ترميز فترات العمل

الاستخدام

تستخدم شاشة ترميز فترات العمل التي تعتبر من أهم شاشات النظام بغرض ترميز الفترات الزمنية لدوام الموظفين التي سيتم من خلالها أيضاً تحديد أيام دوام كل فترة وعدد ساعات الدوام وتحديد بداية ونهاية كل فترة وما إذا كان زمن الدوام زمناً ثابتاً أو بعدد الساعات وما إذا كانت فترة الدوام سيتخللها فترة راحة أم لا، ومن خلال الشاشة يتم ترميز مختلف أنواع الفترات الزمنية لدوام الموظفين في المنشأة بما في ذلك فترات الدوام الرسمي وفترات الورديات سواءً كانت ورديات نهارية أو ليلية وغيرها من الأنواع، والفترات التي سيتم ترميزها في هذه الشاشة سيتم ربطها بالموظفين بحسب طبيعة عمل كل موظف.

والغرض من ترميز الفترات هو معرفة عدد ساعات دوام الموظف وبداية ونهاية الفترة الزمنية المطلوب من الموظف إثبات بصمته خلالها كي يتم احتساب حضور وغياب الموظف بناءً على تلك الفترات.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• رمز فترة العمل: يستخدم هذا الحقل لإدخال التسلسل الرقمي لفترات العمل.
• الاسم المحلي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم فترة العمل باللغة المحلية.
• الاسم الأجنبي: يستخدم هذا الحقل لإدخال اسم فترة العمل باللغة الأجنبية.
• نوع فترة العمل: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع فترة العمل، ويتم تحديد نوع الفترة من البدائل المتاحة بحسب حاجة المنشأة وطبيعة عملها على النحو التالي:
• فترة دوام رسمي: يتم تحديد هذا الخيار عند ترميز فترات الدوام الرسمي المعتاد للموظفين وفقاً لزمن ثابت له بداية ونهاية.
• فترة دوام إضافي: يتم تحديد هذا الخيار عند ترميز فترات الدوام الإضافي وهي فترات العمل التي يمارس الموظفين أعمالهم فيها خارج أوقات فترات الدوام الرسمي أو في أيام الإجازات والعطل الرسمية.
• فترة دوام ورديات: يتم تحديد هذا الخيار عند ترميز فترات دوام لها طابع الورديات، ويتم تمييز الفترة على أنها فترة ورديات كي يتم التعامل معها في مختلف شاشات النظام بحسب نظام الورديات.
• فترة دوام خاصة (بعدد الساعات): يستخدم هذا الخيار في حالة ما يكون زمن دوام الموظف بعدد الساعات، بمعنى أن الموظف ليس ملزماً بزمن دوام ثابت له بداية ونهاية بل سيكون ملزماً بدوام عدد ساعات محددة يداومها خلال الفترة حيث سيكون متاحاً لهذا الموظف دوام تلك الساعات ولو بشكل متفرق ضمن زمن بداية ونهاية الدوام للفترة المعرفة.

