طلب صرف عملة

الاستخدام

تستخدم الشاشة لغرض تحرير طلب صرف (تحويل) مبلغ نقدي من عملة إلى عملة أخرى تلبية لاحتياج المنشأة للسيولة النقدية من تلك العملة مثال ذلك مصارفه العملات بين الصناديق أو البنوك أو تحويل رصيد مورد أو عميل من عملة إلى عملة أخرى، والحساب التحليلي في البيانات الرئيسية يمثل الجانب الدائن (المعطي) بينما الحسابات في البيانات التفصيلية تمثل الجانب المدين.

طريقة استخدام الشاشة

تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:

أولاً: البيانات الرئيسية

• رقم الفرع: يظهر في هذا الحقل الفرع الذي دخل عليه المستخدم وهو الفرع الذي سيتم فيه طلب صرف العملة مع إمكانية اختيار فرع آخر إذا كان للمستخدم صلاحيات العمل على أكثر من فرع.
• رقم المستند: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع الرقم التسلسلي لطلب صرف العملة على النحو التالي:
• ضبط التسلسل بحسب تهيئة تسلسل أرقام الوثائق الذي تم في شاشة متغيرات الأستاذ العام وما إذا كان (آلي يمكن تعديله /آلي لا يمكن تعديله / يدوياً)،
• طريقة تسلسل الطلبات يعتمد على طريقة التسلسل التي تم تهيئتها في شاشة أنواع الطلبات ما إذا كان (عام لجميع الأنواع / أن لكل نوع تسلسل مستقل).
• التاريخ: يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ طلب صرف العملة، ويستخدم بحسب تهيئة إظهار التاريخ الذي تم في شاشة متغيرات الأستاذ العام وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي لا يمكن تعديله أو يدوياً.
• الحساب التحليلي: في هذا الحقل يحدد المستخدم نوع الحساب ما إذا كان صندوقاً أم بنكاً مورداً أم عميلاً ويقصد به النوع الذي ينتمي إليه الطرف الدائن في عملية الصرف، فإذا تم تحديد (صندوق) في هذا الحقل ففي الحقل التالي ستظهر حسابات الصناديق لاختيار الصندوق المطلوب، وهكذا عند تحديد نوع آخر من الحسابات.
• العملة: يستخدم هذا الحقل لتحديد العملة التي سيتم تحويلها إلى عملة أخرى وتمثل حساب الجانب الدائن في عملية الصرف.
• المبلغ أجنبي: يظهر هذا الحقل إذا كانت العملة المحددة في حقل العملة هي عملة أجنبية ويستخدم لإدخال المبلغ المطلوب تحويله من العملة الأجنبية.
• المبلغ المحلي: يظهر في هذا الحقل آلياً المبلغ بالعملة المحلية بمجرد إدخال المبلغ الأجنبي وإذا كانت العملة المحددة في حقل العملة هي المحلية فيتم إدخال المبلغ المحلي يدوياً.

تلميح: يمكن المستخدم تعديل المقابل المحلي إذا كانت العملة أجنبية بشرط تفعيل المتغير (إدخال المقابل المحلي للمبلغ الأجنبي يدوياً) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) وبموجب هذا التعديل سيتغير سعر الصرف.

• سعر التحويل: يظهر في هذا الحقل آلياً سعر التحويل بمجرد اختيار العملة مع إمكانية تعديله حسب الحدود المتاحة لسعر التحويل.
• بيان (الصندوق/البنك): يتم في هذا الحقل تسجيل البيان التوضيحي للطلب، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال البيان إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام، كما يمكن اختيار البيان من القائمة التي تظهر بواسطة (F9) من شاشة (ترميز البيان) في تهيئة الأستاذ العام.
• نوع المستند: يستخدم هذا الحقل لتحديد نوع طلب صرف العملة، ويتم تحديد النوع من الأنواع التي تظهر في القائمة من شاشة ترميز أنواع الطلبات في تهيئة النظام.
• العملة المصارف إليها: يستخدم هذا الحقل لتحديد العملة التي سوف يتم الحصول عليها من عملية المصارفة، وبمجرد اختيار العملة في هذا الحقل وبعد النقر على زر (Enter) يعرض النظام البيانات في الحقول التفصيلية آلياً إذا كان لنفس الحساب كنوع من التسهيل.
• عدد المرفقات: يضيف المستخدم في هذا الحقل عدد المرفقات الخاصة بطلب صرف العملة.
• رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل رقم مرجع الطلب مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً كأن يكون رقم المستند اليدوي أو رقم ملف أو رقم قرار وغيرها من البيانات التي يستند لها المستخدم في إصدار عملية طلب صرف عملة أو التي يستفاد منها في عملية البحث، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال رقم المرجع إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام.
• مركز التكلفة / المشروع / النشاط: تستخدم هذه الحقول لاختيار رقم المركز أو المشروع أو النشاط في حالة التعامل معها والمرتبطة بالحساب الدائن حسب طريقة التعامل معها (اختياري / إجباري).
• مُستخدم: تظهر إشارة (✓) في هذا المربع للدلالة على أن طلب صرف العملة قد تم إنزاله في شاشة صرف عملة.

