المتغيرات العامة

الاستخدام

تستخدم شاشة المتغيرات العامة لغرض تحديد الخيار المناسب للمنشأة من الخيارات المتاحة في الشاشة، وهي الخيارات التي يترتب عليها تأثيرات على مختلف أنظمة الأونكس برو، وتعتبر من أهم الشاشات في النظام، وبالتالي يجب على مدير النظام بالمنشأة تحديد الخيار المناسب بدقة نظراً لما يترتب عليه من تأثيرات.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر تعديل على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• مسارملفات وأيقونات تطبيقات الموبايل: يستخدم هذا الحقل لتسجيل مسار ملفات وأيقونات تطبيقات الموبايل وهو المسار الذي تحدده المنشأة لنقل البيانات.
• عدم السماح للمستخدم من الاتصال بأكثر من جهاز في نفس الوقت: عند استخدام هذا المتغير يمنع النظام دخول المستخدم إلى النظام من أكثر من جهاز في وقت واحد.
• ربط المستخدم بجهاز واحد: يمنع النظام المستخدم من الدخول إلى النظام من غير الجهاز المحدد له في شاشة بيانات المستخدمين.
• ترويسة التقارير حسب المستخدم: عند تفعيل هذا المتغير تظهر شاشة (الترويسة حسب المستخدم) في إدارة النظام يمكن من خلالها إدخال بيانات ترويسة تقارير خاصة بكل مستخدم (اسم الفرع وعنوانه ورقم التلفون والفاكس….)، وتظهر بيانات هذه الترويسة في كافة التقارير التي يطبعها المستخدم وإذا لم يجد النظام ترويسة تخص المستخدم يظهر ترويسة الفرع.
• استخدام نظام مراجعة الوثائق: عند تفعيل هذا المتغير تظهر شاشة في نظام إدارة المراجعة والترحيلات لمراجعة الوثائق المختلفة، كما يظهر أمر خاص بمراجعة الوثيقة في كل الشاشات التي لها ترحيل وتأثير على الحسابات، ولا يسمح النظام بترحيل أية وثيقة مالم يتم مراجعتها.

تنويه: يمنع النظام التعامل مع المتغير إذا تم تنفيذ عملية أو أكثر في النظام قبل استخدامه.

• استخدام نظام المخزون المنفصل: عند اختيار هذا المتغير يتيح النظام استخدام نظام المخزون بشكل منفصل عن الحسابات.

تنويه: يمنع النظام التعامل مع المتغير إذا تم تنفيذ عملية أو أكثر في النظام قبل استخدامه.

• استخدام نظام الأستاذ العام فقط: عند اختيار هذا المتغير يتيح النظام استخدام نظام الأستاذ العام فقط.

تنويه: يمنع النظام التعامل مع استخدام هذا المتغير إذا تم تنفيذ عملية أو أكثر في النظام قبل استخدامه.

• استخدام توسيط آلي لحساب جاري الفروع: باستخدام هذا المتغير يتيح النظام التعامل مع حسابات جاري الفروع، ويقصد بجاري الفروع توسيط الحسابات بين الفروع لإثبات التأثير المحاسبي المتبادل فيما بينها آلياً من خلال توسيط حساب يتم إدخاله في شاشة الحسابات الوسيطة في المدخلات.

تنويه: يمنع النظام التعامل مع المتغير إذا تم تنفيذ عملية أو أكثر في النظام قبل استخدامه.

• نوع توسيط قيد جاري الفروع للمخزون: يمكن التعامل مع هذا المتغير إذا تم تفعيل متغير (استخدام توسيط آلي لحساب جاري الفروع)، فعند قيام فرع معين ببيع بضاعة لعميل يتبع فرع آخر يثبت النظام المديونية على العميل في الفرع الذي يتبعه العميل، لكن فيما يتعلق بإيراد المبيعات وتكلفة المبيعات فللمستخدم الاختيار بين أحد خيارين المضمنة في حقل المتغير على النحو التالي:
• توسيط قيد الإيراد: عند تحديد هذا الخيار يثبت النظام إيراد المبيعات وتكلفة المبيعات في الفرع البائع وتنتج عن عملية البيع القيود التالية:
  • القيود في الفرع البائع:
• القيد الأول: إثبات تكلفة البضاعة المباعة وتخفيض المخزون (بالتكلفة).

