إدارة الشيكات صرف

الاستخدام

تستخدم الشاشة لرقابة ومتابعة وحصر شيكات الصرف التي هي تحت التحصيل خلال فترة معينة.

ملاحظة: تعتبر الشاشة ذات تأثير مالي كون اسم الشاشة مميز باللون الوردي والأحمر.

طريقة استخدام الشاشة

يجب ترحيل سند الصرف أولاً من شاشة سندات الصرف ثم استدعائه في هذه الشاشة باستخدام مجموعة الحقول للفلترة وضغط زر التنفيذ، ثم النقر على زر تعديل أو (F2):

أولاً: البيانات الرئيسية

يتم استخدام الحقول التي تظهر أعلى الشاشة بغرض فلترة الشيكات وعرضها في البيانات التفصيلية.

• الوحدة المالية: يظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم مع إمكانية تغييرها حسب صلاحية المستخدم.
• العملة: يستخدم الحقل لفلترة الشيكات المرحلة عن طريق عملة الشيك.
• حالة الاستحقاق: يستخدم هذا الحقل لفلترة الشيكات حسب آخر حالة لها سواءً كانت (تحت التحصيل-مستحق-مرتجع-مؤجل-ملغي) وسيتم شرحهم تفصيلاً في البيانات التفصيلية.
• طريقة ترحيل الشيك: يستخدم لفلترة الشيكات حسب طريقة الترحيل إما تاريخ استحقاق أو توسيط أوراق الصرف.
• نوع الوثيقة: يظهر حقل نوع الوثيقة كمعلومة مرجعية ثابتة لا يمكن تغييرها وهي سندات الصرف حيث أن سندات الصرف هي ما يتم ترحيل الشيكات منها إلى شاشة إدارة الشيكات-صرف.
• من/ إلى البنك، من/ إلى حساب، من/ إلى رقم شيك، من/ إلى تاريخ استحقاق، من/ إلى سند رقم: يتم استخدامه لفلترة الشيكات المرحلة في مدى البنوك المحدد بالتسلسل والخاص بوثائق الشيكات.
• من/ إلى تاريخ الوثيقة المرجعية: يتم استخدامه للفلترة بالتواريخ التي تخص الوثيقة بالسند -من شاشة سندات الصرف-سواء في مدى واحد من الحقول المذكورة أو متعدد، فمن الممكن الفلترة بمدى تواريخ محدد بداخل بنك محدد أو عدة بنوك وهكذا.
• من/ إلى رقم البنك في السند: يتم استخدامه لفلترة الشيكات حسب البنك المستخدم في سند الصرف ويختلف عن الفلترة الأولى التي تخص أنواع البنوك “من وإلى البنك” حيث أن الأولى تشمل كل البنوك حتى بعد تعديل البنك في الشاشة، أما هنا فقط يتم الفلترة بالبنك الذي تم إدخاله من البداية في السند سواء بنك فعلي أو وسيط.
• زر تنفيذ: يستخدم هذا الزر بغرض إنزال البيانات حسب المحدد في البيانات الرئيسية حيث تظهر الشيكات مرتبة حسب تاريخ العملية، ويمكن إعادة ترتيبها من الشريط الأدوات أعلى الشاشة وتحديد الترتيب تصاعدي أم تنازلي من تبويب “الحقل“.

ثانياً: البيانات التفصيلية

تستخدم حقول البيانات التفصيلية لتحديث حالة الشيك.

• رقم الوثيقة: يعرض النظام آلياً رقم جديد مع كل شيك تم ترحيله، حتى لو تم ترحيل شيكات متعددة بسند صرف واحد، يأخذ كل شيك رقم وثيقة منفرد كحركة منفردة، كذلك إذا تم تغيير حالة الشيك لحركة جديدة ذات تأثير مالي مختلف يتم تسجيلها في رقم وثيقة جديد.
• تاريخ العملية: يعكس آلياً تاريخ إدخال الشيك في سند الصرف.
• رقم الشيك: يعكس آلياً رقم الشيك المحدد في سند الصرف.
• حالة الاستحقاق: يتم اختيار الإجراء المناسب للشيك حسب حالته كما يلي:

ملاحظة: تتأثر القيود في الحالات الآتية حسب متغير “تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف” بالنسبة للطرف المدفوع له مثل “الموردين”، وكذلك يتأثر طرف الترحيل إلى البنك حسب ضبط متغير طريقة الترحيل للبنك واختيار طريقة الترحيل، على سبيل المثال:

المتغير أو الاختيار المؤثر في العملية	نعم	لا
تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف “الطرف المدين في سند الصرف”	حـ/ موردين	حـ/ أوراق دفع “صرف”
طريقة الترحيل للشيكات (تاريخ استحقاق) ” الطرف الدائن في سند الصرف”	حـ/ بنك
طريقة الترحيل للشيكات (توسيط أوراق) ” الطرف الدائن في سند الصرف”	حـ/ أوراق دفع “صرف”

وبناءً على الجدول السابق يتم عكس القيود بالحسابات المتأثرة بالحركة المالية عند تنفيذ العملية بالبنك وتحصيل أرصدة الشيكات بصورة فعلية.