ثانياً: البيانات التفصيلية

تعرض البيانات في الحقول التفصيلية للشاشة آلياً بمجرد اختيار العملة في حقل العملة المصارف إليها في البيانات الرئيسية إذا كان طلب المصارفة لنفس الحساب أما إذا كانت لحساب آخر يتم إدخال البيانات في الحقول التفصيلية يدوياً على النحو التالي:

• رقم الحساب /الحساب التحليلي/الاسم: في هذه الحقول تعرض البيانات بعد اختيارها من قبل المستخدم باستخدام F9 وتتضمن القائمة نوع الحساب المحدد في حقل الحساب التحليلي فإذا كان نوع الحساب التحليلي في البيانات الرئيسية (صندوق) سوف يعرض الحقل بيانات الصناديق أما إذا كان بنكاً سيعرض قائمة البنوك أما إذا كان مورداً سيعرض نفس حساب المورد وكذلك الأمر إذا كان عميلاً سيعرض نفس حساب العميل.
• الـبيـان: يستخدم هذا الحقل لتسجيل البيان التوضيحي على مستوى كل حساب، وفي حالة عدم تسجيله يظهر بيان الطلب الذي دُوِّن في البيانات الرئيسية مع إمكانية تعديله، كما يمكن بواسطة (F9) استدعاء البيان الذي تم ترميزه في شاشة (ترميز البيان) في تهيئة الأستاذ العام.
• العملة: يختار المستخدم العملة التي سوف يتم المصارفة إليها من قائمة العملات.
• سعر التحويل: يظهر النظام سعر تحويل (صرف) العملة التي تم تحديدها في الحقل السابق مع إمكانية تعديله حسب الحدود المتاحة لسعر التحويل.
• مدين: في هذا الحقل يتم إدخال المبلغ إذا كانت العملة المطلوب المصارفة إليها هي العملة المحلية أما إذا كانت العملة أجنبية فيعرض النظام المبلغ في هذا الحقل آلياً بمجرد إدخال المبلغ المدين في الحقل مدين أجنبي.
• مدين أجنبي: في هذا الحقل يتم إدخال المبلغ الأجنبي إذا كانت العملة المطلوب المصارفة إليها هي عملة أجنبية.

تلميح: يمكن للمستخدم تعديل المقابل المحلي إذا كانت العملة أجنبية بشرط تفعيل المتغير (إدخال المقابل المحلي للمبلغ الأجنبي يدوياً) في شاشة (متغيرات الأستاذ العام) وبموجب هذا التعديل سيتغير سعر الصرف.

• مركز التكلفة / المشروع / النشاط: تستخدم هذه الحقول لاختيار رقم المركز أو المشروع أو النشاط في حالة التعامل معها والمرتبطة بالحساب المدين، وتستخدم حسب طريقة التعامل معها (اختياري / إجباري).
• رقم المرجع: يتم في هذا الحقل تسجيل رقم المرجع على مستوى الحساب مع إمكانية أن يكون رقماً أو حرفاً، وهذا الحقل اختياري وقد يكون إجباري في حالة تفعيل متغير (إدخال رقم المرجع إجباري) في شاشة متغيرات الأستاذ العام.
• رقم المندوب: في هذا الحقل يختار المستخدم المندوب المرتبط بالحساب من القائمة باستخدام F9.
• حفظ: بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.

ثالثاً: بيانات إضافية

يختص هذا التبويب في تمكين المستخدم من تعريف حقول جديدة  بمسميات جديدة لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية معينة عن طلب صرف العملة  والإستفادة منها في التقارير، بعد أن يتم إعادة تسمية تلك الحقول من شاشة (ترجمة النصوص) في التهيئة العامة للنظام.