مدين	دائن	بيان
××××	××××	من حـ/ تكلفة المبيعات إلى حـ/ المخزون

• القيد الثاني: قيد المبيعات على العميل الذي يتبع فرع آخر بجعل حساب الفرع التابع له العميل مديناً بسعر بيع البضاعة وإثبات الإيراد الناتج عن عملية البيع (بسعر البيع).

مدين	دائن	بيان
××××	××××	من حـ/ جاري الفرع (التابع له العميل) إلى حـ/ إيراد المبيعات

• القيود في الفرع التابع له العميل:

• قيد المبلغ على العميل بسعر البيع وإثبات المديونية للفرع البائع.

مدين	دائن	بيان
××××	××××	من حـ/ العميل إلى حـ/ جاري الفرع البائع

• توسيط قيد التكاليف: عند تحديد هذا الخيار يثبت النظام إيراد المبيعات وتكلفة المبيعات في الفرع التابع له العميل إلى جانب إثبات المديونية على العميل كما سبق الشرح وتنتج عن عملية البيع القيود التالية:
  • القيود في الفرع البائع:
• القيد الأول: يكون حساب جاري الفرع التابع له العميل مديناً بتكلفة البضاعة المباعة وهذا يعني نقل كلفة البضاعة المباعة من الفرع البائع إلى الفرع التابع له العميل وتخفيض المخزون (بالتكلفة).

مدين	دائن	بيان
××××	××××	من حـ/ جاري الفرع التابع له العميل – بالتكلفة – (وهذا يعني نقل كلفة المبيعات إليه) إلى حـ/ المخزون

• القيد الثاني: قيد المبيعات على العميل الذي يتبع فرع آخر بجعل حساب الفرع التابع له العميل مديناً بسعر بيع البضاعة وجعل حساب جاري الفرع التابع له العميل دائناً بسعر البيع وهذا يعني نقل إيراد المبيعات من الفرع البائع إلى الفرع التابع له العميل.

مدين	دائن	بيان
××××	××××	من حـ/ جاري الفرع (التابع له العميل) (نقل مديونية العميل) إلى حـ/ جاري الفرع (التابع له العميل) (نقل إيراد المبيعات)

• القيود في الفرع التابع له العميل:

• القيد الأول: إثبات تكلفة المبيعات المنقولة أساساً من الفرع البائع بجعل حساب تكلفة المبيعات مديناً وحساب جاري الفرع البائع دائناً بتكلفة المبيعات.

مدين	دائن	بيان
××××	××××	من حـ/ تكلفة المبيعات إلى حـ/ جاري الفرع البائع

• القيد الثاني: إثبات مديونية العميل المنقولة أساساً من الفرع البائع بجعل حساب العميل مديناً وحساب جاري الفرع البائع دائناً بسعر بيع البضاعة.

مدين	دائن	بيان
××××	××××	من حـ/ العميل إلى حـ/ جاري الفرع البائع

• القيد الثالث: إثبات إيراد المبيعات المنقول أساساً من الفرع البائع بجعل حساب إيراد المبيعات دائناً وحساب جاري الفرع البائع مديناً بسعر بيع البضاعة.

