الاستخدام
تستخدم شاشة المتغيرات العامة بغرض تحديد الخيار المناسب للمنشأة من بين الخيارات المتاحة، وهي الخيارات التي يترتب عليها تأثيرات على أقسام وشاشات نظام الأجور والمرتبات، وتعتبر من أهم الشاشات في النظام وبالتالي يجب على مدير النظام بالمنشأة تحديد الخيار المناسب بدقة نظراً لما يترتب عليه من تأثيرات في الشاشات المعنية في مختلف أقسام النظام.
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر (تعديل) على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- إهمال دوام الموظف أثناء احتساب الإجازة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة احتساب إجازات الموظف إذا تخللتها أيام راحة أو أيام الموظف غير ملتزم بالدوام فيها حسب فترة الدوام التي يرتبط بها، فإذا افترضنا أن يومي الخميس والجمعة أيام راحة ويوم الاثنين الموظف غير ملتزم بدوام وأخذ الموظف إجازة للفترة من يوم السبت إلى يوم السبت التالي كيف سيتعامل النظام مع أيام الراحة هل سيحتسبها ضمن الإجازة أم سيستثنيها، فعند التأشير على هذا المتغير بإشارة (ü) سيتم احتساب الفترة كلها إجازة بما فيها أيام الراحة بمعنى سيتم خصم مدة الإجازة كاملة من رصيد الموظف (ثمانية أيام) أما في حالة عدم التأشير على هذا الخيار سيقوم النظام بخصم مدة الإجازة بناءً على خطة دوام الموظف وعدد الأيام المقرر الدوام فيها خلال فترة الإجازة وخصم صافي عدد الأيام من رصيد الموظف، وتجدر الإشارة إلى أن هذا المتغير يكون على مستوى النظام ويجب التأشير على مستوى الإجازة في شاشة ترميز الإجازات على الخيار( خصم أيام الإجازات الرسمية من رصيد الإجازة) والخيار(خصم أيام الراحة من أيام الإجازة).
- استخدام التواريخ في تسوية أرصدة الإجازة إجباري: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع تاريخ الاستعاضة في شاشة (تسوية الإجازات)، ويقصد بالاستعاضة عدد الأيام التي سيحصل عليها الموظف وستمنح له كرصيد إجازة عوضاً عن دوامه في يوم أو أيام إجازة، فإذا افترضنا أن الموظف داوم يومي الإجازة والراحة الأسبوعية فبدل من منحه بدل عمل إضافي قررت المنشأة منحه رصيد إجازة بمقدار يومين تضاف إلى رصيده بموجب عملية تسوية إجازة يحدد فيها تاريخ أيام الإجازة التي داوم خلالها، فإذا كانت المنشأة ترغب بأن يكون تحديد هذا التاريخ إجباري كي يتم معرفة الأيام التي تم استعاضتها فإنه في هذه الحالة يقوم المستخدم بتحديد هذا المتغير بإشارة (ü).
- اعتبار القيم المدخلة بعد العلامة العشرية دقيقة للبنود نوع ساعة: عند التأشير على هذا المتغير فإن القيم المدخلة بعد العلامة للبنود من نوع ساعة مثل التأخير أو الساعات الإضافية – التي تم إدخالها في شاشة ترميز بنود الراتب- عند إسنادها للموظف من شاشة إسناد وتعديل البنود المتغيرة سيعتبرها النظام دقائق؛ فمثلاً إذا تم إسناد 1:30 ساعة تأخير للموظف سيعتبرها النظام ساعة ونصف، أما إذا لم يتم التأشير على هذا المتغير سيعتبرها النظام ساعة و18دقيقة (0.3 ساعة×60 دقيقة/ساعة).
- استخدام تواريخ البصمة في ترميز الفترات الإدارية لاحتساب الرصيد الفعال: إذا تم التأشير على هذا الخيار سيتم احتساب الرصيد الفعال بالاعتماد على الفترات الخاصة بالبصمة في شاشة ترميز الفترات الإدارية وليس على فترات احتساب الراتب، فإذا افترضنا أن مدة الإجازة السنوية (30) يوم سيتم توزيعها على الفترات الشهرية بحيث يحصل الموظف على (2.5) في الشهر فإنه بموجب هذا المتغير سيحصل الموظف على الرصيد بداية الفترات الخاصة بالبصمة وليس فترات احتساب الراتب، على أن يتم تحديد تاريخ بداية احتساب الرصيد الفعلي للإجازة في شاشة الأرصدة الافتتاحية تاريخ يساوي أول تاريخ ضمن فترات البصمة.
