحديدها على عدد ساعات الفترة التي ينتمى لها الموظف ، كما تعتمد على المعادل بمعنى أنه بكم سيتم احتساب أجر الساعة هل الساعة بساعة أم بساعة ونصف أم بساعتين، وسنأخذ مثالنا السابق لاحتساب أجر الساعة ، وسيتم اعتماد احتساب الساعة بساعتين.

قررت المنشأة منح الموظف بدل أجور عمل إضافي سيتم احتسابه بالساعة وسيتم احتسابها من الراتب الأساسي فقط.

قيمة أجر الساعة = إجمالي الراتب الأساسي × 2 ÷ 240 ساعة

قيمة أجر الساعة = 90.000 × 2 ÷ 240 = 750

• معادلة: تستخدم طريقة الاحتساب (معادلة) لترميز الاستحقاقات والاستقطاعات التي يتم احتسابها بناءً على معادلة يقوم المستخدم بتحديدها في الشاشة الجانبية التي تظهر بمجرد النقر على الزر الذي يظهر بجانب هذا الحقل.

عند النقر على زر المعادلة تظهر شاشة يتم فيها إنزال البنود المكونة للمعادلة واختيار علامة القيمة (+، -، *، /)، وتجدر الإشارة إلى وجود عمود (قيمة البند في المعادلة كـ) تتوفر فيه الخيارات التالية:

• مبلغ البند: يتم اختياره عند الرغبة بأخذ قيمة البند في المعادلة من مبلغ البند بعد الاحتساب.
• قيمة البند: يتم اختياره عند الرغبة بأخذ قيمة البند في المعادلة من قيمة البند قبل الاحتساب مثل عدد أيام الحضور في احتساب قيمة الغذاء الشهري.
• القيمة: يستخدم هذا الحقل لإدخال قيمة الاستحقاق أو الاستقطاع وهي قيمة افتراضية تظهر للبدل أو الاستقطاع في شاشات العمليات مع إمكانية تعديلها عند احتسابها للموظف، ويعتمد استخدام الحقل على نوع طريقة الاحتساب التي تم تحديدها في الحقل السابق وما إذا كانت مبلغ أو نسبة.
• يعتمد على: يستخدم هذا الحقل الذي يظهر فعالاً عند استخدام حالتي (يوم) أو (ساعة) في طريقة احتساب قيمة البند ويستخدم على النحو التالي:
• طريقة الاحتساب (يوم): عند تحديد طريقة الاحتساب (يوم) سيعتمد احتساب قيمة اليوم على النحو التالي:
• أيام العمل بالشهر: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بإيجاد قيمة اليوم بقسمة إجمالي بنود الموظف على عدد أيام عمل الموظف في الشهر، وقد يأخذ النظام أيام العمل بالشهر للموظف كما تم تحديده في شاشة بيانات الموظفين تبويب البيانات المالية؛ أو من الفترات الإدارية (فترات الراتب) إذا تم التأشير على المتغير استخدام أيام الفترات كأيام عمل.
• أيام العمل بالسنة: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بإيجاد قيمة اليوم بقسمة إجمالي بنود الموظف (في السنة) على عدد أيام عمل الموظف في السنة المحددة في شاشة بيانات الموظفين تبويب البيانات المالية.
• أيام الحضور: يتم تحديد هذا الخيار للبنود التي تمنح للموظف حسب حضوره وترغب المنشأة باحتساب قيمة البند.
• طريقة الاحتساب (ساعة): عند تحديد طريقة الاحتساب (ساعة) سيعتمد احتساب قيمة الساعة على النحو التالي:
• ساعات العمل بالشهر: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بإيجاد قيمة الساعة بقسمة إجمالي بنود الموظف على عدد ساعات عمل الموظف في الشهر كما هي في شاشة بيانات الموظفين تبويب البيانات المالية.
• ساعات العمل بالسنة: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بإيجاد قيمة الساعة بقسمة إجمالي بنود الموظف (في السنة) على عدد ساعات عمل الموظف في السنة كما تم تحديدها في شاشة بيانات الموظفين تبويب البيانات المالية.
• أيام / ساعات العمل: يظهر هذا الحقل فعال في حالتي طريقة الاحتساب (يوم/ ساعة)، ويستخدم في حالة رغبة المستخدم تحديد عدد أيام أو ساعات العمل التي سيتم احتساب قيمة البند في اليوم أو في الساعة بموجبها في هذا الحقل وسيكون له الأولوية عن أي قيم تم إدخالها في شاشات أخرى، كأن يتم احتساب قسط الغياب اليومي للموظفين وقيمة الإضافي اليومي بطريقتين مختلفتين، فعند احتساب قسط الغياب سيتم اعتماد أيام الفترة (26) يوم حيث سيتم استثناء أيام الإجازة الأسبوعية، وعند احتساب الإضافي للموظف سيتم اعتماد أيام الفترة (30) يوم، وفي هذه الحالة سيتم قسمة إجمالي استحقاقات الموظف التي سيخضع لها بند الغياب على (26) بينما سيتم قسمة إجمالي استحقاقات الموظف التي سيخضع لها بند الإضافي على (30) يوم وسترتب على هذا أن قسط الغياب في اليوم سيكون أكبر من قيمة الإضافي في اليوم وهذا على سبيل المثال فقط.

تلميح: الأيام التي سيتم تحديدها في هذا الحقل ستكون هي الأساس في عملية احتساب قيمة الساعة أو قيمة اليوم للبند، فإذا لم يتم إدخال قيمة في هذا الحقل ستعتمد عملية الاحتساب على المتغير (استخدام أيام الفترات كأيام عمل)، فعند تفعيل المتغير سيتم التعامل مع عدد الأيام المحددة في الفترات الإدارية، أما إذا لم يتم تفعيل المتغير فسيتم التعامل مع عدد الساعات والأيام في شاشة بيانات الموظفين.