مدين	دائن	بيان
××××	××××	من حـ/ جاري الفرع البائع إلى حـ/ إيراد المبيعات

• عدم السماح لمنح صلاحية للمستخدم لأكثر من فرع في نظام اللايت: يستخدم هذا المتغير لغرض منع منح أي مستخدم العمل على نظام اللايت في أكثر من فرع.
• عرض محرك بحث التقارير: للتحكم في عرض محرك بحث التقارير أو إخفائه، وفي حالة إخفائه يعرض النظام التقرير مباشرةً حسب ما تقرره إدارة المنشأة.
• استخدام ضريبة القيمة المضافة: عند استخدام هذا المتغير يتيح النظام التعامل مع ضريبة القيمة المضافة (ضريبة المبيعات) في الشاشات ذات العلاقة كشاشات (بيانات الأصناف، وفواتير المشتريات والمبيعات ومردوداتها، وأوامر التوريد المخزني ومردوداته)، ويترتب على تفعيل مؤشر استخدام ضريبة القيمة المضافة ظهور متغيرات (السعر شامل ضريبة المبيعات، استخدام الفاتورة الإلكترونية، نوع الفترة الضريبية، طريقة ترحيل القيمة المضافة).
• استخدام خصم الضريبة من المصدر: يقصد به خصم الضريبة من المنبع ويمكن اختصارها بـ (TDS) وتعد إحدى الطرق التي تلجأ إليها بعض الدول لمنع الازدواج الضريبي، وبتفعيل هذا المتغير يمكن التعامل مع خصم الضريبة من المصدر في نظام الأونكس برو ERP، ولمزيد من التفاصيل انظر موضوع (استخدام خصم الضريبة من المصدر)
• استخدام الفاتورة الإلكترونية: تفعيل المؤشر يعني تزامن الفاتورة والإشعارات مع الجهة المختصة بتحصيل الضرائب، مع ملاحظة أنه عند استخدام الفاتورة الإلكترونية تختفي وظائف (الحذف، والتعديل، والتعليق) لفاتورة المبيعات ومردودات المبيعات والخصومات الإضافية.
• السعر شامل ضريبة المبيعات: يظهر هذا المتغير في حالة تفعيل متغير (استخدام ضريبة القيمة المضافة)، وبتفعيله يعني أن السعر يشمل الضريبة، على سبيل المثال (سعر الصنف 1000 ريال والضريبة 5%، فعند دفع قيمة الصنف فإن المبلغ المدفوع هو 1000 ريال، 950 ريال منها تسجل كقيمة للصنف و50 ريال كضريبة) أما عند عدم التأشير فالضريبة تضاف على السعر، على سبيل المثال ( سعر الصنف 1000 ريال والضريبة 5% فعند قيمة الصنف فإن المبلغ المدفوع يكون 1050ريال منها 1000 تسجل كقيمة للصنف و50 ريال كضريبة) مع ملاحظة أن المتغير يؤثر على نظامي العملاء والموردين.
• طول الرقم الضريبي: يستخدم هذا الحقل لتحديد مدى طول الرقم الضريبي للعملاء والموردين، حيث إنه إذا تم تجاوز هذا المدى ستظهر رسالة مفادها (طول الرقم الضريبي لا يساوي الطول المحدد في التهيئة).
• نوع الفترة الضريبية: يظهر هذا الحقل في حالة تفعيل متغير (استخدام ضريبة القيمة المضافة)، ويستخدم لتحديد نوع الفترة الضريبية حيث يتم اختيار أحد هذه الخيارات (غير مستخدم) أو (شهري) أو (ربعي)، وتعبر عن فترة إصدار تقرير الإقرار الضريبي والتحاسب مع الجهة الحكومية على الفواتير والمرتجعات.

تلميح: يتم تحديد نوع الفترة الضريبية حسب حجم المبيعات الخاضعة للضريبة والتي يترتب عليها تقديم الإقرار الضريبي وتختلف من دولة إلى أخرى، فإذا كانت أقل من مبلغ معين تكون الفترة ربعية وإذا تجاوزت حد معين تكون الفترة شهرية وهكذا.