- استخدام اعتماد المدير المباشر في الطلبات: يستخدم هذا المتغير عند رغبة المنشأة عدم منح صلاحية اعتماد الطلبات من قبل المستخدم إلا بعد اعتماد المدير المباشر للموظف المستفيد من العملية، ففي حالة الرغبة بذلك يقوم مدير النظام بتحديد هذا الخيار بإشارة (ü) حيث يتم اعتماد الطلب من قبل المدير المباشر من شاشة اعتماد طلبات الموظفين في عمليات النظام وعلى ضوء ذلك يستطيع المستخدم اعتماد الطلب من خلال زر (اعتماد) في شاشات العمليات.
تلميح
- يتم تحديد المدير المباشر من شاشة بيانات الموظفين.
- يتم ربط المدير المباشر كموظف بالمستخدم الخاص به من شاشة بيانات المستخدمين.
- تجاهل ساعات الراحة عند احتساب مدة الإجازة بالساعة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع الإجازات التي تمنح للموظف بالساعة وتتخللها ساعات راحة، فإذا كانت فترة دوام الموظف من (08:00) إلى (16:00) وكانت فترة الراحة من (12:00) إلى (13:00) وتقدم الموظف بإجازة من (11:00) إلى (14:00) هل سيتم احتساب الإجازة (ثلاث ساعات) أم (ساعتين) هذا المتغير سيقوم بعملية تنظيم هذه الحالة، فإذا تم تفعيل المتغير بإشارة (ü) سيتم احتساب الإجازة (ساعتين) بمعنى أن النظام سيتجاهل ساعات الراحة، أما إذا لم يتم التفعيل سيتعامل معها على أنها (ثلاث ساعات).
- توزيع ساعات الإجازة للفترة على إجمالي الفترات بالتساوي: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع الإجازات إذا كانت فترة دوام الموظف باليوم فترتين (صباحية ومسائية) وكانت ساعات كل فترة مختلفة عن الفترة الأخرى، فإذا افترضنا أن ساعات دوام الفترة الصباحية (خمس ساعات) والفترة المسائية (ثلاث ساعات) وتقدم الموظف بإجازة في الفترة المسائية كيف سيتعامل معها النظام، هل سيعتبرها (نصف يوم) أم (ثلاث ساعات) هذا المتغير سيقوم بعملية تنظيم هذه الحالة، فإذا تم تفعيل المتغير بإشارة (ü) سيتم احتساب الإجازة على أنها (نصف يوم) أما عدم التفعيل سيتم التعامل معها على أنها (ثلاث ساعات).
- تفعيل مؤشر الفترة التجريبية للموظف في بيانات الموظف عند الإضافة: إذا تم التأشير على هذا الخيار سيظهر في شاشة بيانات الموظفين متغير (فترة تجريبية) فعالاً عند إضافة موظف جديد والشاشة في وضع (إضافة)، فإذا تم التأشير عليه سيعتبر هذا الموظف تحت التجربة حتى نهاية الفترة التجريبية، حيث يتم إنهاء الفترة التجريبية بعد عمل حركة إدارية لإنهاء الفترة التجريبية.
- تسلسل أرقام الوثائق: تستخدم هذه الحقول لتحديد طريقة التعامل مع تسلسل ترقيم الوثائق في شاشات الطلبات وعمليات النظام كتسلسل طلبات الإجازة ومنح الإجازة وطلبات وتسويات الإجازة ومباشرة العمل والتسويات الجماعية للإجازة وغيرها من تسلسلات الطلبات والعمليات بتحديد أحد الخيارات التالية:
- تراكمي: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بمنح جميع المستندات تسلسلاً واحداً.
- حسب النوع: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بمنح سندات كل نوع من أنواع المستند تسلسلاً مختلفاً عن تسلسل باقي أنواع المستند.
- أقل تاريخ إجازة مسموح به: يتم تحديد تاريخ معين في هذا الحقل لا يمكن لأي موظف تقديم إجازة قبل هذا التاريخ خلال الشهر.
- البيانات متعددة السنوات تبدأ من السنة: يستخدم هذا المتغير لتحديد السنة التي سيبدأ منها استعراض التقارير في النظام، ومن ثم إهمال أي بيانات تم إدخالها في سنوات سابقة لهذه السنة وعدم إظهارها في التقارير.
ثانياً: المرتبات
- السماح باستخدام أرقام المستندات المحذوفة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع أرقام المستندات التي يتم حذفها من النظام، فإذا كانت المنشأة ترغب باستخدام أرقام المستندات والوثائق المحذوفة في عمليات جديدة يقوم مدير النظام بتحديد هذا المتغير بإشارة (ü)، ويترتب على هذا التحديد أن النظام سيسمح باستخدام أرقام المستندات المحذوفة عند إضافة عملية جديدة، أما عدم التحديد فلن يكون متاحاً استخدام تلك الأرقام.