تلميح

• يمكن ترميز أكثر من فترة للنوع الواحد.
• الفترة التي من نوع (بعدد الساعات) لن يكون متاحاً لها تحديد فترات راحة.
• فترة العمل لها راحة: يستخدم هذا الخيار في حالة منح المنشاة لموظفيها المنتمين لهذه الفترة فترة راحة تتخلل فترة العمل، وتستخدم مع مختلف أنواع الفترات باستثناء نوع (فترة بعدد الساعات)، ففي حالة رغبة المنشأة استخدام فترات راحة يقوم مدير النظام بتحديد هذا الخيار بإشارة (ü)، ويترتب على هذا التحديد تفعيل القسم الخاص بفترات الراحة وسيكون استخدامها إجبارياً حيث سيتم تحديد زمن بداية ونهاية فترة الراحة، كما سيكون متاحاً تحديد بداية ونهاية سماح لبداية ونهاية فترة الراحة، ومن ثم سيكون إلزاماً على الموظفين إثبات بصماتهم عند بداية ونهاية فترة الراحة.
• لها فترات تعقيبية: إذا تم التأشير على هذا المتغير يجب على الموظف إثبات تواجده في مقر العمل خلال فترات التعقيب حيث سيتم تفعيل تبويب فترات التعقيب الذي يتم فيه ترميز فترات التعقيب المتمثلة بزمن الحضور وزمن الانصراف.
• الربط مع نظام الانتاج: يستخدم هذا الخيار إذا كانت الفترة سيتم التعامل معها في نظام الإنتاج.
• خيارات الإنزال: تستخدم الحقول الخاصة بالحضور والانصراف وبداية ونهاية كلاً منهما في حالة تحديد أوقات حضور وانصراف موحدة يرغب المستخدم تعميمها على أيام الأسبوع.
• إنزال البيانات: يستخدم هذا الزر في حالة تحديد أوقات حضور وانصراف في الحقول السابقة بغرض تعميمها على أيام الأسبوع، وبمجرد النقر على الزر تظهر تلك الأوقات في الأعمدة المخصصة لها مع إمكانية تعديلها.
• بمجرد الانتقال بواسطة (Tab) بعد تحديد نوع فترة العمل تظهر أيام الأسبوع في الجدول الذي يتم فيه تحديد أوقات الحضور والانصراف لكل فترة ووقت البداية والنهاية المسموح به للحضور والانصراف.

ثانياً: البيانات التفصيلية

يتم إدخال البيانات التفصيلية للفترة المتمثلة بالمدى الزمني لزمن الحضور والانصراف:

• فعال: تستخدم هذه المؤشرات لاختيار الأيام التي سيتم تطبيق زمن الحضور والانصراف عليها، فالأيام التي سيتم تفعيل المؤشر أمامها ستطبق عليها سياسيات الدوام عند الاحتساب أما الأيام التي لن يتم تفعيلها لن يتم تطبيق السياسات عليها.
• أيام الأسبوع: تظهر في هذا العمود أيام الأسبوع كي يتم ترميز وتحديد بداية ونهاية الحضور والانصراف على مستوى كل يوم.
• بداية الحضور: يستخدم هذا العمود لتحديد الزمن المسوح به للموظف إثبات بصمته قبل زمن الحضور الفعلي، فإذا كان زمن الحضور الفعلي في المنشأة هو الساعة (8:00) وكانت المنشأة ترغب بمنح موظفيها فترة سماح (نصف ساعة) قبل زمن الحضور الفعلي لإثبات بصمات الحضور ففي هذه الحالة سيقوم المستخدم بتحديد (7:30) كزمن لبداية الحضور، ويترتب على هذا التحديد أن الموظف المنتمي لهذه الفترة إذا أثبت بصمة الحضور عند الساعة (7:30) فما فوق ستحسب له بصمة حضور أما إذا اثبت بصمته قبل هذا الوقت فلن تحسب له بصمة حضور.
• الحضور: يستخدم هذا العمود لتحديد زمن الحضور الفعلي، وعلى سبيل المثال سيتم تحديد الساعة (8:00) كزمن فعلي لحضور الموظفين المنتمين لهذه الفترة.
• نهاية الحضور: يستخدم هذا العمود لتحديد الزمن المسوح به للموظف إثبات بصمته بعد زمن الحضور الفعلي، فإذا افترضنا أن زمن الحضور الفعلي في المنشأة هو الساعة (8:00) وكانت المنشأة ترغب بمنح موظفيها فترة سماح (15 دقيقة) بعد زمن الحضور الفعلي لإثبات بصمات الحضور ففي هذه الحالة سيقوم المستخدم بتحديد (8:15) كزمن لنهاية الحضور، ويترتب على هذا التحديد أن الموظف المنتمي لهذه الفترة سيكون متاحاً له أثبات بصمة الحضور حتى الساعة (8:15) أما إذا اثبت بصمته بعد هذا الوقت فلن تحسب له بصمة حضور.

