تسويات البنوك

الاستخدام

تستخدم الشاشة لإجراء تسوية بين رصيد حساب البنك من واقع أرصدة سجلات النظام وبين الرصيد من واقع كشف الحساب الصادر من البنك، ولابد من تسجيل وثيقة المطابقة لإنزال البيانات منها في شاشة تسويات البنوك، وذلك لمعالجة الفارق إن وجد في شاشة مطابقة البنوك، ثم يليها إنزال بيانات المبلغ الفارق إلى شاشة قيد اليومية.

طريقة استخدام الشاشة

يتم ضغط زر إضافة سجل أو زر(F6) لبدء عمل وثيقة جديدة، ثم يتم الإنزال الوثيقة من شاشة مطابقة البنوك، لاستكمال تسوية الحركات الغير مطابقة، ثم يتم الإنزال لقيد اليومية بعد اعتماد الوثيقة – وذلك في حالة استخدام اعتماد الوثائق – ثم حفظ الوثيقة.

أولاً: البيانات الرئيسية

• السنة: يعرض النظام السنة المالية آلياً بمجرد النقر على زر إضافة، ويتيح الاستعلام عن سنوات سابقة بالنقر على استعلام في شريط المهام أو بالضغط على زر F7 ثم تحديد السنة المطلوبة، ثم الضغط على زر تنفيذ الاستعلام F8.
• الوحدة المالية: يظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها إجراء التسوية البنكية مع إمكانية اختيار فرع آخر/ وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صلاحيات العمل على أكثر من فرع/ وحدة مالية أخرى.
• نوع الوثيقة الفرعي: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع سند تسوية البنوك، ويتم تحديد النوع من بين الأنواع التي تظهر عند ضغط زر F9، وهي الأنواع التي تم ترميزها في أنواع وثائق عمليات النظام في تهيئة نظام الأستاذ العام.
• الفترة: يعكس آلياً الفترة المالية التي تخص الشهر حسب التاريخ الذي يظهر في حقل التاريخ وهو الشهر الذي ستتم فيه التسوية البنكية.
• رقم البنك: يستخدم هذا الحقل لاختيار البنك المراد إجراء تسوية له، بالضغط على زر F9 للاختيار من قائمة البنوك.
• رقم الوثيقة: يظهر في هذا الحقل رقم تسلسل وثيقة التسوية البنكية، ويتم إعداد تسلسل رقم الوثيقة من شاشة تهيئة تسلسل العمليات، ومقدار الزيادة في التسلسل، وبداية التسلسل بأي رقم، والتحكم بما إذا كان تسلسل آلي يمكن تعديله أم لا يمكن تعديله أم إدخال يدوي.
• تاريخ الوثيقة: يظهر في هذا الحقل تاريخ آخِر يوم في الشهر الحالي، كتاريخ افتراضي للتسويات البنكية، على اعتبار أنها تتم في آخِر يوم في الشهر، مع إمكانية تعديله حسب صلاحية المستخدم لإمكانية تعديل تاريخ الوثيقة.
• العملة: يستخدم هذا الحقل لاختيار عملة البنك المراد إجراء تسوية له، بالضغط على زر F9 للاختيار من قائمة العملات المرتبطة بالبنك السابق اختياره.
• سعر التحويل: يظهر سعر تحويل أو “صرف” العملة آلياً حسب ما هو محدد في شاشة “تهيئة العملات” مع إمكانية تعديله في إطار الحد الأدنى والأعلى لسعر التحويل/الصرف-وبناءً عليه يتم إعادة حساب الفارق بين رصيد البنك الفعلي من واقع كشف حساب البنك، ورصيد البنك من واقع سجلات النظام، مع العلم أنه يمكن تخصيص صلاحية على مستوى المستخدمين بالسماح بالتعديل في سعر التحويل من شاشة منح/سحب صلاحيات العمليات.
• ح. التحليل الفرعي: يستخدم هذا الحقل لإدخال الحسابات التحليلية الفرعية، وهي حسابات فرعية للحسابات التحليلية للبنوك، ويتم ترميز الحسابات التحليلية الفرعية في شاشة “بيانات البنوك” في تبويب العملات من عمود الحساب في البنك.

ملاحظة: يظهر ح. التحليلي الفرعي آلياً إذا كان هناك حساب واحد فقط في البنك تحت العملة المختارة.