- بيانات الكفلاء: يستخدم هذا المتغير في المنشأة التي يعمل فيها أجانب ويتطلب إقامة الأجانب إلى كفيل، فإذا كانت المنشأة ترغب بتدوين بيانات الكفيل ضمن بيانات الموظف يقوم مدير النظام بتحديد هذا المتغير بإشارة (ü)، ويترتب على هذا التحديد ظهور شاشة بيانات الكفلاء في مدخلات النظام يتم فيها إدخال بيانات كفيل الموظف الأجنبي.
- إيقاف خصم أقساط السلف للموظفين الموقفين: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع سلف الموظفين الذين تم إيقاف رواتبهم، فالافتراضي أن النظام يقوم بعملية احتساب راتب الموقف رواتبهم مع خصم قسط السلفة، أما إذا كانت المنشأة ترغب بإيقاف خصم أقساط سلف الموظف الموقف يقوم المستخدم بتحديد هذا المتغير بإشارة (ü).
تلميح: الموظفين الموقف رواتبهم يتم احتساب رواتبهم ولكنها لا تظهر مع كشف الراتب ولا يمكن عكسها في سند الصرف إلا بعد معالجة الإيقاف، وفي هذه الحالة يقوم النظام بإصدار قسيمة راتب خاصة بالموقوفين.
- السماح بصرف مستحق نهاية الخدمة عند وجود أصول مرتبطة بالموظف: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع الأصول الثابتة التي بعهدة الموظف في حالة إنهاء خدمته وما إذا كانت المنشأة ستسمح بصرف مستحقات الخدمة للموظف أم لن تسمح، ففي حالة السماح بذلك يقوم المستخدم بتحديد هذا الخيار بإشارة (ü)، أما في حالة عدم التحديد فإن النظام لن يسمح بصرف مستحقات نهاية خدمة الموظف وسيتم إيقاف عملية الصرف حتى يتم إخلاء عهدة الموظف من تلك الأصول.
- احتساب الرواتب بعد ترحيل بنود البصمة: يستخدم هذا المتغير إذا كانت المنشأة لن تسمح باحتساب الراتب إلا بعد ترحيل بنود البصمة من نظام الحضور والانصراف لنفس الفترة، فعلى سبيل المثال لن يسمح النظام باحتساب راتب شهر (يناير) إلا بعد ترحيل بنود البصمة لشهر (يناير)، أما عدم استخدام المتغير سيكون احتساب راتب الفترة متاحاً بدون ترحيل بنود البصمة، بمعنى أنه يمكن ترحيل بنود بصمة لشهر (يناير) عند احتساب شهر (فبراير).
- إظهار حقل المبلغ في الإسناد والطلب للبنود المتغيرة: يستخدم هذا المتغير للتحكم بإظهار أو إخفاء حقل المبلغ في شاشتي طلب إسناد وتعديل البنود المتغيرة، فإذا تم تفعيل المتغير سيظهر حقل (المبلغ) إلى جانب حقل (القيمة) وبالتالي سيكون متاحاً الاطلاع على المبلغ الذي احتسبه النظام للموظف حسب قيمة الاحتساب، أما عدم تفعيل المتغير سيختفي هذا الحقل ولن يكون متاحاً للمستخدم استعراض المبلغ.
- إظهار تنبيه بالأقساط على السلف للموظف آلياً في شاشة منح السلف: يستخدم هذا المتغير إذا كانت المنشأة ترغب إظهار تفاصيل سلف الموظف الغير مسددة عند منح الموظف سلفة في شاشة منح السلف كنوع من الاسترشاد بتلك المعلومات قبل إصدار السلفة الجديدة.
- توزيع البنود الدائمة على الأدلة الفرعية باستخدام: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع البنود الدائمة كالراتب الأساسي والبدلات وطريقة توزيعها على الأدلة الفرعية (مراكز تكلفة، مشاريع، أنشطة) أثناء تكوين القيد المالي عند احتساب صافي الراتب وينعكس أثر ذلك على القيد المحاسبي الناتج عن احتساب صافي الراتب وعلى تقارير قسائم رواتب الموظفين.
- غير مستخدم: عند تفعيل هذا الخيار لن يتم توزيع البنود، وتجدر الإشارة إلى أنه في حالة تحديد مركز التكلفة في بيانات الموظفين – تبويب البيانات المالية – وبالتحديد في حقل (رقم مركز التكلفة) سيقوم النظام بترحيل بنود الموظف إلى ذلك المركز في هذه الحالة وهو المركز الافتراضي للموظف مالم يتم اختيار طريقة أخرى.