• نسبة احتساب البند: يستخدم هذا الحقل للاستحقاقات والاستقطاعات التي طبيعتها (متغير) عند استخدام طريقة الاحتساب باليوم أو بالساعة، ويستخدم لتحديد ما إذا كان مدير النظام يرغب باحتساب الساعة بساعة أو بساعة ونصف أو بساعتين أو أقل أو أكثر، فمثلاً إذا كان مدير النظام يرغب من النظام احتساب بدل أجور العمل الإضافي الليلي الساعة بساعتين يقوم بإدخال الرقم (2) وبناءً على هذا سيقوم النظام عند احتساب هذا البدل باحتساب الساعة بساعتين.
• أعلى قيمة للبند: يستخدم هذا الحقل في حالة رغبة المستخدم تحديد سقف أعلى للبند يتم التعامل معه في شاشات العمليات، وبموجب هذا الحد سيقوم النظام تنبيه المستخدم عند تجاوز هذا الحد، وتكون بوحدة القياس التي تم تحديدها في طريقة الاحتساب.
• محجوز لـ: يستخدم هذا الحقل في حالات خاصة لكل من الاستحقاقات والاستقطاعات كي يتم ربط بعض الاستحقاقات والاستخدامات بالحالات الخاصة بها في الخيارات التي تظهر في هذا الحقل مع العلم بأنه لا يمكن ربط أكثر من بند بخيار واحد، ومن المهم جداً استخدام الخيارات المتاحة استخداماً صحيحاً كي يتم التعامل مع تلك البنود في الشاشات المعنية وعند احتساب الراتب بطريقة صحيحة:
• إجمالي استحقاق: يستخدم هذا الخيار للبند الذي سيتم فيه -عند احتساب الراتب- تجميع البنود التي نوعها (استحقاق) و (تؤثر على صافي الراتب)، وليس له تأثير مالي وبالتالي لا يتم ربطه بأي حساب.
• إجمالي استقطاع: يستخدم هذا الخيار للبند الذي سيتم فيه -عند احتساب الراتب- تجميع البنود التي نوعها (استقطاع) و (تؤثر على صافي الراتب)، وليس له تأثير مالي وبالتالي لا يتم ربطه بأي حساب.
• صافي الراتب: يستخدم هذا الخيار للبند الذي سيتم فيه إظهار الفارق بين بند إجمالي الاستحقاق وبند إجمالي الاستقطاع، يفضل ربطه بحساب المرتبات المستحقة (خصم) من نوع (عام) باعتبار أنه يمكن في كشف الراتب الحصول على التفاصيل على مستوى الموظف، وللمستخدم أن يتبع أي طريقة ربط أخرى بما يراه مناسباً.
• المبالغ الزائدة/ المبالغ المستردة: يستخدم بند المبالغ الزائدة عند تحديد الخيار (خصم القسط كاملاً) عند تجاوز قسط السلفة لصافي الراتب في متغيرات نظام المرتبات؛ وكان صافي الراتب المستحق للموظف أقل من أقساط السلف التي عليه؛ في هذه الحالة تظهر كل الأقساط ضمن استقطاعاته لذلك الشهر مع ظهور الفارق بجانب الاستحقاقات تحت بند المبالغ الزائدة؛ على أن تسترد في الشهور القادمة في بند المبالغ المستردة في جانب الاستقطاعات؛ ويفيد الأمر في عملية تنظيم أقساط السلف وتلافي عملية الترحيل لأقساط السلف، كما تستخدم هذه البنود عند زيادة الغياب والتأخير عن صافي الراتب، كما تستخدم عند تعيين الموظف خلال الشهر إذا تم التأشير على المتغير (احتساب فارق أيام العمل) في شاشة المتغيرات، كما يستخدمها النظام عند زيادة مبالغ الاستقطاعات التي تم التأشير عليها (تدخل في احتساب الحد الأعلى للاستقطاعات من الراتب) عما تم تحديده كحد أعلى للاستقطاعات في متغيرات النظام؛ حيث في حالة الزيادة يخصم النظام جميع الاستقطاعات مقابل إثبات الفارق في بند المبالغ الزائدة على أن يقوم في الشهور التالية باستردادها، وما شابه ذلك من حالات ويفضل ربط هذه البنود بحساب ضمن حسابات الأصول غير حسابات السلف.
• احتساب العلاوة: يستخدم هذا الخيار للبند المخصص لاحتساب العلاوة، فنسبة العلاوة المحتسبة في نظام العلاوات السنوية سيتم احتسابها من بنود محددة وبنسب محددة في تبويب (بنود الاحتساب) بناءً على ترميز بند محجوز للعلاوة، كما سيتم إضافة العلاوة وإعادة توزيعها على البنود حسب طريقة التوزيع التي سيتم اختيارها في حقل (طريقة التوزيع).
• مستحق نهاية الخدمة: يستخدم هذا الخيار للبند المخصص لاحتساب مستحقات نهاية خدمة الموظفين الذي سيتم احتسابها من بنود محددة حسب اللوائح المنظمة لذلك يتم اختيارها في تبويب (بنود الاحتساب)، فبعد احتساب مستحقات نهاية الخدمة في نظام الحركات الإدارية ومن ثم صرفها في شاشة (صرف مستحقات الموظفين) في عمليات النظام سيتم التعامل مع هذا البند، ويحجز لغرض التعامل مع البند في شاشة قيد مستحقات الموظفين.
• مستحق تذاكر طيران: يستخدم هذا الخيار للبند المخصص لاحتساب مستحقات تذاكر الطيران، فعند صرف تلك المستحقات في شاشة (صرف تذاكر الطيران) في نظام الموارد البشرية سيتم التعامل مع هذا البند.
• مدفوع بأثر رجعي: يستخدم هذا الخيار للبند المخصص لاحتساب المستحقات التي ستصرف بأثر رجعي من نوع (استحقاق) طريقة احتسابه (نسبة)، فعند ترميز هذا البند سيتم تحديد البنود التي سيحتسب لها أثر رجعي في تبويب (بنود الاحتساب)، وفي تبويب (ربط بنود الأثر الرجعي) سيتم تحديد بنود صرف الأثر الرجعي، وتستطيع المنشأة ترميز بند محجوز لمدفوعات الأثر الرجعي للسنة الحالية وبند آخر لمدفوعات الأثر الرجعي للسنوات السابقة، ويتم ترميز هذه البنود كي يتم التعامل معها في شاشتي (احتساب الأثر الرجعي) و(صرف مستحقات الموظفين) في عمليات النظام.
• استعادة غياب: يستخدم هذا الخيار للبند المخصص لاستعادة المبالغ المخصومة على الموظف كغياب وهو بند من نوع (استحقاق) طريقة احتسابه (باليوم)، وسيتم التعامل مع هذا البند عند احتساب أيام الغياب التي سيتم إرجاعها للموظف في شاشة (استعادة استقطاع) في عمليات النظام للموظف، وسيتم إنزالها مع الراتب أو صرفها من شاشة (صرف مستحقات الموظفين) في عمليات النظام في هذا البند.
• بداية مربوط: يستخدم هذا الخيار لتمييز البند بأنه (بداية مربوط)، ويحجز تحت هذا البند للحصول على تقارير عن بداية المربوط للموظف.
• الراتب الأساسي: يستخدم هذا الخيار لتمييز البند بأنه (راتب أساسي).
• غياب أيام الراحة: يستخدم هذا الخيار حسب الإعدادات الخاصة بأيام الراحة في نظام الحضور والانصراف، فإذا كانت المنشأة ستتعامل مع أيام الراحة على أنها غياب إذا غاب الموظف أو منح إجازة قبل أو بعد أيام الراحة سيعمل النظام على تجميع أيام الراحة على أنها غياب وسيتم ترحيلها إلى نظام الأجور والمرتبات إلى بند محجوز لـ (غياب أيام الراحة)، وهو بند بصمة يتم احتسابه للموظفين الذين يتم تفعيل آلية احتساب أيام الراحة لهم من شاشة بيانات الموظفين.
• مستحق صافي الراتب: يستخدم هذا الخيار عند صرف مستحقات الموظف في شاشة (صرف مستحقات موظفين) في عمليات النظام قبل احتساب الراتب، فعند إصدار تلك العملية ينزل صافي الراتب في بند محجوز لـ (مستحق صافي الراتب) من نوع (استحقاق)، ويظهر في قيد الاحتساب نهاية الشهر وفي قسيمة الراتب آلياً (استقطاع) – بحسب طبيعته – ليصفر مبلغ باقي المستحق للموظف باعتبار الاستلام قد تم مقدماً.
• إجمالي استحقاق بصمة: يستخدم هذا الخيار – لاعتبارات خاصة في المنشأة – لترميز بند محجوز من نوع (استحقاق) يتم فيه -عند احتساب الراتب- تجميع الاستحقاقات التي تم ترميزها في شاشة (بنود البصمة) في نظام الحضور والانصراف كالأجور الإضافية وترحيلها إلى هذا البند، مع العلم بأن تلك البنود ستظهر مفصلة على مستوى كل موظف في كشف وقسيمة الراتب بينما هذا البند لن يظهر.
• إجمالي استقطاع بصمة: يستخدم هذا الخيار – لاعتبارات خاصة في المنشأة – لترميز بند محجوز من نوع (استقطاع) يتم فيه -عند احتساب الراتب- تجميع الاستقطاعات التي تم ترميزها في شاشة (بنود البصمة) في نظام الحضور والانصراف كالغياب والتأخير وترحيلها إلى هذا البند، مع العلم بأن تلك البنود ستظهر مفصلة على مستوى كل موظف في كشف وقسيمة الراتب بينما هذا البند لن يظهر.
• مستحق تأشيرة تذاكر: يستخدم هذا الخيار للبند المخصص لاحتساب تأشيرات تذاكر الطيران، فعند صرف تذاكر طيران في شاشة (صرف تذاكر الطيران) في نظام الموارد البشرية قد تصرف المنشأة قيمة رسوم تأشيرة وهذا البند سيتأثر بمبلغ التأشيرة، والغرض من فصل مستحق التأشيرة عن مستحق التذاكر إمكانية ربط كل مستحق بالحساب الخاص به.
• الاستقطاع الزائد من البنود المؤثرة: يستخدم هذا الخيار لترميز بند من نوع (استقطاع) يستخدم مع البنود التي يتأثر احتسابها ببنود أخرى، فإذا تم ترميز بند كالتغذية وتم اختيار بنود تؤثر على احتسابه في تبويب (البنود المؤثرة) كالغياب والإجازة، وكان بدل الغذاء اليومي للموظف (100) ريال، وكانت عدد أيام عمل الفترة (30)، سيحصل الموظف على (3000) في الشهر، فإذا تقدم بإجازة مدتها (30) يوم لن يحصل على أي مبلغ، أما إذا كانت مدة الإجازة (60) يوم سيتم الخصم على الموظف لفترة الـ (30) يوم الزائدة وسيتأثر بها البند المحجوز لهذا الغرض.
• فارق أيام العمل الناقصة: يرتبط استخدام هذا الخيار بتفعيل المتغير (احتساب فارق أيام العمل)، ويستخدم هذا الخيار لترميز بند طريقة احتسابه (باليوم) يجمع فيه الأيام الناقصة التي لم يعمل فيها الموظف، فإذا افترضنا أن الموظف باشر عمله يوم (16) بالشهر أو انتهت خدمته يوم (15) فهذا يعني أنه يستحق راتب لمدة (15) يوم التي عمل خلالها، فإذا كانت المنشأة ترغب بإظهار الفارق – كمعلومة – في بند خاص يتم ترميز بند محجوز من هذا النوع مع تحديد البنود التي سيتم الاحتساب منها.
• عدد أيام الزيادة: هذا المحجوز مخصص لأيام العمل الزائدة عن الشهر الحالي في حالة تقديم الموظف إجازة لها مستحقات وتمتد الإجازة إلى الشهر التالي فيحسب النظام للموظف راتب الشهر الحالي مع ترحيل أجر الأيام الزائدة من الشهر التالي إلى هذا البند.
• صافي دخل الموظف: يستخدم هذا الخيار في المنشآت التي تتعامل مع صافي دخل الموظف، وهو الصافي الذي يمكن استثناء بعض البنود من التأثير عليه ويظهر كمعلومة، فبند صافي الراتب الذي تم شرحه في فقرة سابقة سيتم فيه إظهار الفارق بين جميع بنود الاستحقاقات وبنود الاستقطاعات التي تؤثر على حساب صافي بدون استثناء، بينما هذا البند يظهر فيه الفارق بين بنود الاستحقاق وبنود الاستقطاع سواءً كانت مؤثرة على حساب الصافي أم لا مع إمكانية استثناء بعض البنود وعدم التأثير عليه، ويتم استثناء هذه البنود من خلال استخدام خيار (يستثنى من بند صافي دخل الموظف) عند ترميز تلك البنود.
• مستحق تأمين طبي: يستخدم هذا الخيار في المنشآت التي تتعامل مع مستحقات التأمين الطبي كبند واحد، وبموجبه يمكن استعراض تقرير واحد وإصداره للجهات المعنية.
• حساب أمانات صافي الراتب: هذا البند محجوز ليتم اقتطاع جزء من صافي الراتب وترحيله إلى الحساب الذي سيتم ربطه بهذا البند، وتجدر الإشارة إلى ضرورة إسناد هذا البند الدائم بنسبة معينة في الشاشة الخاصة بذلك.
• التصنيف: يستخدم هذا الحقل لأغراض برمجية تتعلق بالبند ولحصر ظهور البند في شاشات العمليات حسب ما يتم ربطه وتحديده في هذا الحقل، وعلى سبيل المثال عند ترميز بند خاص بالسلف وتم تحديد خيار (سلفة) في هذه الشاشة فإن هذا البند لن يظهر إلا في شاشة العمليات المعنية بالسلف وهكذا في باقي البنود، وفيما يلي شرح مختصر لهذه البنود:
• سلفة: يحدد هذا التصنيف لبنود السلف (السلف التي تستقطع نهاية الشهر والسلف المستديمة (القروض)) وتجدر الإشارة إلى أنه عند تحديد هذا التصنيف يعرض النظام تبويب جديد (شروط إضافية للسلف).

