المتغيرات العامة

الاستخدام

تستخدم شاشة المتغيرات بغرض تحديد الخيار المناسب للمنشأة من بين الخيارات المتاحة، وهي الخيارات التي يترتب عليها تأثيرات على أقسام وشاشات نظام الحضور والانصراف المختلفة، وتعتبر من أهم الشاشات في النظام وبالتالي يجب على مدير النظام بالمنشأة تحديد الخيار المناسب بدقة نظراً لما يترتب عليها من تأثيرات في الشاشات المعنية في مختلف أقسام النظام، ويتم تحديد المتغيرات من خلال استخدام الشاشة التي تظهر كما في الشكل التالي:

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر (تعديل) على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• إهمال دوام الموظف أثناء احتساب الإجازة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة احتساب إجازات الموظف إذا تخللتها أيام راحة أو أيام الموظف غير ملتزم بالدوام فيها حسب فترة الدوام التي يرتبط بها، فإذا افترضنا أن يومي الخميس والجمعة أيام راحة ويوم الاثنين الموظف غير ملتزم بدوام وأخذ الموظف إجازة للفترة من يوم السبت إلى يوم السبت التالي كيف سيتعامل النظام مع أيام الراحة هل سيحتسبها ضمن الإجازة أم سيستثنيها، فعند التأشير على هذا المتغير بإشارة (ü) سيتم احتساب الفترة كلها إجازة بما فيها أيام الراحة بمعنى سيتم خصم مدة الإجازة كاملة من رصيد الموظف (ثمانية أيام) أما في حالة عدم التأشير على هذا الخيار سيقوم النظام بخصم مدة الإجازة بناءً على خطة دوام الموظف وعدد الأيام المقرر الدوام فيها خلال فترة الإجازة وخصم صافي عدد الأيام من رصيد الموظف.
• استخدام التواريخ في تسوية أرصدة الإجازة إجباري: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع تاريخ الاستعاضة في شاشة (تسوية الإجازات)، ويقصد بالاستعاضة عدد الأيام التي سيحصل عليها الموظف وستمنح له كرصيد إجازة عوضاً عن دوامه في يوم أو أيام إجازة ، فإذا افترضنا أن الموظف داوم يومي الإجازة والراحة الأسبوعية فبدل من منحه بدل عمل إضافي قررت المنشأة منحه رصيد إجازة بمقدار يومين تضاف إلى رصيده بموجب عملية تسوية إجازة يحدد فيها تاريخ أيام الإجازة التي داوم خلالها، فإذا كانت المنشأة ترغب بأن يكون تحديد هذا التاريخ إجباري كي يتم معرفة الأيام التي تم استعاضتها فإنه في هذه الحالة يقوم المستخدم بتحديد هذا المتغير بإشارة (ü).
• اعتبار القيم المدخلة بعد العلامة العشرية دقيقة للبنود نوع ساعة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع الكسور (الدقائق) في حالة التعامل مع الإجازة بالساعات، فإذا افترضنا أن الموظف تقدم بإجازة مدتها (1:5) فهل تعني هذه القيمة (ساعة ونصف) أم (ساعة وخمسين دقيقة)، هذا المتغير يقوم بعملية التمييز بين الحالتين فإذا تم تفعيل المتغير بإشارة (ü) سيتعامل النظام مع (0:5) على أنها دقائق (خمسين دقيقة) أما إذا لم يتم التفعيل سيتعامل معها على كسر مئوي.
• استخدام تواريخ البصمة في ترميز الفترات الإدارية لاحتساب الرصيد الفعلي: إذا تم التأشير على هذا الخيار سيتم احتساب الرصيد الفعلي للموظف بالاعتماد على الفترات الخاصة بالبصمة في شاشة ترميز الفترات الإدارية وليس على فترات احتساب الراتب.