- شاشة التنقلات الإدارية: عند تفعيل هذا الخيار سيتم توزيع مبالغ البنود الدائمة على أكثر من دليل فرعي (مراكز تكلفة – مشاريع – أنشطة) وتحميل كل مركز أو مشروع أو نشاط بما يخصه من البنود، وستظهر قيمة كل بند في قسيمة الراتب موزعة على أكثر من دليل فرعي حسب الفترة التي داوم فيها الموظف في كل مركز تكلفة أو مشروع أو نشاط من خلال قسمة مبلغ البند على عدد أيام الشهر الفعلية ثم ضرب الناتج في عدد الأيام التي قضاها الموظف في كل دليل فرعي، وسيتم توزيع قيمة البند بموجب حركة تنقلات إدارية في شاشة (التنقلات الإدارية) في نظام الموارد البشرية، فعلى سبيل المثال سيعمل النظام على توزيع الراتب الأساسي على الإدارات التي عمل فيها الموظف قبل وبعد قرار النقل حسب الفترة التي داوم فيها في كل إدارة.
- شاشة توزيع بنود الموظف الدائمة على الأدلة الفرعية: عند تفعيل هذا الخيار سيتم توزيع مبلغ البند على أكثر من دليل فرعي (مراكز تكلفة – مشاريع – أنشطة)، وستظهر قيمة البند في قيود اليومية الناتجة من نظام المرتبات وقسيمة الراتب موزعة على أكثر من دليل فرعي حسب نسب توزيع يتم تحديدها في شاشة (توزيع بنود الموظف الدائمة على الأدلة الفرعية) في عمليات النظام كأن يتم توزيع الراتب الأساسي على الإدارات التي يعمل فيها الموظف إذا كان يعمل بأكثر من إدارة، وسيبقى هذا التوزيع ثابت ما لم يتم إعادة التوزيع أو تغيير نسبة التوزيع.
- حسب التوزيع المحدد في بيانات الموظفين: يتم تحديد هذا الخيار عند الرغبة بتوزيع رواتب كل موظف بطريقة تختلف عن الموظف الآخر، ويتم تحديد طريقة توزيع بنود الموظف من شاشة بيانات الموظفين – تبويب البيانات المالية – وبالتحديد في حقل (توزيع البنود الدائمة على الأدلة الفرعية باستخدام) حيث نقوم باختيار إحدى الطرق السابقة من هناك.
- استخدام أيام الفترات كأيام عمل: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع عدد أيام العمل في الفترة الزمنية التي سيتم اعتمادها كفترة زمنية يتم القسمة عليها عند احتساب قسط اليوم من بنود الاستحقاق كالأجور الإضافية أو بنود الاستقطاع كالغياب، فإذا تم تحديد الخيار بإشارة (ü) سيتم اعتماد الفترة من شاشة (تعريف الفترات الإدارية) أما في حالة عدم التحديد فسيتم اعتماد الفترة المحددة لكل موظف في شاشة (بيانات الموظفين).
تلميح: الأولوية لتحديد عدد أيام العمل لشاشة (ترميز بنود الراتب) فإذا تم فيها تحديد عدد الأيام على مستوى البند سيكون لها الأولية عند احتساب قسط اليوم بمعنى سيتم قسمة قيمة البند على عدد تلك الأيام فإذا لم يتم تحديدها على مستوى البند سيتم الاعتماد على عدد الأيام التي سيتم تحديدها في شاشة (تعريف الفترات الإدارية) إذا تم استخدام هذا المتغير ما لم سيتم الاعتماد على عدد أيام العمل المحددة للموظف في بيانات الموظفين فإذا لم يتم تحديد عدد الأيام في مختلف تلك الشاشات فسيتم اعتماد عدد أيام العمل (30) يوم.
- إظهار الراتب بالسالب: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة معالجة استقطاعات الموظف إذا كانت أكثر من الاستحقاقات ، ففي حالة تحديد هذا المتغير بإشارة (ü) تظهر القسيمة بالسالب مع وجود تقرير تنبيهات بوجود قسيمة بالسالب ، وفي هذه الحالة يقوم المستخدم بمعالجة الاستقطاعات يدوياً كأن يؤجل أو يعدل قيمة الاستقطاع الذي بسببه يظهر الراتب بالسالب كأن يكون أقساط غياب أو غرامات وغيرها من الاستقطاعات ، أما في حالة عدم استخدام المتغير فسيقوم النظام بمعالجة الراتب السالب آلياً فمن ناحية سيقوم بإظهار المبلغ الذي ظهر بالسالب تحت بند استحقاق محجوز (المبالغ الزائدة) في قسيمة الشهر الحالي وفي الشهر التالي سيتم خصمها وستظهر تحت بند استقطاع محجوز (المبالغ المستردة).
تلميح
- لا يمكن في أي حال من الأحوال ترحيل قيد الراتب بالسالب، وبالتالي فالتأشير على هذا المتغير يكون مؤقتاً فقط حتى يتم ترميز بنود المبالغ الزائدة والمستردة.
- في حالة عدم استخدام المتغير يفترض ترميز بند استحقاق محجوز (المبالغ الزائدة) وبند استقطاع محجوز (المبالغ المستردة) فبدونهما لا يمكن احتساب الراتب.