• الرصيد في البنك / الرصيد الأجنبي في البنك: يتم استخدام هذان الحقلان لإدخال رصيد البنك يدوياً، سواءً بالعملة المحلية في حقل الرصيد في البنك، أو بعملة أجنبية في حقل الرصيد الأجنبي، وذلك من واقع الكشف الصادر عن البنك، مع مراعاة التمييز بإشارة (-) إذا كان الرصيد دائن.
• الرصيد: يعرِض النظام آلياً رصيد حساب البنك الختامي بمجرد تحديد البنك والعملة والحساب التحليلي الفرعي، وما إذا كان نوعه (مدين) أو (دائن)، وذلك بالعملة المحددة من واقع الحركات الفعلية في النظام.
• الفارق/ الفارق لرصيد الأجنبي: يُعرِض النظام في هذا الحقل الفارق بين الرصيدين إن وجد، والفارق هو الذي سيتم معالجته في -البيانات التفصيلية-بموجب التسوية ثم يتم إنزاله لشاشة قيود اليومية، ويظهر الفارق على حسب رصيد البنك الفعي مطروحاً منه رصيد البنك في سجلات النظام، فعلى سبيل المثال: إذا كان رصيد البنك الفعلي أقل من رصيد البنك في سجلات النظام يظهر الفارق بإشارة سالبة، وتعني أن التسوية تستوجب حركة دائنة على رصيد البنك في سجلات النظام لإتمام التسوية.

مثال توضيحي للقيد في المثال السابق: لنفترض أن رصيد البنك الفعلي 7090 والرصيد في سجلات النظام   7100، ذلك يعني أن رصيد البنك بالنظام يستوجب حركة دائنة لتسوية رصيده، ولنفترض أن الفارق ناتج عن فوارق الكسور العشرية المتراكمة وسيتم إقفالها في حساب مخصص لفوارق الكسور.

مدين	دائن	البيان	التاريخ
10		من حـ/ فوارق الكسور	بتاريخ السند
	10	إلى حـ/ البنك
		قيد إثبات تسوية البنك عن الفترة الحالية

• رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تدوين رقم مرجع الوثيقة مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إصدار العملية أو التي يستفاد منها في عملية البحث، كما يمكن تحديد المرجع من قائمة المراجع التي تظهر من خلال النقر على زر (F9)، وهو المرجع الذي تم ترميزه في شاشة “ترميز البيان والمرجع” في عمليات الإعدادات العامة.
• الرقم اليدوي: يستخدم هذا الحقل في إدخال الرقم اليدوي المقابل للرقم الآلي وذلك في حالة التعامل مع مستندات يدوية بالإضافة لمستندات النظام.
• البيان: يتم في هذا الحقل تدوين البيان التوضيحي للسند، كما يمكن اختيار البيان من القائمة التي تظهر بواسطة (F9) وهو البيان الذي تم ترميزه في شاشة “ترميز البيان والمرجع” في عمليات الإعدادات العامة.

البيانات الإضافية: في هذا التبويب يتم إدخال الأدلة الفرعية مثل “رقم المركز/ رقم المشروع/ رقم النشاط” تستخدم هذه الحقول لاختيار رقم المركز أو المشروع أو النشاط في حالة التعامل معها، ويتم التحكم فيها بمتغير “طريقة استخدام الأدلة الفرعية” في المتغيرات العامة للنظام وضبطها حسب الحاجة سواءً “اختياري/ إجباري”.

الحقول الإضافية: تظهر في هذا التبويب مجموعة من الحقول الإضافية والتي يمكن تغيير تسميتها حسب الحاجة لنوع البيانات الإضافية المطلوبة في التسوية من نظام إدارة النظام (شاشة تعديل النصوص) كما يمكن النقر على خيار تعديل النصوص في قائمة العمليات.

الإنزال من: يستخدم هذا التبويب بغرض إنزال بيانات سند مطابقة البنوك لعمل التسوية في حالة وجود فوارق.

• إنزال من: يتم التحديد بصورة آلية من النظام للإنزال من سجلات مطابقة البنوك فقط.
• رقم الوثيقة المرجعية: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الوثيقة التي سيتم إنزال البيانات منها عن طريق الضغط على زر F9.

البيانات الافتراضية: يتم في هذا التبويب تحديد البيانات الافتراضية المطلوبة ملؤها بشكل آلي في البيانات التفصيلية في الجزء الأسفل من الشاشة، بدون الحاجة إلى قيام المستخدم لتحديدها مع كل حساب كتسهيل للمستخدم في عملية الإضافة وهي بيانات (الأدلة الفرعية – البيان -المرجع)، ويتم ظهورها في كل سطر جديد بمجرد إدخال رقم الحساب.