• استخدام اعتماد المدير المباشر في الطلبات: يستخدم هذا المتغير عند رغبة المنشأة عدم منح صلاحية اعتماد الطلبات من قبل المستخدم إلا بعد اعتماد المدير المباشر للموظف المستفيد من العملية، ففي حالة الرغبة بذلك يقوم مدير النظام بتحديد هذا الخيار بإشارة (ü) ويترتب على ذلك ظهور شاشة (اعتماد طلبات الموظفين) في عمليات النظام يتم من خلالها اعتماد الطلب من قبل المدير المباشر وعلى ضوء ذلك يستطيع المستخدم اعتماد الطلب من خلال زر (اعتماد) في شاشات العمليات.
• تجاهل ساعات الراحة عند احتساب مدة الإجازة بالساعة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع الإجازات التي تمنح للموظف بالساعة وتتخللها ساعات راحة، فإذا كانت فترة دوام الموظف من (08:00) إلى (16:00) وكانت فترة الراحة من (12:00) إلى (13:00) وتقدم الموظف بإجازة من (11:00) إلى (14:00) هل سيتم احتساب الإجازة (ثلاث ساعات) أم (ساعتين) هذا المتغير سيقوم بعملية تنظيم هذه الحالة، فإذا تم تفعيل المتغير بإشارة (ü) سيتم احتساب الإجازة (ساعتين) بمعنى أن النظام سيتجاهل ساعات الراحة، أما إذا لم يتم التفعيل سيتعامل معها على أنها (ثلاث ساعات).
• توزيع ساعات الإجازة للفترة على إجمالي الفترات بالتساوي: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع الإجازات إذا كانت فترة دوام الموظف باليوم فترتين (صباحية ومسائية) وكانت ساعات كل فترة مختلفة عن الفترة الأخرى، فإذا افترضنا أن ساعات دوام الفترة الصباحية (خمس ساعات) والفترة المسائية (ثلاث ساعات) وتقدم الموظف بإجازة في الفترة المسائية كيف سيتعامل معها النظام، هل سيعتبرها (نصف يوم) أم (ثلاث ساعات) هذا المتغير سيقوم بعملية تنظيم هذه الحالة، فإذا تم تفعيل المتغير بإشارة (ü) سيتم احتساب الإجازة على أنها (نصف يوم) أما عدم التفعيل سيتم التعامل معها على أنها (ثلاث ساعات).
• تفعيل مؤشر الفترة التجريبية للموظف في بيانات الموظف عند الإضافة: إذا تم التأشير على هذا الخيار سيظهر في شاشة بيانات الموظفين متغير (فترة تجريبية) فإذا تم التأشير عليه سيعتبر هذا الموظف تحت التجربة حتى نهاية الفترة التجريبية، حيث يتم إنهاء الفترة التجريبية بعد عمل حركة إدارية إنهاء الفترة التجريبية.
• تسلسل أرقام الوثائق: تستخدم هذه الحقول لتحديد طريقة التعامل مع تسلسل ترقيم الوثائق في شاشات الطلبات وعمليات النظام كتسلسل طلبات الإجازة ومنح الإجازة وطلب الأذن ومنح الأذن وتسلسل المهام وتسلسل التكليف بالعمل الإضافي وغيرها من تسلسلات الطلبات والعمليات بتحديد أحد الخيارات التالية:
• تراكمي: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بمنح جميع المستندات تسلسلاً واحداً.
• حسب النوع: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بمنح سندات كل نوع من أنواع المستند تسلسلاً مختلف عن تسلسل باقي أنواع المستند.

ثانياً: متغيرات نظام الحضور والانصراف

• استخدام التحضير اليدوي: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع التحضير اليدوي للموظفين، ففي حالة سماح المنشأة لاستخدام التحضير اليدوي يقوم المستخدم بتفعيل هذا المتغير بإشارة (ü)، وسيترتب على ذلك ظهور شاشة (التحضير اليدوي للموظفين) في عمليات النظام.