- تنطبق هذه الحالة على جميع الاستقطاعات باستثناء السلف فلها معالجة خاصة تتم من خلال استخدام متغير (تجاوز قسط السلفة لصافي الراتب).
- إنزال السلف والعهد مع مستحق نهاية الخدمة إجباري: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع سلف وعهد الموظف عند نهاية الخدمة، فإذا كانت المنشأة ترغب بأن يتم تصفية تلك السلف والعهد بصورة إجبارية عند صرف مستحق الخدمة يقوم المستخدم بتحديد هذا الخيار بإشارة (ü).
- احتساب تاريخ إنهاء الخدمة ضمن أيام العمل: يستخدم هذا المتغير إذا كانت المنشأة ستتعامل مع تاريخ إنهاء خدمة الموظف كيوم عمل يجب على الموظف أدائه ومن ثم سيتم احتسابه ضمن أيام عمل الموظف.
- احتساب فارق أيام العمل: يستخدم هذا المتغير إذا كانت المنشأة ترغب باحتساب فارق أيام العمل للموظف الذي يتم تعيينه في أي يوم من أيام الشهر وليس من بداية الشهر وإضافتها على أي بند من البنود حسب سياسة المنشأة وإظهارها في كشف الراتب دون التأثير على صافي الراتب، فإذا افترضنا أن الموظف تم تعيينه بتاريخ (11) بالشهر فهذا يعني أنه يستحق راتب اعتباراً من هذا اليوم، وبناءً على استخدام هذا المتغير سيعمل النظام على احتساب فارق الـ (10) أيام السابقة ليوم التعيين وإظهارها في كشف الراتب في بند محجوز لـ (فارق أيام العمل الناقصة) الذي تم ترميزه في شاشة (ترميز بنود الراتب) في تهيئة النظام.
- السماح بتكرار البند لنفس الموظف في نفس الفترة في إسناد البنود المتغيرة: يستخدم هذا المتغير إذا كانت المنشأة ستسمح بتكرار إدخال بند للموظف في إسناد البنود المتغيرة كأن يمنح مكافأة أكثر من مرة بنفس العملة ونفس الفترة (فترة محصورة بين تاريخين)، أما عدم تفعيله فلن يسمح النظام بتكرار السجل تفادياً لعدم حصول أخطاء في الإدخال.
- إنزال قيمة التقييم مضروب في الدرجة في صرف المستحقات: عند التأشير على هذا المتغير يقوم النظام بإنزال قيمة التقييم في شاشة صرف المستحقات والذي تم إدخاله في نظام التقييم – نظام الموارد البشرية- مضروباً في الدرجة وإيجاد المبلغ بناءً على ذلك.
- نسبة الحد الأعلى للاستقطاع من الراتب/ البند المعني بالاستقطاعات: يستخدم هذا المتغير إذا كانت المنشأة ستحدد حد أعلى للاستقطاع من رواتب الموظفين، وسيتم فيه إدخال النسبة التي لا يمكن تجاوزها عند الاستقطاع، وسيتم في حقل (البند المعني بالاستقطاع) تحديد البند الذي ستفرض عليه هذه النسبة، فعلى سبيل المثال إذا أدخلنا نسبة (20%) وحددنا بند (الراتب الأساسي) كبند معني بالاستقطاع فهذا يعني أن النظام لن يسمح بتجاوز هذه النسبة عند الاستقطاع من الراتب الأساسي لأي موظف، كما ترك النظام الحرية للمستخدم في اختيار البنود الداخلة في احتساب هذا الحد بالتأشير على الخيار (يدخل في احتساب الحد الأعلى للاستقطاعات من الراتب) في شاشة ترميز بنود الراتب، ليقوم النظام بمقارنة مجموع مبالغ هذه الاستقطاعات مع الحد الأعلى ويقوم بترحيل الفارق إن وجد في بند المبالغ الزائدة (استحقاق) على أن يتم استردادها في بند المبالغ المستردة في الشهور اللاحقة – أي أن مبالغ الاستقطاعات تخصم بالكامل-.
- الأرقام العشرية في كشف الراتب: يستخدم هذا الحقل لتحديد عدد الأرقام بعد العلامة العشرية للمبالغ التي تظهر في كشف الراتب.
- الأرقام العشرية للبنود المحتسب منه: يستخدم هذا الحقل لتحديد عدد الأرقام بعد العلامة العشرية للبنود التي سيتم إضافتها في شاشة ترميز البنود على أساس أنها تحتسب من بنود أخرى بنسب معينة أو ما شابه ذلك إذا نتج عن هذه العملية كسور عشرية.
- الأرقام العشرية في العمليات: يستخدم هذا الحقل لتحديد عدد الأرقام بعد العلامة العشرية في العمليات التي لها أثر مالي.