نقوم بشرح حقوله وخياراته بما يلي:

• عدد مرات المنح للسلفة: تستخدم هذه الحقول إذا كانت المنشأة ستحدد حد أعلى لمنح السلف للموظف لا يسمح النظام بتجاوزها، حيث يمكن تحديد حد أعلى خلال الفترة الفعالة وخلال السنة وخلال فترة خدمة الموظف.
• المنح للسلف يبدأ في اليوم/ وينتهي في اليوم: تستخدم هذه الحقول إذا كانت المنشأة ستحدد سقف زمني لمنح السلف يبدأ وينتهي بتاريخ محدد لا يسمح النظام بمنح السلفة قبل أو بعد هذا التاريخ، فإذا تم وضع الرقم 15 كبداية والرقم 20 كنهاية هذا يعني أنه يمكن فقط منح هذا النوع من السلف من تاريخ 15 وحتى تاريخ 20 من كل شهر.
• أقساط السلف لا تتجاوز السنة الإدارية الحالية: يستخدم هذ الخيار إذا كانت المنشأة لا تسمح بتجاوز تقسيط السلف لسنوات تالية للسنة الفعالة حيث يتم تقسيط سلف كل سنة بسنتها.
• أعلى عدد للأقساط: يستخدم هذا الحقل إذا كانت المنشأة ستحدد حد أعلى لأقساط السلف لا يسمح النظام بتجاوزه.
• السقف الشهري: تستخدم هذه الحقول إذا كانت المنشأة ستحدد سقف شهري للسلف لا يسمح النظام بتجاوزه، حيث يتم تحديد نسبة من بند محدد كأن يتم تحديد السقف الشهري بنسبة (50%) من الراتب الأساسي.
• السقف الشهري يتأثر بتاريخ الوثيقة: عند التأشير على هذا الخيار يأخذ النظام المبلغ المستحق للموظف من البند بعين الاعتبار ومن ثم تحديد السقف الشهري.
• السقف السنوي: تستخدم هذه الحقول إذا كانت المنشأة ستحدد سقف سنوي للسلف لا يسمح النظام بتجاوزه، حيث يتم تحديد الحد الأعلى كمبلغ بعملة محددة.
• عملة أعلى مبلغ لسقف السلفة: يتم تحديد عملة المبلغ الذي تم تحديده في حقول سقوف السلف.
• الضامن للسلفة: تستخدم هذه الحقول والخيارات إذا كانت المنشأة ستتعامل مع ضمانة الموظفين للسلف، حيث يتم تحديد عدد الضامنين المسموح به مع تحديد بعض الشروط للموظف الضامن كأن لا يكون على الضامن سلفة فعالة أو لا يكون ضامناً لسلفة أخرى لم يتم تصفيتها، وسيصبح إدخال الموظفين الضامنين إجبارياً في شاشة منح السلف.