ثانياً: البيانات التفصيلية

• رقم / اسمالحساب: يستخدم هذا الحقل لاختيار رقم الحساب بواسطة الضغط على زر(F9) أو إدخاله يدوياً، وبمجرد اختيار الحساب يظهر الاسم في الحقل المخصص له، ويمكن البحث عن الحساب في قائمة الحسابات برمز الحساب أو جزء منه أو اسمه أو جزء من الاسم في حقل البحث.

ملاحظة عامة: تظهر في الحقول الخاصة بإدخال رقم الحساب – سواءً رئيسي أو تحليلي أو تحليلي فرعي – في جميع شاشات النظام بعض المفاتيح المساعدة التي تقوم بمهام ووظائف معينة، وتظهر هذه المفاتيح أسفل يسار الشاشة، كما أنه عند الوقوف بالسهم على حقل رقم الحساب والنقر بالزر الأيمن للفأرة تظهر قائمة بها بعض الاختصارات مثل المدخلات لعرض تصنيف الحساب في دليل الحسابات مباشرة، وعمليات لعرض حركات الحساب وعرض قائمة أو السجل حالي أو إضافة وحذف سجل.

وتتلخص المفاتيح المساعدة ووظائفها كالآتي:

مفتاح	البيان	مفتاح	البيان
F9		Alt+I	لعرض تصنيف الحساب في دليل الحسابات مباشرة.
F8	لإظهار قائمة الحسابات مرتبة باسم الحساب.	ALT+T	للذهاب لشاشة حركة الحسابات لعرض العمليات التي تمت على الحساب.

• الحسابالتحليلي: يستخدم هذا الحقل لإدخال الحساب التحليلي إذا كان الحساب الذي تم اختياره في حقل (رقم الحساب) السابق له حساباً تحليلياً مثل (البنك) والحساب التحليلي له اسم البنك.
• العملة: يستخدم هذا الحقل لاختيار عملة البنك المراد إجراء تسوية له، بالضغط على زر F9 للاختيار من قائمة العملات المرتبطة بالبنك السابق اختياره.
• سعر التحويل: يظهر سعر تحويل أو “صرف” العملة آلياً حسب ما هو محدد في شاشة “تهيئة العملات” مع إمكانية تعديله في إطار الحد الأدنى والأعلى لسعر التحويل/الصرف-وبناءً عليه يتم إعادة حساب الفارق بين رصيد البنك الفعلي من واقع كشف حساب البنك، ورصيد البنك من واقع سجلات النظام، مع العلم أنه يمكن تخصيص صلاحية على مستوى المستخدمين بالسماح بالتعديل في سعر التحويل من شاشة منح/سحب صلاحيات العمليات.
• المبلغ (مدين – دائن) محلي: يتم في هذا الحقل إدخال المبلغ بالعملة المحلية على مستوى كل حساب، فإذا كان البنك مديناً والحساب دائناً يتم إدخال المبلغ في جانب الدائن محلي، أما إذا كان البنك دائناً والحساب مديناً يتم إدخال المبلغ في جانب المدين محلي.
• المبلغ (مدين – دائن) الأجنبي: يتم في هذا الحقل إدخال المبلغ إذا كانت عملة البنك أجنبية وبموجب سعر التحويل يظهر المبلغ المقابل في حقل المبلغ المحلي.

ملاحظة: يستطيع المستخدم تعديل المقابل المحلي إذا كانت العملة أجنبية بشرط تفعيل المتغير “السماح بتعديل المقابل المحلي للمبلغ الأجنبي” في شاشة “متغيرات الأستاذ العام” وبموجب هذا التعديل سيتغير سعر التحويل/الصرف في إطار الحدود المتاحة.