• طريقة ترحيل القيمة المضافة: يظهر هذا الحقل في حالة تفعيل متغير (استخدام ضريبة القيمة المضافة)، ويستخدم لتحديد طريقة ترحيل مبلغ ضريبة القيمة المضافة والتأثير على الحسابات وما إذا كان الترحيل سيتم بعملة المستند سواءً كانت عملة محلية أو أجنبية أم سيقتصر الترحيل على العملة المحلية بغض النظر عن عملة المستند.
• أرصدة الحسابات للسنوات المتعددة تبدأ من سنة: يستخدم هذا المتغير إذا قامت الجهة بتغيير الدليل المحاسبي وإعادة بنائه من جديد إذا كانت قد عملت لفترة أو أكثر بدليل سابق، ويتم في هذا الحقل إدخال السنة التي تم فيها تغيير الدليل المحاسبي كي يتم استخراج تقارير اعتباراً من تلك السنة وإهمال السنوات السابقة على اعتبار أن الحسابات الجديدة قد تكون بنفس أرقام الحسابات القديمة وبالتالي تفادي أي أخطاء قد تظهر في تقارير تلك الحسابات.
• الأرصدة المخزنية للسنوات المتعددة تبدأ من سنة: يستخدم هذا المتغير إذا قامت الجهة بإعادة بناء الأصناف المخزنية من جديد إذا كانت قد عملت لفترة أو أكثر بترقيم مختلف، ويتم في هذا الحقل إدخال السنة التي تم فيها التغيير كي يتم استخراج تقارير اعتباراً من تلك السنة وإهمال السنوات السابقة على اعتبار أن الأصناف الجديدة قد تكون بنفس أرقام الأصناف القديمة وبالتالي تفادي أي أخطاء قد تظهر في تقارير تلك الأصناف.
• توقيف المستخدم بعد فشله في دخول النظام بعد: يستخدم هذا المتغير لتحديد عدد محاولات الدخول إلى النظام بحيث إذا زادت عن هذا الحد سيتم توقيف الدخول.
• الحد الأدنى لطول كلمة المرور للمستخدمين: يستخدم هذا المتغير لتحديد أدنى حد لطول كلمة المرور لا يسمح النظام النزول عنها.

ثانياً: المتغيرات

• نوع رقم الحساب: يتم من خلال هذا الحقل تحديد نوع ترميز الحساب وما إذا كان (رقمي أو رقمي وحرفي).
• طول رقم الحساب: يقصد به تحديد عدد أرقام الحساب في دليل الحسابات فإذا قمنا بتحديد الرقم (15) فهذا يعني أن طول رقم الحساب المسموح به في شاشة الدليل المحاسبي (15) رقماً كحد أعلى.

ملاحظة: النظام لا يسمح بتعديل طول الرقم بعد عملية الإدخال في شاشة دليل الحسابات.

