الاستخدام
تستخدم شاشة ترميز الإجازات الرسمية بغرض إدخال وترميز الإجازات الرسمية سواءً كانت أسبوعية أو سنوية، ويتم من خلال الشاشة تعريف الإجازات الرسمية المتعلقة بالمناسبات كالأعياد الدينية والمناسبات الوطنية بغرض تعريف النظام بأن هذه الأيام هي أيام إجازات رسمية وبالتالي لن تدخل تلك الأيام في عملية احتساب الغياب وسيتم التعامل معها على أنها أيام إجازة لجميع الموظفين إلا في حالة تحديد خيار (الدوام إجباري في الإجازات الرسمية) في سياسة الدوام المسندة للموظف ففي تلك الحالة سيتم التعامل مع ذلك اليوم على أنه يوم دوام وليس يوم إجازة.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
أولاً: البيانات الأساسية
تستخدم الحقول التي تظهر أعلى الشاشة في حالة رغبة المستخدم فلترة إنزال بعض البيانات في الشاشة كأن يتم تحديد يوم الإجازة بغرض تكرارها اسبوعياً سواءً على مستوى جميع الفروع أو على مستوى الفرع الواحد ، وبمجرد النقر على زر (إنزال البيانات) يقوم النظام بإنزال يوم الإجازة الأسبوعية وتكرارها في الجدول وتستخدم على النحو التالي:
- من سنة / إلى سنة: يتم استخدام هذه الحقول لحصر السنة أو السنوات التي سيتم تعميم الإجازة عليها.
- للفترة من / إلى: يتم استخدام هذه الحقول عند رغبة المستخدم حصر تعميم الإجازة التي سيتم إنزالها على فترات إدارية محددة، أما عدم استخدامها فسيتم تعميم الإنزال على جميع الفترات.
- يوم: يستخدم هذا الحقل عندما يرغب المستخدم تحديد أحد الأيام وتعميمه كيوم إجازة كأن يتم تعميم وتكرار يوم الإجازة الأسبوعية أو يوم الراحة.
- من تاريخ / إلى تاريخ: يتم استخدام هذه الحقول في حالة تحديد الإجازات الرسمية المحصورة بين تاريخين كالأعياد الدينية والمناسبات الوطنية.
- ربط الإجازة الرسمية بالفرع: يستخدم هذا لحقل في حالة تحديد إجازة رسمية لأحد فروع المنشأة، ويتم فيه تحديد الفرع الذي سيتمتع موظفوه بهذه الإجازة، أما عدم التحديد سيتم التعميم على جميع الفروع.
- وصف الإجازة: يستخدم هذا الحقل لتحديد وصف أو بيان يرغب المستخدم تعميمه على الإجازات الرسمية التي سيتم إنزالها.
- إنزال البيانات: يستخدم هذا الزر عند استخدام الحقول السابقة أو أحدها، وبمجرد النقر علية تنزل البيانات في الشاشة.
تلميح
- ينصح باستخدام بيانات الإنزال السابقة عند ترميز الأيام التي تتكرر كالإجازة الأسبوعية وأيام الراحة أو في حالة تكرار الإجازة على جميع فروع المنشأة.
- يتم تعريف أيام الإجازة والراحة الأسبوعية في شاشة (ترميز فترات العمل).
ثانياً: البيانات التفصيلية
يستخدم الجدول أسفل الشاشة بإحدى طريقتين إما بإنزال البيانات آلياً بحسب خيارات الإنزال السابقة وإما بإدخالها مباشرة على النحو التالي:
- الفرع: يستخدم هذا العمود لتحديد الفرع الذي سيتم فيه ترميز الإجازة الرسمية.
- تاريخ الإجازة / اليوم: يستخدم هذا العمود لإدخال التاريخ المعبر عن الإجازة الرسمية، وبمجرد إدخال التاريخ يظهر اسم اليوم في العمود المخصص له.
- وصف الإجازة: يستخدم هذا العمود في حالة رغبة المستخدم تدوين أي وصف أو بيان للإجازة.
- حذف: يستخدم هذا الزر عند رغبة المستخدم حذف أي سجل إجازة، ويتم حذف السجل بعد البحث عنه بواسطة (بحث).
- موقف: تستخدم هذه الخلية لتوقيف العمل بالإجازة الرسمية.
- سبب التوقيف: يستخدم هذا الحقل لتحديد سبب التوقيف.
- الكل: تستخدم هذه الخلية عند رغبة المستخدم إيقاف العمل بجميع الإجازات الرسمية المرمزة.
- حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.