تلميح: في حالة صرف السلف مع الراتب كاستحقاق يتم تعريف تصنيف سلفة – نوع البند (استحقاق).

• عهدة: يتم إضافة جميع أنواع العهد وتحديد تصنيفها (عهدة) وبالتالي تظهر في شاشات طلبات ومنح العهد والتقارير الخاصة بالعهد.
• ضريبة: يتم ترميز ضريبة المرتبات والأجور تحت هذا التصنيف وإضافة بنود الاحتساب بموجب القانون الضريبي في البلد، ويمكن أن تتضمن بنود الاحتساب جميع الاستحقاقات والاستقطاعات القانونية، على أن يتم إكمال بقية تهيئة بند الضرائب في شاشة ترميز أنواع الضرائب حيث يمكن في تلك الشاشة تقسيم الوعاء الضريبي إلى شرائح محددة وإعفاء الحد الأدنى اللازم للمعيشة إن وجد، كما يتم إسناد بند الضريبة في شاشة إسناد وتعديل البنود الدائمة بنسبة100% كي تكتمل عملية الاحتساب، أيضاً يتم ربط البند بحساب مصلحة الضرائب.
• غياب: يظهر هذا البند بشكل آلي عند إضافته في شاشة ترميز بنود البصمة في نظام الحضور والانصراف، كما يمكن إضافة أكثر من بند غياب دون الحاجة إلى وجود نظام حضور وانصراف، وتجدر الإشارة إلى أنه يمكن أن يتم إسناد غياب الموظف بشكل يدوي من شاشة إسناد وتعديل البنود المتغيرة أو أن يتم ترحيلها بشكل آلي من واقع نظام الحضور والانصراف في حالة استخدامه.
• تأخير: يظهر هذا البند بشكل آلي عند إضافته في شاشة ترميز بنود البصمة في نظام الحضور والانصراف، كما يمكن إضافة أكثر من بند تأخير دون الحاجة إلى وجود نظام حضور وانصراف، وتجدر الإشارة إلى أنه يمكن أن يتم إسناد تأخير الموظف بشكل يدوي من شاشة إسناد وتعديل البنود المتغيرة أو أن يتم ترحيلها بشكل آلي من واقع نظام الحضور والانصراف في حالة استخدامه.
• ساعات زائدة: عند الرغبة في احتساب الساعات الزائدة للموظف عن دوامه المحدد له بشكل آلي يمكن ذلك من خلال إضافة هذا البند في شاشة ترميز بنود البصمة في نظام الحضور والانصراف وتحديد الإجراء الآلي المناسب له في شاشة سياسة الدوام ومن ثم ترحيله بشكل آلي إلى نظام المرتبات، كما يمكن إضافة أكثر من بند ساعات زائدة دون الحاجة إلى وجود نظام حضور وانصراف وإسنادها للموظف من شاشة إسناد البنود المتغيرة.
• مهمة: يظهر هذا البند بشكل آلي عند إضافته في شاشة ترميز بنود البصمة في نظام الحضور والانصراف، كما يمكن إضافة أكثر من بند مهمة.
• أيام/ ساعات الحضور: وهو بند بصمة يتم إضافته في نظام الحضور والانصراف مهمته احتساب أيام وساعات الحضور وفقاً لأسس معينة، ويمكن ترحيله إلى نظام المرتبات ليكون الأساس لاحتساب مستحقات معينة مثل بدل الغذاء وغيره.
• تكليف إضافي: وهو بند بصمة يتم إضافته في نظام الحضور والانصراف مهمته احتساب ساعات الإضافي وفقاً لفترة دوام الإضافي وسياسة الدوام الخاصة بذلك، ويتم ترحيله إلى نظام المرتبات.
• رعاية صحية: يتم إضافة جميع أنواع الرعاية الصحية وتحديد تصنيفها (رعاية صحية) وبالتالي تظهر في نظام الرعاية الصحية في إدارة الموارد البشرية.
• بدل سفر: يتم إضافة جميع أنواع بدلات السفر وتحديد تصنيفها (بدل سفر) وبالتالي تظهر في نظام بدلات السفر والتذاكر في إدارة الموارد البشرية.
• إجازة: قد يكون هذا البند بند بصمة يتم إضافته في نظام الحضور والانصراف مهمته احتساب أيام وساعات الإجازة، ويمكن ترحيله إلى نظام المرتبات ليكون الأساس لاحتساب مستحقات معينة مثل بدل الغذاء وغيره، كما يمكن ترميزه من هذه الشاشة في حالة عدم وجود نظام حضور وانصراف.
• إذن: وهو بند بصمة يتم إضافته في نظام الحضور والانصراف مهمته احتساب ساعات الأذونات التي يأخذها الموظف.
• مستحقات إجازة: هذا التصنيف خاص بالإجازات التي يتم ترميزها في شاشة ترميز الإجازات والتأشير عليها بما يفيد بأن لديها مستحقات، أي أن الموظف يحصل على مستحقات بالإضافة إلى إجازته مثل إجازة مرضية مع مستحقات علاج أو إجازة ترفيهية مع مستحقات، حيث يتم استلام مستحقاتها من شاشة قيد مستحقات الموظفين أو من شاشة صرف مستحقات الموظفين بعد تقديم الإجازة.
• مستحق رصيد إجازة: يستخدم هذا البند لإضافة البنود التي يتم بموجبها صرف تعويض رصيد الإجازة للموظف نقداً، وتجدر الإشارة إلى ضرورة ربط بند من نوع استحقاق يتم صرفه للموظف عند الرغبة بذلك من شاشة صرف مستحقات الموظفين بعد عمل تسوية إجازة للموظف من نوع (صرف مستحق رصيد إجازة)، وبند آخر من نوع استقطاع يستخدمه النظام عند إنهاء خدمة الموظف إذا كان رصيد إجازته بالسالب.

تلميح: يتم تحديد هذه البنود في الحقول الخاصة بها عند تعريف الإجازة في شاشة ترميز الإجازات.