تلميح: إذا اثبت الموظف بصمته خارج هذه الأوقات هل سيعتبره النظام غائباً أو متأخراً، وإذا كان غائباً أو متأخراً فكيف سيتم احتساب الغياب والتأخير؟ هذا ما سوف يتم تناوله في شاشة سياسة الدوام، وينطبق هذا على الراحة والانصراف.

• بداية الانصراف: يستخدم هذا العمود لتحديد الزمن المسوح به للموظف إثبات بصمة الانصراف قبل زمن الانصراف الفعلي، فإذا افترضنا أن زمن الانصراف الفعلي في المنشأة هو الساعة (17:00) وكانت المنشأة ترغب بمنح موظفيها فترة سماح (15 دقيقة) قبل زمن بداية الانصراف الفعلي لإثبات بصمات الانصراف ففي هذه الحالة سيقوم المستخدم بتحديد (16:45) كزمن لبداية الانصراف، ويترتب على هذا التحديد أن الموظف المنتمي لهذه الفترة إذا أثبت بصمة الانصراف قبل الساعة (16:45) فلن تحسب له بصمة انصراف.
• الانصراف: يستخدم هذا العمود لتحديد زمن الانصراف الفعلي من الدوام، وفي مثالنا السابق سيتم تحديد (17:00) كزمن فعلي لانصراف الموظفين المنتمين لهذه الفترة.
• نهاية الانصراف: يستخدم هذا العمود لتحديد الزمن المسوح به للموظف إثبات بصمة الانصراف بعد زمن الانصراف الفعلي، فإذا كان زمن الانصراف الفعلي في المنشأة هو الساعة (17:00) وكانت المنشأة ترغب بمنح موظفيها فترة سماح (ساعتين) بعد زمن الانصراف الفعلي لإثبات بصمات الانصراف ففي هذه الحالة سيقوم المستخدم بتحديد (19:00) كزمن لنهاية الانصراف، ويترتب على هذا التحديد أن الموظف المنتمي لهذه الفترة سيكون متاحاً له أثبات بصمة الانصراف حتى الساعة (19:00) أما إذا اثبت بصمته بعد هذا الوقت فلن تحسب له بصمة انصراف.
• المدة الزمنية: يظهر في هذا العمود آلياً عدد ساعات العمل وهو عبارة عن الزمن الفارق بين (زمن الحضور الفعلي) و (زمن الانصراف الفعلي) كي يتأكد المستخدم بأنه أدخل بيانات زمن الحضور والانصراف بطريقة صحيحة.
• له يوم تالي في الانصراف: تظهر إشارة (ü) في خلايا هذا العمود في حالة تداخل فترات العمل بين يومين، فإذا كان زمن الحضور في يوم وزمن الانصراف في يوم تالي كالورديات الليلية تظهر هذه الإشارة بشكل آلي للدلالة على تداخل فترة الدوام بين يومين.
• احتساب الدقائق الزائدة: يستخدم هذا العمود إذا كانت المنشأة ترغب باحتساب الدقائق الزائدة على مستوى كل يوم، فإذا كانت المنشأة ترغب باحتساب الدقائق الزائدة يقوم المستخدم بتحديد الخلية التي تتقاطع مع اليوم بإشارة (ü)، ويترتب على هذا التحديد احتساب النظام الدقائق الزائدة لهذا اليوم وعلى ضوء ما سيتم تحديده في سياسة الدوام، أما اليوم الذي لن يتم تحديده سيهمل النظام احتساب أية دقائق زائدة فيه مهما كانت السياسات المحددة للدقائق الزائدة.
• استثناء زمن الراحة: الافتراضي أن المدة الزمنية للدوام في اليوم هي الساعات التي تقع بين زمن (الحضور) وزمن (الانصراف) بما في ذلك فترة الراحة، فإذا كان المستخدم يرغب باستثناء زمن الراحة من المدة الزمنية للدوام يقوم بتحديد هذا المؤشر بإشارة (ü) مع إمكانية أن يكون الاستثناء على مستوى اليوم.

