الاستخدام
تستخدم هذه الشاشة في مطابقة حسابات البنوك من أرصدة سجلات النظام، مع واقع الكشوفات التي تصدرها البنوك التي تتعامل معها المنشأة.
طريقة استخدام الشاشة
يتم ضغط زر إضافة سجل أو زر(F6) لبدء عمل وثيقة جديدة.
أولاً: البيانات الرئيسية
- السنة: يعرض النظام السنة المالية آلياً بمجرد النقر على زر إضافة، ويتيح الاستعلام عن سنوات سابقة بالنقر على استعلام في شريط المهام أو بالضغط على زر F7 ثم تحديد السنة المطلوبة، ثم الضغط على زر تنفيذ الاستعلام F8.
- الوحدة المالية: تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها مطابقة البنوك مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صلاحيات العمل على أكثر من وحدة مالية.
- نوع الوثيقة الفرعي: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع سند مطابقة البنوك، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر عند ضغط زر F9، وهي الأنواع التي تم ترميزها في أنواع وثائق عمليات النظام في تهيئة نظام الأستاذ العام.
- رقم الوثيقة: يظهر في هذا الحقل رقم تسلسل وثيقة المطابقة البنكية، ويتم إعداد تسلسل رقم الوثيقة من شاشة تهيئة تسلسل العمليات ومقدار الزيادة في التسلسل وبدايته والتحكم بما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أم لا يمكن تعديله أم إدخال يدوي.
- تاريخ الوثيقة: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ سند المطابقة البنكية، ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم في شاشة “متغيرات الأستاذ العام” من تبويب متغيرات أخرى “طريقة عرض تاريخ الوثيقة” وما إذا كان التاريخ “آلي يمكن تعديله أو آلي لا يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي”.
ملاحظة: يمكن تخصيص صلاحية التعديل على الحقل على مستوى المستخدمين، بمنحهم صلاحية التعديل من شاشة صلاحيات العمليات متغير “السماح بتعديل تاريخ الوثيقة”.
- من تاريخ -إلى تاريخ: يتم في هذين الحقليين تحديد تاريخ بداية فترة المطابقة وتاريخ نهاية فترة المطابقة حيث يتم إنزال حركات البنك سواءً شيكات القبض من سندات القبض أو شيكات الصرف من أوراق الدفع.
- البنك: يتم في هذا الحقل تحديد البنك الذي نريد مطابقة عملياته من واقع سجلات عمليات النظام في المنشأة مع العمليات من واقع كشوفات حساب البنك المصدر، ويتم ذلك من خلال النقر على زر (F9) تظهر قائمة بالبنوك ليتم تحديد البنك المطلوب.
- العملة: تظهر في الحقل بعد النقر على زر (F9) العملات التي يتعامل بها البنك ليتم تحديد العملة التي يتعامل بها البنك والمراد عمل مطابقة كشف الحساب الخاص بها.
- البيان: يتم في هذا الحقل إدخال البيان والشرح الخاص بعملية المطابقة، كما يمكن اختيار البيان من القائمة التي تظهر بواسطة (F9) وهو البيان الذي تم ترميزه في شاشة “ترميز البيان والمرجع” في عمليات الإعدادات العامة.
- ح. التحليل الفرعي: يستخدم هذا الحقل لإدخال الحسابات التحليلية الفرعية، وهي حسابات فرعية للحسابات التحليلية للبنوك، ويتم ترميز الحسابات التحليلية الفرعي في شاشة “بيانات البنوك” في تبويب العملات من عمود الحساب في البنك.
- رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تدوين رقم مرجع الوثيقة مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إصدار العملية أو التي يستفاد منها في عملية البحث، كما يمكن تحديد المرجع من قائمة المراجع التي تظهر من خلال النقر على زر (F9)، وهو المرجع الذي تم ترميزه في شاشة “ترميز البيان والمرجع” في عمليات الإعدادات العامة.
- زر استيراد ملف المطابقة المرسل/المُستخرج من البنك: يتم من خلال هذا الحقل استيراد ملف كشف حساب البنك إلى الشاشة من أجل المطابقة حيث يقوم النظام من خلال هذا المؤشر بفتح شاشة مسار يتم من خلالها تحديد مسار ملف الإكسيل الخاصة بكشف الحساب المرسل من البنك، ويتم إنزال سجلات البنك ومعها سجلات النظام مباشرة بعد عملية الاستيراد، على أن يتم مراعاة نفس الترتيب للحقول سواءً في اللغات المكتوبة من اليمين إلى اليسار مثل العربية، أو اللغات المكتوبة من اليسار إلى اليمين مثل الإنجليزية.