• مستحق تأشيرة تذاكر: يستخدم في نظام الموارد البشرية – بدلات السفر والتذاكر.
• تأمين اجتماعي: يتم إضافة بند التأمين الاجتماعي (الاستقطاع) وهو يمثل ما يتم دفعه لمؤسسة التأمينات ويشمل نصيب الموظف ونصيب الشركة، مع مراعاة قانون البلد بهذا الشأن كأن لا تتأثر أقساط التأمين بأيام العمل وإضافة بند آخر استحقاق يمثل نصيب المؤسسة في قسط التقاعد بنسب معينة، وتجدر الإشارة إلى أن التأمين الاجتماعي الذي يأتي في العادة نسبة (استقطاع) يتم ربطه بحساب مؤسسة التأمينات (خصم) الذي يفضل أن يكون من نوع (ذمم موظفين)، كما يتم اسناد بنود التأمين كنسب في شاشة إسناد وتعديل البنود الدائمة.
• يعتمد على نظام الإنتاج: يعتمد هذا البند على مخرجات نظام التكاليف الصناعية حيث يتغير مبلغ البند بتغير الكمية أو وقت التشغيل حسب اختيار المستخدم في الحقل الذي يظهر في الشاشة بمجرد اختيار هذا التصنيف.
• بدل تعويض لإنهاء الخدمة: تعويض نهاية الخدمة الذي يتم إضافته على مستوى اللائحة، ويمكن إنزاله في حركة إدارية من نوع إنهاء خدمة.
• أيام/ ساعات حضور التعقيب: وهو بند بصمة يتم إضافته في نظام الحضور والانصراف مهمته احتساب أيام وساعات حضور التعقيب، ويمكن ترحيله إلى نظام المرتبات ليكون أساساً لاحتساب مستحقات أخرى.
• أيام العمل: وهو بند بصمة يتم إضافته في نظام الحضور والانصراف مهمته احتساب عدد أيام العمل للموظف، ويمكن ترحيله إلى نظام المرتبات ليكون أساساً لاحتساب مستحقات أخرى.
• أيام الراحة: وهو بند بصمة يتم إضافته في نظام الحضور والانصراف مهمته احتساب أيام الراحة للموظف، ويمكن ترحيله إلى نظام المرتبات ليكون أساساً لاحتساب مستحقات معينة مثل بدل الغذاء وغيره.
• استعادة غياب: يتم بواسطة هذا البند استعادة أي استقطاعات على الموظفين في شهور سابقة من خلال شاشة استعادة استقطاع، كما يتم صرف المستحق للموظف من شاشة صرف مستحقات الموظفين، ويتم ربطه بنفس الحساب التي تم ربطه ببنود الاستقطاعات أو بحساب آخر كنوع من الرقابة على الاستقطاعات التي يتم إعادتها للموظفين في شهور تالية.
• معادلة: وهو عبارة عن بند بصمة يتم إضافته في نظام الحضور والانصراف، ويتم كتابة المعادلة الخاصة به في شاشة مصمم تقارير الحضور والغياب، ويمكن ترحيل نتائج احتسابه إلى نظام المرتبات والأجور ليكون الأساس لعمليات احتساب أخرى.
• فائض العلاوات عن سقف الراتب: يتم ترميز فائض العلاوات ليتم وضعه في اللائحة المالية الخاصة بالعلاوة ثم يتم تحديد الحد الأعلى من قيمة البند الذي لا يسمح بتجاوزه عند إصدار حركة علاوة ويرحل الفارق إلى هذا البند.
• طريقة التوزيع: يظهر هذا الحقل فعال لبعض الاستخدامات كأن يكون البند محجوز لـ (احتساب العلاوة)، ويتم فيه اختيار طريقة التوزيع كما يلي:
• نسبة ثابتة: عند تحديد هذا الخيار سيعمل النظام على توزيع العلاوة التي تم احتسابها في نظام العلاوات وإضافتها على البنود المحتسبة في تبويب (البنود المحتسبة) بنسب متساوية.
• الوزن النسبي: عند تحديد هذا الخيار سيكون متاح للمستخدم توزيع العلاوة التي تم احتسابها في نظام العلاوات وإضافتها على البنود المحتسبة في تبويب (البنود المحتسبة) بنسب مختلفة، مع إمكانية إضافتها على بند واحد كأن يتم إضافة العلاوة على الراتب الأساسي.
• طريقة الصرف: يظهر هذا الحقل عند اختيار بعض الخيارات في حقل (التصنيف) كالسلف والتكليف بالعمل الإضافي والرعاية الصحية وغيرها من الخيارات التي سيترتب عليها استحقاق للموظف، ويستخدم لتحديد طريقة صرف البند وما إذا كان سيصرف بسند صرف أم مع الراتب أم سداد التزام للغير إلى غير ذلك من الطرق، يتم اختيار الافتراضية ويمكن تغييرها في شاشة منح السلفة.
• أولوية خصم السلف: يدون في هذا الحقل رقم الأولوية في خصم قسط بند السلفة من راتب الشهر عند وجود أكثر من سلفة على الموظف في الشهر من أكثر من بند سلفة إذا كان صافي الراتب لا يكفي لسداد كل ما على الموظف من أقساط، ويكون فعالاً عند اختيار (عدم خصم القسط أو خصم بما يساوي صافي الراتب) عند تجاوز قسط السلفة لصافي الراتب في شاشة متغيرات نظام المرتبات، وتجدر الإشارة إلى أنه في حالة خلو هذا الحقل من أي رقم أو أن أكثر من بند له نفس الأولوية يرتب النظام الأولوية بحسب رقم البند.
• طريقة خصم الأقساط: يتم تحديد طريقة خصم الأقساط عند وجود أقساط متأخرة على الموظف من شهور سابقة بسبب عدم كفاية صافي الراتب أو لأي سبب آخر، ويمكن اتباع إحدى طريقتين:
• خصم قسط واحد فقط: عند تحديد هذا الخيار يقوم النظام بخصم قسط واحد فقط من الأقساط المتأخرة على الموظف.
• خصم الأقساط المتاحة كاملة: عند تحديد هذا الخيار يقوم النظام بخصم الأقساط المتاحة كاملةً وبحسب المحددات الموجودة في شاشة المتغيرات وأولوية خصم السلفة.
• مستوى حساب البند: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة تأثير البنود على الحسابات حيث يمكن تحديد احدى الطرق التالية:
• على مستوى البند: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم ربط البند بحساب واحد فقط، وبمجرد تحديد هذا الخيار يظهر حقل جديد باسم (رقم الحساب) يتم فيه تحديد الحساب الذي سيتأثر بالعمليات التي تتم على البند، ويترتب على هذه الطريقة أن أي عملية تتم على البند سيتأثر هذا الحساب مباشرة.
• على مستوى الموظف: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم ربط البند بالحساب المتعلق به على مستوى الموظف ويتم الربط من شاشة (ربط بنود الموظفين بالحسابات) فعلى سبيل المثال يرغب المستخدم في ربط الراتب الأساسي لموظفي التسويق بحساب (المرتبات الأساسية التسويق) وربط المرتبات الأساسية لإدارة الموارد البشرية بحساب (المرتبات الأساسية موارد بشرية) وهكذا.
• على مستوى مركز التكلفة: يظهر هذا الخيار في حالة التعامل مع مراكز التكلفة ويتم استخدامه عندما يرغب المستخدم تخصيص حساب لكل مركز تكلفة للبند الذي يتم ترميزه كأن يتم تخصيص حساب مرتبات لكل مركز تكلفة.
• على مستوى المشروع / على مستوى النشاط: يتم استخدام هذه الخيارات بنفس طريقة التعامل مع مراكز التكلفة.
• على مستوى الفرع: يتم تحديد هذا الخيار إذا كان البند سيستخدم على مستوى الفرع، وسيترتب على ذلك ظهور تبويب (ربط الحساب بالدليل الفرعي) يتم فيه اختيار الفروع التي سيستخدم فيها البند مع تحديد الحساب الذي سيتأثر على مستوى كل فرع.

تلميح: عند استخدام (على مستوى مركز التكلفة أو المشروع أو النشاط أو الفرع) يظهر تبويب (ربط الحساب بالدليل الفرعي) يتم من خلاله ربط الحسابات بمراكز التكلفة أو بالمشاريع أو بالنشاط أو الفرع.