كما يجب مراعاة ضبط متغير “استخدام البنوك الوسيطة في حالة تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف” حسب رغبة المستخدم سواءً كان إجبارياً، اختيارياً أو غير مستخدم.

• تحت التحصيل:الشيك مازال تحت التحصيل ولم يستحق بعد سواءً كانت طريقة ترحيل الشيك (بتاريخ الاستحقاق أو توسيط أوراق الصرف).
• مستحق: يتم تحديد هذا الخيار عندما يكون الشيك قد تم تنفيذه من قبل البنك، وتختلف المعالجة المحاسبية حسب طريقة ترحيل الشيك (بتاريخ الاستحقاق أو توسيط أوراق الصرف)، كما تختلف المعالجة المحاسبية أيضاً طبقاً لضبط تفعيل/عدم تفعيل متغير “تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف”.

الحالة الأولى تفعيل متغير “تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف”

• أولاً بتاريخ الاستحقاق: إذا كانت طريقة الترحيل بتاريخ الاستحقاق فإن النظام يولد قيد الإثبات في سند الصرف فقط ولا يتولد قيد من شاشة “إدارة الشيكات صرف” وهو كما يلي:

• في سند الصرف:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
Xx		من حـ/ المورد	بتاريخ استحقاق الشيك
	xx	إلى حـ/ البنك الفعلي
		*حالة تفعيل متغير تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف

• في إدارة الشيكات -صرف:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
لا يوجد قيد – فقط متابعة إدارية لحالة استحقاق الشيك.

• ثانياً توسيط أوراق الصرف: بموجب ذلك يولد النظام القيود المحاسبية التالية:
  • استحقاق شيكات الصرف: مع توسيط أوراق الصرف فقط بدون استخدام بنك وسيط يقوم النظام بتوليد قيد يتم فيه التأثير على البنك الفعلي وأوراق الصرف على النحو التالي:
    • القيد الذي يتكون في شاشة سندات الصرف:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
Xx		من حـ/ المورد	بتاريخ استحقاق الشيك
	xx	إلى حـ/ أوراق الدفع ” الصرف”
		*حالة تفعيل متغير تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف

ثم يتم عكس رصيد أوراق الدفع “الصرف” عند تغيير حالة استحقاق الشيك إلى “مستحق” من شاشة “إدارة الشيكات -صرف” لتخفيض رصيد البنك الفعلي كالآتي:

• القيد الذي يتكون في شاشة إدارة الشيكات –صرف.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
Xx		من حـ/ أوراق الدفع “الصرف”	بتاريخ استحقاق الشيك
	Xx	إلى حـ/ البنك الفعلي
		*حالة تفعيل متغير تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف

الحالة الثانية عدم تفعيل متغير “تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف”

• أولاً بتاريخ الاستحقاق: إذا كانت طريقة الترحيل بتاريخ الاستحقاق فإن النظام يولد قيد الإثبات في سند الصرف فقط ولا يتولد قيد من شاشة “إدارة الشيكات صرف” وهو كما يلي:

• في سند الصرف:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
Xx		من حـ/ المورد	بتاريخ استحقاق الشيك
	xx	إلى حـ/ البنك الفعلي

• في إدارة الشيكات -صرف:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
لا يوجد قيد – فقط متابعة إدارية لحالة استحقاق الشيك.

• ثانياً توسيط أوراق الصرف: بموجب ذلك يولد النظام القيود المحاسبية التالية:
• استحقاق شيكات الصرف: مع توسيط أوراق الصرف فقط بدون استخدام بنك وسيط يقوم النظام بتوليد قيد يتم فيه التأثير على البنك الفعلي وأوراق الصرف على النحو التالي:
  • القيد الذي يتكون في شاشة سندات الصرف:

مدين	دائن	البيان	التاريخ
Xx		من حـ/ أوراق الدفع “الصرف”	بتاريخ استحقاق الشيك
	xx	إلى حـ/ البنك الوسيط
		*حالة عدم تفعيل متغير تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف

ثم يتم عكس القيد الأول لغلق أرصدة الحسابات الوسيطة، وذلك عند تغيير حالة استحقاق الشيك إلى “مستحق” من شاشة “إدارة الشيكات -صرف” لتخفيض رصيد البنك الفعلي كالآتي:

• القيد الذي يتكون في شاشة إدارة الشيكات –صرف، وهو قيد مزدوج الأطراف.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
Xx		من حـ/ المورد	بتاريخ استحقاق الشيك
Xx		من حـ/ البنك الوسيط
	Xx	إلى حـ/ البنك الفعلي
	Xx	إلى حـ/ أوراق الدفع “الصرف”
		*حالة عدم تفعيل متغير تأثير شيكات الصرف على حسابات الصرف

ملاحظة: يتم استخدام حـ/ أوراق الصرف في حالة كان قد تم تعريف وربط الحساب وأوراق الصرف في شاشة بيانات البنوك بالبنك المختار في سند الصرف، أو من خلال شاشة الحسابات الوسيطة في المدخلات العامة بالإعدادات العامة للنظام.

• مرتجع: عند استخدام هذا الخيار يحذف النظام قيد سند الشيك المثبت بموجب سند الصرف ولا تظهر هذه الطريقة إذا كانت طريقة ترحيل الشيك (تاريخ الاستحقاق).
• مؤجل: عند استخدام هذا الخيار يعمل النظام على تأجيل استحقاق الشيك إلى تاريخ استحقاق آخر عن طريق تعديل تاريخ الاستحقاق السابق الذي يظهر في عمود تاريخ الشيك، ولا تظهر هذه الطريقة إذا كانت طريقة ترحيل الشيك (تاريخ الاستحقاق).
• ملغي: عند استخدام هذا الخيار يعكس النظام قيد سند الشيك المثبت بموجب سند الصرف، سواءً كانت طريقة ترحيل الشيك “”تاريخ استحقاق” أو “توسيط أوراق”.
• البيان: يظهر تلقائياً البيان الخاص بسند الصرف مع إمكانية التعديل عليه حسب صلاحية المستخدم.
• تاريخ الشيك-رقم/ اسم البنك-الحساب في البنك: تظهر البيانات بالحقول السابقة من واقع سند الصرف.
• رقم/ اسم الحساب-الحساب التحليلي-العملة-المبلغ-المبلغ الأجنبي: تظهر البيانات بالحقول السابقة من واقع سند الصرف.
• تاريخ التوقيع: يظهر تاريخ التوقيع آلياً من واقع تاريخ توقيع الشيكات بشاشة “سندات الصرف”.
• رقم الوثيقة المرجعية-نوع الوثيقة-تاريخ الشيك بالوثيقة: تظهر البيانات بالحقول السابقة من واقع سند الصرف.
• زر الانتقال لسند الصرف: عند الضغط على الزر يتم بالانتقال إلى سند الصرف المصدر للشيك الحالي.
• رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تدوين رقم مرجع الوثيقة مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إصدار العملية أو التي يستفاد منها في عملية البحث.
• حقول الأدلة الفرعية: تستخدم الأعمدة التالية في اختيار الأدلة الفرعية وربطها بالشيكات على مستوى كل دليل مثل رقم المركز أو رقم المشروع أو رقم النشاط أو غيرها من الأدلة الفرعية، وتستخدم حسب طريقة التعامل معها (اختياري/إجباري)، بالإضافة لتحديد طريقة ترحيل الأدلة الفرعية من متغير “طريقة ترحيل (الدليل الفرعي)” وما إذا كانت ترحيل الأدلة التي تتبع حسابات الأرباح والخسائر أم ترحيل الكل أم غير مستخدم، وذلك حسب ما تم تحديده في المتغيرات العامة للنظام، مع ملاحظة أنه يمكن التحكم بعدد الأدلة الفرعية من متغير “عدد الأدلة الفرعية” بالمتغيرات العامة بالنظام.
• الرقم اليدوي: يستخدم هذا الحقل في إدخال الرقم اليدوي المقابل للرقم الآلي وذلك في حالة التعامل مع مستندات يدوية بالإضافة إلى مستندات النظام.
• الحقول الإضافية: تظهر أعمدة الحقول الإضافية حسب ما تم تحديده في متغيرات الأستاذ العام متغير “عدد الحقول الإضافية في العمليات تحليلي” من أجل إضافة أي بيانات أخرى على السند، بحد أقصى خمسة حقول، ومتاح تغيير أسماء تلك الحقول من قائمة العمليات ثم اختيار تعديل النصوص.
• رقم/ اسم البنك في الوثيقة-الوحدة المالية-رقم /اسم المندوب والمحصل: تظهر البيانات بالحقول السابقة من واقع سند الصرف.
• زر محفوظات الشيك: يقصد بمحفوظات الشيك السجل التاريخي للحركات والتعديلات على الشيك والمستخدم المدخل وتاريخ عمل التعديل.
• حفظ: يتم حفظ البيانات عن طريق الضغط حفظ أو زر(F12).