مراجعة الوثائق

الاستخدام

تظهر هذه الشاشة عند تفعيل متغير(استخدام نظام مراجعة الوثائق) في شاشة المتغيرات العامة في التهيئة العامة للنظام، وتستخدم للقيام بمراجعة الوثائق والعمليات المدخلة من قبل المستخدمين، المراجعة تعتبر المرحلة الأخيرة ليكون المستند جاهز للترحيل، جرت العادة أن يقوم بمهمة المراجعة موظف خاص يسمى مراجع داخلي ليقوم بمطابقة المستند الآلي أو مطابقة المستند الآلي مع الوثائق المؤيدة له.

مع العلم أن هذه الشاشة خاصة بمراجعة كل أنواع الوثائق، وفي شاشات العمليات يوجد زر خاص بمراجعة وثائق كل شاشة على حدة.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة مباشرة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• رقم الفرع: يظهر في هذا الحقل الفرع الذي سيتم مراجعة وثائقه ويمكن اختيار (كلي) لاختيار كل الفروع.
• رقم النظام: يستخدم هذا الحقل لتحديد النظام الذي سيتم مراجعة وثائقه.
• النوع: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع الوثيقة التي سيتم مراجعتها مثل قيد يومية أو سند صرف .
• نوع الوثيقة: تظهر خيارات مختلفة باختلاف النوع الذي يتم اختياره أعلاه.
• من تاريخ / إلى تاريخ: يستخدم هذين الحقلين لإدخال الفترة الزمنية للوثائق المراد مراجعتها.
• من سند رقم / إلى: يستخدم هذين الحقلين لتحديد مجال أرقام الوثائق المراد مراجعتها.
• الحالة: يستخدم هذا الحقل لاستعراض المستندات التي لم تراجع والمستندات غير المطابقة لتظهر في البيانات التفصيلية.
• رقم المخزن: يظهر هذا الحقل عندما يتم تحديد النظام المتعلق بالمخزون والمشتريات والمبيعات.. إلخ ليتم اختيار المخزن المراد مراجعة عملياته مما يسهل عملية الفرز والمراجعة، كما يمكن اختيار (كلي) لتظهر كل المخازن.
• مركز التكلفة: يظهر هذا الحقل لاختيار مركز التكلفة المناسب لاستعراض عملياته ليتم مراجعتها، كما يمكن اختيار (كلي) لتظهر كل المراكز.
• الترتيب حسب: يستخدم هذا الحقل لترتيب البيانات التي ستظهر في البيانات التفصيلية ويوجد خياران حسب التاريخ وحسب رقم المستند.

يتم النقر على (عرض التفاصيل) لتظهر البيانات التفصيلية بناءً على الخيارات أعلاه وتختلف الأعمدة التي تظهر باختلاف الخيارات المختارة ليتم بعد ذلك تحديد الخيارات (روجع – غير مطابق – لم يراجع).

• حفظ: بعد الانتهاء من إدخال البيانات يتم الحفظ.

تلميح: نود الإحاطة بأنه يوجد تقرير لاستعراض ما يتعلق بالمراجعة وهو تقارير السندات المرحلة وغير المرحلة يوجد خيار يتم التأشير عليه ومن ثم الضغط على زر الطباعة.