- تجاوز قسط السلفة لصافي الراتب: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع قسط السلفة في حالة تجاوزه لصافي الراتب حيث يتيح النظام التعامل مع هذه الحالة بإحدى الطرق التالية:
- عدم خصم القسط: عند استخدام هذا الخيار سيقوم النظام بتأجيل خصم قسط السلفة إلى الشهر التالي.
- خصم القسط كاملاً: عند استخدام هذا الخيار سيتم خصم قسط السلفة بالكامل وسيقوم النظام بمعالجة الزيادة آلياً فمن ناحية سيقوم بإظهار المبلغ الزائد عن الصافي تحت بند استحقاق محجوز (المبالغ الزائدة) في قسيمة الشهر الحالي وفي الشهر التالي سيتم خصمها وستظهر تحت بند استقطاع محجوز (المبالغ المستردة).
تلميح: في حالة عدم استخدام المتغير يفترض ترميز بند استحقاق محجوز (المبالغ الزائدة) وبند استقطاع محجوز (المبالغ الزائدة) فبدونهما لا يمكن احتساب الراتب.
- خصم بما يساوي صافي الراتب: عند استخدام هذا الخيار سيقوم النظام بالخصم من السلفة بما يساوي صافي الراتب وباقي السلفة سيتم خصمها في الشهر التالي.
- احتساب أيام السنة لنهاية الخدمة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة احتساب المدة الزمنية لسنوات خدمة الموظف في المنشأة حيث يمكن احتسابها بإحدى الطرق التالية:
- أيام السنة ثابتة: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة تتعامل مع سنوات الخدمة على أنها عدد محدد من الأيام لجميع السنوات كأن تكون أيام السنة (365) أو (360) يوم بغض النظر عن أيام السنة الفعلية، وفي هذه الحالة يتم تحديد عدد أيام السنة في حقل (عدد أيام السنة لنهاية الخدمة).
تلميح: عند احتساب سنوات خدمة الموظف سيقوم النظام باحتساب عدد أيام عمله خلال الفترة التي قضاها في المنشأة ومن ثم سيتم قسمتها على عدد الأيام التي سيتم إدخالها في حقل (عدد أيام السنة) وعلى ضوئها سيتم معرفة عدد سنوات وأشهر وأيام خدمة الموظف.
- احتساب الأيام الفعلية: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة تحتسب سنوات الخدمة على أنها سنوات فعلية، فسنة خدمة الموظف الذي بدأت خدمته في تاريخ 13/09/2020م ستنتهي بتاريخ 12/09/2021م بغض النظر عن عدد الأيام الواقعة بين التاريخين، كما سيتم احتساب المدة التي تزيد عن السنة بالأشهر والأيام.
- عدد أيام السنة لنهاية الخدمة: يرتبط تفعيل هذا المتغير بالمتغير (احتساب أيام السنة لنهاية الخدمة) السابق، ويظهر فعالاً عند تحديد خيار (أيام السنة ثابتة)، ويتم فيه إدخال عدد الأيام الثابتة لكل سنة من سنوات الخدمة.
- حد السلفة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع حدود السلف الممنوحة للموظفين كما يلي:
- غير مستخدم: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة لا تتعامل مع حدود للسلف.
- حسب البند: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستحدد حدود للسلف على مستوى كل بند، كأن يتم تحديد حد للسلف الشهرية وحد آخر للسلف التي تقسط على أكثر من شهر، بحيث لا يسمح النظام تجاوز السلفة على هذا البند – لجميع الموظفين- عن المبلغ المحدد للبند، وفي هذه الحالة سيتم إدخال حدود السلف على مستوى كل بند في شاشة (تهيئة حدود السلف) في مدخلات النظام.
- حسب الموظف: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستحدد حدود للسلف على مستوى كل موظف، بحيث لا يسمح النظام تجاوز سلف الموظف في جميع البنود عن المبلغ المحدد للموظف، وفي هذه الحالة سيتم إدخال حدود السلف على مستوى كل موظف في شاشة (تهيئة حدود السلف) في مدخلات النظام.
- حسب الموظف والبند: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستحدد حدود للسلف على مستوى الموظف وعلى مستوى كل بند، كأن يتم تحديد حد للسلف الشهرية وحد آخر للسلف التي تقسط على أكثر من شهر لكل موظف على حدة، بحيث لا يسمح النظام تجاوز السلفة على هذا البند للموظف المحدد عن المبلغ المحدد للموظف والبند، وفي هذه الحالة سيتم إدخال حدود السلف على مستوى كل موظف وكل بند في شاشة (تهيئة حدود السلف) في مدخلات النظام.