• رقم الحساب: يظهر هذا الحقل في حالة تحديد خيار (على مستوى البند) الذي يتم تحديده في حقل (مستوى حساب البند)، ويستخدم لتحديد الحساب الذي سيتأثر بالعمليات التي تتم على البند.
• الحساب التحليلي: يظهر هذا الحقل في حالة استخدام حساب له حسابات تحليلية في حقل (الحساب) السابق، ويستخدم لتحديد الحساب التحليلي كأن يتم إدخال حساب عميل أو مورد في حالة استقطاع مبالغ من مستحقات الموظفين لأحد العملاء أو لأحد الموردين أو لصالح أية جهة أخرى.
• مركز التكلفة: يظهر هذا الحقل في حالة تحديد خيار (حسب البند) في حقل (ربط المراكز حسب) في المتغيرات ويستخدم لتحديد مركز التكلفة الذي سيتأثر بالعمليات التي تتم على البند، أما في حالة الربط حسب الموظف فلم يظهر الحقل وسيتم تحديد المركز على مستوى الموظف.
• أعلى مبلغ بعد الاحتساب/ العملة: يستخدم هذا الحقل للبنود التي ترغب المنشأة تحديد حد أعلى لا يمكن تجاوزه بعد عملية احتساب البند، فإذا افترضنا أننا حددنا مبلغ (1000) ريال كحد أعلى للأجور الإضافية؛ وكان الموظف يستحق مبلغ (1500) ريال كأجور إضافية بناءً على احتساب آلي في النظام، فإنه في هذه الحالة لن يحصل الموظف إلا على (1000) ريال، ويتم اختيار عملة الحد الأعلى في حقل (العملة).
• رقم بند الفائض عند الاحتساب: هذا البند مرتبط بالحقل السابق (أعلى مبلغ بعد الاحتساب) ففي حالة الرغبة في وضع حد أعلى لأي مبلغ بعد الاحتساب يحدد الحد الأعلى في الحقل السابق وما زاد عن الحد الأعلى أثناء الاحتساب يحوله النظام آلياً إلى البند الذي سيتم تحديده في هذا الحقل.
• التقريب لمبلغ البند لأقرب/ رقم البند لفارق التقريب: وذلك لعمل إمكانية استبعاد جزء من مبلغ أي بند والمسمى (استبعاد كسر) عن طريق تحديد قيمة الجزء المراد استبعاده (كسر بعد العلامة) وتجدر الإشارة إلى أن بعض الجهات تريد وضع الكسر المستبعد في بند، وهنا يتم تحديد رقم البند الذي سيوضع فيه هذا الكسر في حقل (رقم البند لفارق التقريب).
• مدفوع خارج الراتب: يستخدم هذا الخيار لبنود الاستحقاقات والاستقطاعات التي تصرف خارج الراتب من شاشة (صرف مستحقات الموظفين)، فإذا كانت طبيعة التعامل مع الاستحقاق أو الاستقطاع خارج الراتب يقوم المستخدم بتحديد هذا الخيار بإشارة (ü)، علماً بأنه لا نستطيع التأشير على هذا الخيار إلا عند إلغاء التأشير على الخيار يؤثر في حساب الصافي.
• يتأثر بأيام العمل: يستخدم هذا الخيار مع البنود التي سيعتمد احتسابها على أيام العمل الفعلية، كأن يتم تخفيض بدل المواصلات أو بدل التغذية بقدر عدد أيام غياب أو إجازة الموظف، أو إذا كان احتساب البند سيتأثر بتاريخ تعيين الموظف، فعلى سبيل المثال إذا التحق الموظف بالعمل لأول مرة بعد مرور عدة أيام على بداية الشهر يقوم النظام باحتساب بند الراتب الأساسي على أساس عدد الأيام من تاريخ التعيين نسبة وتناسب؛ بينما في بند قسط التأمين الاجتماعي لا نقوم بالتأشير على هذا الخيار إذا كنا سندفع القسط بالكامل.
• يدخل في تقييم الموظف: يستخدم هذا الخيار إذا كان البند الذي يتم ترميزه سيدخل ضمن البنود التي لها علاقة بتقييم الموظف فإذا تحقق فإن ذلك سيؤثر على تقييم الموظف كالغياب.
• يستثنى من بند صافي دخل الموظف: بند صافي الراتب يظهر فيه الفارق بين البنود التي نوعها (استحقاق) والبنود التي نوعها (استقطاع) و(تؤثر على صافي الراتب)، بينما صافي دخل الموظف يمكن للمستخدم استثناء بعض البنود بحيث لا تؤثر على هذا الصافي، فإذا كانت المنشأة تتعامل مع مثل هذا الصافي يتم ترميز بند محجوز لـ (صافي دخل الموظف) يتم فيه تجميع كل البنود الخاصة بالموظف التي تدخل في حساب صافي الراتب ماعدا البنود التي تم التأشير على هذا الخيار.
• يحتسب في تكلفة الموظف: يستخدم هذا الخيار للبنود التي تصرف للموظف ويستفيد منها الغير كمستحقات الدورات التدريبة التي يتم تنفيذها في معاهد ومراكز تدريب خارج المنشأة أو رسوم إقامة الموظفين الأجانب وغيرها من المستحقات، ويتم تفعيله كي تظهر تلك البنود في شاشة (التكاليف الإضافية) للموظفين في المدخلات.
• يدخل في احتساب الحد الأعلى للاستقطاعات من الراتب: عند التأشير على هذا الخيار في بند معين يدخل في احتساب الحد الأعلى للاستقطاعات الذي سبق تحديده في متغيرات نظام المرتبات والأجور، فترك النظام الحرية للمستخدم في اختيار بنود الاستقطاعات التي ستخضع للمراقبة بحيث لا تزيد عن الحد الأعلى السابق تحديده في متغيرات النظام، وتجدر الإشارة هنا إلى أن النظام عند التجاوز يستقطع جميع ما على الموظف من استقطاعات لكن يقوم بإثبات الفارق في جانب الاستحقاقات (مبالغ زائدة) على أن يقوم بتحويلها في الشهور التالية إلى البند (المبالغ المستردة).
• يؤثر في حساب الصافي: يستخدم هذا الخيار لبنود الاستحقاقات والاستقطاعات التي تظهر في كشف الراتب وتؤثر في احتساب صافي الراتب، فالبنود التي تؤثر في احتساب صافي الراتب يقوم المستخدم بتحديدها بإشارة (ü)، لا يمكن الجمع بين استخدام هذا الخيار وخيار البنود التي تدفع خارج الراتب، وهذا يعني أن البنود التي لا يتم تحديدها في هذا الخيار ولا في خيار مدفوع خارج الراتب ستظهر في كشف الراتب ولن يكون لها تأثير على صافي الراتب، وظهورها سيكون للاسترشاد بها في احتساب بعض البنود.
• حالة منع صرف البند: يستخدم هذا الخيار في حالة اشتراط بعض الشروط لصرف البند بحيث إذا توفرت بعض الشروط فإنها تمنع حصول الموظف على البند كأن يتم اعتماد مكافأة شهرية للموظف الذي لا يأخذ إجازة خلال الشهر فإذا أخذ الإجازة تسقط عليه هذه المكافأة، فإذا كان المستخدم يرغب بتحديد موانع لصرف البند يقوم بتحديد هذا الخيار بإشارة (ü)، وبناءً على هذا التحديد سيظهر تبويب في الجدول أسفل الشاشة باسم (بنود تمنع الصرف) يتم فيه تحديد البنود التي تمنع صرف البند.
• البند يخضع للائحة: يستخدم هذا الخيار في حالة ارتباط استخدام هذا البند بلائحة تنظم عملية تطبيقه، وسيترتب على تحديد الخيار بإشارة (ü) ظهور هذا البند واستخدامه في شاشة (ترميز اللائحة المالية).
• إظهار البند في الخدمة الذاتية: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بإظهار هذا البند في نظام الخدمة الذاتية والاطلاع عليه من قبل الموظف.
• تطبيق لائحة التقسيط للسلف: يظهر هذا الحقل عند تحديد خيار (سلف) في حقل (التصنيف)، فإذا تم استخدامه فهذا يعني أن عملية التقسيط ستخضع للائحة حسب استخدام شاشة (ترميز لائحة استقطاع السلف) في تهيئة النظام.
• يرحل مع قيد المرتبات: يستخدم هذا الخيار في حالة رغبة المستخدم ترحيل بنود ليس لها علاقة بصافي الراتب وترحيلها مع قيد الراتب كان يتم ترحيل نسبة المنشأة في التأمينات، ويلاحظ عند ترميز بنود من هذا النوع أن يتم ترميز الجانبين المدين والدائن، ففي مثالنا الحالي سيتم ترميز بند للتأمينات كمصروف (مدين) وبند آخر للتأمينات كمستحق تتحمله المنشأة لصالح جهة التأمين (دائن).
• مؤشر بند البصمة: يظهر هذا الخيار مفعل للبنود التي يتم التعامل معها في نظام البصمة وهي البنود التي تتأثر بموجب عمليات في نظام البصمة ويتم ترحيل قيمها إلى نظام الأجور آلياً بدون تدخل من المستخدم كبند الغياب الذي يتم احتساب قيمته في نظام البصمة.
• ترحيل البند حسب عملة النظام المحلية: يستخدم هذا الخيار للبنود التي يمكن أن يتم التعامل معها في نظام الموارد البشرية بأية عملة بينما عند الترحيل إلى النظام المحاسبي سيتم الترحيل بالعملة المحلية للنظام المحاسبي، ويترتب على هذا الاستخدام أنه عند الترحيل إلى النظام المحاسبي ستترحل المبالغ بالعملة المحلية وليس بعملة العملية التي تمت في نظام الموارد البشرية.
• إجباري استخدام الموظف الضامن: يستخدم هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستجبر المستخدم بإدخال الموظف الضامن عند التعامل مع هذا البند في العمليات.
• إنزال الأثر الرجعي في الصرف تحليلي حسب بنود الربط: عند التأشير على هذا الخيار سيتم إنزال الأثر الرجعي حسب بنود الراتب التي حصل لها تغير، وعند عدم التأشير عليه سينزل إجمالي الأثر الرجعي لمختلف البنود في البند المحجوز لذلك الغرض.
• حساب المخصص: يستخدم هذا الحقل للبنود التي يتم احتساب تكلفتها للموظفين -كمدفوع خارج الراتب- والتعامل معها كمخصصات لمستحقات إنهاء الخدمة؛ أو احتسابها للغير كتكاليف التدريب ورسوم إقامة الموظفين وغيرها من التكاليف، ويتم فيه اختيار الحساب الذي سيتأثر كدائن في شاشة (قيد مستحقات الموظفين) عند قيد تلك المستحقات وكمدين في شاشة (صرف مستحقات الموظفين) عند صرفها للمستفيد.