• استخدام تطبيق الموبايل للتحضير: يستخدم هذا المتغير عند استخدام المنشأة لتطبيق الحضور والانصراف الذي يستطيع الموظف من خلاله إثبات بصمات الحضور والانصراف، وسيترتب على استخدامه تفعيل الشاشات والحقول اللازمة للتعامل مع التطبيق كأن يتم تفعيل شاشة (تعريف مواقع الحضور والانصراف) وشاشة (اعتماد تسجيل اعتماد طلبات تسجيل جهاز موظف) في عمليات النظام وكذلك تفعيل الحقول المعنية في شاشة بيانات الموظفين.
• مدة الإزاحة قبل زمن بداية الحضور / دقيقة: يستخدم هذا المتغير لتحديد قيمة ممثلة بالدقائق تستخدم لإزاحة جدول الدوام لحقل (زمن بداية الحضور) نزولاً بمقدار تلك القيمة، والغرض منه نفي وجود بصمة حضور للموظفين قبل زمن بداية الحضور في حالة حضور الموظفين قبل الوقت المحدد لبدء الحضور.
• مدة الإزاحة بعد زمن نهاية الانصراف / دقيقة: يستخدم هذا المتغير لتحديد قيمة ممثلة بالدقائق تستخدم لإزاحة جدول الدوام لحقل (زمن نهاية الانصراف) صعوداً بمقدار تلك القيمة، والغرض منه نفي وجود بصمة انصراف للموظفين بعد زمن نهاية الانصراف في حالة انصراف الموظفين بعد الوقت المحدد لنهاية الانصراف.
• تقسيم الوقت وفق شرائح (دقائق): يستخدم هذا المتغير إذا كانت المنشأة ترغب بتوحيد وقت بصمات الموظفين وفق نمط وتقسيم محدد يعتمد على شرائح محددة بالدقيقة وليس وفق زمن بصمات الموظفين الحقيقية، حيث يتم إدخال المدة الزمنية التي تفصل بين الأوقات التي ستعتمد كأوقات حضور أو انصراف للموظف، فإذا افترضنا أن المستخدم أدخل (30) فهذا يعني أن بصمات الموظفين ستظهر خلال هذا المدى، ففي هذه الحالة لن تظهر بصمات الموظفين بالوقت الفعلي الذي اثبت فيه الموظف بصمته إنما سيتم إزاحتها إلى أقرب (30) دقيقة، فإذا كان وقت الحضور (08:00) واثبت الموظف بصمته الساعة (08:05) فستظهر البصمة في التقارير الساعة (08:30) وهذا يعني أن النظام قام بإزاحة وقت الحضور إلى أقرب (30) دقيقة، وستظهر هذه القيمة كقيمة افتراضية في شاشة (سياسات النظام) للسياسات التي سيتم ترميزها مع إمكانية تعديلها.
• تقريب زمن بصمة الموظف إلى أقرب / الدقيقة: يستخدم هذا المتغير في حالة رغبة المنشأة تقريب زمن بصمة الموظف إلى أقرب وقت بداية التقريب وفق قيمة حقل (وقت بداية التقريب) ويمثل هذا المتغير بدقائق، ومداه من دقيقة (1) إلى أقل من أو تساوي قيمة المتغير (وقت بداية التقريب)، والغرض منه توحيد وقت بصمات الموظفين وفق نمط وتقسيم محدد من قبل المنشأة وليس وفق زمن بصمات الموظفين الحقيقية، وكمثال لذلك لو عرفت المنشأة نمط تقسيم البصمات كل (15 دقيقة) فهذا يعني أن النظام سيقوم بتقريب بصمة الموظف إلى أقرب (15 دقيقة) وستظهر البصمات بين الدقيقة (00) والدقيقة (15) أي أنه سيتم تقريب وقت البصمة إلى (08:00) (08:15) (08:30) (08:45) ولن تظهر بالوقت الفعلي الذي اثبت فيه الموظف بصمته، وستظهر هذه القيمة كقيمة افتراضية في شاشة (سياسات النظام) للسياسات التي سيتم ترميزها مع إمكانية تعديلها.
• وقت بداية التقريب: استخدام هذا الحقل مرتبط بالمتغير (تقريب بصمة الموظف إلى أقرب / دقيقة) ويستخدم لتحديد الوقت الذي سيبدأ منه احتساب بصمات الموظف.