- طريقة احتساب مستحقات أيام الإجازة: يستخدم هذا المتغير لتحديد سياسة احتساب مستحقات الموظف عند منحه إجازة يتم فيها تفعيل خيار (لها مستحقات) في شاشة (منح الاجازة)، حيث يتم تحديد طريقة احتساب المستحقات في مثل هذا النوع من الإجازات.
فعلى سبيل المثال إذا تم إدخال إجازة في شهر (7) مدتها (60) يوم، تبدأ من تاريخ (16- 06) وتنتهي بتاريخ (15-08)، وتم التأشير على خيار (لها مستحقات) فإن النظام سيتعامل مع المستحقات كما يلي:
- احتساب الأيام المدخلة كاملة: عند تحديد هذا الخيار سيتم احتساب المستحقات للموظف لفترة الإجازة بالكامل (60) يوم، وستظهر كل تلك المستحقات مع راتب الشهر الحالي.
- احتساب أيام الفترة الحالية فقط: عند تحديد هذا الخيار سيتم احتساب مستحقات الموظف لكل فترة بما يخصها من أيام الإجازة، وستظهر مع راتب الشهر الحالي مستحقات الفترة الحالية فقط (30) يوم.
- إهمال الأيام قبل الفترة الحالية: عند تحديد هذا الخيار سيتم إهمال الأيام قبل الفترة الحالية (من 16/06 إلى 30/06)، وستظهر مع راتب الشهر الحالي مستحقات (45) يوم من (01/07 إلى 15/08) مع راتب الشهر الحالي.
- إهمال الأيام بعد الفترة الحالية: عند تحديد هذا الخيار سيتم إهمال الأيام بعد الفترة الحالية (من 01/08 إلى 15/08)، وستظهر مع راتب الشهر الحالي مستحقات (45) يوم من (16/6 إلى 31/07) مع راتب الشهر الحالي.
- إظهار تاريخ الوثيقة في العمليات: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع التاريخ في شاشات عمليات النظام بتحديد أحد الخيارات التالية:
- آلي يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور تاريخ العملية آلياً مع منح المستخدم صلاحية تعديله.
- يدوي: يتم تحديد خيار (يدوي) إذا كانت المنشأة ترغب بإدخال التاريخ بطريقة يدوية من قبل المستخدم.
- آلي لا يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي لا يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور تاريخ العملية آلياً مع منع المستخدم من تعديله.
- تسلسل رقم الوثيقة في العمليات: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع تسلسل ترقيم الوثائق في شاشات عمليات النظام بتحديد أحد الخيارات التالية:
- آلي يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور رقم الوثيقة – العملية – آلياً مع منح المستخدم صلاحية تعديله.
- يدوي: يتم تحديد خيار (يدوي) إذا كانت المنشأة ترغب بإدخال رقم الوثيقة بطريقة يدوية من قبل المستخدم.
- آلي لا يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي لا يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور رقم الوثيقة آلياً مع منع المستخدم من تعديله.
- تسلسل أرقام الوثائق: تستخدم هذه الحقول لتحديد طريقة التعامل مع تسلسل ترقيم الوثائق في شاشات الطلبات وعمليات النظام بتحديد أحد الخيارات التالية:
- تراكمي: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بمنح جميع المستندات تسلسلاً واحداً لمختلف أنواع الوثيقة.
- حسب النوع: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بمنح سندات كل نوع من أنواع المستند تسلسلاً مختلف عن تسلسل باقي أنواع المستند.
- الربط للمراكز / المشاريع / الأنشطة حسب: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع مراكز التكلفة والمشاريع والأنشطة، ويؤثر ذلك في القيود المالية الناتجة من نظام المرتبات مع ملاحظة أن هناك أولوية في التوزيع حسب الطريقة التي تم اختيارها أعلاه في متغير (توزيع البنود الدائمة على الأدلة الفرعية) إن وجد هناك توزيع، وتتوفر لدينا الخيارات التالية:
- حسب الموظف: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بربط مركز التكلفة بالموظف وفي هذه الحالة سيتم تحديد مركز التكلفة للموظف في شاشة بيانات الموظفين، ويترتب على هذا التحديد أن أية عملية تتم على الموظف سيتم التأثير على مركز التكلفة المرتبط بالموظف ولن يكون متاح التعامل مع أي مركز تكلفة آخر.
- حسب البند: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بربط مركز التكلفة ببنود الاستحقاقات والاستقطاعات وفي هذه الحالة سيتم تحديد مركز التكلفة مع البند في شاشة ترميز بنود الراتب، ويترتب على هذا التحديد أن أية عملية لأي موظف تتم على البند سيتم التأثير على مركز التكلفة المرتبط بالبند.