• رتبة الحساب الفرعي: يستخدم هذا الحقل لإدخال الرتبة (المستوى) التي ستخصص للحسابات الفرعية (التي ستتأثر بالعمليات)، والرقم الذي سيتم إدخاله سيمثل عدد مستويات الدليل المحاسبي من جهة ومن جهة أخرى لن يسمح النظام بترميز حساب فرعي برتبة أقل أو أكبر من الرتبة التي سيتم تحديدها.
• عدم تضمين رقم الحساب الأعلى في رقم الحساب: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع رقم الحساب وما إذا كان سيتضمن رقم الحساب الأعلى أم لا، فعند تفعيل الخيار سيسمح النظام بإدخال أي رقم للحساب ولن يشترط أن يكون رقم الحساب الأعلى ضمن رقم الحساب، أما في حالة عدم تفعيل الخيار سيقوم النظام ببناء الدليل المحاسبي بطريقة تسلسلية بحيث يظهر الحساب الرئيسي كجزء أساسي من الحساب الأدنى، بمعنى إذا كان رقم الحساب الرئيس هو (1101) سيكون أول حساب يتفرع عنه هو (110101).
• الحساب الوسيط لفروق العملة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع الحساب الوسيط لفروق العملة وما إذا كان (وحيد) يقفل فيه فروق العملة لجميع الحسابات الأجنبية وفي هذه الحالة سيتم ترميز هذا الحساب في شاشة الحسابات الوسيطة أو (متعدد) وفي هذه الحالة سيتم ترميز حساب وسيط لكل حساب أجنبي وفي هذه الحالة سيتم تحديد الحساب الوسيط في شاشة الدليل المحاسبي على مستوى كل حساب له عملة أجنبية.
• استخدام العملات الأجنبية: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع العملات الأجنبية في النظام، ففي حالة تفعيله سيسمح النظام بالتعامل مع أكثر من عملة ستكون إحداها محلية (رئيسية) والباقي أجنبية.
• ترميز الحسابات التحليلية فقط: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع مستويات الحسابات في الدليل المحاسبي، ففي حالة تفعيل الخيار سيتم التعامل مع مستوى واحد في الدليل المحاسبي هو المستوى الذي سيتأثر بالعمليات.
• تسلسل الحسابات المدينة والدائنة الأخرى: يستخدم هذا المتغير لتحديد تسلسل الحسابات التحليلية في شاشة الحسابات المدينة والدائنة الأخرى ويتضمن هذا الحقل خيارين:
• حسب نوع الحساب: أي أن الحسابات التحليلية للحسابات المدينة سيكون لها تسلسل مختلف عن تسلسل الحسابات التحليلية للحسابات الدائنة.
• حسب المجموعة: أي أن التسلسل على المجموعة مع تضمين رقم المجموعة في تسلسل الحسابات التحليلية.
• مراكز التكلفة – بيانات المشاريع – بيانات الأنشطة: تستخدم هذه الحقول لتحديد طريقة التعامل مع (مراكز التكلفة والمشاريع والأنشطة) كالتالي:
• غير مستخدم: عند اختيار هذا الخيار فهذا يعني عدم التعامل مع مراكز التكلفة أو المشاريع أو الأنشطة في النظام.
• اختياري: عند اختيار هذا الخيار (اختياري) يكون استخدام مراكز التكلفة أو المشاريع أو الأنشطة اختيارياً إلا إذا كان تسلسل المستند يعتمد على المركز فيكون المركز في هذه الحالة إجباري.
• إجباري: عند اختيار هذا الخيار (إجباري) يكون استخدام مراكز التكلفة أو المشاريع أو الأنشطة إجبارياً حيث لا يسمح النظام بحفظ المستند إلا بعد إدخال المركز أو المشروع أو النشاط.
• أرباح وخسائر: عند اختيار هذا الخيار يكون استخدام مراكز التكلفة أو المشاريع أو الأنشطة إجبارياً مع حسابات الأرباح والخسائر (الإيرادات والمصروفات) فقط.
• طريقة الترحيل للمراكز والمشاريع والأنشطة: تتم طريقة الترحيل على النحو التالي:
• ترحيل إلى جميع أطراف القيد: عند اختيار هذا الخيار تتأثر المراكز أو المشاريع أو الأنشطة بطرفي القيد سواءً كانت حسابات القيد حسابات ميزانية عمومية أو أرباح وخسائر.
• ترحيل إلى حساب الأرباح والخسائر: عند اختيار هذا الخيار تتأثر المراكز أو المشاريع أو الأنشطة المرتبطة بحسابات الأرباح والخسائر فقط.
• نوع رقم المركز: يتم من خلال هذا الحقل تحديد نوع ترميز رقم مركز التكلفة وما إذا كان (رقمي أو رقمي وحرفي).
• طول رقم المركز: يقصد به تحديد عدد أرقام مراكز التكلفة في دليل المراكز، فإذا قمنا بتحديد الرقم (8) فهذا يعني أن طول رقم مركز التكلفة المسموح به في شاشة ترميز مراكز التكلفة (8) أرقام كحد أعلى.