• عدد خانات الكسور: يستخدم هذا المتغير لتحديد عدد الكسور بعد العلامة العشرية لمخرجات عملية احتساب البصمة التي تؤثر على شاشة إسناد البنود في نظام الأجور والمرتبات.
• إظهار تاريخ الوثيقة في العمليات: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع التاريخ في شاشات عمليات النظام بتحديد أحد الخيارات التالية:
• آلي يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور تاريخ العملية آلياً مع منح المستخدم صلاحية تعديله.
• آلي لا يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي لا يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور تاريخ العملية آلياً مع منع المستخدم من تعديله.
• يدوي: يتم تحديد خيار (يدوي) إذا كانت المنشأة ترغب بإدخال التاريخ بطريقة يدوية من قبل المستخدم.
• تسلسل رقم الوثيقة في العمليات: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع تسلسل ترقيم الوثائق في شاشات عمليات النظام بتحديد أحد الخيارات التالية:
• آلي يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور رقم الوثيقة – العملية – آلياً مع منح المستخدم صلاحية تعديله.
• آلي لا يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي لا يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور رقم الوثيقة آلياً مع منع المستخدم من تعديله.
• يدوي: يتم تحديد خيار (يدوي) إذا كانت المنشأة ترغب بإدخال رقم الوثيقة بطريقة يدوية من قبل المستخدم.
• السماح باستخدام أرقام المستندات المحذوفة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع أرقام المستندات التي يتم حذفها من النظام، فإذا كانت المنشأة ترغب باستخدام أرقام المستندات والوثائق المحذوفة في عمليات جديدة يقوم مدير النظام بتحديد هذا المتغير بإشارة (ü)، ويترتب على هذا التحديد أن النظام سيسمح باستخدام أرقام المستندات المحذوفة عند إضافة عملية جديدة، أما عدم التحديد فلن يكون متاحاً استخدام تلك الأرقام.
• معالجة غياب أيام الراحة المتصلة بدوام: يستخدم هذا المتغير لتحديد سياسة المنشأة لأيام الراحة في حالة غياب الموظف أو تقديمه لإجازة للأيام التي تقع قبل وبعد أيام الراحة على النحو التالي:
• المتصلة بدوام قبل / بعد: يستخدم هذا المتغير لمعالجة غياب الموظف الذي يتخلله أيام راحة، ففي حالة تحديد هذا المتغير سيقوم النظام باحتساب أيام الراحة أيام غياب، فإذا افترضنا أن الموظف غاب يوم الأربعاء ويوم السبت وكان يومي الخميس والجمعة أيام راحة ففي هذه الحالة سيحتسب النظام يومي الخميس والجمعة غياب.
• المتصل بدوام أحدهما / والآخر إجازة: يستخدم هذا المتغير لمعالجة غياب وإجازة الموظف الذي يتخلله أيام راحة، ففي حالة تحديد هذا المتغير سيقوم النظام باحتساب أيام الراحة أيام غياب، فإذا افترضنا أن الموظف تقدم بإجازة يوم الأربعاء وغاب يوم السبت أو العكس وكان يومي الخميس والجمعة أيام راحة ففي هذه الحالة سيحتسب النظام يومي الخميس والجمعة غياب.
• توقيت معالجة غياب أيام الراحة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع أيام الراحة إذا غاب الموظف خلال الفترة الإدارية التي تتخللها أيام راحة.
• حال غياب الموظف كل أيام العمل خلال الفترة الإدارية: يقصد به أنه إذا غاب الموظف كل أيام العمل خلال الفترة الإدارية لن يستحق أيام الراحة خلال الفترة الإدارية وبالتالي يعتبر غياب خلال الفترة الإدارية كاملة بما فيها أيام الراحة.
• حال غياب الموظف بعض أيام العمل خلال الفترة الإدارية: يقصد به أنه إذا غاب الموظف بعض أيام العمل خلال الفترة الإدارية لن يستحق أيام الراحة خلال الفترة الإدارية وبالتالي يعتبر غياب خلال أيام الراحة.