ثانياً: بيانات أخرى

تظهر في هذا التبويب بعض الخيارات التي لها استخدامات محددة على النحو التالي:

• تقريب المدفوع لأقرب فئة: يظهر هذا الحقل في حالة استخدام (مدفوع خارج الراتب)، ويستخدم عند رغبة المستخدم تقريب قيمة المدفوعات خارج الراتب إلى أقرب فئة نقدية، ففي حالة إدخال (10) سيتم تقريب قيمة البند إلى العشرات فإذا كان المبلغ المحتسب (523) أو (528) سيتم تقريبه إلى (520)، وفي حالة إدخال (100) سيتم التقريب إلى المئات.
• تحويل المبالغ المقربة للبند: يرتبط استخدام هذا الحقل بالحقل السابق (تقريب المدفوع لأقرب فئة)، ويتم فيه تحديد البند الذي سيضاف له الفوارق الناتجة عن عملية التقريب، كأن يتم إضافة هذه المبالغ إلى صندوق تكافلي خاص بالموظفين أو غيره، فإذا تم تقريب المبلغ (528) إلى (520) فإن الفارق (8) سيضاف إلى هذا البند.
• التقريب لمبالغ البنود المحتسب منها لأقرب: يظهر هذا الحقل في البنود التي من نوع نسبة أو يوم أو ساعة والغرض منها وضع قاعدة لتقريب المبالغ الخاصة بالبنود المحتسب منها.

ثالثاً: بنود الاحتساب

يستخدم هذا التبويب لتحديد آلية احتساب البند إذا كانت طريقة احتساب البند (نسبة) أو (يوم) أو (ساعة) حيث سيتم من خلاله تحديد بنود الاستحقاق والاستقطاع التي سيتم احتساب النسبة أو قيمة الساعة أو قيمة اليوم منها ، كأن يتم احتساب بدل التمثيل نسبة من الراتب الاساسي أو احتساب استقطاع (التقاعد) نسبة من الراتب الأساسي وبعض البدلات ، أو الاستحقاقات والاستقطاعات التي يتم التعامل معها باليوم والساعة ، فهذه البنود حددنا في البيانات الأساسية كيفة احتسابها وما إذا كان احتساب اليوم بيوم أو بيومين والساعة بساعة أو ساعتين أو أقل أو اكثر ، بينما في هذا التبويب سيتم تحديد البنود التي سيتم احتساب قيمة اليوم أو الساعة منها.

• رقم البند: يستخدم هذا العمود لتحديد البند الذي سيؤثر في احتساب البند، وقد يكون هذا البند بند استحقاق أو بند استقطاع وفي هذه الحالة يقوم بتخفيض الاستقطاع من الاستحقاق، فعلى سبيل المثال إذا قررت المنشأة منح موظفيها بدل مظهر وقررت أن تكون طريقة احتساب هذا البدل نسبة من الراتب الأساسي يخفض منه التأمين ففي هذه الحالة يتم في هذا التبويب تحديد كلاً من الراتب الأساسي والتأمين وهذا يعني أن بدل المظهر سيكون عبارة عن نسبة من الراتب الأساسي ناقص التأمين، وبمجرد تحديد البند تظهر بياناته في الحقول المخصصة لها.
• نسبة الاحتساب: يستخدم هذا العمود في حالة تحديد طريقة الاحتساب (نسبة) ويتم فيه تحديد نسبة الاحتساب من البند.
• نسبة التوزيع: يستخدم هذا العمود في حالة ترميز بنود تكون محجوزة للعلاوة السنوية في حقل (محجوز لـ) وفي حالة تحديد طريقة التوزيع (الوزن النسبي) ويتم فيه توزيع نسبة الاحتساب (الـ 100 %) على البنود التي سيتم الاحتساب منها.
• الفترة /السنة: تستخدم هذه الأعمدة في حالة رغبة المنشأة احتساب هذا البند من مستحقات فترة أو شهر محدد في سنة محددة ، فإذا تم تحديد شهر محدد وسنة محددة فإن النظام سيقوم باعتماد الاحتساب من قيمة البند التي كانت عليه في هذا الشهر والسنة حتى وان تغيرت تلك القيمة في الأشهر والفترات القادمة.
• القيمة الثابتة للبند: يستخدم هذا العمود في حالة رغبة المنشأة تحديد قيمة ثابتة تكون هي المعتمدة في احتساب البند بغض النظر عن القيمة المستحقة الحقيقية للموظف، فإذا تم تحديد قيمة محددة فإن النظام سيقوم باعتماد الاحتساب من هذه القيمة لجميع الموظفين بغض النظر عن القيمة الحقيقية للبند عند كل موظف.
• المعامل: يستخدم هذا العمود في حالة رغبة المنشأة التغيير في قيمة البند عند الاحتساب منه بحيث يتم إضافة قيمة الى قيمة البند أو خصم قيمة أو ضرب أو قسمة قيمة البند بقيمة محددة، وعلى سبيل المثال إذا افترضنا ان المنشأة ترغب باحتساب الغياب من الراتب الأساسي ولكن قبل الاحتساب يتم ضرب راتب الموظف الأساسي في (2) ومن الناتج يتم احتساب قسط اليوم.
• القيمة المضافة: يستخدم هذا الحقل في حالة استخدام عمود (المعامل) السابق، ويتم فيه إدخال القيمة التي سيتم إضافتها أو خصمها أو ضربها أو قسمتها على البند.