• عدم تضمين رقم المركز الأعلى في رقم المركز: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع رقم مركز التكلفة وما إذا كان سيتضمن رقم المركز الأعلى أم لا، وسيتم التعامل معه بنفس التعامل مع تضمين رقم الحساب الأعلى في رقم الحساب الذي تم شرحه في فقرة سابقة.
• ربط الحسابات بالمراكز: من خلال تفعيل هذا المتغير سيتمكن المستخدم في شاشة الدليل المحاسبي من تحديد طريقة تعامل الحسابات مع مراكز التكلفة إما (اختياري) أو (إجباري) على مستوى كل حساب فرعي.
• ربط الحسابات بالمشاريع: من خلال تفعيل هذا المتغير سيتمكن المستخدم في شاشة الدليل المحاسبي من تحديد طريقة تعامل الحسابات مع المشاريع إما (اختياري) أو (إجباري) على مستوى كل حساب فرعي.
• ربط المراكز بالمشاريع: يتيح استخدام هذا الخيار ربط مراكز التكلفة بالمشاريع حيث يمكن ربط مركز التكلفة بأكثر من مشروع أو العكس في شاشتي مراكز التكلفة وبيانات المشاريع.
• ربط المشاريع بالأنشطة: يتيح استخدام هذا الخيار ربط المشاريع بالأنشطة في شاشتي بيانات المشاريع وبيانات الأنشطة.
• تسلسل رقم الموظف: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع تسلسل ترقيم الموظفين في شاشة بيانات الموظفين بتحديد أحد الخيارات التالية:
• آلي يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بتوليد رقم الموظف آلياً مع منح المستخدم صلاحية تعديله.
• آلي لا يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي لا يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بتوليد رقم الموظف آلياً مع منع المستخدم من تعديله.
• يدوي: يتم تحديد خيار (يدوي) إذا كانت المنشأة ترغب بإدخال رقم الموظف بطريقة يدوية من قبل المستخدم.
• نوع تسلسل الموظف: يتضمن الحقل خيارين هما:
• عام: رقم تسلسلي عام لكل الموظفين.
• حسب حقول الترميز العام: عند اختيار هذا الخيار يولد النظام رقم الموظف بشكل آلي بناءً على نوع الحقل الذي سيتم اختياره في حقل التسلسل للموظف التالي، مع العلم بأنه سيتم تحديد مدى تسلسل كل بند تفصيلي في شاشة الترميزات العامة للموظفين.
• حقل التسلسل للموظف: يفعل العمل بهذا الحقل إذا كان الخيار المحدد في حقل (نوع تسلسل الموظف) السابق هو (حسب حقول الترميز العام)، ويتم فيه اختيار نوع الترميز المطلوب لتسلسل الموظف، فإذا تم اختيار (المسمى الوظيفي) فهذا يعني أن تسلسل رقم الموظف سيختلف مع اختلاف المسمى الوظيفي للموظف.
• الحد الأدنى لرقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لإدخال الحد الأدنى الذي لا يمكن أن يقل عنه عدد أرقام الموظف في شاشة بيانات الموظفين.
• الحد الأعلى لرقم الموظف: يستخدم هذا الحقل لإدخال الحد الأعلى الذي لا يمكن أن يزيد عنه عدد أرقام الموظف في شاشة بيانات الموظفين.
• اللقب في بداية اسم الموظف: عند تفعيل هذا المتغير سيظهر النظام لقب الموظف في بداية الاسم عند التعامل مع اسم الموظف في أي شاشة من شاشات النظام.
• صلاحيات الموظفين: يستخدم هذا الحقل لتحديد طريقة تعامل المستخدمين مع الموظفين كما يلي:
• غير مستخدم: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستمنح جميع المستخدمين صلاحية استخدام جميع الموظفين في مختلف شاشات الأنظمة التي تتعامل مع الموظف.
• على مستوى الموظف: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستمنح المستخدمين صلاحية استخدام الموظفين على مستوى كل موظف، وفي هذه الحالة سيفتح بند (الموظف) في حقل (الشاشة) في شاشة (صلاحيات المدخلات) بموجبه يمكن اختيار الموظفين الذين سيكونون ضمن صلاحية المستخدم.
• على مستوى الهيكل الإداري: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ستمنح المستخدمين صلاحية استخدام الموظفين على مستوى موظفي الهيكل الإداري، وفي هذه الحالة سيفتح بند (الهيكل الإداري) في حقل (الشاشة) في شاشة (صلاحيات المدخلات) بموجبه يمكن اختيار الهيكل الإداري الذي سيكون موظفيه ضمن صلاحية المستخدم.
• حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.