- مطابقة آلية: يتم النقر على هذا الزر من أجل التأشير الآلي من النظام بالمطابقة من خلال مطابقة المبالغ وأرقام الشيكات بين الكشفين بعد استيراد كشف البنك من الإكسيل.
- مطابقة برقم الشيك/ الإشعار/ رقم المرجع: يتم استخدامها في تسهيل عملية المطابقة الآلية.
- مطابق: يتم النقر على مؤشر (مطابق) في الكشفين من أجل اعتبار هذه العمليات متطابقة في الكشفين.
- الغير مطابق: يظل مؤشر العمليات الغير مطابقة بدون إشارة (صح) ليتم إنزالها في تسوية البنوك من الكشفين مدين ودائن.
- العرض حسب: تستخدم في عمليات البحث وتنفيذ الاستعلامات عن السندات سواءً المطابقة أو غير المطابقة أو تحديد الكل.
ثانياً: البيانات التفصيلية
يتم ملء جميع حقول البيانات التفصيلية آلياً إذا تمت عملية المطابقة سواءً يدوياً أو آلياً كما تم التوضيح سابقاً.
ثالثاً: الحقول الإضافية
تظهر في هذا التبويب مجموعة من الحقول الإضافية التي يمكن تغيير تسميتها حسب الحاجة لنوع البيانات الإضافية المطلوبة في شاشة مطابقة البنوك من إدارة النظام شاشة “تعديل النصوص” كما يمكن النقر على خيار تعديل النصوص في قائمة العمليات من الشريط أعلى الشاشة.
- الحفظ: يتم حفظ البيانات عن طريق الضغط حفظ أو زر (F12).
ملاحظة: قد تحتاج الوثيقة إلى اعتماد قبل إنزالها في شاشة تسوية البنوك إذا كانت المنشأة تستعمل اعتماد الوثيقة، ويمكن التحكم بتلك الخاصية من مؤشر (استخدام اعتماد للوثيقة) من شاشة أنواع وثائق النظام في إدارة النظام، ثم يتم اعتماد الوثيقة من قائمة عمليات الشاشة.
قائمة عمليات الشاشة
- الاعتمادات: تظهر فقط في حالة تأشير المستخدم على (استخدام اعتماد للوثيقة) من شاشة أنواع وثائق النظام في إدارة النظام، فإذا تم استخدام هذا النوع في العملية فإنه بمجرد النقر على زر “الاعتمادات” في قائمة العمليات تظهر شاشة أخرى تتضمن خيارات الاعتماد حسب تهيئة مستويات الاعتماد من شاشة تهيئة اعتماد الوثائق من المدخلات العامة للنظام من خلالها يتم اتخاذ الإجراء المناسب.
- طلب جديد: يعبر عن حالة الوثيقة قبل عملية الاعتماد.
- رفض: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رفض الوثيقة رفضاً نهائياً وبالتالي لا يمكن التعامل معه.
- إرجاع: يتم تحديد هذا الخيار في حالة إعادة الوثيقة إلى المستوى السابق بغرض استيفاء بعض الإجراءات.
- اعتماد: يتم تحديد هذا الخيار في حالة الموافقة على اعتماد وثيقة مطابقة البنوك، ويترتب على ذلك إمكانية إنزال الوثيقة في شاشة تسويات البنوك.
- بيان الاعتماد: يدون في هذا الحقل البيان التوضيحي للإجراء الذي تم.
- التعليق: تعتبر عملية التعليق وسيلة حفظ الوثائق غير المكتملة والتي قد تكون لسبب عدم تسجيل جميع الحركات البنكية بالنظام بعد، أو نقص وثائق، ويمكن حفظ الوثيقة بينما لا يمكن إنزالها في شاشة تسويات البنوك إلا بعد إنهاء حالة التعليق، مع العلم أنه لا يمكن تعليق الوثيقة إلا إذا كانت في حالة إضافة أو تعديل.
- إلغاء الوثائق: تعتبر عملية إلغاء الوثائق نهائية ولا يمكن التراجع عنها بعد حفظها ويوقف النظام جميع التأثيرات المرتبطة بالوثيقة واعتبارها غير موجودة مع حجز الرقم في النظام مما يساعد على إصدار التقارير عن الوثائق الملغاة ويحدد المستخدم هذا الخيار غالباً عندما يتم إدخال الوثيقة الملغية يدوياً أو أن مقدم الطلب تراجع عن العملية بعد إدخالها وتعتبر بديل عن عملية الحذف.
- متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة وكذلك الصلاحيات للمستخدم الحالي.