• السماح بتعويض التأخير بالإضافي الزائد: يعتبر هذا المتغير كمؤشر عام للسماح بتعويض التأخير من عدمه ويستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع تأخير حضور الموظفين، فإذا كانت المنشأة ترغب بالسماح للموظفين بتعويض دقائق التأخير من وقت الدوام الزائد بحيث إذا تأخر الموظف يسمح له بتعويض التأخير بعد انتهاء الدوام يقوم مدير النظام بتحديد هذا المتغير بإشارة (ü)، أما عدم التحديد فلن يكون متاحاً للموظف تعويض فترة التأخير حتى وإن عرف السماح بالتعويض الإضافي الزائد في سياسة الدوام المسندة للموظف.
• احتساب الرواتب بعد ترحيل بنود البصمة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع احتساب الراتب في نظام الأجور والمرتبات في حالة الربط مع نظام الحضور والانصراف، فإذا كانت المنشأة ترغب بمنع احتساب الراتب إلا بعد احتساب البصمة وترحيل البنود إلى الأجور والمرتبات يقوم المستخدم بتفعيل هذا المتغير بإشارة (ü).
• ترحيل بنود البصمة: يستخدم هذا المتغير لتحديد إلى أين سيتم ترحيل نتائج احتساب بنود البصمة على النحو التالي:
• إسناد البنود المتغيرة: عند تحديد هذا الخيار سيتم ترحيل نتائج الاحتساب إلى شاشة إسناد وتعديل البنود المتغيرة في نظام الأجور والمرتبات وفي هذه الحالة سيتم التعامل مع نتيجة احتساب بنود الحضور والانصراف ولن يستطيع المستخدم إجراء أي تعديل.
• طلبات إسناد البنود المتغيرة: عند تحديد هذا الخيار سيتم ترحيل نتائج الاحتساب إلى شاشة طلبات إسناد وتعديل البنود المتغيرة في نظام الأجور والمرتبات وفي هذه الحالة سيكون باستطاعة المستخدم إجراء تعديلات على نتيجة احتساب بنود الحضور والانصراف (الغياب، التأخير …الخ).
• ترحيل آلي لحركة طلب الأذون الى شاشة منح الأذون: إذا تم التأشير على هذا المتغير يقوم الموظف بإدخال طلب الإذن وبمجرد ما يتم الاعتماد من مديره يعمل النظام على منح الموظف الإذن مباشرة.
• ترحيل آلي لحركة طلب المهام الى شاشة منح المهام: إذا تم التأشير على هذا المتغير يقوم الموظف بإدخال طلب المهمة وبمجرد ما يتم الاعتماد من مديره يعمل النظام على منح الموظف المهمة مباشرة.
• ترحيل آلي لحركة طلب التكاليف الإضافية الى شاشة منح التكاليف الإضافية: إذا تم التأشير على هذا المتغير يقوم الموظف بإدخال طلب التكليف الإضافي وبمجرد ما يتم الاعتماد من مديره يعمل النظام على منح الموظف التكليف الإضافي مباشرة.
• ترحيل آلي لحركة طلب التحضير اليدوي الى شاشة التحضير اليدوي للموظفين: إذا تم التأشير على هذا المتغير يقوم الموظف بإدخال طلب التحضير اليدوي وبمجرد ما يتم الاعتماد من مديره يعمل النظام على منح التحضير اليدوي للموظفين مباشرة.
• ترحيل آلي لحركة طلب التحضير اليدوي الى شاشة التحضير اليدوي للموظفين عبر تطبيق الموبايل: إذا تم التأشير على هذا المتغير سيتم ترحيل بصمات الموظف التي يثبتها عبر تطبيق الحضور والانصراف إلى شاشة (التحضير اليدوي للموظفين) وليس إلى شاشة (طلب تحضير يدوي)، وبالتالي لا يتطلب الأمر من المدير المباشر للموظف اعتماد البصمات ولا من مختص الموارد البشرية إنزال البصمات في شاشة (التحضير اليدوي للموظفين).