- حسب الموظف والبند: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بربط مركز التكلفة بالموظف وفي نفس الوقت تكون هناك إمكانية تغيير مركز التكلفة في العملية وفي هذه الحالة سيتم تحديد مركز التكلفة للموظف في شاشة بيانات الموظفين، ويترتب على هذا التحديد أن أية عملية تتم على الموظف سيظهر فيها مركز التكلفة المرتبط بالموظف مع إمكانية تعديله بمركز تكلفة آخر، وتتم عملية الربط في هذه الحالة من شاشة ربط بنود الموظفين بالحسابات.
- ترحيل المراكز / المشاريع / الأنشطة في قيد المستحقات: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة استخدام مراكز التكلفة والمشاريع والأنشطة عند ترحيل قيد مستحقات الموظف إلى شاشة قيود اليومية، فإذا كانت المنشأة تقوم بعملية إثبات مستحقات نهاية الخدمة لصالح الموظف نهاية كل سنة في شاشة قيد مستحقات الموظفين فإن هذه الخيارات تحدد طريقة ترحيل المستحقات إلى قيود اليومية في حالة استخدام مراكز التكلفة أو المشاريع أو الأنشطة مراكز التكلفة أو المشاريع أو الأنشطة بتحديد أحد الخيارات التالية:
- وحيد: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بترحيل القيد وتجميع مصروف نهاية الخدمة لجميع الموظفين (المدين) في مركز التكلفة أو المشروع أو النشاط المستخدم.
- متعدد: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بترحيل القيد وقيد مصروف نهاية الخدمة لكل موظف على حدة في مركز التكلفة أو المشروع أو النشاط المستخدم مما يعني أن القيد سيتكرر بعدد الموظفين بمعنى أن الحساب والمركز والمشروع والنشاط سيتكرر على مستوى كل موظف.
- طريقة احتساب قيد المستحقات: يتم اختيار طريقة احتساب قيد المستحقات للموظف من ناحية الفترة الزمنية، حيث يوجد لدينا الخيارات التالية:
- حسب تحديد المستخدم: وفقاً لهذه الطريقة يتيح لك النظام تغيير تاريخ الاحتساب في شاشة قيد مستحقات الموظفين.
- شهري: لا يتيح لك النظام تغيير تاريخ الاحتساب في شاشة قيد مستحقات الموظفين وبالتالي سيتم احتساب مستحقات الموظفين بصورة شهرية.
- فحص الأدلة الفرعية في العمليات: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع مراكز التكلفة والمشاريع والأنشطة التي تم ربطها بالموظفين والبنود سواءً تم الربط في شاشة بيانات الموظفين أو شاشة ترميز بنود الراتب أو شاشة ربط بنود الموظفين بالحسابات وذلك بحسب طريقة الربط المتبعة، ويتم اختيار أحد الخيارات التالية:
- حسب الربط يمكن تعديله: عند استخدام هذه الطريقة تظهر الأدلة الفرعية في العمليات بشكل آلي مع إمكانية تعديله.
- حسب الربط لا يمكن تعديله: عند استخدام هذه الطريقة تظهر الأدلة الفرعية في العمليات بشكل آلي مع عدم إمكانية تعديله.
- التوزيع لأقساط السلف عند توزيع الراتب على الأدلة الفرعية: يتم تحديد طريقة توزيع أقساط السلف في قيد المرتبات على مراكز التكلفة وبقية الأدلة الفرعية:
- استخدام التوزيع من شاشة توزيع البنود على الأدلة الفرعية: عند تحديد هذا الخيار يقوم النظام بتوزيع قسط السلفة على الأدلة الفرعية نسبة وتناسب وفقاً للتوزيع الذي تم في شاشة توزيع البنود على الأدلة الفرعية.
- استخدام التوزيع المدخل في شاشة منح السلف: عند تحديد هذا الخيار يقوم النظام بتوزيع قسط السلفة على الأدلة الفرعية وفقاً للتوزيع المتبع في شاشة منح السلف عند منح السلفة.
- سنوات الخدمة للإحالة للتقاعد: يستخدم هذا الحقل لإدخال سنوات الخدمة التي إذا أداها الموظف سيتم إحالته إلى التقاعد، ويستفاد منها في معرفة تاريخ تقاعد الموظف والعمر اللازم للتقاعد وسنوات الخدمة للإحالة للتقاعد التي تظهر على مستوى الموظف في شاشة بيانات الموظفين، كما يستفاد منها استعراض تقارير بالموظفين الذين هم على وشك التقاعد.
- العمر اللازم للتقاعد: يستخدم هذا الحقل لإدخال العمر الذي إذا وصل إليه الموظف سيتم إحالته إلى التقاعد، ويستفاد منها في معرفة تاريخ تقاعد الموظف والعمر اللازم للتقاعد وسنوات الخدمة للإحالة للتقاعد التي تظهر على مستوى الموظف في شاشة بيانات الموظفين.، كما يستفاد منها استعراض تقارير بالموظفين الذين هم على وشك التقاعد.