الاستخدام
تستخدم شاشة الترحيل بغرض التأثير المحاسبي النهائي على دفتر الأستاذ العام، فإذا تمت عملية الترحيل لمستند ما فإننا لا نستطيع تعديل أو حذف هذا المستند، والترحيل عملية ضرورية ومهمة لاستكمال عملية الاقفال الشهري للنظام وهذا يعني رفض النظام للاقفال في حالة وجود مستندات غير مرحلة.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة مباشرة على النحو التالي:
- رقم النظام: يستخدم هذا الحقل لتحديد النظام المراد ترحيل عملياته على سبيل المثال نظام الأستاذ العام.
- نوع الوثيقة: يستخدم هذا الحقل لتحديد المستند المراد ترحيله على سبيل المثال قيود اليومية أو سند الصرف إلخ، وتختلف الحقول التي تظهر حسب الوثيقة التي سيتم ترحيلها.
- رقم الفرع: يستخدم لتحديد الفرع الذي سيتم ترحيل عملياته كما يمكن اختيار (كلي) ليتم ترحيل كل عمليات الفروع.
- طريقة الترحيل: تظهر عدة خيارات تفاصيلها على النحو التالي:
- يوم: عند تحديد هذا الخيار يعني ترحيل عمليات يوم معين من خلال تسجيل التاريخ في الحقل المخصص للتاريخ لترحيل عمليات ذلك التاريخ.
- فترة: عند تحديد هذا الخيار يظهر حقلين من تاريخ الى تاريخ لترحيل عمليات فترة معينة.
- رقم الوثيقة: عند تحديد هذا الخيار يظهر حقلين من رقم الى رقم لترحيل عمليات معينة تبدأ من رقم وتنتهي برقم معين.
- اختيار: عند تحديد هذا الخيار تظهر العمليات في الجانب المقابل لاختيار العمليات التي سيتم ترحيلها مع إمكانية استعراضها بالنقر على السهم المقابل كما يمكن استعراضها بالنقر على زر الفارة الأيمن (عرض التفاصيل).
كما يظهر عند تحديد هذا الخيار طريقة الترتيب للبيانات، ويوجد خياران حسب رقم المستند وحسب التاريخ ليقوم المستخدم باختيار الخيار المناسب.
- تاريخ الترحيل: يظهر هذا الحقل تاريخ اليوم الذي تمت فيه عملية الترحيل.
- رقم المستخدم: يستخدم لتحديد المستخدم المراد ترحيل عملياته كما يمكن اختيار (كلي) ليتم ترحيل كل عمليات المستخدمين.
- ترحيل: بعد اختيار الخيار المناسب (يوم – فترة – رقم الوثيقة – اختيار) يتم النقر على زر الترحيل أعلى الشاشة ليقوم النظام بترحيلها الى دفتر الأستاذ العام، وبهذا الشكل تكون عملية الترحيل تمت بنجاح، ويظهر في شاشة المستند الذي تم ترحيله خيار مرحل مؤشر تلقائياً ويمكن البحث عن العمليات المرحلة من خلاله.