ثالثاً: فترات الراحة

يستخدم هذا القسم من الشاشة في حالة تحديد خيار (فترة العمل لها راحة) ويتم فيه إثبات زمن الذهاب إلى الراحة وزمن العودة منها، وسيتم تحديد فترات سماح لبداية ونهاية كل من الذهاب والعودة من الراحة، كما سيكون متاحاً للمستخدم تحديد أكثر من راحة في اليوم الواحد.

آلية تحديد فترات الراحة

يتم الوقوف على اليوم في الجدول الذي يظهر في منتصف الشاشة ونفترض أن المستخدم يرغب بتحديد فترات راحة ليوم السبت، ثم ينتقل إلى القسم المخصص لفترات الراحة فيقوم بإدخال بيانات الراحة مع إمكانية إدخال أكثر من راحة لهذا اليوم بشرط أن تكون في إطار فترات الحضور والانصراف لهذا اليوم، والغرض من إمكانية تعدد الراحة في اليوم الواحد حاجة بعض المنشآت للتعامل مع حالات مختلفة كمنح ذوي الاحتياجات الخاصة أو الموظفة المرضع راحة إضافية، وبهذه الخطوة يكون المستخدم قد حدد فترات الراحة ليوم السبت وبنفس الإجراءات يتم تحديد الراحة لكل يوم عمل حيث ينتقل المستخدم لليوم التالي ويحدد له فترات الراحة الخاصة به.

• الوصف: يستخدم هذا الحقل لتدوين اسم ووصف الراحة.
• بداية الانصراف للراحة: يستخدم هذا العمود لتحديد الزمن المسوح به للموظف إثبات بصمة الراحة قبل زمن الذهاب إلى الراحة، فإذا افترضنا أن زمن الراحة الفعلي في المنشأة هو الساعة (13:00) وكانت المنشأة ترغب بمنح موظفيها فترة سماح (نصف ساعة) قبل زمن الراحة الفعلي لإثبات بصماتهم ففي هذه الحالة سيقوم المستخدم بتحديد (12:30) كزمن مسموح به لبداية الذهاب إلى الراحة ، ويترتب على هذا التحديد أن الموظف المنتمي لهذه الفترة إذا أثبت بصمة الذهاب إلى الراحة عند الساعة (12:30) ستحسب له بصمة للذهاب إلى الراحة أما إذا اثبت بصمته قبل هذا الوقت فلن يتم قبول البصمة.
• الانصراف للراحة: يستخدم هذا العمود لتحديد الزمن الفعلي لبداية الراحة وفي مثالنا السابق سيتم تحديد (13:00) كزمن فعلي لبداية الراحة للموظفين المنتمين لهذه الفترة.
• نهاية الانصراف للراحة: يستخدم هذا العمود لتحديد الزمن المسوح به للموظف إثبات بصمة الراحة بعد زمن الذهاب إلى الراحة، فإذا افترضنا أن زمن الراحة الفعلي في المنشأة هو الساعة (13:00) وكانت المنشأة ترغب بمنح موظفيها فترة سماح (15 دقيقة) بعد زمن الراحة الفعلي لإثبات بصمة الراحة ففي هذه الحالة سيقوم المستخدم بتحديد (13:15) كزمن لنهاية زمن الذهاب إلى الراحة، ويترتب على هذا التحديد أن الموظف المنتمي لهذه الفترة إذا أثبت بصمة الذهاب إلى الراحة بعد الساعة (13:15) فلن تحسب له بصمة للذهاب إلى الراحة أما إذا اثبت بصمته قبل هذا الوقت فسيتم قبول البصمة.
• بداية الحضور من الراحة: يستخدم هذا العمود لتحديد الزمن المسوح به للموظف إثبات بصمة العودة من الراحة قبل زمن العودة من الراحة ، فإذا افترضنا أن زمن نهاية الراحة الفعلي في المنشأة هو الساعة (14:00) وكانت المنشأة ترغب بمنح موظفيها فترة سماح (نصف ساعة) قبل زمن العودة من الراحة لإثبات بصمات العودة من الراحة ففي هذه الحالة سيقوم المستخدم بتحديد (13:30) كزمن مسموح به لبداية زمن العودة من الراحة، ويترتب على هذا التحديد أن الموظف المنتمي لهذه الفترة إذا أثبت بصمة العودة من الراحة عند الساعة (13:30) ستحسب له بصمة للعودة من الراحة أما إذا اثبت بصمته قبل هذا الوقت فلن يتم قبول البصمة.
• الحضور (العودة) من الراحة: يستخدم هذا العمود لتحديد الزمن الفعلي لنهاية الراحة وفي مثالنا السابق سيتم تحديد (14:00) كزمن فعلي لنهاية الراحة للموظفين المنتمين لهذه الفترة.
• نهاية الحضور من الراحة: يستخدم هذا العمود لتحديد الزمن المسوح به للموظف إثبات بصمة العودة من الراحة بعد زمن العودة من الراحة ، فإذا افترضنا أن زمن نهاية الراحة الفعلي في المنشأة هو الساعة (14:00) وكانت المنشأة ترغب بمنح موظفيها فترة سماح (نصف ساعة) بعد زمن العودة من الراحة لإثبات بصمة العودة من الراحة ففي هذه الحالة سيقوم المستخدم بتحديد (14:30) كزمن مسموح به لنهاية زمن العودة من الراحة، ويترتب على هذا التحديد أن الموظف المنتمي لهذه الفترة إذا أثبت بصمة العودة من الراحة بعد الساعة (14:30) فلن تحسب له بصمة لنهاية الراحة.
• المدة الزمنية للراحة: يظهر في هذا الحقل آلياً عدد ساعات الراحة وهو عبارة عن الزمن الفارق بين (زمن الذهاب إلى الراحة) و (زمن العودة من الراحة).