رابعاً: بنود تمنع الصرف

يظهر هذا التبويب في حالة استخدام خيار (حالة منع صرف الراتب) في البيانات الساسية ويستخدم لتحديد البنود التي تمنع الصرف، فإذا افترضنا أن المنشأة قررت منح موظفيها مكافأة شهرية واشترطت للحصول على هذه المكافأة أن الموظف إذا غاب خمسة أيام فسيحرم من المكافأة.

• رقم البند: يستخدم هذا العمود لتحديد البند مثل (الغياب) الذي سيمنع صرف البند الذي يتم ترميزه (المكافأة).
• من القيمة / إلى القيمة: تستخدم هذه الأعمدة لتحديد البيانات التفصيلية التي ستمنع الصرف، وفي مثالنا الحالي يمكن تحديد (1) في عمود (إلى قيمة) وتحديد (30) في عمود (إلى قيمة)، وهذا يعني أن الموظف إذا غاب يوم واحد فأكثر فلن يحصل على المكافأة، وينطبق هذا على باقي الحالات التي تراها المنشأة.

خامساً: إضافات المدفوع

يظهر هذا التبويب في حالة استخدام خيار (مدفوع خارج الراتب) في حالة البنود المتغيرة، ويستخدم إذا كانت المنشأة ترغب ربط صرف بدل أو أكثر بصرف البدل الذي يتم ترميزه، كأن يتم ربط صرف بدل اقامة ومصاريف فندقية في حالة صرف بدل السفر، بمعنى أنه في حالة صرف بدل سفر سيتم صرف بدل اقامة سيتم تحديدها كقيمة أو كنسبة بحسب طريقة احتساب البند في العمود المخصص لها.

سادساً: خصميات المدفوع

يظهر هذا التبويب في حالة استخدام خيار (مدفوع خارج الراتب) في حالة البنود المتغيرة ، ويستخدم عندما يكون هذا البدل خاضع لاستقطاع، كأن يتم خصم ضريبة على صرف المكافأة أو خصم مبلغ لصالح جمعية أو منظمة في حالة صرف اكرامية للموظف، بمعنى أنه في حالة صرف المكافأة سيتم خصم ضريبة وعند صرف اكرامية سيتم خصم مبلغ لصالح تلك المنظمة، وسيتم تحديدها كقيمة أو كنسبة بحسب طريقة احتساب البند في العمود المخصص لها.

• يحتسب من المدفوع: يستخدم هذا الخيار إذا كان المدفوع أو الخصم سيتم احتسابه من نفس البند سواءً كانت قيمة أو نسبة كأن يتم خصم ضريبة تخصم من قيمة نفس البند على عكس باقي البنود التي يتم احتساب قيمتها من بنود أخرى.
• احتساب نسبة الضريبة من آخر شريحة للموظف: هذا الخيار خاص ببند ضريبة المرتبات والأجور حيث يتم بموجبه ضرب المبلغ في نسبة آخر شريحة تم تطبيقها على المبلغ الخاضع للضريبة، على اعتبار أن الموظف يستفيد من حد الإعفاء وتصاعد الشرائح عند احتساب الراتب نهاية الشهر.

سابعاً: صلاحية البنود

يستخدم هذا التبويب لمنح المستخدمين صلاحية استخدام البند ، وبموجب هذه الصلاحية يستطيع المستخدم التعامل مع هذا البند في مختلف الشاشات، أما المستخدم الذي لن يمنح صلاحية البند فلن يكون باستطاعته التعامل مه البند.

ثامناً: ربط بنود الأثر الرجعي

يظهر هذا التبويب عند تحديد خيار (مدفوع باثر رجعي) في حقل (محجوز لــ) ويستخدم لتحديد البند الذي سيصب فيه قيمة الأثر الرجعي وهي الاستحقاقات التي تصرف لمرة واحدة، فعندما يتم صرف استحقاقات للموظفين بأثر رجعي عن فترة سابقة يتم تحديد البنود التي سيتم صرفها بأثر رجعي والبنود التي ستضاف لها، فعلى سبيل المثال إذا كانت المنشأة ترغب بصرف مستحقات بدل سكن وبدل غذاء عن فترة سابقة سيقوم المستخدم بترميز هذا البند وإدخال البيانات اللازمة في هذا التبويب المتمثلة بيانات بند الاستحقاق الذي ستظهر فيه قيمة الأثر الرجعي (رقم بند الصرف) لمستحقات السنة الحالية وبيانات (بند السنوات السابقة) لمستحقات الأثر الرجعي الخاصة بسنوات سابقة إن وجدت.

تاسعاً: ربط الحساب بالدليل الفرعي

يظهر هذا التبويب في حالة استخدام خيار (على مستوى مراكز التكلفة / المشروع / النشاط/ الفرع) في حقل (مستوى حساب البند)، ويستخدم لتحديد الحساب ومراكز التكلفة أو المشاريع أو الأنشطة التي ستتأثر بعمليات البند عند الترحيل أو الفرع الذي سيظهر فيه هذا لبند، ويفترض أن تكون هذه المراكز والمشاريع والأنشطة هي نفسها المراكز والمشاريع والأنشطة المرتبطة بالموظفين في شاشة بيانات الموظفين.

• الاستيراد من اكسل: يستطيع المستخدم استيراد الحسابات مع مراكز التكلفة والمشاريع والأنشطة من ملف اكسل من خلال زر (استيراد من ملف اكسل)، وتتم عملية الاستيراد بنفس خطوات استخدام الاستيراد من اكسل التي تم شرحها في شاشات سابقة.

عاشراً: البنود المؤثرة

يظهر هذا التبويب في حالة استخدام خيار (مبلغ) في حقل طريقة الاحتساب، ويستخدم عند ترميز البنود التي تتأثر ببعض الإجراءات سواءً المرتبطة بالبنود المتغيرة أو بالإجازات، فبعض البنود كالحافز أو بدل تغذية تمنح للموظف تتأثر بغياب أو الموظف أو بمنحه إجازة فإذا غاب الموظف أو مُنح إجازة سيتم الخصم من راتبه بمقدار مدة غيابه أو إجازته، فإذا افترضنا أن راتب الموظف (30000) وغاب أربعة أيام سيتم خصم (4000).

• نوع الوثيقة: يستخدم هذا العمود لتحديد نوع الوثيقة التي ستؤثر على احتساب البند:
• إسناد وتعديل البنود المتغيرة: يتم تحديد هذا النوع إذا كان البند سيتأثر ببند أو ببنود متغيرة.
• منح إجازة: يتم تحديد هذا النوع إذا كان البند سيتأثر بنوع / أنواع الإجازات.
• إجازة رسمية: يتم تحديد أيام الإجازات الرسمية المدخلة في شاشة الإجازات الرسمية والمؤثرة على البند.
• رقم / اسم البند: تستخد هذه الأعمدة لتحديد البند أو البنود المتغيرة أو لتحديد نوع أو أنواع الإجازات التي ستؤثر على احتساب البند الذي يتم ترميزه.

حادي عشر: شروط بند الإنتاج

يظهر هذا التبويب عند اختيار التصنيف (يعتمد على نظام الإنتاج) وهو خاص ببيانات الإنتاج من نظام المنشآت الصناعية حيث تتحكم كمية الإنتاج المسلم بمبلغ هذا البند وفقاً لمعيار الكمية أو وقت التشغيل.

• حفظ: يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المتاحة.