• الـبيـان: يستخدم هذا الحقل لتدوين البيان التوضيحي على مستوى كل حساب، كما يمكن بواسطة (F9) استدعاء البيان الذي تم ترميزه في شاشة “ترميز البيان والمرجع” في عمليات الإعدادات العامة.
• ح. التحليلي الفرعي: يستخدم هذا الحقل لإدخال الحسابات التحليلية الفرعية، وهي حسابات فرعية للحسابات التحليلية للبنوك، ويتم ترميز الحسابات التحليلية الفرعي في شاشة “بيانات البنوك” في تبويب العملات من عمود الحساب في البنك.
• رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تدوين رقم مرجع الوثيقة مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إصدار العملية أو التي يستفاد منها في عملية البحث، كما يمكن تحديد المرجع من قائمة المراجع التي تظهر من خلال النقر على زر (F9)، وهو المرجع الذي تم ترميزه في شاشة “ترميز البيان والمرجع” في عمليات الإعدادات العامة.
• رقم/ اسم الأدلة الفرعية: تستخدم الأعمدة التالية في اختيار الأدلة الفرعية مثل رقم المركز أو رقم المشروع أو رقم النشاط أو غيرها من الأدلة الفرعية في حالة التعامل معها، وتستخدم حسب طريقة التعامل معها (اختياري/إجباري) طبقاً لمتغير مع إمكانية استخدام أكثر من دليل فرعي مع الحساب الواحد، بالإضافة لتحديد طريقة ترحيل الأدلة الفرعية من متغير طريقة ترحيل الأدلة الفرعية وما إذا كانت ترحيل الأدلة التي تتبع حسابات الأرباح والخسائر أم ترحيل الكل أم غير مستخدم، وذلك حسب ما تم تحديده في المتغيرات العامة للنظام.
• حقول إضافية تفصيلية: تظهر أعمدة الحقول الإضافية حسب ما تم تحديده في متغيرات الأستاذ العام متغير “عدد الحقول الإضافية في العمليات تحليلي” وذلك من أجل إضافة أي بيانات أخرى على السند، بحد أقصى خمسة حقول.
• الحفظ: يتم حفظ البيانات عن طريق الضغط حفظ أو زر (F12).

ملاحظة: قد يتم الاحتياج لاعتماد الوثيقة قبل إنزالها في شاشة قيود اليومية، إذا كانت المنشأة تستعمل اعتماد الوثيقة، ويمكن التحكم بتلك الخاصية من مؤشر (استخدام اعتماد للوثيقة) من شاشة أنواع وثائق النظام في إدارة النظام، ثم يتم اعتماد الوثيقة من قائمة عمليات الشاشة، ثم الخطوة التالية هي إنزال القيد في شاشة قيود اليومية.

قائمة عمليات الشاشة

• الاعتمادات: تظهر فقط في حالة تأشير المستخدم على (استخدام اعتماد للوثيقة) من شاشة أنواع وثائق النظام في إدارة النظام، فإذا تم استخدام هذا النوع في العملية فإنه بمجرد النقر على زر “الاعتمادات” في قائمة العمليات تظهر شاشة أخرى تتضمن خيارات الاعتماد حسب تهيئة مستويات الاعتماد من شاشة تهيئة اعتماد الوثائق من المدخلات العامة للنظام من خلالها يتم اتخاذ الإجراء المناسب.
• طلب جديد: يعبر عن حالة الوثيقة قبل عملية الاعتماد.
• رفض: يتم تحديد هذا الخيار في حالة رفض الوثيقة رفضاً نهائياً وبالتالي لا يمكن التعامل معه.
• إرجاع: يتم تحديد هذا الخيار في حالة إعادة الوثيقة إلى المستوى السابق بغرض استيفاء بعض الإجراءات.
• اعتماد: يتم تحديد هذا الخيار في حالة الموافقة على اعتماد وثيقة تسويات البنوك، ويترتب على ذلك إمكانية إنزال الوثيقة في شاشة قيد اليومية.
• بيان الاعتماد: يدون في هذا الحقل البيان التوضيحي للإجراء الذي تم.
• التعليق: تعتبر عملية التعليق وسيلة حفظ الوثائق غير المكتملة بسبب عدم اتزان وثيقة التسوية البنكية بين المدين والدائن وبين حقل الفارق في البيانات الرئيسية، أو لسبب نقص وثائق، ويمكن حفظ الوثيقة بينما لا يمكن إنزالها في شاشة قيود اليومية إلا بعد إنهاء حالة التعليق، مع العلم أنه لا يمكن تعليق الوثيقة إلا إذا كانت في حالة إضافة أو تعديل.
• إلغاء الوثائق: تعتبر عملية إلغاء الوثائق نهائية ولا يمكن التراجع عنها بعد حفظها ويوقف النظام جميع التأثيرات المرتبطة بالوثيقة واعتبارها غير موجودة مع حجز الرقم في النظام مما يساعد على إصدار التقارير عن الوثائق الملغاة ويحدد المستخدم هذا الخيار غالباً عندما يتم إدخال الوثيقة الملغية يدوياً أو أن مقدم الطلب تراجع عن العملية بعد إدخالها وتعتبر بديل عن عملية الحذف.
• متغيرات الشاشة: يمكن من خلالها استعراض المتغيرات المؤثرة بالشاشة وكذلك الصلاحيات للمستخدم الحالي.