تلميح: في جميع الأحول ستكون فترة الراحة المسموح بها هي الفترة التي ستظهر في حقل (عدد ساعات الراحة) وأية دقائق ستزيد عن تلك الفترة سيتم التعامل معها بحسب ما سيتم تحديده في شاشة سياسات الدوام (تأخير – غياب …الخ).

• فعال: يستخدم هذا الحقل لتفعيل أو عدم تفعيل العمل بالراحة.

رابعاً: فترات التعقيب

يستخدم هذا القسم من الشاشة في حالة تحديد خيار (لها فترات تعقيبية) إذا كانت المنشأة ستفرض فترة أو فترات تعقيب على حضور الموظفين، ويتم فيه تحديد المدى الزمني للتعقيب الذي يفترض على الموظف الالتزام به سواءً تم التعقيب بطريقة آلية عبر البصمة أو بطريقة يدوية.

• موقف: تستخدم هذا الخيار لتوقيف العمل بفترة العمل.
• سبب التوقيف: يستخدم هذا الحقل لتحديد سبب توقيف فترة العمل.
• حفظ: يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المتاحة.

تلميح: في حالة تعريف أيام دوام خلال الأسبوع التي سيعمل خلالها الموظف يتم أيضاً تعريف أيام الإجازة والراحة الأسبوعية للموظف كي يتم استخدامها أثناء الاحتساب في حالة اختيار معالجة غياب أيام الراحة سواءً المتصلة بدوام قبل / بعد أو المتصلة بدوام / والآخر إجازة، ويجب تحديد أزمنة الحضور والانصراف لأيام الإجازة والراحة الأسبوعية لمعرفة عدد ساعات يوم الراحة كي يتم تحميلها كغياب أيام راحة على الموظف.